Cours Microsoft Access

Université Mohammed Premier

Microsoft ACCESS Oujda – Maroc

Gestion de base de données

1 2

Introduction à ACCESS Introduction à ACCESS (suite)

• Microsoft Access est un système de gestion
de base de données ( SGBD ) qui permet de
stocker et de gérer de vaste ensembles
d’informations.
• Quel est l’intérêt d’une base de données ?
• Fins Personnelles : Nombreux sont ceux
qui se servent d’une base de données pour
gérer des informations personnelles comme
des adresses, des recettes, des inventaires
de disques. Le stockage et la recherche des
informations se révèlent bien plus efficaces
qu’avec des feuilles de papier ou un
système de fiches.

3 4

Introduction à ACCESS (suite) Introduction à ACCESS

Fonctions des bases de données (suite)
• Fins Professionnelles : Les entreprises
utilisent des bases de données pour stocker
des informations telles que leurs listes • Stocker des informations : Une base de
d’adresses, leur comptabilité, leurs données stocke et gère un ensemble
commandes, leurs dépenses, leurs stocks et d’informations relatives à un but ou à un
la gestion de paies. Access permet de sujet particulier. Vous pouvez ajouter,
revoir, d’actualiser et d’analyser mettre à jour, revoir et organiser avec
efficacité ces informations.
efficacement des informations en constante
évolution.

5 6

1
Cours Microsoft Access

Introduction à ACCESS Introduction à ACCESS

Fonctions des bases de données (suite)
• Recherche des informations : Il est facile de
retrouver instantanément des données
recherchées dans une base de données.
Vous pouvez localiser tous les clients dont
le nom de famille est Mansouri, par
exemple. Il est également possible de
mener des recherches plus poussées, telles
qu’identifier l’ensemble des clients
habitants à Rabat et ayant acquis pour
plus de 50000 DH. de marchandises l’année
précédente.
Fonctions des bases de données (suite)
• Analyser et imprimer des informations:
Vous pouvez effectuer des calculs sur les
données contenues dans la base de
données, afin de prendre plus facilement
des décisions rapides, précises et fiables.
Les informations peuvent être imprimées
sous la forme d’états de qualité
professionnelle.

7 8

Eléments d’une base de données Eléments d’une base de données (suite)

• Une base de données est composée de

tables, de formulaires, de requêtes et N° Prénom Nom Ville Tél
d’états. 1 Ali Mrabat Casa 022536363
• Table : Elle stocke les informations 2 Laila Mouradi Fès 035897410 Enregistrement
concernant un sujet particulier, comme une
3 Jamal Hadri Oujda 036665541
liste des adresses. Une base de données
peut renfermer plusieurs tables, chacune 4 Hamid Mansour Oujda 036514235
se composant de champs et
d’enregistrements Champ
9 10

Eléments d’une base de données (suite) Eléments d’une base de données (suite)

• Champ : Il correspond à une catégorie

• Formulaire : Il permet de consulter, saisir
d’informations précise dans une table, telle
que les prénoms de tous vos clients.
• Enregistrement : Il correspond à une série
d’informations concernant une même
personne, un même endroit ou un même
article, comme le nom et l’adresse d’un
client.
et modifier rapidement les informations
d’une base de données, en les présentant
sous un format attrayant et pratique. Il
affiche généralement un enregistrement à
la fois et propose des zones de saisie
indiquant clairement où placer les données.

11 12

2
Cours Microsoft Access

Exemple de Formulaire Eléments d’une base de données (suite)

• Requête : Elle permet d’extraire de la base

de données des informations dont vous
avez besoin. Vous y définissez des critères
destinés à spécifier le type d’informations
recherchées. Vous pouvez par exemple
établir une requête qui localise tous les
clients résidant à Oujda

13 14

Démarrer Access
Eléments d’une base de données (suite) • Vous pouvez démarrer Access pour créer une nouvelle
base de données ou travailler avec une base existante.

• Etat : c’est un document d’aspect

professionnel qui synthétise les
informations d’une base de données. Vous
pouvez y effectuer des calculs, afin
d’analyser vos données. Il est par exemple
possible de créer un état affichant le total
des ventes de chacun des produits.
1. Cliquez Démarrer
2. Pointez Tous les programmes
15 3. Cliquez Microsoft Access 16

Démarrer Access ( suite ) Créer une base de données avec

l’assistant
• La fenêtre Microsoft
Access apparaît à chaque
démarrage d’Access, • L’assistant Création d’applications vous
permettant de créer ou aide à créer votre base de données. Il fait
d’ouvrir une base de gagner du temps en fournissant des
données. éléments prédéfinis, tels que des tables,
des formulaires, des requêtes et des états.

17 18

3
Cours Microsoft Access

Créer une base de données avec Créer une base de données avec
l’assistant (suite ) l’assistant (suite )
2. Cliquez l’onglet Base
de données
3. Cliquez le type de
base de données à créer.

1. Cliquez Modèles généraux…

4. Cliquez OK ( la boite
( La boite de dialogue Modèles de dialogue Fichier
apparaît ) Nouvelle base de
données apparaît ).
19 20

Créer une base de données avec Créer une base de données avec
l’assistant (suite ) l’assistant (suite )
Cette zone décrit le type
Cette zone indique l’emplacement
d’informations que contiendra la
où Access enregistra votre base de
base de données.
données. Cliquez-la pour changer
d’endroit.
5. Saisissez un nom pour votre
base de données
6. Cliquez Créer ( le premier
écran de l’assistant Création
d’applications apparaît
7. Cliquez Suivant pour continuer.

21 22

Créer une base de données avec

Créer une base de données avec
l’assistant (suite ) l’assistant (suite )
Cette zone affiche les tables de
la base de données.

• Lors de la création d’une base de données à 8. Cliquez un nom de la table

pour afficher la liste de ses
l’aide de l’assistant Création d’applications, champs.
celui-ci affiche les champs que chaque table
doit obligatoirement contenir. Vous pouvez Cette zone affiche les champs
de la table sélectionnée. Les
ajouter d’autres champs facultatifs. champs précédés d’une coche
() sont obligatoires et
apparaissent donc dans la
table. Les autres sont
facultatifs.

23 24

4
Cours Microsoft Access
Créer une base de données avec
l’assistant (suite )
9. Pour ajouter un champ
facultatif à la table, cochez la case
(  ) précédant son nom ( 
devient  ). Répétez cette étape
pour chaque champ à intégrer.
10. Cliquez Suivant pour
continuer.
Créer une base de données avec
l’assistant (suite )
Cette zone donne un exemple du
style sélectionné.
13. Cliquez le style à utiliser
pour les états imprimés.
14. Cliquez Suivant
continuer.
Créer une base de données avec
l’assistant (suite )
L’assistant indique que vous
avez fourni toutes les
informations nécessaires à la
création de la base de données.
16. Cliquez Terminer, afin de
créer la base de données.
Créer une base de données avec
l’assistant (suite )
Cette zone donne un exemple
du style sélectionné.
11. Cliquez le style à utiliser
pour l’affichage à l’écran.
12. Cliquez Suivant pour
continuer
Vous pouvez revenir à une
étape précédente et modifier
vos réponses à tout moment en
cliquant sur Précédant.
25 26
Créer une base de données avec
l’assistant (suite )
Dans cette zone figure le titre
de votre base de données. Pour
en changer, saisissez-en un
autre.
pour
15. Cliquez Suivant pour
continuer
27 28
Créer une base de données avec
l’assistant (suite )
• Access crée divers objets pour la base de
données, comme des tables, des
formulaires, des requêtes et des états.
• La fenêtre Menu Général principal qui
apparaît permet d’accomplir des opérations
courantes.
29 30
5
Cours Microsoft Access

Créer une base de données avec Créer une base de données avec
l’assistant (suite ) l’assistant (suite )
17. Cliquez ici pour fermer
cet objet et revenir au Menu
Général principal.

Pour effectuer une tâche,

cliquez-la.
( l’objet de la base de données
qui permet de réaliser l’opération
apparaît )

31 32

33
Créer une base de données vide
34
(suite )
CRÉER UNE BASE DE La boite de dialogue Microsoft
Access apparaît à chaque
DONNÉES VIDE
démarrage du programme.

1. Cliquez cette option pour

créer une base de données
vide. ( la boite de dialogue
Si vous voulez concevoir votre propre base de
Fichier Nouvelle base de
données apparaît )
données, vous pouvez créer une base vide et
disposer ainsi d’une souplesse et d’un
contrôle accrus.

 oite de dialogue Microsoft Access apparaît à chaque démarrage du programme.

Créer une base de données vide Créer une base de données vide
35
(suite ) 36
(suite )
 Access crée une base de
2. Entrez un nom pour la base données vide.
de données.

 Vous pouvez maintenant

ajouter des objets, tels que des
tables et des états, à la base de
données, qui apparaîtront
3. Cliquez Créer, afin de ensuite dans la fenêtre Base de
générer la base. données.

6
Cours Microsoft Access

Créer une table en mode feuille de Créer une table en mode feuille de
37
données 38
données (suite)

 Une table regroupe les informations 1. Dans la fenêtre base de données,

cliquez Tables.
concernant un sujet précis, tel qu’une
liste d’adresses. Vous pouvez en créer
une pour ajouter de nouvelles 2. Double-cliquez Créer une table
informations dans votre base de en entrant des données. ( Une table
vierge apparaît )
données.

Créer une table en mode feuille de
39
données (suite)
Cette zone affiche les noms de
chaque champ de la table.
3. Pour modifier un nom de champ,
double-cliquez-le, afin de le mettre
en surbrillance.
Créer une table en mode feuille de
40
données (suite)
4. Tapez un nouveau nom de champ,
puis appuyez sur la touche Entrée.
5. Répétez les étapes 3 et 4 pour
chaque champ à inclure dans votre
table.

