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AUDITORIA EXTERNA EL BUFFET DE ABOGADOS PLATA

ORTEGON ASOCIADOS S.A.S

POR:

ERIKA PAOLA CRUZ ROMERO

MARIELLIS LORENA MARTINEZ RODELO

YOMAR EDUARDO MARTIN URREGO

PROFESORA:

MADGA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

BOGOTÀ D.C.

2018
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TABLA DE CONTENIDO

Informe final de auditoria administrativa de la organización Plata Ortegón Asociados S.A.S 2

1. TITULO, NATURALEZA Y OBJETIVO DEL PROCESO 2

1.1 Titulo: 2

1.2 Naturaleza: 3

1.3 Objetivos del proceso: 3

2. Direccionamiento del a auditoria 4

3. Periodos y alcances 4

4. Condiciones contractuales y los estándares en que se llevó acabo el contrato 4

4.1 Contrato de prestación de servicio de auditoría externa 4

5. Identificación de las partes responsables y del equipo auditor 9

5.1 Responsable equipo a cargo de su implementación 9

6. Área de restricción de la información 13

7. Documentos utilizados y otorgados por la organización 13

8. Desarrollo de puntos centrales 14

8.1 Marco legal 14

8.2 Actividad económica: 19

8.3 Estructura organizacional 21

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8.5 Planta física 22

8.6 Comercialización 23

8.7 Cartera 27

8.8 Programa De Trabajo: 27

8.9 Cronograma de Actividades 30

8.10 Diagrama de Procesos 31

8.11 Reportes y clases de informes a presentar auditoria 32

8.12 Periodicidad 32

9. Análisis factorial 36

10. Conclusión 36

11. Recomendaciones 36

12. Anexos 37

13. Referencias 37
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Informe final de auditoria administrativa de la organización Plata Ortegón Asociados S.A.S

1. TITULO, NATURALEZA Y OBJETIVO DEL PROCESO

1.1 Titulo:

Auditora administrativa del buffet de abogados Plata Ortegón Asociados S.A.S

1.2 Naturaleza:

Auditoria externa al el buffet de abogados Plata Ortegón Asociados S.A.S

1.3 Objetivos del proceso:

Llevar a cabo el plan de auditoria para analizar cada proceso del servicio al cliente en la

organización Plata Ortegón Asociados S.A.S dedicada a la Consultoría en Comercio Exterior.

Derecho aduanero y Derecho de la Competencia.

La Auditoria administrativa forma parte de una estrategia de cambio que requiere una clara

decisión de alto nivel para lograr que una organización adquiera capacidad para transformarse y

crecer de manera eficiente. Incluye además un análisis sistemático de todos y cada uno de los

aspectos involucrados en la infraestructura, haciendo posible el flujo de la información

suficiente, relevante, oportuna y veraz para disponer en el momento y en el lugar adecuado de

elementos de decisión y calidad idóneos.

La auditoría administrativa es la evaluación y el análisis de la estructura organizacional de una

empresa o institución a fin de conocer su funcionamiento y determinar las oportunidades para

mejorar la calidad y competitividad de sus bienes o servicios.

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A través de la auditoría administrativa se puede evaluar si la administración de una empresa

cumple con los objetivos propuestos en los planes de organización, dirección y control acordes a

sus necesidades.

Las auditorías administrativas se deben realizar en todas las empresas o instituciones, pequeñas,

medianas y grandes, privadas o públicas, y en todos sus departamentos, a fin de alcanzar la

mayor eficacia de dichas estructuras organizacionales. [ CITATION Enr07 \l 9226 ]

2. Direccionamiento del a auditoria

La realización de esta auditora va dirigido al señor Carlos Eduardo plata Ortegón Gerente

general de la organización la cual se desarrollara en el área de servicio al cliente. La cual

3. Periodos y alcances

4. Condiciones contractuales y los estándares en que se llevó acabo el contrato

4.1 Contrato de prestación de servicio de auditoría externa

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Entre los suscritos a saber: Carlos Eduardo plata Ortegón, mayor de edad, identificado con la

cédula de ciudadanía No. _00000000000____ expedida en la ciudad de

Bogotá D.C, en su calidad de Representante Legal de la compañía PLATA ORTEGON

ASOCIADOS S.A.S con domicilio principal en el municipio de Bogotá D.C del departamento de

Bogotá y NIT 900.685.145 , legalmente constituida mediante Escritura Pública No. ______ del

____ de ________ del _____, de la Notaría _______ de la ciudad de ____________, por una

parte quien en adelante se denominará el Contratante; y por la otra parte Mariellis Lorena

Martinez Rodelo , igualmente mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No.

0.000.000.000.en su calidad de Representante Legal de la compañía XXX, con domicilio

principal en la ciudad de Bogota y NIT 0.000.000.000 , legalmente constituida mediante

Escritura Pública No. ______ del ____ de ________ del _____, de la Notaría _______ de la

ciudad de ____________, quien en adelante se denominará el Contratista Independiente; hemos

celebrado el contrato de prestación de servicios profesionales de Auditoría Externa que se regirá

por las siguientes cláusulas:

PRIMERA - OBJETO: El Contratista Independiente se obliga a cumplir la labor de Auditoría

Externa en la compañía Plata Ortegón asociados S.A.S, por el año calendario de 2018, de

acuerdo con lo establecido por la ley y de conformidad con la propuesta que presentó al

Contratante de fecha 12 de Septiembre del 2018, la que para el efecto de descripción de

funciones se considera incorporada al presente contrato.

