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Ficha Fórmulas
− Insertar funciones
Insertar funciones es un cuadro de diálogo que simplifica la introducción de funciones en una
fórmula.
Para iniciar Insertar funciones, se debe: 1) hacer clic en el botón Insertar funciones de la barra
de de fórmulas o 2) seleccionar el botón Insertar Función del grupo Biblioteca de funciones de
la ficha Fórmulas o 3) seleccionar la Opción Más funciones del botón Autosuma de la grupo
Modificar de la ficha Inicio o 4) seleccionar la opción Insertar función de cualquiera de las
listas de las categorías de funciones del grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas o
5) seleccionar la opción Más funciones del cuadro de Funciones de la barra de Fórmulas.
Este cuadro de diálogo permite en Buscar una función escribir una descripción breve de lo
que se desea que haga una función que se busca y en el cuadro Seleccionar una función se
mostrará una lista de funciones posibles que se ajustan a los requisitos especificados en la
descripción proporcionada.
Las funciones están agrupadas por categoría, tales como "Financieras", "Matemáticas y trigo-
nométricas", "Estadísticas", "Búsqueda y referencia", "Fecha y hora", etc.
Seleccionar una categoría Es una lista desplegable, que permite seleccionar entre las categor-
ías: Usadas recientemente: para las funciones que se hayan insertado últimamente, Una ca-
tegoría específica: para las funciones de dicha categoría y Todas: que mostrará todas las
funciones, tanto las integradas y como las definidas por el usuario. En todos los casos las fun-
ciones de la categoría seleccionada se mostrarán en orden alfabético en el cuadro Seleccionar
una función.
Seleccionar una función enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están
disponibles en la categoría seleccionada, mientras, en el área de presentación en la parte infe-
rior se describe brevemente que realiza la función seleccionada y muestra la sintaxis (la sin-
taxis determina la posición correcta de los argumentos, los separadores -puntos y comas- y
paréntesis).
lo que significa que es opcional. Cuando un argumento es opcional no significa que si el usua-
rio no lo indica la función se resuelva sin él, sino que, Excel asume un valor predeterminado
para dicho argumento. Cualquiera de los ejemplos siguientes son válidos: DIASE-
M("2/14/90"); DIASEM("15-4-93";2); pero DIASEM() no es válido.
Cuando un argumento va seguido de puntos suspensivos (...), puede introducir varios argu-
mentos con el mismo tipo de datos. Algunas funciones aceptan hasta 255 argumentos, siem-
pre y cuando el número total de caracteres en la fórmula no exceda de 1.024. Por ejemplo, la
sintaxis para la función MAX es la siguiente: MAX(número1;número2;...)
Cualquiera de las siguientes fórmulas es válida: MAX(C7:C11;A7:A11;D7:D11;A7;C7)
MAX(A6:A13;26;31); MAX(26;31;29).
En las funciones que no requieren argumentos introducidos por el usuario deben incluirse de
todas maneras los paréntesis de apertura y cierre, ya que es la condición para que Excel las re-
conozca como tales.
Nombres de argumentos
Muchos nombres de argumentos indican el tipo de información que se debe usar como tal. Si
la abreviatura núm, ref o valor_lógico aparece en el nombre del argumento, entonces ese ar-
gumento será un número, una referencia de celda o un valor lógico respectivamente. Por
ejemplo, en la función IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres), el primer argumento debe
ser una cadena de caracteres y el segundo un número.
Del mismo modo, las palabras número, referencia, lógico, texto y matriz en el nombre de un
argumento especifican que el argumento debe corresponder a ese tipo de datos ingresado di-
rectamente u obtenido del contenido de una celda o del resultado de otra función.
El argumento Valor significa que el dato puede corresponder a cualquier un valor que sea úni-
co. Dicho dato puede ser un número, un texto, un valor lógico o uno de error.
Argumentos
Los argumentos son la información que una función utiliza para producir un valor nuevo o pa-
ra realizar una acción. Los argumentos siempre se colocan a la derecha del nombre de la fun-
ción y deben ir entre paréntesis. La mayoría de los argumentos pertenecen a un determinado
tipo de datos. El argumento que introduzca debe corresponder al tipo adecuado o a algún otro
tipo que Excel pueda convertir en el tipo adecuado.
