GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

• Código del Programa de Formación: 122121
• Nombre del Proyecto: APOYO Y COLABORACIÓN EN EL DESARROLLO PROPIO DE LAS ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS Y SERVICIO AL CLIENTE EN LAS DIFERENTES ENTIDADES DEL MUNICIPIO DE
SOACHA
• Fase del Proyecto: Desarrollo
• Actividad de Proyecto: Su hacer, saber ser, diseñará su servicio para que después sea aplicado en
las prácticas a desarrollar.
• Competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta
el objeto social de la Empresa.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo
y las normas de la organización
• Duración de la Guía: 30 horas presenciales 10 virtuales

2. PRESENTACION

Lo invito a que, a través de esta Guía de Aprendizaje, revise y fortalezca los conceptos relacionados con la
organización de eventos como herramienta de comunicación organizacional, que ha experimentado un
importante desarrollo en los últimos años. La saturación de algunos medios y pérdidas de la eficacia de las
formas tradicionales de publicidad, han llevado a las empresas a buscar nuevas formas para relacionarse
con el público. Por esta razón los eventos han demostrado ser una herramienta estratégica de
comunicación empresarial, que consigue impactos directos y efectivos con su público objetivo.

La organización de eventos es una herramienta de comunicación de marketing capaz de aportar valor a las
marcas a partir de la relación experiencial con el cliente.

El desarrollo de esta guía permitirá al aprendiz, comprender los conocimientos para la aplicación de los
procedimientos, enfocados a la planeación, ejecución y evaluación de evento, así como las normas de
gestión de calidad vigentes para el desarrollo de los mismos.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

• Descripción de la(s) Actividad(es):

Determinar y presentar una propuesta diferentes eventos empresariales.
• Ambiente Requerido: Aula convencional, elementos y
condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente. CIDE, UNIMINUTO,
SIBATE.
Materiales: DEVOLUTIVO (Herramienta - equipo) Televisor o video beam, sillas y mesas, tablero,
Computador. CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa), Marcadores Blocks hoja blanca
tamaño carta, hojas blancas, hojas cuadriculadas carta, tinta para tablero, guías, talleres, fotocopias.

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3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Actividad individual.

Las anteriores imágenes corresponden al proceso administrativo – PLANEACION- ORGANIZACIÓN-

CONTROL y DIRECCION.

Analice las imágenes y mencione a cuál proceso administrativo corresponde; justifique su elección.

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Actividad Grupal.

De acuerdo con la conformación de los equipos de trabajo, dé respuesta al siguiente cuestionario:

1. Indique la clasificación de los eventos.

2. ¿Cuáles son las etapas de organización de eventos?
3. ¿Cuáles son los comités para desarrollar un evento de acuerdo con el tipo del mismo?
4. Describa cuales son las funciones de cada uno de los comités.
5. ¿Qué importancia tienen los eventos en una organización empresarial?
6. ¿Cuáles son los tipos de participantes a un evento?
7. ¿Cuál es la importancia de elaborar un cronograma de actividades para un evento?
8. ¿Cuáles son los medios de divulgación de un evento?
9. ¿Qué es Brief?
10. ¿Cómo se realiza un Brief?
11. ¿Qué es un brouchure?
3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

Actividad Grupal.

Investigue:

• cómo se
elabora un flujograma
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• cómo se
organiza un plan de comunicación

Con la información encontrada, grafique los pasos para

planear y ejecutar una campaña de divulgación (plan de
comunicación), utilizando medios masivos y no masivos de
comunicación.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Presencial Desescolarizada 0 Virtual 2
Ambiente tradicional 5 horas horas horas

ACTIVIDAD DE Actividades (didácticas activas)

APRENDIZAJE N° 2 Actividad individual.

Después de haber visto en clase la película “la fiesta de la vida”, redacte

un ensayo en el que integre los siguientes temas:

• Responsabilidades y
funciones de los siguientes personajes:

o Guy

o Max

o Adéle

o Pierre

• Fases del proceso

administrativo que pudo evidenciar en la película.

• Decisiones tomadas por

el equipo en cuanto a manejo de personal y de imprevistos

• Qué hubiera propuesto

usted en cada una de las siguientes eventualidades:

o Julien no hace su
trabajo por estar fingiendo ser familiar del novio.

o Los músicos se
intoxican antes de empezar la fiesta.
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o Pierre es soltado por

los aires.

o Suponiendo que tuviera

un amante y trabajase con el (ella), ¿cómo evitaría
inmiscuir sus asuntos personales con los laborales?

o Lidiar con la discusión

permanente de Adéle y James.

Brevemente exponga con razones si para usted el evento visto en la

película fue un éxito o un fracaso.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Presencial Desescolarizada 0 horas Virtual 5 horas
Ambiente tradicional 5 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 3 Actividades (didácticas activas)

Actividad Grupal.

Con su equipo de trabajo y realizada la

investigación anterior, diseñe un Brief y un
brouchure, de manera ingeniosa, en el que
muestre el evento que va a realizar y luego
socialícelo con sus compañeros. Preséntelo de
manera física.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Presencial Desescolarizada Virtual 5
Ambiente tradicional 5 horas 0 horas horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 4 Actividades (didácticas activas)

Actividad Grupal.

Por medio de una exposición no convencional

(obra de teatro, Poesía, Rima, Canción, etc.)
demuestre los casos no exitosos en la organización
y divulgación de un evento de tipo Empresarial.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

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Presencial Desescolarizada Virtual 1

4 horas 0 horas horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 5 Actividades (didácticas activas)

Actividad Grupal.

