Paso a paso se realiza la selección de personal

Liliana Vega Morantes

Septiembre 2019.

Fundación Universitaria del Área Andina

Administración de empresas
Gestión por competencias
 2. Tabla de Contenidos ii

3. Introducción ...............................................................................................................................1
4. Proceso de selección de personal ...............................................................................................2
5.Denominacion del puesto ..............................................................................................................3
6. Clasificación de competencias ....................................................................................................6
7. Diagrama de flujo ........................................................................................................................7
8. Conclusiones ...............................................................................................................................8
9. Lista de referencias .....................................................................................................................9
10. Anexos .....................................................................................................................................10
 1

3. Introducción

El pilar de toda organización es el personal por ende se debe enfocar en su recurso

más importante, por ello el área de recursos humanos (RR. HH.), tiene como

responsabilidad de asegurar que la gestión por competencias se desarrolle integralmente

en la organización, a través de toda la cadena de procesos, desde la definición de las

competencias que requiere la organización hasta el desarrollo, evaluación y seguimiento

de sus colaboradores.

En el presente trabajo se reconocerá propuestas de gestión de talento humano por

competencias basada en los lineamientos estratégicos de la organización.

 2

4. Proceso de selección de personal

Los pasos a llevar a cabo para un proceso de selección de personal son los

siguientes:

Paso 1 Requisición del personal

Es una solicitud hecha al área de Gestión Humana por cualquier dependencia de

la organización que necesita encontrar a un candidato para ocupar una vacante

disponible.

Paso 2 Reclutamiento

Es un conjunto de procedimientos orientado a atraer candidatos potencialmente

calificados y aptos para ocupar cargos dentro de la empresa. Existe el reclutamiento

interno y externo.

Paso 3 Proceso de Selección de Talento Humano

Presenta un conjunto de técnicas como principal estrategia para la determinación

de las competencias de los aspirantes, con el fin de seleccionar la persona con mayores

probabilidades de ajuste al cargo y a la organización.

En este proceso se lleva a cabo las siguientes fases:

 Fase de preselección

Se enfoca en la aplicación de tres técnicas: Análisis de Hojas de vida, Entrevista para

la identificación de competencias organizacionales y verificación de referencias.

 Fase de Selección

Esta fase tiene como objetivo fundamental la determinación de las competencias

específicas requeridas para el desempeño de cada cargo. Para su óptimo desarrollo,

 3

las competencias se dividen en tres grupos fundamentales: Competencias de

Direccionamiento, Competencias Técnicas y Profesionales y Competencias Humanas.

Paso 4 Fase de Evaluación del proceso de Selección

Es un proceso que abarca desde la determinación de las principales responsabilidades

del puesto y los principales compromisos especiales, al inicio del período de evaluación,

el seguimiento continuo de su cumplimiento, hasta la evaluación formal.

5. Denominación del puesto

La empresa seleccionada es SATENA

Indicaciones del cargo: Secretaria ejecutiva

Denominación: Secretaria ejecutiva

Área: Presidencia

Nivel funcional: Tecnóloga o profesional

Jefe Inmediato: Presidencia y Vicepresidencia

Personal a cargo: N/A

Función general del cargo:

Brindar al Presidente y Vicepresidente de la Empresa un apoyo permanente con las tareas

establecidas y en las diferentes actividades que se realizan.

Funciones:

 Manejar, organizar y hacer seguimiento a la agenda de Presidencia y

Vicepresidencia.
 4

 Recepcionar, revisar y verificar los documentos físicos para trámite y/o firma de

Presidencia y Vicepresidencia.

 Asistir directamente al Presidente y Vicepresidente en todos sus requerimientos.

 Elaborar los diferentes documentos ordenados por Presidencia y Vicepresidencia.

 Llevar el control sobre la correspondencia llegada y salida.

 Organizar y velar por el correcto manejo del archivo de la oficina.

 Coordinar la disponibilidad de las salas de juntas.

 Leer, revisar y tramitar los correos electrónicos institucionales.