SEGUNDA - DURACIÓN: El presente contrato tendrá una vigencia de tres meses,

comprendido entre el 12 de septiembre del 2018 y el 12 de Diciembre del 2018 , entendiéndose

que el período sobre el cual se ejercerá el trabajo es el año calendario comprendido entre el 14 de

Septiembre de 2018 y el 10 de Diciembre del 2018 , el cual fue elegido por el órgano directivo
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según consta en el Acta No. 01 correspondiente a la reunión celebrada el 10 de Septiembre del

2018.

TERCERA. - VALOR Y FORMA DE PAGO: El Contratante reconocerá al Contratista

Independiente, como precio de este contrato y por la sola prestación de los servicios descritos en

la propuesta de que trata la Cláusula Primera de este documento, honorarios por la suma de

8.000.0000 (Ocho millones de pesos mcte) , los que pagará en 6 cuotas iguales cada una por la

suma de 1.330.000 ( Millón trecientos tresinta mil pesos mcte ), en los meses de septiembre ,

octubre y Noviembre del año 2018 . PARÁGRAFO: Los anteriores pagos los efectuará el

Contratante directamente al Contratista Independiente, en las oficinas de aquel dentro de los 10

días siguientes a la presentación de las correspondientes facturas. PARÁGRAFO 2: El retardo

en el pago de las cuotas pactadas dará derecho al Contratista Independiente para exigir intereses

moratorios del 1,5% por ciento mensuales sobre los saldos no pagados, sin que esto implique

prórroga del plazo y sin perjuicio del derecho del Contratista Independiente para exigir, por la vía

judicial, el incumplimiento de la obligación total.

CUARTA. - DESIGNACIONES: Para el correcto cumplimiento de sus funciones, el

Contratista Independiente designará las personas que habrán de cumplir con las obligaciones que

por este contrato asume, las cuales deben llenar los requisitos que para este tipo de funcionarios

exige la ley. Entre estas personas y el contratante no existirá ninguna relación de carácter laboral,

y por ende, el pago de sus salarios y demás prestaciones sociales es responsabilidad exclusiva del

Contratista Independiente. PARÁGRAFO: Además del citado personal, el Contratante designará

de su nómina los funcionarios que se requieran para que presten su colaboración a la Auditoría

Externa. Estos empleados trabajarán de tiempo completo con el Contratista Independiente, pero
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sin que exista ninguna relación laboral con éste y, por ende, el pago de sus salarios, prestaciones

e indemnizaciones será responsabilidad exclusiva del Contratante.

QUINTA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Además de las obligaciones generales

derivadas del presente Contrato, el Contratante se compromete a: a) Prestarle toda la

colaboración que solicite el Contratista Independiente, facilitándole todos los documentos o

informes que éste requiera para el correcto cumplimiento de sus funciones; b) Asumir todos los

gastos que se ocasionen con motivo del desarrollo de este contrato, tales como fotocopias, gastos

de viaje fuera de la ciudad donde fue contratado el servicio, llamadas telefónicas locales y de

larga distancia, servicio de fax, etc.; c) En caso de documentos que deban ser revisados y/o

certificados por el Contratista Independiente para su posterior presentación a entidades oficiales

o particulares, el Contratante se obliga a entregar dichos documentos al Contratista

Independiente con no menos de 7 días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento para su

presentación.

PARÁGRAFO: En caso de incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones por parte del

Contratante, en especial la contenida en el literal c) de esta cláusula, el Contratista Independiente

no será responsable por demoras en la presentación de los documentos a las autoridades que lo

requieran, quedando absolutamente libre de responsabilidad por errores u omisiones en que haya

incurrido el Contratante al diligenciar los documentos respectivos.

SEXTA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA INDEPENDIENTE: El Contratista

Independiente se obliga única y exclusivamente a la realización de las labores descritas en la

propuesta presentada al Contratante el día 12 del mes de Septiembre del año 2018 y que son las

que corresponden a la Auditoría Externa, de acuerdo con las normas legales vigentes en

Colombia.
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SÉPTIMA. - LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO: El servicio contratado por el

contratante se prestará en la ciudad de Bogotá y Cali y se extenderá a otros lugares cuando por

razón del servicio contratado se presenten circunstancias que lo requieran.

OCTAVA. - DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos las partes acuerdan como

domicilio contractual el municipio de Bogotá ubicado en el departamento de Bogotá.

NOVENA. - TERMINACIÓN DEL CONTRATO: Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula

segunda de este documento, el Contratante podrá dar por terminado este contrato en forma

unilateral sujetándose a las siguientes previsiones: a) Antes del cumplimiento del plazo inicial

pactado, en cualquier momento, pagando al Contratista Independiente el precio total acordado en

la cláusula tercera de este documento; b) El aviso de terminación del contrato debe ser dado al

Contratista Independiente con no menos de 30 días calendario de anticipación a la fecha efectiva

de dicha terminación.

DECIMA. - DOTACIONES Y RECURSOS: El Contratante facilitará al Contratista

Independiente el espacio físico, así como los elementos necesarios requeridos para el desempeño

de su labor, tales como equipo de cálculo, mesas, sillas, etc.

DECIMOPRIMERA. - AUTONOMÍA DEL CONTRATISTA INDEPENDIENTE: En

desarrollo del presente contrato de Prestación de Servicios Profesionales de Auditoría Externa, el

Contratista Independiente actúa como tal, realizando la labor encomendada con libertad y

autonomía técnica y directiva.

