La oficina de proyectos de informática 16/9/2019

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Acta de constitución
del proyecto
[Implementación y Dotación Deportiva de Ibagué]
Fecha: [31/08/2019]

Plantilla actualizada a la última versión de la guía PMBOK 6 publicada en 2017.

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Tabla de contenido

Información del proyecto...........................................................................................3

Datos......................................................................................................................3

Patrocinador / Patrocinadores................................................................................3

Propósito y justificación del proyecto........................................................................3

Descripción del proyecto y entregables.....................................................................3

Requerimientos de alto nivel.....................................................................................4

Requerimientos del producto.................................................................................4

Requerimientos del proyecto..................................................................................4

Objetivos....................................................................................................................4

Premisas y restricciones............................................................................................5

Riesgos iniciales de alto nivel....................................................................................5

Cronograma de hitos principales...............................................................................5

Presupuesto inicial asignado.....................................................................................5

Lista de Interesados (stakeholders)..........................................................................6

Requisitos de aprobación del proyecto.....................................................................6

Criterios de cierre o cancelación...............................................................................6

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad..........................................7

Gerente de proyecto...............................................................................................7

Niveles de autoridad...............................................................................................7

Personal y recursos preasignados............................................................................7

Aprobaciones.............................................................................................................8

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Información del proyecto

Datos

Empresa / Organización INSTITUTO MUNICIPAL PARA EL DEPORTE Y LA

Proyecto
Fecha de preparación
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de proyecto
RECREACION DE IBAGUE
Implementación y Dotación Deportiva de Ibagué
30 de agosto de 2019
Camilo Lopez
Pepito Álvarez
Edison Jordan alba sarmiento

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Pepito Álvarez Gerente de Tolima Gerente de
recreación y deportes
deportes

Propósito y justificación del proyecto

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE IMPLEMENTACION Y DOTACION

DEPORTIVA PARA EL PROGRAMA LA EDUCACION FISICA Y SU
MOVIMIENTO EN EL SECTOR EDUCATIVO A CARGO DEL IMDRI.

SE DEBERA BRINDAR SOLUCION A LA RAMA DE EDUCACION FISICA Y

DEPORTES PARA ELLO SE SUMINISTRARÁ LA DOTACION QUE SE
JUSTIFICARA EN LOS OBJECTIVOS, HASTA LA FINALIZACION DE LA
PRESENTE ACTA, SI SE DESEA MAS SUMINISTROS SE DEBERA REALIZAR
UNA NUEVA ACTA, SE REALIZARÁ EL ENVIO DE LOS SUMINISTROS
DESPUES DE TRES DIAS DESDE QUE SE FIRME LA PRESENTE ACTA

Descripción del proyecto y entregables

Realizar la dotación del suministro de implementación y dotación deportiva para

las actividades que se realicen en los centros educativos

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Se entregará documento del acta presente y del respectivo contracto

Documento de los implementos enviados cantidad y costos
Documentos de característica de los implementos

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

Brindar herramientas para los estudiantes de educación física

Brindar herramientas para las actividades físicas que se presente
Brindar una dotación adecuada de las herramientas solicitadas

Requerimientos del proyecto

Dotación 500 de balones de futbol

Dotación 300 de balones de baloncesto
Dotación 300 de balones de voleibol
Dotación 200 de balones de futbol americano
Dotación 300 de mallas para las canchas de futbol
Dotación 300 de mallas para las canchas de voleibol

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Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance
Brindar complemente la dotación deportiva descrita Se satisfará la cantidad
en los requerimientos del proyecto brindada

Cronograma (Tiempo)
El proyecto tendrá una duración de un año a partir El periodo que se
de la firma del presente acta implementara la dotación

Costo
14.759.889 COP el costo total de la dotación No cambiara su valor
inicial

Calidad
Las herramientas estarán en optimo estado Se entrega herramientas
completamente nuevas

Premisas y restricciones
Se deberá entregar la dotación en el tiempo establecido, si algo de la dotación se
encuentra en mal estado se deberá realizar el proceso de cambio de la misma
no mayor a una semana

Si se evidencia que daño fue del cliente no se realizara ningún cambio, de ser
asi será un costo adicional para el cambio

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Riesgos iniciales de alto nivel

Retraso en los envío de las dotaciones solicitadas

Daño de la dotación en el envió
No cumplir con la cantidad solicitada

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope
Levantamiento de requerimientos Deportivos 31/08/2019
Aprobación de requerimientos 30/09/2019
Contracto con el cliente y gerente 03/10/2019
Organización de la implementación de dotación 03/11/2019
Envió de la dotación 08/11/2019

Presupuesto inicial asignado

Presupuesto inicial de $10.000.000 COP

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Carlos López Presidente de Tolima Presiente
Deportes
Kevin Reyes Sub presidente Tolima Sub Presidente
de Deportes
Pepito Álvarez Gerente de Tolima Gerente
recreación y
deportes
Edison Alba Gerente de Bogotá Gerente de
proyectos proyecto

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Requisitos de aprobación del proyecto

Estudio de vías para el envío de la dotación

Análisis de las herramientas solicitadas

Criterios de cierre o cancelación

Realizar completamente la entrega de la dotación en el tiempo establecido

Se cancelara si se incumple lo presente en esta acta

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

Gerente de proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Edison Alba Gerente de Bogotá Gerente de
proyecto proyectos

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

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Decisiones de personal  Gerente de proyecto

Gestión de presupuesto y de sus  Gerente de recreación y

variaciones deportes
 Gerente de proyectos
Decisiones técnicas  Gerente de recreación y
deportes
 Gerente de proyectos

Resolución de conflictos  Gerente de recreación y

deportes
 Gerente de proyectos

Ruta de escalamiento y limitaciones de Organigrama

autoridad

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma

Pepito Álvarez 31/08/2019

Edison Alba 31/08/2019

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