Créer une table en mode feuille de Créer une table en mode feuille de
41
données (suite) 42
données (suite)
Un message apparaît avertissant que la table ne possède pas de clé primaire.
6. Cliquez l’icône d’enregistrement, afin
d’enregistrer votre table. ( la boite de
dialogue Enregistrer sous apparaît )

7. Entrez un nom pour votre table.

8. Cliquez OK. 9. Cliquez Oui, afin qu’Access crée une clé primaire à votre
place.

7
Cours Microsoft Access
Créer une table en mode feuille de
43
données (suite)
Access supprime les lignes et les
colonnes sans données.
Si vous avez répondu Oui à l’étape
9, Access ajoute à votre table un
champ d’identification servant de
clé primaire. Ce champ affiche un
numéro pour chaque nouvel
enregistrement ajouté.
10. Pour entrer des données dans un
enregistrement, cliquez la première
cellule vide de la ligne.
Créer une table en mode feuille de
45
données (suite)
Le nom de la table apparaît dans la
fenêtre base de données.
Créer une table à l’aide de
l’assistant table (suite )
47
1. Cliquez Tables dans la fenêtre
base de données.
2. Double-cliquez Créer une table à
l’aide de l’assistant. ( l’assistant
table apparaît ).
Créer une table en mode feuille de
44
données (suite)
11. Saisissez les données correspondant
au champ et appuyez sur la touche
Entrée, afin de passer à la cellule
suivante. Répétez cette étape jusqu’à ce
que vous ayez entré toutes les données
de cet enregistrement.
12. Répétez les étapes 10 et 11 pour
chaque enregistrement. Access
sauvegarde automatiquement chaque
enregistrement saisi
Créer une table à l’aide de
46
l’assistant table
 L’assistant table permet de créer une
table adaptée à vos besoins : il pose une
série de questions et bâtit une table à
partir de vos réponses.
Créer une table à l’aide de
l’assistant table (suite )
48
3. Cliquez une option selon que
vous souhaitez une table à usage
personnel
4. Cliquez la table que vous
souhaitez créer.
Cette zone affiche les champs
correspondants à la table
sélectionnée.
5. Double-cliquez chaque champ à inclure dans votre table.( pour ajouter tous les
champs en une seule fois, cliquez >>
8
Cours Microsoft Access
Créer une table à l’aide de
49
l’assistant table (suite )
Chaque champ sélectionné
apparaît dans cette zone
6. Pour supprimer un champ
sélectionné par erreur, double-
cliquez son nom dans cette zone.
Pour supprimer tous les champs en
une seule fois, cliquez <<
7. Après avoir sélectionné tous les
champs à inclure dans la table,
cliquez Suivant, afin de continuer.
Créer une table à l’aide de
51
l’assistant table (suite )
Cette zone montre les relations qui
unissent la nouvelle table aux autres
tables de la base de données.
11. Cliquez Suivant pour accepter
les relations.
Créer une table à l’aide de
53
l’assistant table (suite )
Cette zone affiche les noms des
champs de la table.
Si vous avez répondu Oui à
l’étape 9, Access ajoute un champ
d’identification à votre table,
destiné à servir de clé primaire. Ce
champ attribue automatiquement
un numéro à chaque
enregistrement ajouté à la table.
13. Pour entrer des données dans un enregistrement, cliquez la première cellule vide de
la ligne.
Créer une table à l’aide de
50
l’assistant table (suite )
8. Entrez un nom pour la table.
9. Cliquez Oui, afin qu’Access
définisse une clé primaire à votre
place
10. Cliquez Suivant, afin de
continuer.
Vous pouvez revenir à une étape antérieure et modifier vos réponses à tout moment
en cliquant Précédent.
Créer une table à l’aide de
52
l’assistant table (suite )
12. Cliquez Terminer, afin de
créer votre table.
Créer une table à l’aide de
54
l’assistant table (suite )
14. Saisissez la donnée
correspondant au champ et
appuyez sur la touche Entrée, afin
de passer à la cellule suivante.
Répétez cette étape jusqu’à ce que
vous ayez entré toutes les données
de l’enregistrement.
15. Répétez les étapes 13 et 14
pour chaque enregistrement.
Access enregistre
automatiquement chaque
enregistrement saisi.
9
Cours Microsoft Access

55

Ouvrir une table

MODIFICATIONS DES 56

CHAMPS D’UNE TABLE

 Vous pouvez ouvrir une table, afin d’en
afficher le contenu à l’écran, de la consulter
et éventuellement de la modifier.

Propriétés d’un champ

Ouvrir une table (suite ) Ouvrir une table (suite )

57 58

1. Cliquez Tables dans la fenêtre base de

données.
Après avoir fini de travailler avec la
table, cliquez ce bouton pour la fermer.
Cette zone affiche une liste des tables de
votre base de données.

2. Double-cliquez la table à ouvrir (la table

apparaît. Vous pouvez maintenant la Une boite de dialogue apparaît si vous
consulter et la modifier. ) n’avez pas enregistré les modifications
apportées à la structure de la table.
Cliquez Oui pour les sauvegarder.

Changer la largeur d’une colonne Changer la largeur d’une colonne

59 60 (suite)
Augmenter la largeur d’une colonne permet de visualiser des données trop longues.

1. Pour modifier la largeur d’une La colonne adopte la nouvelle largeur.

colonne, placer le pointeur de la souris
sur la bordure droite de son en-tête
3. Cliquez le bouton d’enregistrement, afin
d’enregistrer cette modification.
2. Faites glisser la bordure jusqu’à ce
que vous obteniez la largeur souhaitée. • Pour donner à la colonne la largeur
correspondant à l’élément le plus long qu’elle
renferme, double-cliquez la bordure droite de
l’en-tête de la colonne.

10
Cours Microsoft Access
Renommer un champ
61
Il est possible de donner un nouveau nom à un champ, afin de mieux décrire son
contenu.
1. Double-cliquez le nom du champ à
modifier.( Ce nom est mis en
surbrillance ).
2. Saisissez le nouveau nom du champ
et appuyez sur la touche Entrée.( le
nom adopte le nouveau nom ).
Réorganiser des champs (suite)
63
Le champ apparaît au nouvel
endroit.
3. Cliquez le bouton
d’enregistrement, afin d’enregistrer
cette modification.
Ajouter un champ (suite)
65
Le nouveau champ apparaît dans la
table.
Access lui attribue automatiquement
un nom. Pour lui donner un nom
plus explicite, consultez le diapo n°
7.
Réorganiser des champs
62
Pour mieux organiser les données de votre table, vous pouvez modifier l’ordre des
champs.
1. Cliquez le nom du champ à déplacer. Ce
dernier est mis en surbrillance.
2. Placez le pointeur de la souris sur le
nom du champ, puis glissez déposez le
champ vers sa nouvelle destination.
Une ligne épaisse indique le futur
emplacement du champ.
Ajouter un champ
64
Vous pouvez ajouter un champ à une table, afin d’y inclure une catégorie d’informations
complémentaires.
1. Cliquez le nom du champ qui devra figurer
à droite du nouveau champ. Le champ est mis
en surbrillance
2. Cliquez Insertion.
3. Cliquez Colonne.
Supprimer un champ
66
Si vous n’avez plus besoin d’un champ, vous pouvez le supprimer définitivement de la
table.
1. Cliquez le nom du champ à supprimer. Ce
dernier est mis en surbrillance.
2. Cliquez Edition.
3. Cliquez Supprimer la colonne.
11
Cours Microsoft Access

Supprimer un champ ( suite ) Renommer une table

67 68

Une boite de dialogue apparaît, Modifier le nom d’une table permet de mieux décrire les informations qui y sont
demandant de confirmer la stockées.
suppression.
1. Cliquez Tables dans la fenêtre Base de
données.
4. Cliquez Oui, afin de supprimer Cette zone affiche une liste des tables de
définitivement ce champ. votre base de données.
2. Cliquez le nom de la table à renommer.
Le champ disparaît de la table. 3. Au bout de quelques secondes, cliquez-le de
nouveau. Un encadré noir apparaît autour du
nom de la table.

Renommer une table (suite ) Supprimer une table

69 70

Vous pouvez supprimer définitivement de votre base de données une table dont les
informations deviennent inutiles.
1. Cliquez tables dans la fenêtre Base de
4. Saisissez un nouveau nom pour la table données.
et appuyez sur la touche Entrée.

2. Cliquez le nom de la table à supprimer.

La table adopte le nouvel intitulé.

3. Cliquez le bouton supprimer, afin de

supprimer la table.

Supprimer une table (suite ) Parcourir des données

71 72

Une boite de dialogue apparaît,

demandant de confirmer la  Si votre base de données renferme un grand
nombre de données, vous risquez de ne pas
suppression.

pouvoir les afficher toutes à l’écran

4. Cliquez Oui, afin de supprimer la
simultanément. Il est possible de faire défiler les
table définitivement. champs et les enregistrements pour afficher les
données qui n’apparaissent pas à l’écran.
La table disparaît de la fenêtre Base
de données.

12
Cours Microsoft Access

Parcourir des données ( suite ) Parcourir des données ( suite )

73 74

1. Cliquez un enregistrement pour

qu’il devienne l’enregistrement en 2. Pour vous déplacez parmi les
cours. enregistrements, cliquez l’une des options
suivant l’ordre :
Une flèche apparaît à côté de  Premier enregistrement.
l’enregistrement en cours.  Enregistrement précédent.
 Enregistrement suivant.

