CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL META

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

TRABAJO DE PRÁCTICA PROFESIONAL

APOYO EN EL AREA DOCUMENTAL DE LA EMPRESA ‘ECOBRAS S.A.’

JUAN SEBASTIAN VELEZ RIOS

TRABAJO DE PRÁCTICA EMPRESARIAL COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL

TÍTULO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL META

FACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUITECTURA

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

PRÁCTICA EMPRESARIAL

VILLAVICENCIO

2019

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TRABAJO DE PRÁCTICA PROFESIONAL

Contenido
INTRODUCCIÒN .......................................................................................................................... 4
1. RESEÑA HISTORICA DE LA CAFETERIA TOMA CAFÈ GOURMET ........................... 5
1.1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA ......................................................................... 6
1.2. MISION ............................................................................................................................ 7
1.3. VISION ............................................................................................................................ 7
1.4. OBJETIVOS..................................................................................................................... 7
1.5. NORMAS ......................................................................................................................... 8
1.6. METAS ............................................................................................................................ 8
2. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y FUNCIONES DESARROLLADAS POR EL
PRACTICANTE ............................................................................................................................. 9
4. OBJETIVOS DEL PRACTICANTE....................................................................................... 9
4.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................... 9
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................... 9
5. METAS DEL PRACTICANTE .............................................................................................. 9
6. DIAGNOSTICO DE PROBLEMATICAS ........................................................................... 10
6.1. ENCUESTA ....................................................................Error! Bookmark not defined.
6.2. MATRIZ DOFA ............................................................................................................. 11
6.2. ESTRATEGIAS ............................................................................................................. 11
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................ 13

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NOMBRE PRACTICANTE:CARLOS MAURICIO BOHORQUEZ QUINITIVA EMPRESA: CONSULTORES EN INGENIERIA ELECTRICA, CIVIL Y ARQUITECTURA S.A.
CEDULA: 1.1124.830.619 NIT: 900.848.079-6
TELÉFONO: 3202082687 DIRECCION : CALLE 35 No. 23 - 28 SAN ISIDRO
CORREO:LLANERO008@OUTLOOK.COM CORREO: ADMINISTRACION@COINELSAS.COM

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PRACTICA EMPRESARIAL

CARLOS MAURICIO BOHORQUEZ QUINITIVA AGOSTO SEPTIEMBRE
Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 1
ACTIVIDADES 12 13 14 15 19 20 21 22 26 27 28 29 2 3 4 5 9 10 11 12 16 17 18 19 23 24 25
ELABORACION DEL CRONOGRAMA
RECOLECCION DE INFORMACION DE LA EMPRESA
RECOLECCION DE INFORMACION DEL SISTEMA DE INVENTARIOS
INSPECCION DE LAS INSTALACIONES LOCATIVAS DE LA CAFETERIA
INSPECCIÓN DE PRODUCTOS EXISTENTES
DIAGNOSTICO INICIAL DE LA CAFETERIA
GESTION DEL SISTEMA DE COTROL DE INVETARIOS
ANALISIS DE OFERTA Y DEMANDA
ELABARACION DE POLITICA DE INVENTARIOS
ELABORACION DE PLANTILLA DE REGISTRO DE PRODUCTOS
ELABORACION DE ANALISIS DOFA DE INVENTARIO
ELABORACION DE ANALISIS COSTO BENEFICIO
ELABORACION DE FLUJOGRAMA DE APROVISIONAMIENTO
ELBORACION DE ANALISIS DE MODELO ABC
SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INVENTARIOS
REVISIÓN DE RESULTADOS POR LA DIRECCIÓN
HORARIO: LUNES A JUEVES DE 11 AM A 5 PM

________________________________________________________________________
APROBADO POR: INGENIERO JAVIER ENDRES MURILLO RODRIGUEZ
GERENTE COINELCA S.A.S.