DECIMOSEGUNDA. - GASTOS: Los gastos en que se incurra como consecuencia de la

celebración del presente contrato, serán sufragados por el Contratante.

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DECIMOTERCERA. - CLAUSULA COMPROMISORIA: Las diferencias que surjan entre

las partes con ocasión del desarrollo o terminación de este contrato serán dirimidas por tres (3)

árbitros, quienes seguirán el procedimiento fijado por la Ley 1563 de 2012 y cuyo fallo será en

derecho. En este evento, las notificaciones se recibirán en las siguientes direcciones: El

Contratante, en el domicilio ubicado en la …………..del municipio de Bogotá en el

departamento de Bogotá y el Contratista Independiente, en el domicilio ubicado en la Calle 42

No 8 c 11, del municipio de Bogotá en el departamento de Bogotá.

Para constancia se firma en la ciudad de ___Bogotá _____ a los ___05___ días del mes de

__Agosto____ del año __2018____, ante testigos, en dos (2) ejemplares del mismo valor y

contenido.

EL CONTRATANTE EL CONTRATISTA INDEPENDIENTE

______________________ ______________________

C.C. ____________ C.C. ____________

TESTIGO TESTIGO

______________________ ______________________

C.C. ____________ C.C. ____________

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5. Identificación de las partes responsables y del equipo auditor

5.1 Responsable equipo a cargo de su implementación

Equipo auditor

Fuente: Elaboración propia

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Roles de cada responsable del equipo de trabajo

A continuación se nombrará las diferentes responsabilidades que tiene cada miembro del equipo

auditor para la empresa Plata Ortegón asociados S.A.S.

Coordinador general de auditoría

Es una persona que tiene experiencia en temas relacionados con la auditoría, debe tener

capacidad de respuesta en relación con los resultados que se esperan, dentro de sus funciones

están: Planear y coordinar la ejecución de diferentes auditorias; Examina las operaciones

financieras, administrativas y/o operacionales realizadas en la dependencia o área auditada;

determina la razonabilidad y exactitud de la información financiera y/o situación administrativa

entre otros.

Habilidades para: Analizar los movimientos de ingreso y egreso de la institución, comprender las

situaciones pertinentes al área financiera, preparar informes, planificar el trabajo de las auditorías

y coordinar acciones en grupos.

Destrezas en: Manejo de calculadoras y el manejo de computadoras.

Adiestramiento requerido: Redacción de informes de auditorías, actualización en materia de

auditoría, derecho y acto administrativo, averiguaciones administrativas, relaciones humanas y

atención a público. Formulación, control y evaluación de programas de trabajo.

Líderes del área de proyecto

Son personas que son el motor del grupo, el (los) que de define las directrices y los objetivos a

cumplir y el que guíe y oriente a su equipo de auditores a conseguir esas metas establecidas. El

líder de un equipo auditor no es uno más, sino que debe ser aquella persona, que dentro del
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propio equipo cuente con las habilidades y conocimientos pertinentes que le permitan

desempeñar el mencionado rol. La misión principal que todo buen líder de un equipo de auditoría

debe perseguir es el aseguramiento de que la auditoria que su equipo está realizando va a

finalizar con éxito.

Habilidades para: Contar con capacidad de organización y dirección de su equipo de auditores

internos, han de ser eficientes en la utilización de los recursos de los que disponen durante el

proceso de desarrollo de sus auditorías, deben planificar con antelación la auditoría, debe saber

dirigir a su equipo auditor en el proceso final de establecer las conclusiones del resultado de la

auditoría.

Destrezas en: Tener un amplio dominio de la terminología concreta de ámbito de la calidad,

conocer los principios que sustentan la Gestión de la Calidad y su aplicación saber manejar las

herramientas de Gestión de la Calidad.

Analista de proyecto

Un analista de proyectos, no ejecuta actividades inherentes al desarrollo u operaciones, no

obstante proporciona apoyo a un equipo, a nivel de evaluación e incluso retroalimentación. No

participa directamente en las actividades inherentes a la ejecución proyecto, pero se encarga de

hacer control o seguimiento de todas las fases y de asegurar su efectividad.

Un analista de proyectos, cuenta con amplias facultades para la identificación de oportunidades

de mejora, el diseño e implementación de correctivos y propuestas, que impacten positivamente

en la gestión de los cuerpos o equipos de trabajo para que su desempeño vaya de la mano con la

planificación y las metas.

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Habilidades para: mantener el proyecto en marcha, dentro del presupuesto y dentro del

cumplimiento de los requisitos, responsable de la preparación y presentación de informes sobre

el proyecto ante la alta dirección, incluyendo los informes de gastos y el seguimiento de

proyectos, retroalimenta e informa sobre los avances en la ejecución y posibles desviaciones al

equipo de trabajo y puede llegar a ser el responsable de la programación y los horarios de los

proyectos y la gestión global.

Destrezas en: Una persona exhaustiva, minuciosa, con alta capacidad analítica y concentración

en el detalle. Es un profesional que maneja un lenguaje asertivo con amplia capacidad

comunicacional y habilidades para exponer resultados de forma oral y escrita.

Demanda un importante conocimiento técnico. Un analista debe ser competente en varios

programas de computadora, incluyendo Microsoft Office, Microsoft Project, Excel, SPSS y otro

software de administración de proyectos.