 Tramitar y hacer seguimiento a los tiquetes aéreos por comisión o protocolo

concernientes al personal de la Presidencia y Vicepresidencia.

 Atender y orientar al cliente interno y externo.

 Atender y orientar las llamadas telefónicas fijas, celular, chat.

 Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de

su cargo.

Requerimientos del perfil

Género: Femenino

Formación académica: Tecnología en secretariado ejecutivo o Profesional en

Administración de empresas

Tiempo de experiencia: Tres (3) años de experiencia específica.

Responsabilidades:

 Reportar por escrito todo error, peligro y evento no deseado de seguridad

operacional de acuerdo a los formatos vigentes.

 5

 Gestionar el riesgo a su nivel y capacidad de acuerdo a la capacitación recibida en

seguridad operacional.

 Participar en las actividades generadas en los planes de acción para la gestión de la

seguridad operacional.

 Asistir y aprobar los cursos de acuerdo al programa de capacitación en seguridad

operacional de SATENA.

 Conocer y cumplir con el sistema de seguridad operacional y el sistema de gestión

de la calidad.

 Procurar el cuidado integral de su salud

 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud

 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa;

 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y

riesgos latentes en su sitio de trabajo;

 Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo

definido en el plan de capacitación del SG-SST; y

 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

 Asistir a las capacitaciones programadas por la empresa para el correcto desarrollo

de sus funciones.

Competencias (Habilidades y destrezas):

 Análisis numérico
 6

 Atención al detalle

 Comunicación oral y escrita

 Trabajo en equipo

 Vocación de servicio

 Integridad

 Planificación y Organización.

 Actitud agradable y disposición cordial en la conducción de las relaciones

públicas.

 Discreción y prudencia en el manejo de la información.

 Resolución de problemas

 Buen léxico.

 Responsabilidad y cumplimiento.

6. Clasificación de competencias

Competencias básicas Competencias genéricas Competencias específicas

 Análisis numérico  Resolución de  Actitud agradable y

 Atención al detalle problemas disposición cordial en la
 Comunicación oral  Vocación de servicio ƒ conducción de las
y escrita  Planificación y relaciones públicas.
 Integridad Organización.  Discreción y prudencia
 Buen léxico.  Trabajo en equipo en el manejo de la
 Responsabilidad y información.
cumplimiento.  Manejo de herramientas
ofimáticas
 7

7. Diagrama de flujo

Entrevista con el jefe

INICIO inmediato

Entrevista con el
Reclutamiento del gerente
personal

Análisis de las hojas Aviso de selección

de vida

Verificación de datos
y referencias ¿Examen NO
médico Descalificado
positivo?
Entrevista para la
identificación de
competencias SI
organizacionales
Oferta de trabajo y
contratación

¿Llena los
NO
Descalificado Programa de inducción
requisitos?
a la empresa

SI
Seguimiento al
Pruebas Psicométricas programa de inducción
y Psicotécnicas

FIN
Seleccionar NO
a los Descalificado
mejores

SI
 8

8. Conclusiones

La gestión por competencias es una herramienta sumamente importante para el

factor humano optimiza los procesos de toda organización. Al implementar esta

herramienta nos ayuda a poner énfasis en señalar qué conductas son necesarias para

alcanzar los resultados.

El conocer e implementar correctamente el proceso de reclutamiento, selección e

incorporación y seguimiento de personal ayuda a minimizar errores a la hora de contratar

a los colaboradores y el seguimiento del desempeño incentiva a mantener conductas

positivas y al mejoramiento continuo del colaborador.

 9

9. Lista de referencias

Satena es Colombia. (2018). Manual de funciones. Colombia [pdf]

Gestiopolis. (2018). Formulario de guía de la entrevista y evaluación del candidato para

personal técnico, profesional y gerencial. Colombia [pdf]

Díaz, A. Silva, A. (2015). Manual de funciones por competencias en laboratorios girasol

aseo ltda. Bogota, Colombia. [pdf]
 10

10. Anexos

Convocatoria interna

Convocatoria por medio de correo corporativo

¡Buen día!