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INTRODUCCIÒN
En el transcurso de la formación profesional para la obtención del título como ingeniero

industrial también se incluyen las prácticas profesionales las cuales son el primer paso en la

vida laboral de los estudiantes, permitiéndoles aplicar los conocimientos adquiridos durante la

carrera y a su vez ayudándoles a desarrollar habilidades que le servirán para convertirse en un

profesional optimo en su futuro laboral.

En el trayecto de este informe se dará a conocer las funciones y actividades ejercidas

durante el proceso de prácticas profesionales en la empresa ‘ECOBRAS S.A.’ los cuales

serán: Actualización de documentos de la empresa, creación de formatos y documentos si es

requerido, diligenciarían de los formatos creados. Esto se llevará a cabo bajo la compañía del

tutor asignado por la corporación universitaria del meta que nos brinda sus más sinceros

conocimientos para orientarnos en la realización de un excelente trabajo de prácticas.

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APOYO EN EL AREA DOCUMENTAL DE LA EMPRESA ‘ECOBRAS S.A.’

1. RESEÑA HISTORICA DE LA CAFETERIA TOMA CAFÈ GOURMET

Equipos Construcciones y Obras S.A. - ECOBRAS SA, empresa llanera familiar, creada en el

mes de octubre de 1989 viendo la necesidad de generar empleo y aprovechando la experiencia y

el conocimiento en los procesos de la ingeniería civil, se crea la empresa con objeto principal

Construcción de obras civiles, producción y comercialización de mezclas asfálticas y labores

relacionadas con la Ingeniería civil.

La empresa durante los últimos años se ha especializado en la construcción, rehabilitación,

mejoramiento y mantenimiento de vías, movimiento de tierras, Producción y comercialización de

mezclas asfálticas, construcción de estructuras de concreto (Puentes, box culvert, muros de

contención) entre otras obras de urbanismo, brindando soluciones basadas en desarrollo

tecnológico y cumpliendo la legislación vigente aplicable.

Generando reconocimiento en la trayectoria como empresa de Obra civiles y en diferentes

programas de SST y ambiental por el compromiso que la organización tiene con la

responsabilidad social empresarial.

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PLAN ESTRATÉGICO DE ECOBRAS S.A.

1.1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

Tabla 1DATOS GENERALES

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA EQUIPOS CONSTRUCCIONES Y

OBRAS S.A. (ECOBRAS S.A.)

Logos:

Nit: 800.079.482-9 Razón social: EQUIPOS

CONSTRUCCIONES Y OBRAS S.A.

Dirección: CARRERA 32 # 38-70
(ECOBRAS S.A.)
OFICINA 1302 EDIFICIO

ROMARCO

Ciudad: Villavicencio Actividad económica: 4290 construcción de

otras obras de ingeniería civil

Departamento: Meta

Teléfono: 6715100, 3138660074 ARL:

No de trabajadores: Clase de riesgo:

Representante legal: RAFAEL FERNANDO BAQUERO MEDINA

FUENTE: (ecobras s.a., 2019)

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1.2. MISION
En ECOBRAS S.A. Llevamos a cabo el ejercicio del objeto social en condiciones de

eficiencia y responsabilidad bajo los lineamientos de un sistema integral de gestión en calidad,

seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente; enfocados en la satisfacción de las necesidades

y expectativas de clientes y partes interesadas, siendo más competitivos y generando desarrollo

para la comunidad, la empresa y los trabajadores.

1.3. VISION
Para el año 2020 ECOBRAS S.A. se distinguirá por ser la mejor alternativa en el sector de

producción de mezcla asfáltica y la más competente en las actividades de ingeniería,

desarrolladas en condiciones seguras, sanas y respetuosas con la comunidad, el medio ambiente

y los trabajadores de la empresa, manejando un Sistema de Gestión Integral con el objetivo de

lograr la rentabilidad y operación continua, brindando soluciones óptimas basadas en la

innovación tecnológica y el respeto de la legislación vigente aplicable.