Áreas de intervención

Para la empresa Plata Ortegón asociados S.A.S. el proyecto de intervención que se va a realizar

tiene que ver con el área del servicio al cliente.

6. Área de restricción de la información

Con el fin de establecer metas realistas y ¡levar a cabo sus funciones eficazmente, los auditores
deben saber lo que sus empresas y la Alta Dirección esperan de ellos. También deben tener una
comprensión clara de los objetivos de la administración superior y de sus necesidades. Este
artículo discute estas cuestiones y describe los tipos de relaciones que deben existir entre los
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auditores contables/administrativos, los técnicos en informática y la administración superior si se

desea asegurar la operación controlada y eficiente de la empresa.
Los auditores evalúan la adecuación, la eficiencia, y la eficacia de los sistemas de control de una
empresa. El objetivo de estos sistemas es limitar los riesgos proporcionando una seguridad
razonable de que: los activos estén apropiadamente resguardados, la información (financiera y
otra) sea oportuna y confiable así como los errores y las irregularidades sean localizados y
corregidos prontamente.

Los sistemas de control promueven la eficiencia operativa y coadyuvan al logro de políticas y

otras restricciones que se establezcan. Aunque los auditores tienen un interés decisivo en
verificar los resultados informados de la actividad del negocio, su preocupación prioritaria debe
ser la continua eficacia de los sistemas de control que influyen en toda la actividad de la
empresa.

Los sistemas de control, no la función de auditoría, proporcionan la seguridad primordial contra

el fraude. Sin embargo, los auditores deben evaluar la aptitud de los sistemas para alcanzar ese
fin. Para ese efecto, el auditor debe entender los propósitos del negocio y las prácticas de control
necesarias para lograrlos.

Comúnmente es sólo por casualidad que los auditores pueden detectar transacciones irregulares
para las cuales no hay registro (ejemplo, un recibo de dinero no registrado de una fuente para la
cual no hay evidencia de contabilidad), una transacción aislada que no se repite (ejemplo, una
sola compra fraudulenta), o irregularidades que están bien encubiertas por connivencia. En el
curso acostumbrado del ciclo de auditoría, el auditor debe ser capaz de detectar irregularidades
que:

 Afecten en forma significativa los estados financieros o sigan repetidamente un patrón

sospechoso de ocurrencia.

 Puedan ser detectadas por muestreo razonable de auditoria.

Los auditores también deben aceptar la responsabilidad por irregularidades que resulten de su
omisión para informar a la administración de debilidades en los sistemas de control. Tanto el
auditor como la administración ejecutiva reciben su autoridad del Directorio. La administración
para diseñar y mantener sistemas de control. El auditor para evaluar aquellos sistemas.

Como el proceso de evaluación sirve para la función de diseño y mantenimiento, el auditor

también está obligado a rendir cuentas a la dirección ejecutiva. Esta obligación, sin embargo, no
significa que la dirección pueda restringir la independencia funcional del auditor. De tal forma
que este último conserva la independencia de criterio funcional.

Además, el auditor debe recordar que la función de auditoría sirve a muchos usuarios. Aunque no
sea responsable ante los usuarios, el auditor tiene una obligación con ellos. La relación auditor
usuario debería caracterizarse por la integridad, la comunicación sincera, el respeto mutuo. La
satisfacción del usuario debería ser una consideración importante en la evaluación que haga el
Directorio del desempeño de la auditoría.
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El profesionalismo en la auditoría. Los auditores pueden ganar el apoyo y comprensión de sus

empresas respetando un conjunto de normas, como las establecidas por el Colegio de Contadores
Públicos de Lima, así como las difundidas por la Contraloría General de la República a través de
su Escuela Gubernamental. Asumir las fuentes de conocimiento establecidas por el Comptroller
General of the United Estates -Contralor General de los Estados Unidos-, el Institute Of Internal
Auditors -Instituto de Auditores Internos-, o el Bank Administration Institute -Instituto de
Administración Bancaria-.

El ambiente moderno de los negocios exige que un auditor mantenga la pericia por medio de la
educación continua y las asociaciones profesionales. La reputación de todos los auditores
depende hasta cierto punto de la conducta de cada uno de ellos. El trabajo del auditor, por tanto,
debería reflejar un debido cuidado profesional. Esto impone una obligación ética a todo auditor
de demostrar competencia para ejecutar procedimientos tanto administrativos como de auditoría.

7. Documentos utilizados y otorgados por la organización

 Rut
 Cámara de comercio
 Composición accionaria
 Base de datos de cliente
 Estructura organizacional
 Estados financieros y contables
 Conciliaciones bancarias
 Certificaciones bancarias
 Nomina
 Notas a los estados
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8. Desarrollo de puntos centrales

8.1 Marco legal

Comunicación con el cliente

 En la comunicación que se realiza con los clientes se tiene que incluir:

 Toda la información que concierne a los productos y a los servicios
 Atender a todas las consultas, los contratos y los pedidos, además de incluir los cambios

pertinentes.
 Obtener retroalimentación de los clientes según los productos y los servicios, se deben

incluir la quejas de los clientes.

 La manipulación o el control de la propiedad del cliente.e) Se tiene que establecer los

requisitos específicos para tomas las acciones necesarias de contingencia, siempre que

sea pertinente.