Me permito socializar la siguiente vacante interna para que quienes se encuentren

interesados me hagan llegar su aplicación a más tardar al cierre de la jornada laboral de

mañana martes 16 de septiembre.

CARGO: Secretaria ejecutiva

PERFIL: Tecnólogo en carreras administrativas, manejo de Excel avanzado y

experiencia en cotizaciones y/o licitaciones preferiblemente.

SALARIO: A convenir.

Quedo atenta a sus inquietudes.

Muchas gracias

Cordialmente,

Juana Lozano

Dir. Recursos Humanos

 11

Formato de hoja de vida

1.- DATOS PERSONALES

APELLIDOS Y NOMBRES:
CEDULA DE CIUDADANIA:
SU FOTO AQUÍ
CIUDAD: LOCALIDAD:
DIRECCIÓN:
TELÉFONO FIJO: CELULAR:
CORREO ELECTRÓNICO:

OBLIGATORIO
N° CUENTA BANCARIA:
Ahorros______ Corriente_____
ENTIDAD FINANCIERA:

2.- EDUCACION

Responda lo que corresponda a su último nivel de educacion.

Nivel de
Nombre de la Institución Título
Instrucción
Primaria
Secundaria
Técnico / Tecnológico
Profesional
Post-Grado
Otros

3.- EXPERIENCIA LABORAL

Incluir únicamente información laboral que tenga relación específica con el puesto de trabajo al que está postulando. Si es
necesario, adicione más filas.

Responsabilidades Denominación Razón de

TIEMPO DE LABOR Empresa
/Actividades/Funciones del Puesto salida

APELLIDOS Y NOMBRES FIRMA

IMPORTANTE: Entregar este formulario así como la documentación comprobatoria ordenada de acuerdo con la secuencia de
la presente Hoja de Vida.

DECLARO QUE, todos los datos que incluyo en este resumen son verdaderos y no he ocultado ningún acto o hecho, por lo
que asumo cualquier responsabilidad. Acepto ser excluido en caso de comprobar falsedad o inexactitud en alguna de sus
partes, y me sujeto a las normas establecidas por la Institución y otras disposiciones legales vigentes.
 12

Pruebas a aplicar

Pruebas Psicométricas

 Test de personalidad

1. ¿Crees que el día no tiene bastantes horas para todas las cosas que deberías hacer?

Sí______ No _____

2. ¿Siempre te mueves, caminas o comes con rapidez?

Sí______ No _____

3. ¿Te sientes impaciente por el ritmo al que se desarrollan los acontecimientos?

Sí______ No _____

4. ¿Acostumbras a decir: "Ah, ajá" o "sí, sí, sí", "bien, bien", cuando te habla una persona

apremiándola inconscientemente a que acabe de decir lo que tiene que decir?

Sí______ No _____

5. ¿Tienes tendencia a terminar las frases de otras personas?

Sí______ No _____

6. ¿Te sientes exageradamente irritado incluso rabioso cuando el coche que te precede en

una carretera circula a una velocidad que consideras demasiado lenta?

Sí______ No _____

7. ¿Consideras angustioso tener que hacer cola o esperar turno para conseguir una mesa

en un restaurante?

Sí______ No _____
 13

8. ¿Encuentras intolerable ver cómo otras personas realizan tareas que sabes que se

pueden hacer más deprisa?

Sí______ No _____

9. ¿Te impacientas contigo mismo si te ves obligado a realizar tareas repetitivas (rellenar

formularios, firmar talones, lavar platos, etc.), que son necesarias pero te impiden

hacer las cosas que te interesan realmente?

Sí______ No _____

10 ¿Eres de esas personas que leen a toda prisa o intentan siempre conseguir resúmenes

o sumarios de obras literarias realmente interesantes y valiosas?

Sí______ No _____

11 ¿Te esfuerzas por pensar o hacer dos o más cosas simultáneamente? Por ejemplo,

mientras intentas escuchar la conversación de una persona, sigues dando vueltas a

otro tema sin ninguna relación con lo que escuchas.