1.4. OBJETIVOS
•Garantizar un nivel de ventas que asegure la permanencia de la organización.

•Garantizar la entrega oportuna de los proyectos.

•Fortalecer y promover el desarrollo de las competencias del personal.

•Lograr la satisfacción del cliente cubriendo sus necesidades y expectativas.

•Garantizar el cumplimiento de la legislación aplicable al sistema de gestión integral.

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•Mantener y mejorar las condiciones de trabajo y salud del personal de ECOBRAS S.A.

incluyendo la disminución de incidentes laborales y enfermedades laborales.

•Mantener la administración y organización operativa de la empresa.

•Garantizar el cumplimiento del presupuesto HSEQ.

1.5. NORMAS
•El servicio de TOMA CAFÉ GOURMET se deberá proporcionar de lunes a viernes en

horario de 6 am a 10 pm, sábado en horario de 7 am a 1 pm.

•El servicio de TOMA CAFÉ GOURMET deberá contar permanentemente con los

consumibles necesarios.

•Usar frases de cortesía al ingreso de los clientes. (Toma Café Gourmet, 2018)

1.6. METAS
•Darnos a conocer mediante las cadenas radiales y de televisión.

•Ser generadores de empleo.

•Proporcionar equivalencia entre calidad y precio para satisfacer las necesidades de los

clientes.

•Proporcionar al cliente la satisfacción a través de los productos de café gourmet.

•Establecer una relación duradera con el cliente.

•Mantenerse en el mercado con una duración mínimo de 10 años. (Toma Café Gourmet,

2018)

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2. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y FUNCIONES DESARROLLADAS POR EL

PRACTICANTE
CARGO: ESTUDIANTE EN PRACTICAS

FUNCIÒNES:

•Revisar y actualizar documentos de la empresa.

•En caso de que sea requerido, crear documentos y formatos.

•Diligenciar formatos pertinentes.

4. OBJETIVOS DEL PRACTICANTE

4.1. OBJETIVO GENERAL
Apoyo en el área documental de la empresa ecobras s.a.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Revisar documentación suministrada por mi jefe inmediato.

 Actualizar, si es requerido, la documentación revisada.

 Crear formatos y documentos que se han identificado como faltantes.

 Diligenciar formatos creados o antiguos pero que hagan falta.

5. METAS DEL PRACTICANTE

 Identificar faltantes en documentos.

 Analizar cambios pertinentes a documentos de la empresa.

 Suministrar información crítica para la mejora del análisis de información documental.

 Proponer la creación de formatos simples e informativos.

 Ganar experiencia en la revisión y análisis de información documental.

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6. DIAGNOSTICO DE PROBLEMATICAS
La empresa ECOBRAS S.A. fue fundad aproximadamente hace 40 años, al pasar de estos,

se han generado poco mas de 100 archivos donde encontramos documentación esencial para

la acreditación de la empresa, formatos, matrices, entre otros; esto ha generado que se pasen

por alto algunas modificaciones que se deben hacer a la documentación, provocados por

cambios de políticas, eliminación de procesos, actualización de equipos e información etc.

Aun cuando la empresa no tiene problemas legales debido a esto, recomiendo la

actualización, mejora y creación de documentos para llevar estos a la par con el crecimiento

de la empresa y de las tecnologías.

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6.1. MATRIZ DOFA

Tabla 2 MATRIZ DOFA

DEBILIDADES OPORTUNIDADES

 Poco personal administrativo  Orden en los inventarios en la cafetería

enfocado al área documental.  Disminuye tiempos de ocio en la cocina

 Registro de almuerzos, desayunos y  Registro de entradas y salidas en la cocina

demás productos elaborados en la por medio de formatos en Excel

cocina de forma escrita  Estandarizar códigos

 No hay control de inventarios  Cuenta con un sistema software de

inventarios (merlín)

FORTALEZAS AMENAZAS

 La empresa Cuenta con tecnología y  Fraude en la cafetería

equipos  Pérdida de clientes por no tener el producto en

 Cuenta con dos bodegas: una para ese instante

almacenar la materia prima y la otra  Competencia

para almacenar los productos para

comercializar

FUENTE: (bohorquez, 2019)

6.2. ESTRATEGIAS
Esta tabla refleja el análisis y estrategias que se deben hacer después de haber realizado la

matriz DOFA para la mejora del control de inventarios.