Determinación de los requisitos relacionados con los productos y servicios

Cuando se establecen todos los requisitos de los productos y los servicios que se ofrecen para los

clientes, la empresa tiene que estar segura de que:

a) Los requisitos para los productos y los servicios se deben definir: Los requisitos legales y

la reglamentación que sea aplicableLos servicios o productos que la organización

considere necesarios
b) La empresa puede cumplir con todas las declaraciones sobre los productos y los servicios

que ofrece.
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Revisión de los requisitos relacionados con los productos y servicios

La empresa tiene que estar segura de la capacidad con la que cuenta para cumplir con todos los

requisitos de los productos y los servicios que ofrecen a los clientes. La empresa tiene que

realizar una revisión antes de comprometerse para suministrar los productos y servicios a su

cliente, en lo que se debe incluir:

a) Todos los requisitos que han sido especificados por el cliente, se incluyen los requisitos

necesarios para la entrega de los productos.

b) Los requisitos que no se encuentren establecidos por el cliente, aunque son necesarios

para su utilización específica o prevista.

c) Los requisitos que especifica la empresa.
d) Los requisitos legales aplicados a los productos y servicios.
e) Las diferencias que existen entre los requisitos del contrato y los expresados de forma

previa.

La empresa tiene que asegurarse de que se resuelvan todas las diferencias que existen entre los

requisitos establecidos en el contrato y los que se expresan de forma previa.

La empresa tiene que realizar una confirmación de todos los requisitos de los clientes antes de

aceptarlos, cuando el cliente no realice ninguna declaración documentada de sus requisitos.

NOTA 1 en muchas ocasiones, no se puede realizar una revisión formar para cada pedido. En ese

caso se puede cubrir la información del producto pertinente con los catálogos o el material

utilizado en la publicidad.
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La empresa tiene que conservar toda la información perfectamente documentada, cuando se

apliquen:

a) Los resultados de la revisión.

b) Los nuevos requisitos que tengan los productos y los servicios

La empresa se tiene que asegurar de que en el momento en el que cambien los requisitos para los

servicios o productos, la información documentada se modifique pertinentemente, y que las

personas responsables sean conscientes de dichos cambios.

Durante este apartado se abordan los siguientes temas:

 Comunicación con el cliente

 Determinar todos los requisitos relativos a los servicios y productos
 Revisar los requisitos que se relacionan con los productos y servicios
 Cuando se habla del proceso de comunicación debe ser relativo a las consultas, contratos,

atención de pedidos, información relacionada, etc. de los servicios y productos.

La norma ISO 9001:2015 quiere que se tengan en cuenta todos los a todos los clientes

potenciales, y por lo tanto realizar un análisis del entorno.

La norma ISO 9001 incluye todos los requisitos que se relacionan con los productos y los

servicios que la empresa debe revisar.

Las obligaciones que debe cumplir la empresa se encuentran incluidas en los requisitos de la

norma ISO 9001:2015. [ CITATION Nue15 \l 9226 ]

Se requiere que una empresa ponga en marcha todos los procesos que permiten la realización de

la comunicación con todos los clientes en materias que se relacionan con los productos y los
 20

servicios. Se debe poner en marcha todos los procesos que garanticen el cumplimiento de los

requisitos de los productos y los servicios ofrecidos por la organización.

Los abogados, como cualquier profesional que presta servicios, deben cumplir con una serie de

obligaciones tributarias y, en caso de no hacerlo, son sujetos de responsabilidad fiscal. La

primera de esas obligaciones que corresponde a los abogados, así como a todas las personas que

prestan servicios en Colombia, es la de inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) que

administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-2.

Las demás obligaciones dependen de cada caso concreto, especialmente de si el abogado ejerce

su profesión de manera independiente o si es socio de una firma de abogados1

El abogado debe diligenciar un formulario preestablecido por la DIAN y anexar fotocopia de los

documentos de identificación. El trámite debe realizarse ante la Administración que tenga

jurisdicción en el lugar del asiento principal de los negocios, si se trata de personas naturales, u

en el domicilio principal, si se trata de personas jurídicas.

El impuesto sobre la renta es un impuesto de período anual, porque la utilidad (renta) que se

grava es la generada por el desarrollo de actividades durante un año, desde el 1° de enero hasta el

31 de diciembre.

Para pertenecer al régimen simplificado existen otros requisitos:

Tener máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su

actividad.

1 Natalia Tobón Franco. (2017). Responsabilidad Fiscal de los Abogados. 02 de Septiembre de 2018, de En
Colombia Sitio web: https://encolombia.com/derecho/revistajurisdiction/jurisdictio44/res-fiscal-abogados
 21

Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras no supere

ciertas cifras.

Por lo tanto, si un abogado modifica unilateralmente un contrato donde se pactaron honorarios

cuota litis para incrementar los honorarios con lo que el cliente debe cancelar por concepto de

I.V.A. a la administración de impuestos no incurre en ninguna falta. Lo anterior porque los

abogados están obligados a facturar I.V.A. y porque los contratos obligan no sólo a lo que en

ellos se expresa, sino a todas las cosas que emanan precisamente de la naturaleza de la

obligación o que por ley pertenecen a ella (C.C. art. 1603).Colombia, C. Sup. Jud., Sent., mar.

26/98 Rad. 15141. M.P. Leovigildo Bernal A.

Colombia, Decreto 1372 de 1992.

Colombia, DIAN. Cpto. 39683, jun.2/ 98.

