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Módulo
Auxiliar de Contabilidad
Procedimiento de un Sistema de
Contabilidad
Unidad 2
Modulo No.3 Procedimientos de un Sistema de Contabilidad
AUXILIAR DE
CONTABILIDAD
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Auxiliar de Contabilidad
Contenido
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AUXILIAR DE CONTABILIDAD...........................................................................................................2
MAYORES AUXILIARES:.............................................................................................................27
BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................................31
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Modulo No.3 Procedimientos de un Sistema de Contabilidad
Introducción
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Auxiliar de Contabilidad
Una de las tareas que se le atribuye al contador, es conocer los procedimientos relativos
a los registros de las operaciones que realizan las entidades económicas en sus libros de
contabilidad. Independientemente de que un negocio sea grande o pequeño, o que su
procedimiento sea simple o complejo o que se empleen métodos manuales, mecánicos
o electrónicos, el mantenimiento de los registros constituye un proceso sumamente
vital, en razón de que el desarrollo eficiente de la mayor parte de las actividades
contables depende en alto grado de la exactitud e integridad de los registros de
contabilidad. Cuando un estudiante posee una preparación sólida en la teoría de la
contabilidad esto le permitirá de manera consciente, asegurarse de que los registros se
llevan de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados, y además, estará en condiciones de
comprender e interpretar los estados financieros.
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2. Mayorización de las cuentas. Los cambios débitos y créditos en los saldos de las
cuentas se trasladan del diario al mayor. Este procedimiento clasifica los efectos
de las transacciones comerciales en términos de cuentas específicas.
2. Débitos y Créditos
En la terminología contable, la casilla del lado izquierdo, se utiliza para registrar los
Débitos y en el lado derecho se registran los Créditos. Al registro de un asiento en el
lado izquierdo de una cuenta se le llama débito o cargo" y a un asiento que se anota en
el lado derecho se le llama crédito o abono.
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A=P+C
A-P=C
A-C=P
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
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$20,000.00 $20,000.00
$80,000.00 $80,000.00
Por su parte, el capital contable agrupa dos elementos que se muestran en la ecuación
b) y son: el capital social, que expresa las aportaciones de los accionistas y las utilidades
retenidas,
que representan las utilidades generadas por el negocio y reinvertidas en éste.
A su vez, las utilidades retenidas están integradas por las utilidades de periodos
anteriores no repartidas más la utilidad del periodo actual, disminuidas por los
dividendos, es decir, por aquella porción de las utilidades repartidas entre los
accionistas. Esta explicación se observa de forma gráfica en la igualdad c). Finalmente,
la ecuación d) indica que la utilidad del periodo actual está integrada por los ingresos
menos los gastos.
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Algunos ejemplos de activos son el efectivo que una entidad tiene en su poder,
o depositado en alguna institución bancaria, las cuentas por cobrar pendientes
con sus clientes, o con sus empleados, los productos o mercancías disponibles
para su manufactura o comercialización, las instalaciones físicas donde están
los almacenes, oficinas y plantas productivas, el terreno donde están
construidas dichas instalaciones, el equipo para transportar la mercancía o el
personal de la entidad, el mobiliario de las oficinas administrativas, de ventas
y productividad, el equipamiento de las oficinas administrativas, así como la
maquinaria y herramientas del área de producción.
PASIVOS
Como ejemplos de pasivos pueden mencionarse las cuentas por pagar a los
proveedores provenientes de compras efectuadas a crédito, los sueldos o
salarios pendientes de pago a empleados de la entidad, los impuestos por pagar
y los préstamos bancarios a corto y a largo plazos solicitados para la
adquisición de activos.
CAPITAL
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1. Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los
accionistas. Dicho retiro puede ser un reembolso del capital aportado o un
reparto de las utilidades obtenidas, llamadas, en este caso, dividendos. Es
decir, estos últimos representan la distribución de las utilidades obtenidas
entre los accionistas. Los dividendos no son un gasto, sino reparto de
utilidades obtenidas. Las distribuciones suelen realizarse en efectivo o en
acciones adicionales a favor de los accionistas.