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Tabla 3 ESTRATEGIAS

ESTRATEGIAS PARA MANTENER ESTRATEGIAS PARA MATENER LAS

LAS FORTALEZAS OPORTUNIDADES

 utilizar los equipos tecnológicos que se  Acoger las oportunidades de mejora que

tienen en la empresa para llevar cabo el generen mayor impacto positivo al sistema de

control de inventarios. inventarios

 Mantener organizado el stock que se

tienen en cada una de las bodegas

ESTRATEGIAS PARA CONVERTIR ESTRATEGIAS PARA CONVERTIR LAS

LAS DEBILIDADES EN AMENAZAS EN OPORTUNIDADES

FORTALEZAS

 Utilizar el software de inventarios  Contabilizar por medio digital y en formatos

 Realizar registro de almuerzos, de Excel impresos las entradas y salidas de

desayunos en un formato digitado en los productos elaborados en la cafetería

Excel.  Realizar conteo físicos diarios o semanales

 Realizar un control de inventarios para verificar los productos existentes en la

estandarizado y que genere mejor cafetería

rendimiento y funcionalidad en la  Analizar la competencia ya que esta nos

empresa permite mejorar la empresa cada día.

FUENTE: (bohorquez, 2019)

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7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

NOMBRE PRACTICANTE:CARLOS MAURICIO BOHORQUEZ QUINITIVA EMPRESA: CONSULTORES EN INGENIERIA ELECTRICA, CIVIL Y ARQUITECTURA S.A.S (COINELCA S.A.S)
CEDULA: 1.1124.830.619 NIT: 900.848.079-6
TELÉFONO: 3202082687 DIRECCION : CALLE 35 No. 23 - 28 SAN ISIDRO
CORREO:LLANERO008@OUTLOOK.COM CORREO: ADMINISTRACION@COINELSAS.COM

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PRACTICA EMPRESARIAL

CARLOS MAURICIO BOHORQUEZ QUINITIVA AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE
Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 1 Semana 2 Semana 3
ACTIVIDADES 12 13 14 15 19 20 21 22 26 27 28 29 2 3 4 5 9 10 11 12 16 17 18 19 23 24 25 26 30 1 2 3 7 8 9 10
ELABORACION DEL CRONOGRAMA
RECOLECCION DE INFORMACION DE LA EMPRESA
RECOLECCION DE INFORMACION DEL SISTEMA DE INVENTARIOS
INSPECCION DE LAS INSTALACIONES LOCATIVAS DE LA CAFETERIA
INSPECCIÓN DE PRODUCTOS EXISTENTES
DIAGNOSTICO INICIAL DE LA CAFETERIA
GESTION DEL SISTEMA DE COTROL DE INVETARIOS
ANALISIS DE OFERTA Y DEMANDA
ELABARACION DE POLITICA DE INVENTARIOS
ELABORACION DE PLANTILLA DE REGISTRO DE PRODUCTOS
ELABORACION DE ANALISIS DOFA DE INVENTARIO
ELABORACION DE ANALISIS COSTO BENEFICIO
ELABORACION DE FLUJOGRAMA DE APROVISIONAMIENTO
ELBORACION DE ANALISIS DE MODELO ABC
SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INVENTARIOS
REVISIÓN DE RESULTADOS POR LA DIRECCIÓN
HORARIO: LUNES A JUEVES DE 11 AM A 5 PM

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