Tomado www.dian.gov.co/dian/12sobred.nsf/pages/Preguntasfrecuentesrenta?opendoc ument.

Recuperado el 25 de septiembre de 2006.

En el caso de los abogados que no facturen estando obligados, o sus ingresos no se hayan

sometido a retención en la fuente, sólo podrán deducir hasta el 50% de los gastos respecto del

total de los ingresos. Ej.: Si un abogado tiene ingresos de 80 millones de pesos, pero para realizar

su trabajo tuvo que hacer pagos por concepto de arriendo, servicios (sustentado por las

respectivas facturas) por valor de 50 millones de pesos y le practicaron retenciones en la fuente

sobre una base total de 80 millones de pesos, podrá restar la totalidad de los gastos en que

incurrió. Sin embargo si la facturación es incompleta o los ingresos no se sometieron a retención

en la fuente sólo tendrá derecho a deducir hasta el 50% del total de los ingresos, que, en este

caso, es de 40 millones de pesos.

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Colombia, DIAN, Cpto. 8343, abr. 9/90

Conocimiento del cliente a auditar:

8.2 Actividad económica:

Plata Ortegón asociados S.A.S

Consultoría en Comercio Exterior. Derecho aduanero y Derecho de la Competencia

Actividades Jurídicas 6910

Órganos de dirección, administración y representación legal

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8.3 Estructura organizacional

Realización:
JULIAN ORTIZ
Abogado

SANDRA
TATIANA
CARLOS FELPE ECHEVERY
ORTEGON PULIDO Ingeniera de
Abogado- sistemas
ORTEGON Gerente General

JUAN CARLOS WENDY

CARLOS EDUARDO PLATA

ROMERO JOHANNA
Economista FERNANDEZ
Profesiona
FERNANDO l en
CALDERON negocios
ALCAZAR internacio
Abogado nales
IVONNE NATALIA
JULIO CESAR MURCIA
SALEME LOPEZ Abogada
Profesional e
administración
de coerció
exterior

Fuente Propia
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Contrario a otras compañías, los gerentes de niveles superiores en las grandes firmas de abogado

son nombrados como socios mayoritarios o abogados reconocidos. Entonces, de acuerdo con la

Asociación de Abogados de Estados Unidos, el socio mayoritario debe contar con

administradores de la firma de abogados reconocidos, como directores ejecutivos y funcionarios

jefes de operaciones que son responsables de la contabilidad, de recursos humanos y de

funciones similares.

Si la firma de abogados cuenta con más de un socio fundador, entonces cada uno de ellos deb

servir como cabeza de departamento dentro de su área de experiencia. Cada socio podrá hacer

crecer su departamento contratando y entrenando abogados subalternos dentro de cada área de

enfoque.2

8.4 Composición de capital

Identificación Nombre Número de Valor nominal Porcentaje

acciones
C.C. 80.499.389 CARLOS EDUARDO 1.000 10.000 100%

PLATA ORTEGON
TOTAL : 1.000 $10,000,000 100%

2 Dwight Chestnu. (Febrero 01 de 2018). Estructura organizacional de una firma de abogados. 30 de Agosto 2018,
de Cuida Tu Dinero Sitio web: https://www.cuidatudinero.com/13117237/estructura-organizacional-de-una-firma-
de-abogados
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8.5 Planta física

Plata obregón cuenta con su oficina en la ciudad de Bogotá en:

Bogotá Carrera 13 #73-34 Of.203

(57) 315 897 70 93

Página Web: http://plataortegonasociados.com/

8.6 Comercialización

En plata obregón sabemos que sin la existencia de clientes no existe actividad económica, una

de las premisas principales de los bufetes será la captación de nuevos clientes y la consolidación

de los clientes ya existentes. La práctica habitual hasta hace pocos años para la atracción de

futuros clientes, residía esencialmente en dos formas de actuación: la boca-oído y el prestigio

académico.

La trayectoria profesional es la mejor garantía para la contratación de los servicios jurídicos; esta

afirmación describe en una situación real e inmejorable cuando se trata de un abogado de

reconocido prestigio y con suficientes años de experiencia; pero dicha premisa no es aplicable a

un gran número de abogados en ejercicio que por distintas circunstancias o bien no han podido

demostrar su valía.

La cuantía de los honorarios será libremente convenida entre el cliente y el abogado.

 26

Fijando un precio intermedio de los productos que ofrecidos. También los servicios prestado

oscilan entre $1.000.0000 Cmte. Un millón de pesos hasta los 80.000 Cmte. ochenta millones

de pesos

Inventario

 Servicio de Asesorías Jurídicas y económicas a Clientes Nacionales y Extranjeros, ya sea

Naturales o jurídicas, de igual forma al gobierno nacional o territoriales o extranjeros; en asuntos

Relativos a logística internacional, comercio exterior, cambios internacionales, zonas francas,

Aduanas y zonas libres especiales.

 Prestar asesorías y consultorías en Derecho Comercial, Derecho Corporativo, Derecho

Marítimo, Derecho Aduanero, Derecho Administrativo.

