Taller – Identificación y redacción de No Conformidades

Los siguientes casos son descripciones de incidentes observados por un equipo auditor durante la ejecución
de la auditoría Interna HSEQ a la Empresa XYZ S.A. Estos contienen descripciones de situaciones en las que se
podría requerir un reporte de No Conformidad.

Los participantes deberán: 1. Leer todos los casos, 2. Indicar cuales están relacionados con temas de HS; 3.
Selecciona dos (2) casos; 4. Tomar una de las siguientes dos (2) posturas:

a) Si usted cree que existe suficiente evidencia objetiva para declarar la existencia de una No Conformidad,
entonces usted deberá diligenciar un reporte de no conformidad.

b) Si usted cree que no hay suficiente evidencia objetiva de una No Conformidad, entonces debe indicar sus
razones en el espacio inferior del reporte, también deberá indicar qué debe hacer el auditor a continuación o
que información solicitaría usted como auditor, por ejemplo, identificar lo que se debe verificar antes de
determinar la existencia de una no conformidad.

Caso #1. En los requisitos de competencias definidos no están incluidos los contratistas del servicio de
alimentación, retiro de grasas y aceites de trampas, practicantes en las operaciones; terceros que afectan el
Sistema de Gestión de HSEQ. Falta información. Aplica a: HSEQ.

Caso #2. Durante la auditoría al sistema de gestión de la empresa XYZ S.A., el auditor detecta que uno de los
servicios que presta la organización – Mantenimiento de Redes Eléctricas- es desarrollado por un proveedor
reconocido de la región. El auditor le pregunta al Representante de la Dirección de la empresa, que cuales son
los mecanismos que se aplican para controlar la calidad de los servicios suministrados por el proveedor, y el
auditado responde lo siguiente: “Que le extraña dicha pregunta, que si acaso no conoce la normas, porque en
ninguno de sus numerales se habla de controlar servicios ejecutados por la empresa contratada”. El auditor
verifica el alcance del sistema de calidad y este incluye dicho servicio. Falta información. Aplica a: HSEQ

Caso #3. Durante la revisión al sistema de captación y tratamiento de aguas se observó que no están definidos
los puntos críticos para realizar el muestreo de aguas, se realizan en la bocatoma, al azar, sin alineación con
un criterio que permita minimizar el riesgo de afectación a la salud o el medio ambiente. El contratista que
ejecuta la actividad manifiesta que este requerimiento no fue solicitado por la autoridad ambiental y por eso
no se ha definido. No Conformidad. Aplica a: HSE; Num 8.1 ISO 14001:2015, Num 8.1 ISO 45001:2018, Num
8.5.1.c ISO 9001:2015.

Caso #4. El Auditor inicia su auditoría en el proceso de Compras de bienes y servicios y solicita el contrato con
el cual la organización acordó el mantenimiento de los equipos utilizados en la operación de la distribución de
Energía, el cual fue otorgado al proveedor Mantenimiento & Hermanos S.A.S. El Auditor revisa la propuesta
del proveedor, el acta de inicio, el acta de finalización del Mantenimiento, la evidencia de los pagos, entre
otros. El auditor le solicita al auditado los registros de re-evaluación del proveedor y la evidencia de los
controles realizados por el interventor del contrato asignado por la organización, el auditado responde que los
registros de re-evaluación son los mismos de la selección y que dichos controles se aplicaron pero que no existe
evidencia/registros. No conformidad. Aplica a: Q; Num 8.4.1 ISO 9001:2015; Falta Información: HSE, Num
8.1.4.2 ISO 45001:2018 y Num 8.1 b,c. ISO 14001:2015

Caso #5. Durante la auditoría al proceso “Control de Calidad de Energía”, el auditor le solicita al responsable
del proceso los certificados de calibración de los equipos utilizados en el control de calidad del producto
(equipos marca NIKON. # SERIE. JP456 y TOPCON. REF. GTS 203. # SERIE. DPSU234) el auditado responde, que
la calibración de dichos equipos no es obligatoria, que la norma ISO 9001, ni ningún procedimiento
documentado de la organización, exige la realización de dicha actividad. El auditor escucha atentamente la
respuesta del auditado, pero quiere profundizar en el tema, por consiguiente solicita al responsable del
proceso, los registros de verificación de los equipos anteriormente mencionados, el auditado le suministra los
registros de verificación del equipo marca NIKON, y comenta: “este equipo es propiedad de la organización, el
otro equipo es suministrado por un proveedor”, el auditado aún replica “yo no puedo estar pendiente de la
calibración de los equipos que no son de la organización y además, la norma no exige dicha actividad a equipos
suministrados por proveedores”. Falta información. Aplica HSEQ.

