PAPELERÍA LYC Sistemas de Información

versión 0.1 Fecha :19/07/2019

DISTRIBUIDORA & PAPELERIA LYC

Software empresarial
Versión 0.1

CARLOS ARTURO CARMONA

FABIAN OVALLE
DANIEL ALEJANDRO CALERO

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versión 0.1 Fecha :19/07/2019

Integrantes del equipo:

NOMBRE Y APELLIDO ROL EMAIL TELÉFONO

Carlos Arturo Carmona carlos.carmona@correounivalle.edu.co 3017657101

Fabian ovalle Fabian.ovalle@correounivalle.edu.co

Daniel Alejandro calero daniel.calero@correounivalle.edu.co

Docente: Nubia Angulo

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HISTORIAL DE REVISIONES

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN

20-07-2019 0.1 Presentación de la empresa.

Este documento está al alcance del público en general.

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Introducción 5
presentación de la empresa 6
Misión 7
Visión 7
Objetivos 8
Estructura formal de la organización 9
Áreas Funcionales. 9
Problemas de gestión de información 9

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INTRODUCCIÓN
Este proyecto de se basa en la búsqueda de un sistema de información de un,
preferiblemente de libre distribución (ya que la papelería es un régimen simplificado
y aún no son grandes contribuyentes), que pueda servir de apoyo en la solución de
algún problema en una empresa real.

Teniendo en cuenta de que este negocio está basado en la prestación de un servicio

como tal y de la distribución de papelería es necesario implementar un sistema de
información e implantar la aplicación que más se ajuste a sus requerimientos
presentados por la empresa (DISTRIBUIDORA Y PAPELERÍA LYC). Se debe
identificar el o los procesos de negocios que se desea cubrir con el sistema para así
proveer una solución.

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Presentación de la empresa
DISTRIBUIDORA Y PAPELERIA LYC

Nuestra empresa fue creada el 2 de diciembre de 2010 principalmente como una

solución a las necesidades de los útiles escolares en un principio para ser
reconocida por una distribuidora de diversos colegios tanto públicos y privados a
medida que el tiempo fue transcurriendo la empresa fue cambiando su orientación
esto debido a que los útiles escolares se daban en dos temporadas de los
calendarios escolares convirtiéndose poco a poco prestadora de servicios para los
abogados y rama judicial, en la actualidad es una empresa versátil ya utiliza y
combina las dos propiedades como lo son la prestación de un servicio óptimo y
rápido por parte de la rama judicial y ante las temporadas escolares ser una
distribuidora integral para la entrega de productos de temporadas escolar ya que se
tienen convenios y/o contrataciones públicas y privadas para la distribución de útiles
escolares como también distribución de papelería para uso interno de estas, en la
actualidad lleva más de nueve años de reconocimiento como distribuidora en todo
lo relacionado con papelería y 6 años de prestigio con las entidades judiciales como
lo son abogados, rama Judicial, prestación de dependencia, centro de servicios
entre otras.

VISIÓN

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Ser una empresa que cuente con buena estructura administrativa y comercial, para
tener buena presencia en el mercado local de la ciudad de Cali dando una visión
versátil de lo que es la distribuidora ya que combina fuentes de distribución en útiles
escolares y en todo lo que tiene que ver con asesorías Jurídicas, disfrutar de la
preferencia de clientes como lo son abogados, despachos judiciales centro de
servicio de la rama Judicial, como también lo es colegios públicos y privados las
cuales se tienen convenios y licitaciones con estas a su vez ser una buena fuente
de empleo para los estudiantes con conocimientos previos en contabilidad,
derecho,sistemas por el dominio de actividades diaras.

MISIÓN
Ofrecer un gran servicio a los clientes en cuanto a lo relacionado a abastecimiento
de papelería, artículos de oficina y también útiles escolares enfocados al público en
general, estableciendo con nuestros clientes relaciones comerciales mutuamente
benéficas, logrando satisfacer las necesidades de los basicas de los estudiantes y
distintos colegios y garantizar una mejor calidad de vida de nuestros colaboradores
ya que este es un negocio versátil que tiene distintos enfoques los cuales siempre
buscan garantizar la calidad y la atención a nuestros clientes,brindando el mejor
servicio no solo en útiles escolares si no en todo lo relacionado con el ámbito jurídico
.

OBJETIVOS

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la empresa se ha fijado los siguientes metas para optimizar sus ganancias y cubrir
gran parte de su negocio versátil.

CORTO PLAZO

● implementación de software para facturacion electronica.

● adaptar software para el control de inventario.
● mejoras de herramientas para como lo son mejores máquinas para el
rendimiento de la papelería a la hora de brindar un servicio.

LARGO PLAZO
● optimización de recursos como lo son los insumos para las máquinas
fotocopiadoras,resmas de papel entre otras las cuales son el uso diario de la
papelería.
● sistematización completa de la empresa.

ESTRUCTURA FORMAL DE LA
ORGANIZACIÓN.
ÁREAS FUNCIONALES
- contabilidad
- inventario
- administración
- centro de copiado

PROBLEMAS DE LA GESTION DE INFORMACION

la empresa por falta de un sistema de inventario en tiempo real ha tenido problemas

para el manejo de almacenamientos de la misma mercancía que se tiene dentro del
mismo, a veces se pide más producto del que se necesita o aveces no hay el
producto que es solicitado por las instituciones.

esto lleva a un sobrecosto en el inventario y a la pérdida de clientes, para evitar esto

se puede usar un sistema que de preaviso cuando algo se está acabando y permite
conocer cuál es la demanda de un producto, para mantener la cantidad justa del
producto que se necesita.

en el centro de copiado donde se encuentra las máquinas fotocopiadoras las cuales

brindan un servicios a toda el área judicial se debe llevar un registro exacto de el

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servicio que se le está haciendo a cada cliente para después hacer la factura de
cobro, a veces este no es tan preciso y no se cobran los servicios que se hacen,
esto lleva a una pérdida de dinero que se podría remediar usando un sistema de
información que registre los clientes que solicitan el servicio con lo información del
vendedor o asesor , para saber que tipo de servicio se está haciendo.

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