 Realización de seminarios en Comercio Exterior además de los mencionados, se prestan

servicios de asistencia legal especializada a empresas del sector en Comercio Exterior,

tales como Líneas Navieras, Agentes de Carga Internacional agentes de Aduana. Algunos

de los tópicos se enuncian a continuación:

 Cobertura Jurídica en todos los aspectos de derecho comercial, logísticos, marítimos,

aduaneros de común ocurrencia en el trasegar diario, apoyada en muy buenas relaciones a

nivel profesional con las Autoridades aduaneras y de comercio exterior, Portuarias,

Notarias y Entidades Estatales y p rivadas responsables de los asuntos que competen a

empresas del Sector de Comercio Exterior.

 estudio y elaboración
 27

Estudio, elaboración y seguimiento de actuaciones administrativas tales como Respuestas a

Requerimientos Especiales Aduaneros, Recursos Ordinarios de Reconsideración, Reposición,

Apelación y Queja y el Recurso Extraordinario de Revocatoria Directa, así como solicitudes de

Devolución, formuladas directamente o a través del mecanismo de Compensación.

 estudio de documentos

Estudio de todos los documentos que utiliza las empresas del sector de Comercio Exterior, con el

Fin de adaptarlos a los cambios de que sea objeto la legislación colombiana a efecto de hacerlos

Más claros, expresos y totalmente eficaces en sus fines.

 formulación de consultas

Formulación de consultas de carácter general en materia jurídica, o de carácter técnico u

Operativo, ante las entidades competentes para cada caso, con el fin de propender por la unidad

Doctrinal en la aplicación e interpretación de la normatividad vigente

 elaboración de documentos

Elaboración inmediata de minutas de Constitución de Sociedades, Reformas Estatutarias,

Promesas de Contratos, Contratos de Compraventa, Mandatos, Contratos de Prestación de

Servicios Profesionales y, sin excepción, todo trámite a este nivel.

 cursos de capacitación

Cursos de capacitación y actualización en Legislación Aduanera, Marítimo y de Comercio

 28

Internacional.

 resolución de consultas

Pronta resolución a todas las consultas verbales o escritas de carácter jurídico, análisis de casos,

Elaboración de conceptos, proyección de peticiones o memoriales, relacionada con los aspectos

Aduaneros, comerciales y de comercio internacional para el consorcio.

 control de documentación

Control de todas las licencias, permisos, garantías bancarias o de compañías de seguros,

Autorizaciones, renovaciones, etc., que en desarrollo de las actividades de las distintas empresas

Del sector de Comercio Exterior.

 asesoría en legislación trámites

Actualización en lo referente a legislación y trámites a seguir en las materias objeto de la

asesoría

Que se presten a las empresas del sector de Comercio Exterior.

 recuperación de contenedores

Recuperación de contenedores de Importación declarados en abandono por la falta de

Nacionalización por parte del cliente y/o ante el impedimento de retirarlos debido a los altos

Costos de almacenaje y demoras. Igualmente, recuperación de unidades de exportación

Aprendidas.
 29

 implementamos sistemas de seguridad en riesgos, basados en salarte y siplaft

Brindar asesoría y acompañamiento técnico y legal en la Identificación, Medición y Control de

Los riesgos inherentes al lavado de activos y financiación del terrorismo, Narcotráfico,

Contrabando y Proliferación de Armas de destrucción masiva, basados en la estructura interna y

Externa de la cadena logística de los operadores de comercio exterior, con el fin de dar

Cumplimiento de la normatividad vigente

8.7 Cartera

La cartera de Plata Ortegón asociados S.A.S en su mayor parte es ejecutada para pagos de

viáticos de los abogados y algunos préstamos a clientes para trámites correspondientes al caso,

en cuanto a pagos de arriendo y otros estos se maneja por el tercero encargo de solo la parte

contable.

Procedimientos: expliqué las disposiciones legales, los pronunciamientos y las normas.

8.8 Programa De Trabajo:

Numero progresivo de actividades estimadas

En la siguiente imagen se explica el paso a paso y los elementos fundamentales que se van a

tener en cuenta para la elaboración de la auditora.

Obtención de datos
 30

Análisis de datos

Hechos

Evaluación de hechos según criterios

Evidencias

Elaboración de concusiones preliminares

Comunicaciones

Evaluación de comentarios

Redacción de las observaciones

Actividades procedimientos específicos para captar y examinar la información

- Selección del equipo Auditor y Asignación de Actividades

- Capacitación al equipo auditor

- Reunión con directivos de la compañía

- Visita a la compañía e inspección

- Definición de área a auditar.

- Identificar personal clave de la unidad a auditar

- Definición de recursos

- Definición de las técnicas a utilizar

 31

- Diagnostico preliminar

- Recolección de información y documentación

- Depuración de información

- Realizar pruebas de recorrido

- Definir estrategia de auditoría

- Elaborar el Plan de Trabajo y Programas de Auditoría

- Elaborar los Planes de Trabajo por parte de otros Equipos de Auditoría -si los hay-

- Determinar la Coherencia del Plan de Trabajo

- Aprobar el Plan de Trabajo

- Identificar Factores de Riesgo o irregularidades

- Evaluación y análisis

- Integración de conclusiones

- Discusión de conclusiones

Fases

Fase de Observación

Fase de investigación e información documental

Fase de conclusiones y recomendaciones

Fase de presentación
 32

Fase de evaluación

8.9 Cronograma de Actividades

Grafico 2. Fuente Propia

 33

8.10 Diagrama de Procesos

Imagen 1.