Los negocios realizan múltiples operaciones o transacciones que tienen un efecto directo
en los componentes de la ecuación contable básica. Una sola operación puede afectar a
uno o más elementos de la ecuación. Por ello, en esta sección se analizará cómo las
transacciones de los negocios afectan la igualdad.
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Bancos = Préstamo
+ 200,000 Bancario
+ 200,000
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Bancos Mobiliarios =
- 120,000 + 120,000
Total $0 = Total $0
Bancos Equipo =
- 80,000 transporte
+ 80,000
Total $0 = Total $0
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Bancos = Gastos de
- 15,000 Alquiler
-15,000
Bancos = Gastos de
- 25,000 sueldos
-25,000
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1. El 1o. de mayo, con la aportación total de los socios, se abrió una cuenta de cheques
empresarial en Banco Popular a nombre de la empresa.
Transacción 1:
Transacción 2
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Transacción 3
Transacción 4
Transacción 5
• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque una parte de esta compra se realizó
con un pago de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un crédito por
$108,000 ($270,000 * 40%).
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Transacción 6
Transacción 7
• PASIVO: Aumenta porque la compra se realizó a crédito, por lo cual debe hacerse
un asiento crédito a la Cuenta por Pagar Proveedores por $68,000, que es el total
de las compras realizadas.
Transacción 8
• PASIVO: La cuenta de Prestamos por pagar a largo plazo, que es una cuenta de pasivo,
sufre un aumento porque se contrajo la obligación de pagar al banco $40,000.
Transacción 9
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• PASIVO: La Cuenta por Pagar Proveedores disminuye con un crédito de $60,000 para
saldar esa cuenta por pagar que tenía pendiente de pago.
• ACTIVO: La cuenta de Bancos disminuye con un crédito porque el pago se realizó con
cheque y afecta directamente el saldo de la cuenta de cheques.
10. El 20 de mayo se efectuó una venta de $160,000, de la cual se cobraron $60,000; los
$100,000 restantes serán cobrados hasta el siguiente mes. El total del dinero recibido
se depositó en la cuenta de cheques de la empresa.
Transacción 10
• ACTIVO: La Cuenta por Cobrar Clientes aumenta por la prestación del servicio a
crédito, se debe registrar un debito por $100,000.
•INGRESOS: La cuenta Ingresos por servicios aumenta con un crédito por $160 000.
Transacción 11
Transacción 12
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13. El 25 de mayo se pagaron con un cheque los siguientes servicios públicos: $2,000 de
servicio telefónico y $900 de luz.
Transacción 13
Transacción 14
Es bueno anotar, que el diseño del sistema de contabilidad, debe estar orientado en
función de las operaciones en su forma y libros que lo integran. El proceso de registro,
puede ser ejecutado por varios métodos, desde el uso de libros manuales hasta
dispositivos electrónicos; lo que hoy en día se conoce como el proceso electrónico de
datos (Sistema PEP).
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DISEÑO DE FORMULARIOS
•Consiste en elaborar de manera coordinada todos los formularios que utiliza una
empresa para anotar sus operaciones y asi facilitar el control y le registro de las
mismas. Estos pueden ser: Facturas, cheques, entradas de almacen
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Incluye el saldo al final del periodo de las cuentas de la empresa, tras realizar todos los
ajustes necesarios para cerrar el año, de acuerdo con lo que dicta el Plan General
Contable.
Cuando una empresa realiza el cierre del balance de situación al final del periodo, éste
se convierte en el balance de apertura del siguiente periodo, simplemente cambiándole
el signo al saldo de las cuentas.