Cette zone affiche le numéro de  Dernier enregistrement.

l’enregistrement en cours.
Pour accéder rapidement à un enregistrement
donné, double-cliquez cette zone et saisissez
le numéro de l’enregistrement à afficher.
Appuyez ensuite sur la touche Entrée.

Cette zone affiche le nombre total d’enregistrements dans la table.

Sélectionner un champ Sélectionner un enregistrement

75 76

1. Placez le pointeur de la souris sur le 1. Placez le pointeur de la souris sur la

nom du champ à sélectionner ( le zone située à gauche de
pointeur prend cette forme ), puis l’enregistrement à sélectionner (le
cliquez, afin de sélectionner le pointeur devient ), puis cliquez afin
champ. de sélectionner l’enregistrement.

2. Pour sélectionner plusieurs champs, 2. Pour sélectionner plusieurs

enregistrements, placer le pointeur sur
placez le pointeur sur le premier
la zone située à gauche du 1er
champ, puis faites glissez le pointeur
enregistrement, ensuite faites glissez le
 jusqu’à ce que tous les champs
pointeur  jusqu’à ce que tous les
souhaités apparaissent en enregistrements souhaités
surbrillance. apparaissent en surbrillance.

Sélectionner des données dans une

Sélectionner une cellule
cellule
77 78

1. Placez le pointeur sur la bordure

gauche de la cellule voulue ( le
pointeur devient ), puis cliquez, 1. Placez le pointeur de la souris à
afin de sélectionner la cellule. gauche des données à
2. Pour sélectionner plusieurs cellules, sélectionner, puis faites-le glissez
placez le pointeur sur la bordure jusqu’à ce que toutes les données
gauche de la première cellule, puis à sélectionner apparaissent en
faites glissez le pointeur  jusqu’à surbrillance.
ce que toutes les cellules souhaitées 2. Pour sélectionner rapidement un
apparaissent en surbrillance. mot, double-cliquez-le.

13
Cours Microsoft Access

Sélectionner tous les enregistrements

Effectuer un zoom dans une cellule
79 d’une table 80

Effectuer un zoom dans une cellule se révèle utile quand une colonne n’est pas assez large pour
Pour sélectionner tous les
afficher toutes les données.
enregistrements d’une table, cliquez la
case vide en haut et à gauche des noms 1. Cliquez la cellule que vous voulez
de champs. agrandir.

2. Appuyez sur la touche Maj puis sans

relâcher, sur la touche F2. (la boite de
dialogue Zoom apparaît)

Effectuer un zoom dans une

Afficher une sous feuille de données
81 cellule(suite) 82

• Cette zone affiche l’ensemble

des données contenues dans la  Au moment de consulter les enregistrements
cellule. Vous pouvez consulter et d’une table, vous pouvez afficher une sous feuille
modifier les données. de données pour revoir et modifier les données
reliées d’une autre table.
 Dans une table contenant les informations de
3. Une fois les données
consultées ou modifiées, cliques client, par exemple, vous pouvez afficher une sous
OK pour fermer la boite de feuille de données qui présente les commandes
dialogue. d’un client.
 Vous ne pouvez afficher de sous feuille de données
• La table affiche toute que si vous travaillez dans une table en relation
modification apportée aux avec une autre.
données.

Afficher une sous feuille de données Afficher une sous feuille de données
(suite ) (suite )
83 84

• Quand les enregistrements d’une table sont en • Les données liées de l’autre table
relation avec des données d’une autre table, un apparaissent. Vous pouvez les consulter et les
signe (+) apparaît à côté de chacun d’eux. modifier.

1. Cliquez le signe plus (+), pour afficher les

2. Pour masquer à nouveau les données liées,
données reliées dans l’autre table ( + devient -
cliquez le signe moins (-) en regard de
).
l’enregistrement.

14
Cours Microsoft Access

Ajouter un enregistrement Supprimer un enregistrement

85 86

1. Placez le pointeur de la souris sur

la zone située à gauche de
l’enregistrement à supprimer, quand
il prend le forme suivante ,
cliquez afin de sélectionner
l’enregistrement.

2. Cliquez ce bouton pour supprimer

l’enregistrement.

1. Cliquez ce bouton, afin d’ajouter un nouveau enregistrement.

Supprimer un enregistrement (suite) Modifier la police des données

87 88

1. Cliquez Format
• L’enregistrement disparaît. 2. Cliquez Police
• Un message d’avertissement s’affiche, ( la boite de dialogue Police apparaît).
demandant de confirmer la
suppression.

3. Cliquez Oui, afin de supprimer

définitivement cet enregistrement.

Modifier la police des données (suite) Modifier la police des données (suite)
89 90

3. Pour sélectionner une nouvelle police à 6. Pour sélectionner une nouvelle

appliquer aux données, cliquez celle que vous couleur à appliquer aux données,
souhaitez. cliquez cette zone.

4. Pour sélectionner un nouveau style à 7. Cliquez la couleur souhaitée

appliquer aux données, cliquez celui souhaité. • Cette zone donne un aperçu du
nouvel aspect des données dans votre
table.
5. Pour sélectionner une nouvelle taille à
appliquer aux données, cliquez celle 8. Cliquez OK, afin d’appliquer vos
souhaitée. modifications.

15
Cours Microsoft Access

Modifier la présentation d’une table

Modifier la présentation d’une table
(suite)
91 92

1. Cliquez Format.
2. Cliquez Feuille de
données ( la boite de
 Vous pouvez améliorer la présentation d’une dialogue Mise en forme de
table en ajoutant des effets et des couleurs la feuille de données
apparaît ).
aux cellules.

Modifier la présentation d’une table

Masquer un champ
(suite)
93 94

3. Cliquez l’effet à appliquer à la cellule.

4. Pour retirer le quadrillage, cliquez chacun des deux
types à masquer (  devient  ).
5. Pour modifier la couleur d’arrière-plan, cliquez
cette zone, afin de sélectionner une couleur.
 Vous pouvez masquer temporairement un
champ, afin de réduire la quantité
d’informations figurant à l’écran.

6. Cliquez cette zone, afin de sélectionner la couleur

du quadrillage.
• Cette zone donne un aperçu de la nouvelle
présentation de la table.
7. Enregistrez vos modifications.

Masquer un champ (suite) Afficher de nouveau un champ

95 96

1. Cliquez le nom du 1. Cliquez Format.

champ à masquer. Le
champ est mis en
surbrillance.
2. Cliquez Format.
2. Cliquez Afficher les
3. Cliquez Masquer les
colonnes ( la boite de
colonnes. ( le champ
dialogue Afficher les
disparaît de la table ).
colonnes apparaît ).

16
Cours Microsoft Access

Afficher de nouveau un champ (suite) Figer un champ

97 98

Cette zone répertorie tous les

champs de la table. Une coche
() figure en regard de chaque
champ affiché actuellement.
 Vous pouvez figer un champ de votre table,
3. Cliquez la case () en regard
du champ à faire réapparaître (
afin qu’il reste en permanence présent à
devient ). l’écran.
4. Cliquez Fermer, afin de quitter
la boite de dialogue Afficher les
colonnes.
• Le champ réapparaît dans la
table.

Figer un champ ( suite ) Figer un champ ( suite )

99 100

1. Cliquez le nom du champ à figer. 4. Cliquez n’importe quelle cellule

Ce champ est mis en pour désélectionner le champ.
surbrillance.
• Access déplace le champ
2. Cliquez Format. sélectionner à l’extrême gauche de la
table. Une ligne verticale à droite du
3. Cliquez Figer les colonnes.
champ indique qu’il est figé.
• Le champ figé reste à cette place à
l’écran, même quand vous vous
déplacez dans la table.

• Utilisez cette barre de défilement

pour parcourir les champs de la
table.

102

Libérer un champ
101

1. Cliquez Format.
2. Cliquez Libérer toutes les
colonnes
• Lorsque vous libérez un champ,
Access ne le remet pas à son
emplacement d’origine dans la table.

Personnaliser vos tables, de façon

CONCEVOIR
qu’elles répondent UNE
mieux à vos besoins
TABLE

17
Cours Microsoft Access

Changer l’affichage d’une table

Changer l’affichage d’une table
103 104 (suite)
Dans cet exemple, la table s’affiche en mode
Feuille de données.
• La table apparaît en mode création.
1. Cliquez ce bouton pour l’afficher en mode
Création.
• Cliquez ce bouton pour basculer
rapidement du mode Feuille de données au
mode Création et inversement c’est-à-dire du
mode Création vers le mode Feuille de
données.

Ajouter un champ Ajouter un champ (suite)

105 106

2. Cliquez ce bouton, afin d’ajouter un

1. Cliquez le nom du champ à faire champ à votre table.
apparaître après le nouveau champ
• Pour intégrer un champ à la fin de
votre table, cliquez la zone juste au- • Une zone vide apparaît : vous pouvez y
dessous du dernier nom de champ, entrer des informations pour le nouveau
puis passez à l’étape 3. champ.

Ajouter un champ (suite) Ajouter un champ (suite)

107 108

• Le nouveau champ apparaît dans

3. Saisissez un nom pour le champ, puis votre table.
appuyez sur la touche Entrée.

• Access affecte automatiquement le type de

données Texte au nouveau champ.

4. Cliquez ce bouton, afin d’enregistrer vos

modifications.

5. Cliquez ce bouton, afin d’afficher la

table en mode Feuille de données.