Se puede usar cualquier tipo de argumento siempre que produzca el tipo de datos deseado. Por
ejemplo, la función SUMA, que suma los argumentos, puede aceptar entre 1 y 255 argumen-
tos. La función SUMA acepta los siguientes argumentos ya que devuelven uno o varios
números:
− Un valor que sea un número, por ejemplo: SUMA(1;10;100) o una función o fórmula cuyo
resultado sea un número, por ejemplo: SUMA(0,5+0,5; PROMEDIO(5;5); 10^2;A3:A20)
El uso de una función como argumento de otra función, como en el ejemplo anterior, se
llama anidamiento de funciones. En este ejemplo, la función PROMEDIO es un argumento
de la función SUMA. En una fórmula es posible tener hasta sesenta y cuatro niveles de
funciones anidadas.
− Una referencia a una celda o rango de celdas que contiene un número o una fórmula que da
como resultado un número, por ejemplo: SUMA(A1;A2); SUMA(A1:A5)
El segundo ejemplo equivale a la fórmula SUMA(A1;A2;A3;A4;A5). La ventaja de utili-
zar un rango como argumento es que el argumento A1:A5 cuenta con un solo argumento
mientras que la otra forma cuenta con cinco argumentos. Si desea sumar más de 255
números, se tendrán que agrupar en rangos de celdas, porque las funciones sólo aceptan
hasta 255 argumentos.
− Un nombre que haga referencia a un valor, una fórmula, una celda o un rango de celdas
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Tipos de argumentos
Los argumentos de una función pueden ser los siguientes:
• Números
Por ejemplo: 5,003; 0; 150,286 y -30,05. Los números pueden ser enteros o con decimales
y pueden alcanzar una precisión de 15 posiciones (0,123456789012345 o
11,1234567890123 o 165257,123456789).
• Texto
Por ejemplo: "a", "Palabra", "c/punt." o "". Los valores de texto utilizados en fórmulas de-
ben ir entre comillas dobles. Si el texto contiene comillas, usar dos comillas dobles para
cada comilla doble que aparezca en el texto. Por ejemplo, para obtener los 7 caracteres del
texto "Buenas Noches", se debe introducir la fórmula: =DERECHA("""Buenas No-
ches""";7) y devolverá Noches”
Las cadenas de texto para Excel pueden tener hasta 32000 caracteres pero cuando se re-
quieren en una fórmulas es conveniente ingresarlas como contenido de una celda y refe-
renciar la misma ya que las fórmula tiene la limitación de los 1.024 caracteres como
máxima longitud. Una constante de texto que no contiene caracteres, se escribe como "" y
se llama "texto vacío".
Si no pone entre comillas el texto que se usa como argumento, Excel supondrá que es un
nombre de rango e intentará reemplazarlo con el valor al que hace referencia ese nombre.
Si dicho texto sin comillas no es un nombre de rango, y por lo tanto no tiene ningún valor
asociado, Excel devuelve el valor de error #¿NOMBRE?
• Valores lógicos
Los valores lógicos son VERDADERO y FALSO. Los argumentos lógicos también pue-
den ser enunciados, por ejemplo B10>20 cuyo resultado será VERDADERO o FALSO.
• Valores de error
Ejemplos de valores de error son #¡DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NUM!,
#¡REF! y #¡VALOR!
• Referencias
Ejemplos de referencias son $A$10; A10; $A10; A$10; L1C1 o L[10])C[(-10]). Pueden ser
referencias a celdas individuales, a rangos o a selecciones múltiples, y pueden ser relativas,
absolutas o mixtas. Cuando se usa una referencia como argumento se supone es un núme-
ro, texto, valor de error o valor lógico, el contenido de las celdas especificadas por la refe-
rencia.
Las funciones que devuelven referencias muestran el valor contenido en la celda de la refe-
rencia, en lugar de la dirección misma.
Para indicar una selección múltiple como argumento único de la referencia, encierre la re-
ferencia en un segundo par de paréntesis, por ejemplo: SUMA((E5:E8;E10:E18); PRO-
MEDIO(A1:A5))
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• Funciones
Cuando una función se utiliza como argumento de otra, se denominan funciones Anidadas
permitiendo Excel un máximo de 64 niveles de anidamientos. Cuando se anidada una fun-
ción, ésta deberá devolver el mismo tipo de dato que el que utilice el argumento. Se puede
utilizar el cuadro de diálogo Argumentos de función para facilitar el anidar funciones.
