TALLER N° 003 ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Lily Johanna Sánchez Gutiérrez

1. Defina con sus propias palabras qué es el principio de orden original y el principio
de procedencia.

Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la

disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que
los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.

2. Cuáles son los sistemas de ordenación de un ejemplo de cada uno de ellos.

- Numérico:
 Cronológico: Pólizas (De acuerdo a su vencimiento)
 Ordinales: Actas de reunión

- Alfabético
 Onomástico: Historias laborales
 Temático: Actas de Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
 Toponímico: Archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil (Votos
Archivado por Departamentos)

- Mixto:
 Alfanumérico: sistema de catalogación de una Biblioteca. Este utiliza sus
materiales tanto con letras para identificar temáticas y números para indicar
información de estantería

3. Realice los siguientes ejercicios de ordenación documental e identifique a que

sistemas pertenecen. (una vez ordenado asígneles el número correspondiente)

Ejercicio de ordenación documental

Resoluciones:
1. Resolución del 21 de mayo de 2012

2. Resolución del 23 de junio de 2012

3. Resolución del 28 de julio de 2012

4. Resolución del 02 de septiembre de 2012

5. Resolución del 21 de noviembre de 2012

6. Resolución del 14 de enero 2012

7. Resolución del 18 de febrero de 2012

8. Resolución del 25 de marzo de 2012

9. Resolución del 02 de abril de 2012

10. Resolución del 03 de abril de 2012

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11. Resolución del 09 de septiembre de 2012

12. Resolución del 11 de noviembre de 2012

13. Resolución del 16 de octubre de 2012

ORDENACIÓN: Resoluciones

1. Resolución del 14 de enero 2012

2. Resolución del 18 de febrero de 2012
3. Resolución del 25 de marzo de 2012
4. Resolución del 02 de abril de 2012
5. Resolución del 03 de abril de 2012
6. Resolución del 21 de mayo de 2012
7. Resolución del 23 de junio de 2012
8. Resolución del 28 de julio de 2012
9. Resolución del 02 de septiembre de 2012
10. Resolución del 09 de septiembre de 2012
11. Resolución del 16 de octubre de 2012
12. Resolución del 11 de noviembre de 2012
13. Resolución del 21 de noviembre de 2012

Factura de venta:
1. Factura No 0001148-456

2. Factura No 0001277-112

3. Factura No 0002465-678

4. Factura No 0002474-654

5. Factura No 0002524-098

6. Factura No 0001298-678

7. Factura No 0002237-345

8. Factura No 0002265-876
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9. Factura No 0002595-598

10. Factura No 0002632-246

11. Factura No 0002538-984

12. Factura No 0002549-435

13. Factura No 0002633-098

ORDENACIÓN: Facturas de Venta

1. Factura No 0001148-456
2. Factura No 0001277-112
3. Factura No 0001298-678
4. Factura No 0002237-345
5. Factura No 0002265-876
6. Factura No 0002465-678
7. Factura No 0002474-654
8. Factura No 0002524-098
9. Factura No 0002538-984
10. Factura No 0002549-435
11. Factura No 0002595-598
12. Factura No 0002632-246
13, Factura No 0002633-098

Circulares Informativas

 Circular No. 001 de 22 de enero de 2010

 Circular No. 002 del 25 de marzo de 2010

 Circular No. 004 del 25 de julio de 2010

 Circular No. 001 de 25 de enero de 2011

 Circular No. 003 de 20 de junio de 2012

 Circular No. 004 del 30 de septiembre de 2012

 Circular No. 005 de12 de octubre de 2012

 Circular No. 002 del 25 de abril de 2011

 Circular No. 003 de 22 de mayo de 2011

 Circular No. 004 del 25 de agosto de 2011

 Circular No. 001 de 17 de enero de 2012

 Circular No. 002 del 26 de marzo de 2012

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ORDENACIÓN: Circulares Informativas