18
Cours Microsoft Access
Supprimer un champ
109
1. Cliquez le nom du champ à supprimer.
2. Cliquez ce bouton , afin de supprimer
le champ.( une boite de dialogue
apparaît, demandant de confirmer la
suppression)
Réorganiser des champs
111
1. Cliquez la zone à gauche du champ
à déplacer. Ce dernier est mis en
surbrillance.
2. Placez le pointeur de la souris sur la
zone située à gauche du champ.
Cliquez et faites glisser le champ
vers sa nouvelle destination. ( une
ligne épaisse indique le futur
emplacement du champ.).
3. Le champ apparaît au nouvel
endroit.
4. Enregistrez vos modifications.
Ajouter une description de champ
113
(suite)
5. Cliquez n’importe où dans le champ que
vous venez d’expliciter.
6. La description s’affiche dans cette zone.
Supprimer un champ (suite)
110
3. Cliquez Oui, afin de
supprimer définitivement ce
champ. (le champ disparaît de la
table).
4. Enregistrez vos
modifications.
Ajouter une description de
112 champ
1. Cliquez la zone Description du champ à
expliciter.
2. Saisissez la description.
3. Cliquez le bouton d’enregistrement, afin
d’enregistrer vos modifications.
4. Cliquez ce bouton pour afficher la table
en mode Feuille de données.
Changer le type de données
114
1. Cliquez la zone Type de données du champ
dont vous souhaitez changer le type de
données.(une flèche apparaît)
2. Cliquez la flèche, afin d’afficher une liste des
types de données disponibles.
3. Cliquez le type de données adéquat
4. Le champ adopte le nouveau type de
données.
5. Enregistrez vos modifications.
19
Cours Microsoft Access

Les différents types de données Les différents types de données

115
 Texte : Peut contenir jusqu’à 255 caractères et
accepte toute combinaison de lettres et de chiffres,
comme un nom ou une adresse.
 Attention ! Veillez à utiliser ce type pour des nombres
qui ne serviront pas dans des calculs, tels que des
numéros de téléphone ou des codes postaux.
 Mémo : Accepte jusqu’à 65536 caractères
alphanumériques et s’emploie notamment pour des
remarques, des commentaires ou de longs
descriptions.
 Numérique : Accepte tout nombre susceptible de
servir ensuite dans un calcul.
116 (suite)
 Date/Heure : N’accepte que des dates et des heures.
 Monétaire : Accepte exclusivement des valeurs
monétaires.
 NuméroAuto : Numérote automatiquement chaque
enregistrement.
 Oui/Non : N’accepte que l’une des deux valeurs
Oui/Non, Vrai/Faux ou Actif/Inactif.
 Objet OLE : Accepte des objets OLE, c’est-à-dire des
objets créés dans un autre programme, comme un
document, une feuille de calcul ou une image

Les différents types de données Modifier la taille d’un champ

117 (suite) 118
(champ texte)
1. Cliquez le champ dont vous voulez
 Lien hypertexte : Accepte les liens hypertexte, qui fixer le nombre maximal de caractères (la
zone en regard de Taille du champ
permettent d’accéder à un document ou à une page affiche le nombre maximal de caractères
Web. actuellement acceptés par ce champ).

 Assistant Liste de choix : Lance l’assistant Liste de 2. Double-cliquez le nombre, afin de le

choix, qui permet de créer une liste d’éléments mettre en surbrillance.
possibles à saisir dans un champ.

Modifier la taille d’un champ Modifier la taille d’un champ

119
(champ texte) – suite – 120
(champ numérique)

3. Saisissez le nombre maximal de 1. Cliquez le champ qui ne devra accepter

caractères à autoriser dans ce champ. Il doit qu’un certain type de nombre.
être compris entre 1 et 255

2. Cliquez la zone en regard de Taille du

4. Cliquez ce bouton, afin d’enregistrer vos
champ. Une flèche apparaît
modifications. ( si vous réduisez la taille d’un
champ renfermant déjà des données, un
message d’avertissement apparaît. Tous les
caractères excédant la novelle limite seront
immédiatement perdus. Pour continuer
cliquez Oui.

20
Cours Microsoft Access

Modifier la taille d’un champ

(champ numérique) – suite – Tailles de champ des nombres
121 122

3. Cliquez la flèche pour afficher une liste

d’options. Taille du champ Plage Décimales autorisées
4. Cliquez le type de nombre que devra
Octet 0 à 255 Aucune
accepter le champ.
Entier -32768 à 32767 Aucune

Entier long -2,1x109 à 2,1x109 Aucune

Réel simple -3,4x1038 à 3,4x1038 7

Réel double -1,8x10308 à 15

5. Cliquez ce bouton, afin d’enregistrer vos
1,8x10308
modifications
Décimal -1024 à 1024 28

Modifier le nombre de décimales

Modifier le nombre de décimales
123 124
(suite)

1. Cliquez le champ dont les données 3. Cliquez la flèche, afin d’afficher une liste
doivent afficher un nombre déterminé de des options pour les décimales.
décimales.

2. Cliquez la zone en regard de Décimales. 4. Cliquez le nombre de décimales à afficher

Une flèche apparaît dans le champ.
5. Enregistrez vos modifications.
6. Affichez la table en mode feuille de
données (Access affiche automatiquement
tout nombre saisi dans ce champ avec le
nombre de décimales spécifié).

Ajouter une légende Définir une valeur par défaut

125 126

1. Cliquez le champ auquel vous

1. Cliquez le champ dont vous voulez
souhaitez ajouter une légende.
fixer la valeur par défaut.
2. Cliquez la zone en regard de
Légende. 2. Cliquez la zone en regard de Valeur
par défaut.
3. Saisissez le texte de la légende.
3. Saisissez le texte ou le nombre à
4. Cliquez ce bouton, afin d’enregistrer définir comme une valeur par défaut.
vos modifications. 4. Enregistrez vos modifications.
5. Affichez la table en mode Feuille de
5. Cliquez ce bouton, en vue d’afficher données ( la valeur par défaut apparaît
la table en mode Feuille de données. ( systématiquement dans un champ
la légende remplace le nom du champ lorsque vous ajoutez un nouvel
dans la table). enregistrement).

21
Cours Microsoft Access

Définir un valeur par défaut

Exiger l’entrée d’une donnée
127
(suite) 128

1. Cliquez le champ qui doit

 Access peut ajouter automatiquement la date obligatoirement contenir une

courante dans un champ à chaque création

donnée.
2. Cliquez la zone en regard de Null
d’un nouvel enregistrement. Cela se révèle interdit. (une flèche apparaît)
utile dans les tables contenant des dates de 3. Cliquez la flèche.

facture ou de livraison. 4. Cliquez Oui, afin d’exiger l’entrée

d’une donnée.
 Effectuez les étapes ci-dessus, en tapant
=Date() à l’étape 3.

Exiger l’entrée d’une donnée Exiger l’entrée d’une donnée

129
(suite) 130
(suite)
5. Pour spécifier si le champ accepte les
chaînes vides, cliquez la zone située à 9. Pour continuer sans vérifier,
coté de chaîne vide autorisée (une cliquez Non.
flèche apparaît)
10. Affichez la table en mode
6. Cliquez la flèche. Feuille de données. (lors de la
7. Cliquez Oui ou Non, afin d’indiquer si saisie d’un nouvel
le champ accepte les chaînes vides. enregistrement, un message
d’erreur apparaît si vous ne
8. Enregistrez vos modifications ( une saisissez pas de données dans le
boite de dialogue invite à vérifier que le champ).
champ contient des données dans tous
les enregistrements existants). 11. Cliquez OK pour fermer la
boite de dialogue et saisir des
données.

Exiger l’entrée d’une donnée

Ajouter une règle de validation
131
(suite) 132

 Une chaîne vide est une entrée qui ne

renferme aucun caractère. Elle se révèle utile
lorsque vous devez saisir quelque chose et
qu’il n’existe aucune donnée. Supposons
qu’un champ Numéro de fax exige une saisie,
mais qu’un client ne possède pas de
télécopieur : vous pouvez entrer une chaîne
vide dans le champ.
 Pour entrer une chaîne vide, tapez "" dans la
cellule. Celle-ci apparaitra vide.
 Ajouter une règle de validation dans un
champ, permet de réduire les erreurs de
saisie.
 un champ associé à une règle de validation ne
peut accepter que des données correspondant
aux critères définis.

22
Cours Microsoft Access

Ajouter une règle de validation Ajouter une règle de validation

133
(suite) 134
(suite)

1. Cliquez le champ qui utilisera une 6. Une boite de dialogue propose

règle de validation. de vérifier que les données
2. Cliquez la zone en regard de Valide existantes respectent la règle
si. définie. Pour continuer sans vérifier
cliquez Non.
3. Entrez la règle de validation à
appliquer pour restreindre les données 7. Affichez la table en mode feuille
que vous pouvez entrer dans un de données.
champ.  Si vous saisissez des données ne
4. Pour entrer un message à afficher en respectant pas la règle de
cas de non-respect de la règle, cliquez validation, le message d’erreur
dans la zone en regard de Message si défini à l’étape 5 s’affiche.
erreur.  Pour fermer la boite de message
5. Saisissez le texte du message à faire et corriger les données, cliquez
apparaître, puis enregistrer. OK.

Exemples de règles de Créer une liste de choix

135 validation 136

1. Cliquez la zone Type de données

Règle Description pour le champ qui affichera la liste
de choix. (Une flèche apparaît)
<100 Valeur inférieure à 100
2. Cliquez la flèche, afin d’afficher la
<>0 Valeur zéro interdite liste des types de données.
3. Cliquez Assistant liste de choix.
Entre 100 et 200 Valeur strictement comprise entre 100 et 200 (la boite de dialogue assistant liste
de choix s’affiche)
“ Oujda “ ou “Casa " Valeur égale à Oujda ou Casa

Comme “???? " Valeur composée de quatre caractères

Comme “## " Valeur composée de deux chiffres

Créer une liste de choix (suite) Créer une liste de choix (suite)
137 138

4. Cliquez cette option, afin 6. Cliquez cette zone, puis saisissez la

de définir les valeurs que première valeur de la liste de choix.
devra proposer la liste.