Por ejemplo, se puede anidar la función PROMEDIO como argumento de la función SI
haciendo clic en el cuadro de texto Valor_si_verdadero, luego haciendo clic en Más fun-
ciones.... del cuadro Funciones de la barra de fórmulas y finalmente, seleccionando la fun-
ción PROMEDIO en el cuadro de diálogo Insertar funciones. Al igual que cuando se selec-
ciona una función sin anidar en Insertar funciones, se abrirá el cuadro de diálogo Argu-
mentos de función de la función anidada.
Para cambiar el cuadro de diálogo Argumentos de función de una función anidada a otra,
se debe hacer clic en la barra de fórmulas en nombre de la función de la que se desea
visualizar los argumentos y su resultado.
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obligatorio. Por ejemplo, si se introduce (arg1;;), Excel sustituye arg2 y arg3 por valores ade-
cuados.
En las funciones para hojas de cálculo y en particular en las funciones que cuentan el número
de argumentos antes de calcular, cada punto y coma adicional afecta al cálculo de argumentos
y, por lo tanto, a la forma en que se calcula la función. Por ejemplo, PROMEDIO(1;2;3;4;5)
devuelve 3, pero PROMEDIO(;;1;2;3;4;5) devuelve 2,14.
Para la mayoría de los argumentos el valor utilizado para sustituir un argumento omitido es 0,
FALSO o "" (texto vacío), dependiendo del tipo de datos que deba tener el argumento. Cuan-
do los argumentos tipo referencia se omiten, el valor predeterminado usado es generalmente
la celda o la selección activa.
− Autosuma
Un nombre es una forma de referirse a una referencia de celda, rango, constante, fórmula o tabla,
cuyo propósito es hacer más clara la lectura de una fórmula.
Tipos de nombres
Se pueden crear y utilizar dos tipos de nombres.
a) Nombre definido Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o
un valor de constante. Como usuario se puede crear sus propios nombres definidos aunque,
en ocasiones, Excel los crea automáticamente; por ejemplo, cuando se establece un área de
impresión.
b) Nombre de tabla Nombre de una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados
que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla prede-
terminados, como Tabla1, Tabla2, etc. que el usuario luego puede cambiar.
Nombre
Pautas para la asignación de nombres:
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a) Puede contener letras, números, subrayados ( _ ), barras inversas (\), puntos (.) y signos de
interrogación (?). Sin embargo, el primer carácter debe ser una letra, un subrayado ( _ ) o una
barra inversa (\).
b) No se pueden usar espacios en blanco.
c) El nombre puede tener hasta 255 caracteres de largo.
d) No se permiten los nombres que son semejantes a números o referencias de celdas.
Crear nombres
Se puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:
a) Cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la forma más rápida de crear un nombre en el
nivel de libro para un rango seleccionado.
b) Crear un nombre a partir de una selección se puede crear nombres fácilmente partiendo
de los rótulos de fila y de columna existentes mediante una selección de celdas de la hoja de
cálculo.
c) Cuadro de diálogo Nombre nuevo Es el método más adecuado si desea tener más flexibili-
dad al crear nombres; por ejemplo, especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o
crear un comentario de nombre.
− Administrador de Nombre
Abre el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres de-
finidos y de tabla del libro. Permite ordenar y filtrar la lista de nombres y, agregar, cambiar o
eliminar nombres de una ubicación.
En el cuadro de diálogo Administrador de nombres se muestra la siguiente información so-
bre cada nombre de un cuadro de lista:
Esta columna: Muestra:
Icono y nombre Nombre definido que se indica mediante un icono de nombre definido.
Nombre de tabla que se indica mediante un icono de nombre de ta-
bla.
Valor Valor actual del nombre, como los resultados de una fórmula, una cons-
tante de cadena, un rango de celdas, un error, una matriz de valores o un
marcador si la fórmula no se puede calcular. Por ejemplo:
"ésta es mi constante de cadena"
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− Nuevo…
Abre el cuadro de diálogo Nombres nuevo para crear un nombre definido.
− Editar…
Abre el cuadro de diálogo Nombres nuevo para modificar lo establecido para un nombre
definido excepto el Ámbito.