Caso #6. Durante la inspección visual a las áreas, el auditor observa productos químicos y reactivos re-
envasados sin etiqueta o sin identificar y no se encuentran disponibles en los sitios de trabajo matrices de
compatibilidad de los productos químicos. El supervisor del área manifiesta que no es necesario identificar, ni
etiquetar los productos por que el personal conoce sus características e impactos en HSE y que las matrices de
compatibilidad se encuentran en la Intranet. Aplica: HSE; No Conformidad. Num 8.1 ISO 45001:2018 e ISO
14001:2015, Num 6.1.3 ISO 45001:2018 e ISO 14001:2015; Ley 55

Caso #7. Al evaluar la matriz de Peligros y Riesgos MRI.001 Ver 2, establecida por la organización, se verifica
que no se han identificado las amenazas y riesgos de falla física, tales como falla funcional, daño accidental,
daño malicioso terrorista o acción criminal. Al indagar sobre esto al auditado él menciona que como las
instalaciones son nuevas y se encuentran al lado de una guarnición militar, se consideró que estos riesgos no
son importantes y por ende no fueron identificados. Aplica a: HS; No Conformidad; Num 6.1.2.1 ISO
45001:2018.

Caso #8. El auditor inicia su entrevista con el líder de Recurso Humano de la organización. El auditor le pregunta
que cuales son los cargos que afectan la calidad del producto y el auditado le responde lo siguiente: líderes de
Área, Asistentes Administrativos. El auditor le solicita el documento donde se encuentre identificado el perfil
de los cargos de la organización y además solicita las hojas de vida de las personas que se encuentran en los
cargos mencionados anteriormente y el auditado los suministra de inmediato lo pedido. Al analizar el auditor
la información suministrada, detecta que la experiencia establecida para un líder de área es de siete (7) años
y en la hoja de vida del líder de taller se encuentra relacionada la experiencia establecida pero no se identifica
las respectivas certificaciones laborales que acrediten dicha experiencia. El auditor le pregunta al líder de
Recurso Humano si conocer la Política de Calidad de la organización y este responde que no porque solo lleva
dos meses en el cargo. Aplica a: HSEQ; No Conformidad. Num 7.2.b ISO 45001:2018 e ISO 14001:2015, Num
7.2.b.

Caso #9. En la auditoría al proceso de auditoría interna; se revisaron los informes del último ciclo de auditorías
y de la auditoría de certificación, encontrando que en los dos procesos mencionados y en el ciclo que se está
desarrollando actualmente, se presentan las mismas no conformidades relacionadas con el control de planos,
el control de registros y la actualización de la legislación aplicable. Aplica a: HSEQ. No Conformidad. Num
9.2.2.e ISO 9001:2015; 10.2.a.1 ISO 45001:2018 e ISO 14001:2015

Caso #10. Al revisar los programas de Gestión de Seguridad para el año en curso se verifican que los mismos
no especifican las responsabilidades y autoridades asignadas para lograr los objetivos y metas de Gestión, el
Director General menciona que el compromiso de cumplir con los Programas está en cabeza de todos los
integrantes de la organización y que cada quien sabe cómo cumplir estos objetivos. Se revisa igualmente el
Manual de funciones y perfiles de cargo y se verifica que las Autoridades no están definidas. El director de
Recursos Humanos respondió que las autoridades no están documentada, porque él creyó que esto suprimiría
la creatividad. Aplica a HS; No Conformidad; Num 5.3 ISO 45001:2018.

Caso #11. La generación de residuos peligrosos es un aspecto ambiental identificado en la empresa. Las
baterías y lubricantes usados, así como los envases vacíos de solventes se regalan a las personas de la
comunidad que los necesitan. El procedimiento de residuos no tiene previsto verificar el destino final de estos
residuos. La comunidad utiliza las canecas vacías para almacenar agua para su consumo y las baterías para
recuperar el plomo y venderlo. Aplica a E; No Conformidad; Num 8.1 ISO 14001:2015.
FIN DE LOS CASOS (Se anexan copias de reportes de hallazgos)

Caso No. ……
REPORTE DE NO CONFOMIRDAD

Compañía auditada:
Área auditada: Norma y Cláusula No:

No Conformidad (NC):

Evidencia:

Auditor

Si usted considera que no existe suficiente evidencia objetiva para levantar una no conformidad, indique las
razones por las cuales tomó esa decisión y qué debería hacer el auditor.
 Caso No. ……
REPORTE DE NO CONFOMIRDAD

Compañía auditada:
Área auditada: Norma y Cláusula No:

No Conformidad (NC):

Evidencia:

Auditor

Si usted considera que no existe suficiente evidencia objetiva para levantar una no conformidad, indique las
razones por las cuales tomó esa decisión y qué debería hacer el auditor.