5. Cliquez Suivant pour

continuer.

23
Cours Microsoft Access

Créer une liste de choix (suite) Créer une liste de choix (suite)
139 140

7. Appuyez sur la touche de tabulation TAB

10. Cette zone affiche le nom du champ
pour passer à la valeur suivante, puis
proposant la liste de choix. Pour le
saisissez cette dernière.
modifier, saisissez-en un nouveau.
8. Répétez l’étape 7 pour chaque valeur à
intégrer dans la liste de choix.
11. Cliquez Terminer, afin de créer la
liste de choix.
12. Enregistrez vos modifications.

9. Cliquez Suivant pour continuer. 13. Affichez la table en mode Feuille de

données.

Utiliser une liste de choix Créer un champ Oui/Non

141 142

1. Pour saisir des données par 1. Saisissez un nom pour le

l’intermédiaire d’une liste de choix, nouveau champ, puis appuyez
cliquez une cellule du champ sur la touche Entrée.
proposant cette liste (une flèche
2. Cliquez la flèche dans la zone
apparaît).
type de données.
2. Cliquez la flèche, afin de dérouler
3. Cliquez Oui/Non
la liste de choix.
3. Cliquez la valeur à entrer (la valeur
sélectionnée apparaît dans la cellule)

Créer un champ Oui/Non (suite) Créer un champ Oui/Non (suite)

143 144

4. Pour associer un format au champ,

cliquez la zone en regard de Format. 8. Cliquez la zone en regard de
(une flèche apparaît). Afficher le contrôle. (une flèche
apparaît).
5. Cliquez la flèche, afin d’afficher une
liste des formats. 9. Cliquez la flèche, afin d’afficher une
liste des options.
6. Cliquez le format à utiliser.
10. Cliquez le contrôle à utiliser.
7. Pour sélectionner la manière dont
vous souhaitez faire apparaître les
données dans le champ, cliquez
l’onglet Liste de choix.

24
Cours Microsoft Access
Créer un champ Oui/Non (suite)
145
11. Si vous avez sélectionné Zone de
liste déroulante à l’étape 10, cliquez
la zone en regard de Origine source.
[ Si vous avez sélectionné Case à
cocher ou Zone de texte à l’étape
10, passez directement à l’étape 16.]
12. Cliquez la flèche, afin d’afficher les
options.
13. Cliquez Liste valeurs, afin
d’entrer les valeurs à faire apparaître
dans la liste déroulante pour le champ.
Ajouter une image dans un
147
enregistrement
1. Saisissez un nom pour le nouveau
champ dans la zone Nom du
champ, puis appuyez sur la touche
Entrée.
2. Cliquez la flèche dans la zone
Type de données, afin de
sélectionner un type de données
pour le nouveau champ.
3. Cliquez Objet OLE, puis
Enregistrez vos modifications.
4. Affichez la table en mode Feuille
de données.
Ajouter une image dans un
149
enregistrement (suite)
10. Cliquez A partir d’un fichier, afin
d’intégrer dans l’enregistrement une
image stockée sur votre ordinateur.
11. Cliquez Parcourir, afin de localiser
l’image sur votre disque.
Créer un champ Oui/Non (suite)
146
14. Cliquez la zone à côté de Contenu.
15. Saisissez les deux valeurs à faire figurer
dans une liste déroulante associé au
champ, en les séparant par un point-virgule
( ; ).
[Note : Les valeurs saisies doivent
respecter le format sélectionné à l’étape 6
].
16. Enregistrez vos modifications.
17. Affichez la table en mode Feuille de
données (le champ Oui/Non apparaît
dans la table)
Ajouter une image dans un
148
enregistrement (suite)
6. Le nouveau champ apparaît dans la
table.
7. Cliquez la cellule de l’enregistrement
auquel vous souhaitez affecter une
image.
8. Cliquez Insertion.
9. Cliquez Objet (la boite de dialogue
Insérer un objet apparaît)
Ajouter une image dans un
150
enregistrement (suite)
 Cette zone indique
l’emplacement des fichiers
affichés, cliquez-la pour
changer l’endroit.
12. Cliquez le nom de l’image
à ajouter à l’enregistrement.
13. Cliquez OK, afin de
valider votre choix.
25
Cours Microsoft Access
Ajouter une image dans un
151
enregistrement (suite)
 Cette zone indique
l’emplacement de l’image
sélectionnée.
14. Cliquez OK, afin d’ajouter
l’image à l’enregistrement.
Insérer un lien hypertexte dans
153
un enregistrement
1. Saisissez un nom pour le
nouveau champ, puis appuyez
sur la touche Entrée.
2. Cliquez la flèche, afin de
sélectionner un type de
données.
3. Cliquez Lien hypertexte. Puis
enregistrez les modifications.
4. Affichez la table en mode
Feuille de données.
Insérer un lien hypertexte dans
155
un enregistrement (suite)
8. Cliquez Fichier ou page
Web existant(e), afin de créer
un lien hypertexte vers un
document existant.
9. Pour établir un lien hypertexte
vers un document stocké sur
votre ordinateur, cliquez dans
Regarder dans.
10. Pour créer un lien hypertexte
vers une page Web, cliquez cette
zone et saisissez l’adresse de
cette page. Passez ensuite
directement à l’étape 13.
Consulter une image
152
1. Double-cliquez la cellule où se
trouve l’image à consulter.
2. L’image apparaît dans une
fenêtre.
3. Après avoir consulté l’image,
cliquez le bouton de fermeture,
afin de fermer la fenêtre de
l’image.
Insérer un lien hypertexte dans
154
un enregistrement (suite)
5. Le nouveau champ apparaît dans
votre table.
6. Cliquez la cellule d’un enregistrement
auquel vous souhaitez ajouter un lien
hypertexte.
7. Cliquez ce bouton, afin d’ajouter un
lien hypertexte. (la boite de dialogue
Insérer un lien hypertexte apparaît).
Insérer un lien hypertexte dans
156
un enregistrement (suite)
11. Cliquez le nom du
document à connecter au
lien hypertexte.
12. Cliquez OK, afin de
valider votre choix
13. Access ajoute le
lien hypertexte à
l’enregistrement.
26
Cours Microsoft Access
157
Une clé primaire est formé d’un ou plusieurs
champs identifiant de manière unique
LA CLÉ
chaque enregistrement PRIMAIRE
d’une table
Affecter une clé primaire à
159
plusieurs champs
1. Appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-
la enfoncée.
2. Sans relâcher, cliquez à gauche de chaque
champ à définir comme clé primaire.
3. Cliquez ce bouton, afin de définir les
champs comme clé primaire.
4. Un symbole de clé apparaît à coté de
chaque champ.
Etablir une relation entre des tables
161 1. Cliquez ce bouton, afin
d’afficher la fenêtre Relations. (Si
ce bouton n’est pas disponible,
afficher la fenêtre Base de
données, en appuyant sur la
touche F11.
Définir une clé primaire
1. Cliquez le champ à définir
158
comme clé primaire.
2. Cliquez ce bouton.
3. Un symbole de clé apparaît en
regard du champ.
4. Enregistrez vos
modifications.
5. Access règle la propriété
indexé du champ sur Oui
- Sans doublons. (l’expression
Sans doublons indique
qu’Access refuse la saisie d’une
valeur déjà existante dans un
autre enregistrement.
Types de clés primaires
160
 NuméroAuto : Champ attribuant
automatiquement un numéro unique à chaque
nouvel enregistrement. Lors de la création
d’une table, Access peut créer pour vous une clé
primaire de ce type.
 Clé primaire simple : Champ contenant une
valeur unique pour chaque enregistrement.
 Clé primaire composée : Plusieurs champs qui,
combinés, constituent une valeur unique pour
chaque enregistrement.
Etablir une relation entre des tables (suite)
162
 La fenêtre Relations apparaît. Au
cas où il existerait déjà des
relations entre les tables de votre
base de données, chacune de ces
tables figure dans cette fenêtre.
 la boite de dialogue Ajouter une
table s’ouvre aussi parfois,
donnant la liste de toutes les tables
de la base.
2. Si la boite de dialogue Ajouter
une table n’apparaît pas cliquez
ce bouton pour l’ouvrir.
27
Cours Microsoft Access
Etablir une relation entre des tables (suite)
163 3. Cliquez la table à ajouter à la fenêtre 164
relations.
4. Cliquez la commande Ajouter.
5. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque
table à intégrer.
6. Une fois les tables ajoutées, cliquez
Fermer, afin de faire disparaître la boite
de dialogue Ajouter une table
 Chaque encadré de la fenêtre
Relations affiche les champs d’une
table.
 La clé primaire apparaît en gras.
Etablir une relation entre des tables (suite)
165 166
 Un trait relie les champs des deux
tables, matérialisant la relation.
10. Cliquez ce bouton, afin
d’enregistrer vos modifications.
Les différents types de relations
167 168
 Un à un : Chaque enregistrement d’une table
ne correspond qu’à un enregistrement de la
seconde : chaque client ne possède qu’un seul
compte, par exemple.
Un à plusieurs : Chaque enregistrement d’une

table peut correspondre à plusieurs
enregistrements de la seconde. Il s’agit du type
de relation le plus fréquent : un client peut
avoir passé plusieurs commandes.
Etablir une relation entre des tables (suite)
7. Placez le pointeur de la souris sur le
champ à utiliser pour établir une relation
avec une autre table.
8. Faites glisser ce champ au-dessus de la
liste de la seconde table, jusqu’à ce qu’un
petit cadré apparaisse sur le champ
correspondant. (la boite Modification des
relations apparaît).
 Cette zone affiche le nom des tables
que vous mettez en relation et des
champs correspondants.
 cette zone affiche le type de la relation.
9. Cliquez Créer, afin d’établir la
relation.
Supprimer une relation
1. Cliquez le trait matérialisant la
relation à supprimer.
2. Appuyez sur la touche Suppr.
(Une boite de dialogue
d’avertissement apparaît,
demandant de confirmer la
suppression).
3. Cliquez Oui, afin de
supprimer la relation.
Appliquez une intégrité référentielle
 L’intégrité référentielle correspond à un
ensemble de règles qui empêche de modifier
ou de supprimer un enregistrement en
présence d’enregistrements correspondants
dans une autre table.
28
Cours Microsoft Access