Investigue el protocolo para ser utilizado en la

mesa de acuerdo con los diferentes tipos de
evento que ha visto hasta ahora. Luego, por medio
de una actividad lúdica (juego), dela a conocer con
sus compañeros. Suba fotos y videos de la
actividad a la plataforma Blackboard.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Presencial Desescolarizada Virtual 2
Ambiente tradicional 5 horas 0 horas horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 6 Actividades (didácticas activas)

Actividad Grupal.

Por medio de un sketch teatral muestre la forma y

organización de las mesas de acuerdo con el tipo de
evento, tenga en cuenta:

• Música
programada de acuerdo con el tipo de evento.

• Temas de
conversación permitidos y no permitidos.

• Buenas
maneras en la mesa.

• Orden para
utilizar los cubiertos.

• Orden para
comenzar a comer (etiqueta y protocolo).

• Orden para
sentarse a la mesa (etiqueta y protocolo).
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AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Ambiente tradicional Presencial Desescolarizada 0 Virtual 0
4 horas horas horas
3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Actividad Grupal.

Con su grupo de trabajo organice y presente por medio de un informe escrito (GTC 185):

• La planeación de un evento teniendo en cuenta el

proceso administrativo (4 fases).

• La decoración para su evento.

• Nombre del evento.

• Agenda del evento.

• Presupuesto de su evento.

• Justificación.

• Objetivos generales y específicos de un evento.

Cada equipo deberá planear un evento así:

• Grupo 1: Eventos populares y deportivos

• Grupo 2: Eventos empresariales

• Grupo 3: Eventos culturales y escolares

• Grupo 4: Eventos religiosos

• Grupo 5: Eventos sociales y en el campo

• Grupo 6: Eventos político

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo
Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Técnicas e

Evaluación Instrumentos de
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Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Selecciona los Técnica: Trabajo

• Analice las imágenes y mencione a cual procesos medios técnicos escrito.
administrativos corresponde y justifique su elección. y tecnológicos
• De acuerdo con la conformación de los equipos de trabajo y para la Instrumento:
doy respuesta al siguiente cuestionario Observación directa
divulgación del
evento.

Evidencias de Desempeño: Realiza la Técnica: Trabajo

• Elabore un esquema pictórico en PowerPoint con los medios divulgación del escrito.
de divulgación masivos y no masivos de un evento. evento, de
• Planea y ejecuta un plan de comunicación acuerdo con las Instrumento:
• Presenta el portafolio de servicios para una empresa políticas de la Observación directa
• Diseñe un Brief publicitario y un brouchure empresarial, de organización
manera ingeniosa y luego socialícelo con sus compañeros. Conserva los
• Esquema pictórico de los medios de divulgación masivos y no documentos,
masivos de un evento. producto del
• Determine la importancia de las memorias en el desarrollo evento, de
de un evento y liste mínimo 10 ejemplos de recolección de
acuerdo con el
información
soporte y la
legislación
vigente.

Evidencias de Producto:
Su empresa ha sido contratada para realizar varios eventos, con Técnica: Trabajo
grupal.
su equipo de trabajo y según indicaciones del instructor realice:
Instrumento:
• La planeación de Ejercicios prácticos
un evento teniendo en cuenta el proceso administrativo

• La decoración
para cada evento

• Nombre del
evento

• Agenda del
evento. Concepto.
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• presupuesto.

• Definir los
objetivos generales y específicos de un evento

• En una carpeta
organizar todos los documentos

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Agencia: empresa de servicios que puede ser de comunicación, de publicidad, de diseño, de organización
de eventos, etc. Asamblea: del francés “assemblée”. Reunión formal y reglamentaria de una institución.

Banco de datos: fuente de información interna de diferente índole, constituida por bases de datos,
documentación recogida de los medios de comunicación, informes internos, etc. Pueden ser
informatizadas o impresas y contendrán diferentes tipos de información de manera organizada.

Briefing: informe breve –brief– que contiene los datos del plan o programa de una campaña.

Catálogo: documento que se edita para informar acerca de los servicios, productos o otras actividades de
la empresa. Generalmente presenta una lista con descripciones de los productos o servicios de la empresa.
Son de circulación interna y externa.

Dossier de empresa: documento que se elabora para presentar la empresa. En él, se incluye toda la
información relativa a la misma. Folleto: documento gráfico elaborado para informar sobre la empresa, los
servicios, los productos, etc. Generalmente es una hoja impresa plegada varias veces o un conjunto de
páginas encuadernadas. Público: colectividad o audiencia en general. Protocolo: conjunto de normas
técnicas de uso social, necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y ejecución de cualquier
acto que encierre una cierta relevancia.6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

construya o cite documentos de apoyo para el desarrollo de la guía, según lo establecido en la guía de
desarrollo curricular

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

www.lehotelier.com.ar/apuntes/geventos
http://www.slideshare.net/will0903/manual-sobre-la-organizacin-de-eventos
www.corferias.com/
http://www.ecured.cu/index.php/Organizaci%C3%B3n_de_eventos
http://www.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas
Acebal Neu, A. (2004) Eventos: Un instrumento de comunicación al servicio de la empresa. Ediciones
Deusto (e- Deusto Dossier).
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Eventoclick: Cómo organizar una evento www.eventoclik.com

Eventoclick: Cómo organizar una capacitación, jefa de protocolo de Endesa. www.eventoclik.com

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Víctor Rivera Instructor Formación 19/07/2019

Titulada

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)