Fuente: Propia

Mapa de Procesos diseñado bajo el programa GoCongr: https://www.goconqr.com

 34

8.11 Reportes y clases de informes a presentar auditoria

Se Refiere a un examen de las prácticas financieras y de los registros de una organización,

agencia o negocio, pero cuando se refiere a la auditoría del servicio al cliente este no solamente

examina los procesos internos sino que también se enfoca en el consumidor, cuál será su reacción

a la hora de consumir nuestros productos o servicios, cuál ha sido su experiencia; debido a que

de los resultados obtenidos las empresas o instituciones podrán realizar mejoras continuas en

todos sus procesos.

El cliente interno es todo aquel personal que de forma directa o indirecta es parte de las labores

de producción de los productos o servicios que la empresa brinda, entre estos se encuentran: los

cajeros, los vendedores, el gerente, los vigilantes, el de atención al cliente, los ejecutivos de

créditos y otros.

Domínguez Collins, en su libro “El Servicio Invisible, Fundamento de un Buen Servicio al

Cliente” (2006) conceptualiza al cliente interno de la siguiente forma “El personal que labora en

la empresa es considerado como cliente interno, cada vez que sea el receptor primario de la

misión, visión y estrategias formuladas por la organización para lograr la satisfacción del cliente

externo
 35

8.12 Periodicidad

La primera auditoría del sistema de prevención deberá llevarse a cabo dentro de los doce meses

siguientes al momento en que se disponga de la planificación de la actividad preventiva.

La auditoría deberá ser repetida cada cuatro años, reduciéndose el plazo a dos si la empresa se

dedica a actividades consideradas de riesgo especial. Estos plazos de revisión se ampliarán en

dos años en los supuestos en que la modalidad preventiva de la empresa haya sido acordada con

la representación especializada de sus trabajadores. En todo caso, deberá repetirse cuando lo

requiera la autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y, en

su caso, de los órganos técnicos en materia preventiva de las comunidades autónomas, cuando

las circunstancias pongan de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la última

auditoría. (http://www.empleo.gob.es)

En dado caso se verán reflejados los resultados al final de cada auditoria como límite de plazo de

un mes en el cual el cronograma serian es Agosto, dejando reflejar las conclusiones de cómo está

la empresa dentro del área Comercial (Se está realizando la labor de servicio al cliente

correctamente), Talento humano (Motivación y estimulación del personal) y Administrativa

(Control de la infraestructura y/o servicios administrativos) las áreas auditadas.

 36

Diagrama de procesos o flujo

 37

Reportes y clases de informe

informe del auditor independiente.

Informe al Consejo del Centro—Resultados de la auditoría. Este informe

contendrá nuestras conclusiones respecto a la eficiencia de los procedimientos financieros, el

sistema de contabilidad, los controles financieros y, en general, la administración y gestión del

CIF-OIT, así como todos los asuntos a los que se refiere

 38

Proporcionaremos una actualización sobre las observaciones de ejercicios anteriores y la

aplicación de las recomendaciones. Incluiremos también las observaciones y recomendaciones

del año en curso. Además, nuestro informe al Consejo contendrá una reflexión sobre nuestro

mandato como auditores externos para el Centro, donde evaluaremos los progresos realizados

por el Centro a lo largo de nuestros 8 años como auditores externos. En nuestra reflexión

discutiremos los logros, las medidas adoptadas para lograr mejoras y los ámbitos que todavía han

de mejorarse.

informe al Director—Resultados de la auditoría. Este informe se prepara para ayudar al Director

a examinar los estados financieros.

Carta a la Dirección. Una comunicación derivada en la que se señalan oportunidades para hacer

modificaciones en los procedimientos, con el fin de mejorar los sistemas de control interno,

racionalizar las operaciones, y/o perfeccionar las prácticas de presentación de informes

financieros.

Periodicidad Tiempo dispuesto para informar avances

Se ha planeado que para tiempos de entrega total serán alrededor de cada 15 dias con una

presentación de informes mensuales o según sea el caso de la actividad a realizar

9. Análisis factorial

SOLO AGREGAR EL EJE TRES DE ERKA

10. Conclusión
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11. Recomendaciones

12. Anexos

13. Referencias

1. *Camara de Comercio de Bogotá. (16 de 02 de 2018). CERTIFICADO DE

EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL. CHIA.

2. *Castellanos, R. M. (2007). El desarrollo de las organizaciones del siglo XXI: ética,

responsabilidad. Madrid: Especiales Directivos.

3. *CUERVO. (2001). Introducción a la Asministración de Empresas. Madrid: 4° edición.
4. *Edi Corp SAS. (s.f.). EDI CORP SAS. Obtenido de http://edicorp.com.co/
5. *Franklin, E. B. (2007). Auditoria administrativa: gestión estratégica del cambio. México.

6. http://www.bbvacontuempresa.es/a/que-niveles-directivos-existen-la-empresa
 40

7. Urlaub Accounting: Tipos de dictámenes de auditoría, Bizcovering: Preparación de un

Informe de Auditoría Financiera)

8. *Empleo-guía/texto/guía-10/contenidos/guía.
9. http://www2.ula.ve/personal2/index.php?option=content&task=view&id=362
10. https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2016/02/cualidades-lider-de-un-equipo-

auditor/
11. https://www.cuidatudinero.com/13067743/que-es-un-analista-de-proyectos
12. https://www.google.com.co/search?

q=actividades+para+una+auditoria&tbm=isch&tbs=rimg:Cfc2EqXr_1uCwIjhCz3hTpIi2

QIdgiwP9aeuB0kEgdqJP8eGHdjn8fz5qD2bBs0Te1JMitJT_1uuRr-

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