Así se lleva al balance de situación del nuevo año contable como la primera entrada del
año.
a) Diario General
b) Libro de Inventario
a) Mayor General
b) Mayores auxiliares
e) Diarios auxiliares o especializados
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9. Entrada de Diario
Para fines de registrar en los libros de contabilidad las operaciones de una empresa, es
práctica general hacer la recolección-de los datos a través de los documentos fuente
como son los recibos de ingreso, las facturas, los cheques, etc. y clasificado por tipo de
operación en un formulario denominado ENTRADA DE DIARIO. Este formulario
permite agrupar cada una de las transacciones por tipo, previo análisis, cuya finalidad
consiste en no registrar los documentos uno a uno, sino de manera agrupada, lo que a
su vez facilita los registros de manera resumida en los libros de contabilidad para una
optimización en el proceso y una mayor exactitud.
DIARIO GENERAL
El diario general es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas,
cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio, de acuerdo con los
principios de contabilidad y en función del efecto que éstas hayan tenido en las cinco
cuentas básicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.
Con este paso, el proceso contable del negocio adquiere un historial o registro completo
de los sucesos, en orden cronológico y en un solo lugar. Cada operación registrada debe
tener, por lo menos, un cargo y un abono compensatorio igual.
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En cada transacción registrada, la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de
los abonos, mecanismo que se conoce como contabilidad por partida doble. En otras
palabras, para que el asiento sea correcto tiene que estar balanceado.
1. Fecha.
2. Nombre de la(s) cuenta(s) a cargar.
3. Nombre de la(s) cuenta(s) a abonar.
4. Cantidad(es) a cargar.
5. Cantidad(es) a abonar.
6. Explicación.
7. Referencia.
Los asientos deben prepararse de manera clara y exacta. Siempre debe recordarse que,
después de determinado tiempo, tanto quien efectúa el asiento como otras personas
tendrán necesidad de leerlo y entenderlo. Por tanto, es necesario utilizar un formato
estándar en las empresas.
El 10 de junio del 2014, Office Clean, S.A., que se dedica a brindar el servicio de limpieza
de oficinas, compró a una agencia de automóviles una camioneta tipo pick-up para
integrarla a su equipo de transporte. La camioneta tuvo un costo de $180,000.00 y para
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MAYOR GENERAL:
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MAYORES AUXILIARES:
Son aquellos que contienen cuentas detalladas, cuyos totales aparecen resumidos en
cuentas controles, tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.
MAYOR DE CUENTA T:
Los formatos de los libros mayores que se esquematizaron anteriormente corresponden
a la estructura que' generalmente emplean las empresas en la práctica contable, pero
para simplificar los ejemplos y las soluciones de los problemas, se acostumbra a
representar las cuentas de un mayor mediante una T mayúscula grande, eliminando el
rayado a que nos hemos referido anteriormente.
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La cuenta “T” es una manera muy rápida de informar cuando se trabaja en la solución
de un problema. Esta forma no se utiliza para llevar registros contables convencionales,
ya que representa sólo un método didáctico.
TITULO DE LA CUENTA
Lado del Lado del
Débito Crédito
El balance de una cuenta se determina por la diferencia de la suma de los débitos y los
créditos, colocándose dicho balance del lado donde su importe sea mayor.
$16,000.00 $5,000.00
Balance
$11,000.00
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Todas las transacciones comerciales que realiza una empresa deben ser plasmadas en
un documento, según corresponda al tipo o naturaleza de cada una de ella. Los sistemas
de contabilidad proveen el diseño de los documentos atendiendo a tres objetivos
básicos:
Informativos: Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre
las condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión,
kárdex.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y
cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de
información (planillas de sueldos, informes), entre otros.
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11. BIBLIOGRAFIA
Contabilidad Financiera
o Gerardo Guajardo Cantú, Nora E. Andrede de Guajardo
EQUIPO TECNICO
Creado Por: Pedro Alcalá, Richard Manuel Pérez Cábelo y Marcos Ant. Romero Guillen
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