Appliquez une intégrité référentielle (suite)
1. Pour appliquer une intégrité
169
référentielle entre deux tables,
double-cliquez le trait matérialisant
la relation entre ces dernières. (la
boite de dialogue Modification des
relations apparaît).
Appliquez une intégrité référentielle (suite)
 Lorsque vous appliquez l’intégrité
170
référentielle, le trait matérialisant la relation
entre les tables devient plus épais.
 Le symbole au dessus du trait indique le
type de relation.

2. Cliquez cette option, afin  les symboles qu’on peut trouver soit :
d’appliquer l’intégrité référentielle
entre les tables. 1 ∞
3. Cliquez l’option souhaitée, selon ou bien
que vous désirez qu’Access
actualise automatiquement les 1 1
champs associés ou supprimer les
enregistrements apparents.

4. Cliquez OK, afin de valider vos choix.

Les options de l’intégrité 172

171
référentielle
 Mettre à jour en cascade les champs correspondants: CONCEVOIR UN
Lorsque vous modifiez des données dans la clé
primaire d’une table, Access actualise FORMULAIRE
automatiquement les informations correspondantes
dans la table liée.
 Effacer en cascade les enregistrements
correspondants: Lorsque vous retirez un
enregistrement d’une table, Access supprime Présentations des formulaires
automatiquement les enregistrements
correspondants dans la table liée.

Créer un formulaire avec l’Assistant Créer un formulaire avec l’Assistant

173
Formulaire Instantané 174
Formulaire Instantané (suite)
1. Cliquez Formulaires dans la  Le formulaire apparaît, affichant
fenêtre Base de données. les noms de champ de la table
sélectionnée et les données du
2. Cliquez Nouveau (la boite de
premier enregistrement.
dialogue Nouveau formulaire
apparaît). 6. Enregistrez le formulaire (la boite
de dialogue Enregistrer sous
3. Cliquez le type de formulaire
s’affiche.
instantané désiré.
7. Donnez un nom au formulaire et
4. Cliquez la flèche dans cette zone,
appuyez sur la touche Entrée.
afin de sélectionner la table dont
les données figureront dans le
formulaire.
5. Cliquez OK, afin de créer le
formulaire.

29
Cours Microsoft Access

Modes d’affichage d’un formulaire

Modes d’affichage d’un formulaire (suite)
175 176

 Mode Création : permet de modifier les mises 1. Dans cet exemple, le

en page et en forme d’un formulaire. formulaire est affiché en
mode Formulaire. Cliquez la
 Mode Formulaire : affiche normalement un flèche, afin de sélectionner
un autre mode d’affichage,
enregistrement à la fois, de façon claire et puis cliquez le mode
organisée. souhaité.

 Mode Feuille de données : affiche tous les 2. Le formulaire s’affiche dans

le mode sélectionné.
enregistrements en lignes et en colonnes. Les
noms des champs en haut de la fenêtre.

Déplacer un contrôle Déplacer un contrôle (suite)

177
1. Affichez le formulaire à modifier en
mode Création.
2. Cliquez le contrôle à déplacer. Des
poignées () apparaissent autour de
lui.
178
 Dans cet exemple, l’intitulé et la
zone de texte correspondante
apparaissent au nouvel emplacement.
4. Enregistrez vos modifications.

3. Placez le pointeur de la souris sur la  Pour déplacer une zone de texte ou

bordure du contrôle et faites glisser un intitulé particulier, répétez les
ce dernier vers un nouveau endroit. étapes 1 à 4, mais à l’étape 3,
positionnez cette fois le pointeur de
la souris sur la grosse poignée (),
située dans le coin supérieur gauche
du contrôle.

Redimensionner un contrôle Redimensionner un formulaire

179 180

1. Affichez en mode création le formulaire à 1) Affichez le formulaire à modifier en mode

modifier. création.
2. Cliquez le contrôle à redimensionner. Des 2) Placez le pointeur de la souris sur la bordure
poignées () apparaissent autour de lui. droite ou gauche du formulaire.
3. Placez le pointeur sur un poignée et faites la 3) Faites glisser la bordure jusqu’à ce que le
glisser jusqu’à ce que le contrôle soit aux formulaire atteigne les dimensions
dimensions souhaitées. souhaitées. (Une ligne indique la nouvelle
4. Enregistrez vos modifications. taille du formulaire).
4) Enregistrez vos modifications.

30
Cours Microsoft Access

Ajouter un champ Ajouter un intitulé

181 1. Afficher le formulaire à modifier
en mode création.
2. Cliquez ce bouton afin d’afficher
une liste des champs de la table
utilisée pour créer ce formulaire.
3. Placez le pointeur de la souris sur
le champ à ajouter à votre
formulaire, puis faites glisser le
champ à l’endroit voulu.
4. L’intitulé et la zone de texte
correspondant au champ
apparaissent sur le formulaire.
5. Enregistrez vos modifications.
182 1. Cliquez le bouton Aa, afin
d’ajouter un intitulé au formulaire.
2. Si Aa n’est pas affiché, cliquez ce
bouton, afin de faire apparaître la
barre d’outils Boite à outils.
3. Cliquez à l’endroit où devra
figurer le coin supérieur gauche
de l’intitulé.
4. Saisissez le texte à placer dans
l’intitulé, puis appuyez sur la
touche Entrée.
5. Enregistrez vos modifications.

Appliquer un format automatique

Appliquer un format automatique
183 184
(suite)
1. Afficher en mode Création le
formulaire à modifier.
2. Cliquez ce bouton, afin de
4. Cliquez le format automatique à
sélectionner le formulaire.
utiliser. (cette zone donne un aperçu
3. Cliquez ce bouton, pour du format automatique sélectionné).
sélectionner un format
5. Cliquez OK, afin de valider votre
automatique. (la boite de
choix. (le formulaire adopte le
dialogue Format automatique
nouveau format automatique).
apparaît).
6. Enregistrez vos modifications.

186

Ajouter une image

185
1. Cliquez ce bouton, afin d’ajouter
une image à votre formulaire.
2. Cliquez à l’endroit où devra figurer
le coin supérieur de l’image. (la
boite de dialogue insérer une image
apparaît).
CRÉATION DES REQUÊTES
3. Cliquez le nom de l’image à ajouter
au formulaire, puis cliquez
OK.(l’image apparaît dans votre
formulaire).
4. Enregistrez vos modifications.

La requête vous permet d’extraire des

informations précises de votre base de données.