1. Circular No. 001 de 22 de enero de 2010

2. Circular No. 001 de 25 de enero de 2011
3. Circular No. 001 de 17 de enero de 2012
4. Circular No. 002 del 25 de marzo de 2010
5. Circular No. 002 del 25 de abril de 2011
6. Circular No. 002 del 26 de marzo de 2012
7. Circular No. 003 de 22 de mayo de 2011
8. Circular No. 003 de 20 de junio de 2012
9. Circular No. 004 del 25 de julio de 2010
10. Circular No. 004 del 25 de agosto de 2011
11. Circular No. 004 del 30 de septiembre de 2012
12. Circular No. 005 de12 de octubre de 2012

Historias Laborales:

 QUIROZ PÉREZ, Constanza

 ROMERO CASAS, Sebastián
 TENORIO ARBELÁEZ, Ricardo
 TORRES SÁNCHEZ, Mauricio Andrés
 VARGAS VILLEGAS, Ruby Andrea
 VELASCO FERNÁNDEZ, Fernanda Andrea
 ARCOS BENAVIDES, Ximena
 BONITA TERÁN, Karen Andrea
 COMETA CHILITO, Linda Jimena
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 COMETA ORTIZ, Karen Daniela

 CONTRERAS ANDRADE, Jesús
 DE JESUS DE JESÚS, Clara
 DE LAS CASAS PÉREZ, Sandra
 ECHAVARRÍA MARTÍNEZ, Roberto Carlos
 GONZÁLEZ URRUTIA, Clara Katherine
 PÉREZ NARVÁEZ, José Alberto

ORDENACIÓN: Historias Laborales

· ARCOS BENAVIDES, Ximena

· BONITA TERÁN, Karen Andrea
· COMETA CHILITO, Linda Jimena
· COMETA ORTIZ, Karen Daniela
· CONTRERAS ANDRADE, Jesús
· DE JESUS DE JESÚS, Clara
· DE LAS CASAS PÉREZ, Sandra
· ECHAVARRÍA MARTÍNEZ, Roberto Carlos
· GONZÁLEZ URRUTIA, Clara Katherine
· PÉREZ NARVÁEZ, José Alberto
· QUIROZ PÉREZ, Constanza
· ROMERO CASAS, Sebastián
· TENORIO ARBELÁEZ, Ricardo
· TORRES SÁNCHEZ, Mauricio Andrés
· VARGAS VILLEGAS, Ruby Andrea
· VELASCO FERNÁNDEZ, Fernanda Andrea

4. Escriba una reflexión acerca de la importancia de ordenar los documentos de

archivo, con base en los sistemas de ordenación documental y los principios
archivísticos.

Los archivos son la herramienta primordial de las organizaciones, un recurso esencial

que correctamente organizado, se constituye en memoria y testimonio de la evolución
de su entidad productora, un archivo organizado garantiza el flujo y disposición de la
información en forma ágil y oportuna; simplifica trámites; evita la acumulación
innecesaria de información; facilita la toma de decisiones; conserva la memoria
institucional.

5. De las siguientes series defina cuales son simples y cuales son complejas:
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Series simples y complejas

SERIE COMPLEJA SIMPLE

Contratos X
Resoluciones X
Decretos X
Circulares X
Proyectos X
Historia Laboral X
Cuentas por pagar X
Procesos Judiciales X
Informes de Tesorería X

6. Explique con un ejemplo cómo se realiza la foliación en una serie simple y en

una serie compleja.

FOLIACIÓN SIMPLE: Resoluciones: Dicho expediente cuenta con un solo tipo de

documentos que cumplen una función, son generados por una misma dependencia y se
lleva acabo repetidas veces.

FOLIACIÓN COMPUESTA: Contratos interadministrativos: Dicho expediente cuenta con

documentos producidos por diferentes dependencias tales como Estudio previo,
invitaciones, evaluaciones, términos de condiciones, adendas, contrato. Etc…
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REFRENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 AGN. (2009).Como debe realizarse la foliación en los documentos de archivo.

Bogotá, D.C 2018.[En linea]
Recuperado en:
https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/4.%20FOLIACION
.pdf
 JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación Documental. Archivo General de la
Nación. Bogotá, D.C., 2003.
Recuperado en: https://www.yumpu.com/es/document/view/55894730/cartilla-de-
ordenacion-agn-1