− Eliminar
Elimina el nombre seleccionado en el cuadro Administrador de nombres
− Filtro
Muestra un subconjunto de nombres que cumple con la condición seleccionada. Al selec-
cionar cada comando, se activa o desactiva la operación de filtrado, lo que facilita combi-
nar o quitar distintas operaciones de filtrado con el fin de obtener los resultados deseados.
Para filtrar una lista de nombres, se debe puede utilizar:
Nombres en el ámbito de la Muestra sólo los nombres que son locales respecto a
hoja de cálculo una hoja de cálculo.
Nombres en el ámbito del Muestra los nombres que son globales respecto a del
libro libro.
Nombres con errores Muestra sólo los nombres con valores que contengan
errores (como #REF, #VALOR, #NOMBRE, etc.)
Nombres sin errores Muestra sólo los nombres con valores que no contengan
errores.
Nombres definidos Muestra sólo los nombres definidos por el usuario o por
Excel, como un área de impresión.
− Hace referencia a
Muestra la referencia actual del nombre permitiendo modificarla mediante Contraer diálo-
go (lo que oculta temporalmente el cuadro de diálogo), seleccionando las celdas de la
hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo .
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puede eliminar la ambigüedad del nombre si coloca un prefijo en el nombre del libro.
− Hace referencia a
Presenta la referencia para la celda o el rango seleccionado. Puede ser un rango de
celdas o una sola celda.
Si se selecciona un nombre definido anteriormente, este cuadro propondrá el rango,
el valor o la fórmula a la que ese nombre se refiere actualmente.
Se puede editar una referencia. Mientras se hace, también es posible realizar selec-
ciones en la hoja de cálculo, elegir comandos para la edición de fórmulas, cambiar y
mover ventanas.
− Comentario
Observación descriptiva con una longitud máxima de 255 caracteres
− Aceptar
Agrega la entrada actual de los cuadros Nombres, Se refiere y Ámbito a en la lista de
nombres definidos y luego cierra el cuadro de diálogo.
− Cerrar
Cierra el cuadro de diálogo Definir nombre sin agregar la entrada actual en la lista de
los nombres definidos.
− Aplicar nombres
Busca en las fórmulas y reemplaza las referencias de celdas con nombres definidos para
las mismas, siempre que estén seleccionados en la lista Aplicar nombre.
− Aplicar nombres
Enumera todos los nombres definidos en un libro de trabajo y permite seleccionar el
nombre o los nombres que se desea se coloquen en lugar de las referencias de celdas.
− Ignorar relativa/absoluta
Permite reemplazar las referencias de celdas con nombres sin considerar los tipos de
direcciones (absolutas o relativas) referencias de los nombres o de las referencias de
las fórmulas.
Si se desactiva esta casilla de verificación, se reemplazan las referencias absolutas en
las fórmulas por nombres cuando estos tengan rangos de direcciones absolutos, las
referencias relativas en las fórmulas por nombres cuando estos tengan rangos de di-
recciones relativos y las referencias mixtas por nombres cuando estos tengan rangos
de direcciones mixtas.
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− Utilizar en la fórmula
Muestra el listado de nombres definidos que pueden ser utilizados en la hoja activa.
− Pegar nombres…
Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre que permite inserta un nombre de defi-
nido seleccionado en la barra de fórmulas.
Si la barra de fórmulas está activa y el usuario comienza una fórmula escribiendo un
signo igual (=), al elegir el comando Pegar pegará el nombre seleccionado en el pun-
to de inserción. Si la barra de fórmulas no está activa, elegir Pegar nombre la acti-
vará y pegará un signo igual (=) seguido por el nombre seleccionado.
− Pegar nombre
Enumera todos los nombres definidos en el ámbito de la hoja de cálculo activa y
en el ámbito global. Para pegar en la barra de fórmulas uno de los nombres que
aparecen en la lista de nombres definidos, se debe resaltar el nombre y luego se-
leccionar Aceptar o hacer doble clic sobre el nombre.
− Pegar lista
Pega todos los nombres definidos que pueden ser usados en el ámbito donde se
pega lista, comenzando en la celda activa y en orden alfabético. En una hoja de
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En el rango seleccionado
Crear nombres con la Nombra a las celdas de
Fila superior Las filas por debajo
Columna izquierda Las columnas de la derecha
Fila inferior Las filas por encima
Columna derecha Las columnas de la izquierda
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