31
Cours Microsoft Access
Bâtir une requête en mode création
187
1. Cliquez Requêtes dans la fenêtre Base
de données.
2. Double-cliquez Créer une requête en
mode Création. ( Les fenêtres Requête
Sélection et Ajouter une table
apparaissent).
Bâtir une requête en mode création
189
(suite)
 Chaque cadre de cette zone affiche les
champs d’une table.
 Si vous ajoutez par erreur une table à la
requête, cliquez dans son cadre et appuyez
sur la touche Suppr. Ceci supprime la
table de la requête, mais ne l’enlève pas de
la base de données.
7. Double-cliquez le premier champ à
inclure.
Bâtir une requête en mode création
191
(suite)
 Les noms des champs appartenant
à la requête se trouve ici.
 Les enregistrements répondant aux
critères spécifiés apparaissent.
Enregistrer la requête :
1. Cliquez ce bouton pour enregistrer
la requête, afin de pouvoir la lancer
à nouveau. (la boite Enregistrer
sous apparaît).
Bâtir une requête en mode création
188
(suite)
Cette zone donne la liste de toutes les tables de
la base de données.
3. Cliquez la table dont vous voulez extraire
des données à l’aide de la requête.
4. Cliquez Ajouter pour intégrer la table à
votre requête.( un cadre apparaît dans la
fenêtre Requête Sélection, contenant les
champs de la table sélectionnée.).
5. Répétez les étapes 3 et 4 autant de fois que
nécessaire pour toutes les tables qui serviront à
la requête.
6. Cliquez Fermer pour faire disparaître la
boite de dialogue Ajouter une table
Bâtir une requête en mode création
190
(suite)
Le nom du champ et sa table
d’origine s’affichent ici.
8. Répétez l’étape 7 pour chacun des
champs à placer dans la requête.
Pour Exécuter la requête :
1. Cliquez ce bouton pour lancer la
requête.( Access affiche les résultats
de la requête).
Bâtir une requête en mode création
192
(suite)
2. Donnez un nom à la requête, puis cliquez
OK.
3. Lorsque vous avez terminé de consulter les
résultats, cliquez ce bouton pour fermer la
requête.
32
Cours Microsoft Access
Utiliser l’assistant requête simple
193
1. Double-cliquez Créer une requête
à l’aide de l’Assistant.
2. L’assistant Requête simple apparaît.
Utiliser l’assistant requête simple (suite)
195
 Les champs de la table sélectionnée
s’affichent dans cette zone.
5. Double-cliquez chaque champ à inclure dans
la requête.
 Les champs sélectionnés sont affichés ici.
 Pour enlever un champ sélectionné par
erreur, double-cliquez son nom dans cette
zone.
6. Vous pouvez ajouter des champs provenant
d’autres tables en répétant les étapes 3 à 5 pour
chaque table.
7. Cliquez Suivant pour continuer.
Utiliser l’assistant requête simple
197
(suite)
 Les champs pouvant être synthétiser s’affichent
ici.
10. Cliquez la case () correspondant à chaque
calcul à effectuer ( devient ).
11. Pour consulter le nombre d’enregistrements
dans chaque groupe synthétisé par Access, cliquez
cette option.
12. Cliquez OK.
13. Cliquez Suivant
Somme : Additionne les valeurs ; Moy : Calcule la valeur moyenne ; Min : Trouve la plus petite
valeur ; Max : Trouve la plus grande valeur et Compter les enregistrements : Compte le
nombre d’enregistrements.
Utiliser l’assistant requête simple (suite)
194
3. Cliquez la flèche dans cette zone pour
faire votre choix parmi les tables.
4. Cliquez la table contenant les champs
à inclure dans la requête.
Utiliser l’assistant requête simple (suite)
196
 Si la requête contient des informations
qu’Access peut synthétiser, vous pouvez
choisir comment afficher les résultats.
 Si cet écran n’apparaît pas, passez à l’étape
16 pour continuer la création de la requête.
8. Cliquez la façon dont vous voulez afficher
les informations dans le résultat de la requête.
Si vous sélectionnez Détaillée passez à l’étape
15.
9. Cliquez Options de synthèse pour
sélectionner comment résumer les données.(
La boite de dialogue Options de synthèse
apparaît ).
Utiliser l’assistant requête simple
198
(suite)
 cet écran apparaît si un champ de la requête
contient des dates.
14. Cliquez la façon dont vous voulez regrouper
les dates.
15. Cliquez Suivant.
33
Cours Microsoft Access
Utiliser l’assistant requête simple
199
(suite)
16. Donnez un nom à votre requête.
17. Cliquez Terminer pour créer la requête. ( les
résultats de la requête apparaissent ).
Supprimer un champ
201
 Placez le pointeur de la souris juste au dessus
du champ à supprimer, puis cliquez pour
sélectionner le champ.
 Appuyez sur la touche Suppr.
 Le champ disparaît de la requête.
Sélectionner tous les champs
Utiliser la barre de titre de la barre
203
1. Double-cliquez la barre de titre
de la table contenant les champs
qui deveront figurer dans la
requête. (tous les champs de la
table sont sélectionnés).
2. Placez le pointeur sur un champ
et faites-le glisser vers la première
colonne vide.
3. Chaque champ de la table
apparaît dans sa propre colonne.
Modes d’affichage d’une requête
200
 Mode Création : Il permet de construire la requête.
Vous indiquez à Access quelles données voulez vous
extraire, où se trouvent ces données et comment vous
souhaitez voir s’afficher les résultats.
 Mode Feuille de données : Ce mode affiche les résultats
de la requête. Chaque ligne affiche les informations
d’un enregistrement répondant aux conditions que
vous avez spécifiées.
 Mode SQL : SQL (Structured Qurey Language) lors de
la création de la requête, Access génère les instructions
SQL décrivant la requête.
Masquer un champ
202  chaque champ affichant une
case cochée () sera visible
dans les résultats de la requête.
1. Si vous voulez masquez un
champ, ôtez la coche de la case
en cliquant la zone Afficher de
ce champ ( devient ).
2. Pour exécuter la requête,
cliquez le bouton d’exécution.
(le champ n’apparaît plus dans
la feuille de résultats).
Sélectionner tous les champs
Utiliser l’astérisque
204
1. Double-cliquez l’astérisque (*) dans la
table contenant les champs à inclure
dans la requête.
2. Le nom de la table suivi d’un astérisque
(*) s’affiche dans une colonne. Tous les
champs de la table apparaissent dans les
résultats de la requête.
3. Pour définir un critère ou d’autres
options pour un champ particulier de la
table, double-cliquez ce champ pour le
placer dans une colonne distincte
4. Cliquez la case de ligne Afficher ( devient )
pour indiquer à Access de ne pas afficher 2 fois ce
champ dans le résultat.
34
Cours Microsoft Access
Trier les résultats de la requête
205 1. Cliquez la zone Tri du champ qui 206
servira de clé de tri. Une flèche
apparaît.
2. Cliquez la flèche.
3. Choisissez l’ordre de tri des résultats.
4. Pour exécuter la requête, cliquez ce
bouton.( les enregistrements
apparaissent dans l’ordre spécifié.
 Les données peuvent être triées de deux
façons :
 Si vous ne voulez plus utiliser un champ pour
trier les résultats, répétez les étapes 1 à 3, en Tri croissant : de A à Z et de 1 à 9.
sélectionnant (Non trié) à l’étape 3. Tri décroissant : de Z à A et de 9 à 1
Exemple de critères
207
 Correspondance exacte : = 100 (trouver le nombre 100). 208
 Inférieur à : < N (trouver les textes commençant par les
lettres A à M).
 Supérieur ou égale à : >= 05/09/99 (trouver les dates
postérieures au 5 septembre 1999).
 Différent de : <> Paris (trouver tout texte différent de
Paris).
 Trouver dans une liste : Dans (100;101) (trouver les
nombres 100 et 101).
Champ vide : Est Null (trouver les enregistrements ne

possédant pas de données dans ce champ).
Est Non Null (trouver les enregistrements possédant des
critères dans ce champ).
Afficher les valeurs supérieures ou
209
inférieures 210
1. Cliquez la zone Tri du champ dont
vous souhaitez afficher les valeurs
supérieures ou inférieures.
2. Cliquez la flèche, afin d’afficher une
liste des options de tri.
3. Cliquez le type de tri souhaité pour
les enregistrements.
4. Cliquez la flèche de cette zone, afin
d’indiquer le nombre ou le
pourcentage d’enregistrements à
faire apparaître dans les résultats.
Définir des critères
1. Cliquez la zone Critères du
champ à utiliser pour trouver
des enregistrements
spécifiques.
2. Saisissez le critère, puis
appuyez sur la touche Entrée.
Access peut ajouter
automatiquement les
apostrophes (“ “) ou des
dièses (#) au critère saisi.
3. Exécutez la requête. (les
résultats de la requête
apparaissent).
Exemple de critères (suite)
 Entre …Et… : Entre A Et D (trouver les lettres D
et les textes commençant par par A, B ou C.
 Caractères génériques : Le caractère générique
astérisque (*) représente un ou plusieurs
caractères. Le point d’intérogation (?) représente
un caractère unique.
Comme Ba* (trouver le texte commençant par Ba,
comme Balle ou Ballon.
Comme *ea* (trouver le texte contenant ea,
comme Jean et Jeanne.
Comme Mar? (trouver les textes de quatre lettres
commençant par Mar, comme Marc ou Mari.
Afficher les valeurs supérieures ou
inférieures (suite )
5. Cliquez le nombre ou le pourcentage
d’enregistrements à afficher.
 Si le nombre ou le pourcentage voulu
n’apparaît pas, double-cliquez cette
zone et saisissez le nombre ou le
pourcentage souhaité.
6. Cliquez le bouton d’exécution. (le
nombre ou pourcentage
d’enregistrements spécifié apparaît dans
les résultats de votre requête.
 Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, répétez les étapes 4 et 5, en sélectionnant
cette fois Tout à l’étape 5.
35
Cours Microsoft Access
Utiliser plusieurs critères
Utiliser « OU » avec un champ
211
1. Cliquez la zone Critères du champ dont
vous voulez souhaitez rechercher des
enregistrements spécifiques, puis saisissez
le premier critère.
2. Cliquez la zone Ou du champ utilisé à
l’étape 1, puis tapez le second critère.
3. Cliquez le bouton d’exécution pour
exécuter la requête. ( les résultats de la
requête s’affichent ).
4. Dans cet exemple Access extrait les
étudiants dont les prénoms Ali ou Omar.
Utiliser plusieurs critères
Utiliser « ET » avec un champ
213
1. Cliquez la zone Critères du champ dont
vous voulez souhaitez rechercher des
enregistrements spécifiques,
2. Saisissez le premier critère. à utiliser, puis
tapez ET
3. Saisissez le second critère à utiliser
4. Cliquez le bouton d’exécution pour
exécuter la requête. ( les résultats de la
requête s’affichent )..
5. Dans cet exemple Access extrait les
étudiants qui ont la note entre 10 et 12.
Effectuer des calculs
215
1. Cliquez la zone Champ de la
première colonne vide.
2. Saisissez un nom pour le champ
où apparaîtront les résultats de
calcul. Suivi de deux points (:).
Insérer ensuite un espace en
appuyant sur la barre d’espace.
3. Saisissez une expression pour le
calcul à réaliser,
4. Exécutez la requête. (Les résultats
du calcul s’affichent).
Utiliser plusieurs critères
Utiliser « OU » avec deux champs
212
1. Cliquez la zone Critères du champ dont
vous voulez souhaitez rechercher des
enregistrements spécifiques, puis saisissez
le premier critère.
2. Cliquez la zone Ou du second champ à
utilisé, puis tapez le second critère.
3. Cliquez le bouton d’exécution pour
exécuter la requête. ( les résultats de la
requête s’affichent ).
4. Dans cet exemple Access extrait les
étudiants dont les prénoms Ali ou qui
ont la note de M2 supérieur ou égale à
12.
Utiliser plusieurs critères
Utiliser « ET » avec deux champs
214
1. Cliquez la zone Critères du champ
dont vous voulez souhaitez rechercher
des enregistrements spécifiques, puis
saisissez le premier critère.
2. Cliquez la zone Critères du second
champ à utiliser, puis tapez le second
critère.
3. Cliquez le bouton d’exécution pour
exécuter la requête. ( les résultats de la
requête s’affichent )..
4. Dans cet exemple Access extrait les
étudiants dont le prénom Ali et qui
ont la note supérieur à 12.
Effectuer des calculs (suite)
Comment entrer une expression pour effectuer un calcul ?
216
 Pour entrer un champ dans une expression,
saisissez le nom de la table qui renferme le
champ entre crochets ([Commandes]), suivi d’un
point d’exclamation (!). Tapez ensuite le nom du
champ entre crochets ([Quantité]). Veillez à
respecter l’orthographe des noms de table et de
champ. (par exemple :
[Commandes]![Quantité]* [Commandes]![Prix])
 Lorsque le champ souhaité n’existe que dans une
seule table, il est inutile de saisir le nom de cette
table. (par exemple : [Quantité]*[Prix] ).
36
Cours Microsoft Access