Sí______ No _____

12 ¿Mientras disfrutas de un descanso, continúas pensando en tus problemas laborales,

domésticos o profesionales?

Sí______ No _____

13 ¿Tienes el hábito de acentuar excesivamente varias palabras que consideras clave en

tu conversación o la tendencia a decir las últimas palabras de tus frases más

rápidamente que las palabras iniciales?

Sí______ No _____
 14

Pruebas Psicotécnicas

 Test de Inteligencia General:

Series de Figuras:
15
 16

 Test de Aptitudes:

Aptitud verbal:

 Aptitud Numérica:
 17

 Aptitud Espacial:
 18

Formato de entrevista

Con las preguntas a realizar se van abarcar tres aspectos importantes del candidato

historial laboral, educación y antecedentes y circunstancias actuales.

Entrevista.

Historial laboral

1. Comience relatándome su experiencia de trabajo. Por cada trabajo quiero saber lo

que hacía, lo que agradaba, lo que desagradaba, su sueldo y cualquier logro

especial

2. ¿Qué logro de trabajo le ha brindado mayor logro de satisfacción? ¿Cómo fue

logrado?

3. ¿Qué cualidades le gusta más en un superior? ¿Menos?

4. ¿Prefiere usted trabajar sola o en grupos?

5. ¿Puede darme un ejemplo o dos de su capacidad para dirigir o supervisar a otros?

6. Deme un ejemplo de un proyecto que efectúo bajo presión.

7. ¿Qué mejoras o nuevas ideas han sugerido en trabajos anteriores?

8. ¿Cómo cree que lo describirían sus compañeros o sus subordinados?

Educación

1. Quiero conocer sus logros académicos hasta el presente, estoy interesado en

cursos, calificaciones, actividades, empleos temporales y cualesquier logros

especiales.

2. ¿Qué importancia han tenido sus estudios en su desarrollo?

3. ¿Qué parte de sus estudios se costeó usted mismo? ¿Cómo lo hizo?

 19

Antecedentes y circunstancias actuales

1. Cuénteme sus circunstancias, intereses y actividades actuales.

2. ¿A qué edad tuvo su primer trabajo?

3. ¿Cuál es su pasatiempo?

4. ¿Con quién vive?

 20

Criterios de decisión

Código de evaluación:
5. Excelente
4. Sobre término medio
3. Término medio
2. Bajo término medio
1. Pobre

Historial laboral _______________ Evaluación

Considere: Similitud de experiencia de trabajo con este puesto. Continuidad

(cambios lógicos de trabajo), estabilidad y progreso en la carrera. Explicación de cambios

de trabajo, vacíos entre trabajos e inconsistencias. Progreso en relación a educación y

capacitación. Logros significativos y conocimientos relacionados al trabajo. Nivel de

ingresos y responsabilidades. Preferencias y aversiones. Número de trabajos y periodos

de desempleo. Área de especialización.

Educación _______________ Evaluación

Considere: Educación formal, entrenamiento en el trabajo y educación

autodidacta. Áreas de concentración y razón de selección. Logros académicos.

Preferencias y aversiones. Actividades escolares no académicas. Métodos usados para

costear los estudios. Logros escolares en relación e inteligencia. Razones por las cuales

dejó de estudiar. Conocimientos sobre desarrollo recientes en su campo de interés.

Entrenamiento específico requerido para desempeñar ese trabajo.

Antecedentes y circunstancias actuales _______________ Evaluación

Considere: Valores y conocimientos adquiridos de sus primeras experiencias.

Primeros intereses y logros. Actividades actuales fuera del trabajo. Actitud del candidato
 21

con respecto a su carrera, Estabilidad financiera en relación a la edad, la educación y los

ingresos pasados del candidato

Apariencia personal Considere _______________ Evaluación

Apariencia personal consistente con el contacto interpersonal requerido para este

trabajo. Aseo, porte, simpatía y aplomo. Voz y habilidad para expresarse. Si cumple las

exigencias físicas básicas del trabajo.