Synthétiser des données pour un

Utiliser des paramètres champ
1. Cliquez la zone Critères du champ
217 218 1. Créez une requête qui renferme
pour lequel vous souhaitez utiliser un
uniquement le champ à synthétiser.
paramètre.
2. Cliquez ce bouton, afin d’afficher la
2. Saisissez un opérateur de recherche
ligne Opération.
pour le paramètre.
3. Cliquez la zone Opération du
3. Saisissez le message qu’Access devra
champ.(une flèche apparaît).
afficher lors de l’exécution de la
requête. Ecrivez-le entre crochets [ ]. 4. Cliquez cette flèche, afin d’afficher
une liste des opérations possibles.
4. Cliquez le bouton d’exécution. (la boite
de dialogue Entrer la valeur du 5. Cliquez l’opération à exécuter.
paramètre apparaît, affichant le message
6. Cliquez le bouton d’exécution.
saisi à l’étape 3).
7. Les résultats de l’opération
5. Saisissez les données à rechercher et
apparaissent.
Cliquez OK (les résultats de la requête
s’affichent).

Synthétiser des données pour un champ Synthétiser des données pour des
Opérations pour synthétiser des données enregistrements groupés
219
 Somme : Ajoute les valeurs. 220
1. Créez une requête qui renferme
 Moyenne : Calcule la valeur moyenne. uniquement le champ à utiliser pour
regrouper vos enregistrements et le
 Min : Recherche la plus petite valeur. champ à synthétiser.

 Max : Recherche la plus grande valeur. 2. Cliquez ce bouton pour afficher la ligne
Opération.
 Compte : Calcule le nombre de valeurs. 3. Cliquez la zone Opération du champ à
 EcartType : calcule l’écart standard. synthétiser. (une flèche apparaît).

 Var : Calcule la variance. 4. Cliquez cette flèche afin d’afficher la liste

des opérations possibles.
 Premier : Recherche la valeur du premier 5. Cliquez l’opération à exécuter (Access
enregistrement. regroupe les enregistrements d’après le

Dernier : Recherche la valeur du dernier

champ regroupement.

enregistrement. 6. Cliquez le bouton d’exécution.

Synthétiser des données pour des 222

221
enregistrements groupés (suite)
Société Produit Quantité
 Pour déterminer la quantité Sport A 40
totale de chaque produit
achetée par les diverses Sport B 60
sociétés, par exemple,
regroupez les enregistrements
Loisir A 80
d’après les champs Société et Loisir B 30
Produit, et synthétiser les
données d’après le champ Véloland A 25
Quantité commandée. Véloland B 60

CRÉER DES ÉTATS

Le Sportif A 90
Le Sportif B 100
Les états permettent de présenter les données
sous forme de rapports d’aspect professionnel.

37
Cours Microsoft Access
Créer un état à l’aide de l’assistant état
223
1. Cliquez Etats dans la fenêtre
Base de données.
2. Double-cliquez Créer un état
à l’aide de l’Assistant. (la
boite de dialogue assistant Etat
apparaît).
Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
225
 Si vous avez sélectionné des champs
provenant de plusieurs tables, vous
pouvez choisir la table à utiliser pour
regrouper les données de l’état.
8. Cliquez la table à utiliser comme base
de regroupement.
 Cette zone affiche un exemple du
regroupement choisi.
9. Cliquez Suivant pour continuer
Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
227
12. Cliquez la flèche, afin de trier vos
données.
13. Cliquez le champ qui servira de clé de
tri.
14. Cliquez ce bouton jusqu’à ce qu’il
affiche l’ordre de tri souhaité.
15. Pour trier selon un second champ,
répétez ici les étapes 12 à 14.
16. Pour effectuer des calculs dans l’état,
cliquez le bouton Options de synthèse.
(Cette option peut ne pas être disponible
dans certains états. Si tel est le cas, passez à
l’étape 21).
Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
224
3. Cliquez la flèche dans cette zone pour
sélectionner la table contenant les champs
que vous voulez inclure dans votre état.
4. Cliquez le nom de la table.
 Cette zone affiche les champs de la table
sélectionnée.
5. Double-cliquez chaque champ à ajouter à
l’état..
 Cette zone affiche les champs
sélectionnées.
6. Vous pouvez ajouter des champs
provenant d’autres tables, en répétant les
étapes 3 à 5 pour chaque table.
7. Cliquez Suivant pour continuer.
Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
226
10. Pour utiliser un champ spécifique
comme support du regroupement,
double cliquez son nom.
 Cette zone affiche un exemple du
regroupement choisi.
11. Cliquez Suivant pour continuer.
Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
228
 La boite de dialogue Option de synthèse
apparaît.
 Les champs qui permettent d’effectuer des
calculs apparaissent ici.
17. Cliquez la case () correspondant à
chaque calcul demandé ( devient ).
18. Cliquez une option selon que vous voulez
afficher tous les enregistrements et la
synthèse ou la synthèse seule.
19. Pour afficher le pourcentage du total
représenté par chaque groupe, cliquez cette
option ( devient )..
20 Cliquez Ok, puis Suivant pour continuer
38
Cours Microsoft Access

Créer un état à l’aide de l’assistant état Créer un état à l’aide de l’assistant état
Affichage des synthèse dans un état (suite)
229 230

22. Cliquez la présentation choisie.

 Détail et total : Affiche tous les enregistrements de la
table et la synthèse. Par exemple, un état donnera  Un exemple s’affiche ici.
toutes les commandes et le total des commandes du
mois. 23. Cliquez l’orientation de page
 Total uniquement : N’affiche que la synthèse. Par souhaitée.
exemple, l’état ne donnera que le total mensuel.
 Calcul du pourcentage du total pour les sommes :
Affiche le pourcentage représenté par chaque groupe
par rapport au total. Par exemple, l’état donnera le 24. Cliquez Suivant pour continuer.
pourcentage de chaque mois par rapport au total des
commandes.

Créer un état à l’aide de l’assistant état Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite) (suite)
231 232

25. Cliquez le style à utilise pour l’état.

27. Entrez un nom pour votre état si
vous voulez le changé.

 Un exemple de style s’affiche ici.

26. Cliquez Suivant pour continuer.

28. Cliquez Terminer pour lancer la
création de l’état.

Créer un état à l’aide de l’assistant état

(suite)
Créer un état instantané
233 234 1. Cliquez Etats dans la fenêtre Base
de données.

 Une fenêtre apparaît, 2. Cliquez Nouveau (la boite de

affichant votre état. dialogue Nouvel Etat apparaît).
3. Cliquez le type d’état instantané
souhaité.
29. Lorsque vous avez terminé 4. Cliquez la flèche dans cette zone
de consulter l’état, cliquez ce pour afficher les tables disponibles.
bouton pour fermer la fenêtre.
5. Cliquez la table contenant les
données à inclure dans l’état.
6. Cliquez OK pour créer l’état. (une
fenêtre apparaît, affichant votre
état).

39
Cours Microsoft Access

Créer un état instantané (suite) Modifier le mode d’affichage d’un état

235 7. Pour enregistrer l’état, cliquez
Fichier.
8. Cliquez la commande
Enregistrer. (La boite de
dialogue Enregistrer sous
apparaît).
9. Donnez un nom à votre état,
puis cliquez sur le bouton OK.
236  Dans cet exemple, l’état
apparaît en mode Aperçu avant
impression.
1. Cliquez la flèche dans cette
zone pour sélectionner un
mode d’affichage différent.
2. Cliquez le mode d’affichage à
utiliser. (l’état apparaît dans le
mode sélectionné).

Ajouter une image dans un état

237 1. Affichez l’état à modifier en mode
création.
2. Cliquez le bouton image, pour ajouter
une image à votre état.
3. Si la boite à outils n’est pas afficher
cliquez le bouton outils.
4. Cliquez à l’emplacement où vous voulez
obtenir le coin supérieur gauche de
l’image. (la boite de dialogue Insérer une
image apparaît).
5. Cliquez le nom de l’image à inclure dans
l’état, puis cliquez sur OK. (l’image
apparaît dans l’état).
6. Enregistrez vos modifications.

40