[CHECKLIST PRACTIC]

Circuitul documentar conform Legislației muncii

Acte premergătoare angajării:

1 Organigrama

2 Ordin cu privire la aprobarea Statelor de personal

3 Ordin cu privire la crearea/rezervarea 5% din locurile de muncă

destinate persoanelor cu dizabilități; informarea AOFM despre locurile
create/rezervate pentru angajarea persoanelor cu dizabilități;

4 Contract colectiv de muncă (opțional);

5 Evaluarea riscurilor la locurile de muncă;

6 Regulament intern;

7 Alte acte normative recomandate pentru unitate:

– Regulament de premiere și salarizare;
– Regulament de evaluare a performanțelor salariaților;
– Regulament privind modul de utilizare a transportului auto de
serviciu;
– Regulament privind măsurile de protecție contra intrărilor
neautorizate a persoanelor pe teritoriul sau in sediul intreprinderii;
– Regulament privind accesarea unor anumite servicii la unitate
(telefonie mobilă, sunete internaționale, Internet etc.);
– Politica internă privind securitatea și sănătatea în muncă (SSM);
– Politica internă privind protecția mediului;

8 Acte ce vizează datele cu caracter personal:

– Regulament cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal
(dcp) ale salariaților (RU, la general) (obligatoriu);
– Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de evidență
contabilă;
 – Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de
supraveghere video;
– Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de pontare
electronică;
– Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul foto/video în
cadrul evenimentelor organizate de unitate;
– Politica internă privind securitatea datelor personale.

Acte privind executarea și modificarea raporturilor de muncă

1 Acorduri de modificare CIM, vizând:

– durata contractului;
– specificul muncii;
– cuantumul retribuirii muncii;
– regimul de muncă şi de odihnă;
– specialitatea, profesia, calificarea, funcţia;
– caracterul înlesnirilor şi modul lor de acordare;

2 Acorduri de suspendare CIM;

3 Acord rechemare din concediul de odihnă anual;

4 Contract de ucenicie;

5 Contract de formare profesională continuă;

6 Contract de formare tehnică;

7 Control medical periodic (obligatoriu pentru anumite funcții);

8 Control medical periodic (obligatoriu pentru salariații care au prestat cel puţin
120 de ore de muncă de noapte).

Actele pentru perfectarea raporturilor de muncă privind

salariații:

1 Oferta de angajare (opțional)

2 Cerere de angajare (opțional);

3 Acte ce confirmă calificările speciale (diplome, certificate de atestare,

permis de conducere anumite categorii etc. conform art. 57 al CM al RM );
4 Control medical la angajare (obligatoriu pentru anumite funcții)

5 Contract individual de muncă (CIM);

6 Contract de răspundere materială deplină (pentru categoriile de salariati

prevăzuți în Hotărârea Guvernului nr.449 din 2004);

7 Fișa postului;

8 Contract de confidențialitate (opțional);

9 Declarații de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp:

– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp (RU,
general);
– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în
sistemul de evidență contabilă;
– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în
sistemul de supraveghere video;
– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în
sistemul de pontare electronică;
– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în
sistemul foto/video în cadrul evenimentelor organizate de unitate;

1 Fișa personală (MR -2);

2 Permis nominal de acces la locul de muncă;

3 Contrasemnarea în Registrul de evidență a eliberării permiselor nominale

de acces la locul de muncă;

4 Proces-verbal privind predarea-primirea cardului personal de acces la

întreprindere și aducere la cunoștință a regulilor de utilizare a acestuia
(opțional);

5 Cerere privind transferul salariului la cont bancar;

6 Proces-verbal privind predarea-primirea bunuri (notebook, telefon mobil

etc.);

7 Manualul salariatului (opțional);

8 Ordin de angajare ;

9 Carnet de muncă (doar prezentarea acestuia benevolă sau copia pentru

informarea despre ultimele locuri de muncă)

Ce ordine pot fi întocmite:

1 Numirea persoanei responsabile de implementarea şi monitorizarea

respectării prevederilor Regulamentului privind protecţia dateloc cu
caracter personal (dcp) ale salariaţilor;

2 Ordin privind numirea persoanei responsabile de politica de securitate a

prelucrării dcp;

3 Ordin privind efectuarea instruirii anuale privind responsabilităţile şi

obligaţiile în cazul executării acţiunilor de gestionare şi reacţionare la
incidentele de securitate a dcp;

4 Aprobare a Graficului de acordare a concediilor de odihnă anuale;

5 Cereri de acordare a concediilor;

6 Cereri de divizare a concediului de odihnă anual în părți;

7 Aprobare a Graficului muncii în schimburi;

8 Ordine legate de specificul activității unității (munca în schimburi, munca în

zile de sărbătoare nelucrătoare, munca suplimentară, munca în zilele de
repaus, munca sezonieră, șomajul tehnic și modul de determinare a
disciplinei de muncă pe durata șomajului tehnic);

9 Tabel de pontaj;

10 Numire a persoanei responsabile de completarea carnetelor de muncă;

11 Notificare privind oferirea concediului de odihnă anual;

12 Acordare a concediilor de odihnă anuale;

13 Rechemare din concediul de odihnă anual

14 Acordare a concediului neplătit;

15 Acordare a concediului de studii;

16 Acordare a concediului de maternitate;

17 Acordare a concediului de îngrijire a copilului pînă la vârsta de 3 ani;

18 Acordare a concediului suplimentar neplătit pentru îngrijirea copilului cu

vârsta de la 3 la 6 ani;

19 Acordare a concediului suplimentar neplătit cu durata de 14 zile

calendaristice – unuia din părinții care are 2 şi mai mulţi copii în vârstă de
până la 14 ani (sau un copil invalid), părinţilor singuri necăsătoriţi care au
un copil de aceeaşi vârstă;

20 Acordare a concediului suplimentar plătit cu durata de 4 zile calendaristice

– unuia dintre părinţii care au 2 şi mai mulţi copii în vârstă de până la 14
ani (sau un copil invalid);

21 Acordare a concediului paternal cu durata de 3 zile calendaristice – tatălui

copilului nou-născut;

22 Stabilirea suplimentelor la salarii;

23 Aplicarea stimulărilor;

24 Dispoziție cu privire la solicitarea explicațiilor salariatului;

25 Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei pentru constatarea

abaterii disciplinare;

26 Act privind refuzul de a da explicații;

27 Act privind refuzul de a semna Ordinul;

28 Aplicare sancțiune disciplinară;

29 Informarea Inspectoratului de Stat al Muncii despre producerea

accidentului;

30 Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei cu privire la cercetarea

circumstanțelor producerii accidentului;

31 Procesul verbal al ședinței comisiei cu privire la cercetarea circumstanțelor

producerii accidentului;

32 Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei cu privire la cercetarea

circumstanțelor producerii prejudiciului material;

33 Procesul verbal al ședinței comisiei cu privire la cercetarea circumstanțelor

producerii prejudiciului material;

34 Dispoziție de încasare a prejudiciului material;

35 Transfer;

36 Transfer cu menținerea salariului precedent pentru o lună de zile în cazul

transferului la o muncă mai puțin plătită;

37 Modificare a contractului individual de muncă (CIM);

38 Suspendare a CIM;

39 Stabilire timp de muncă parțial;

40 Acordare muncă la domiciliu;

41 Delegarea în deplasare;

42 Legitimația de deplasare;

43 Sistare a activității întreprinderii;

44 Stabilirea regimului flexibil de muncă;

45 Stabilirea duratei reduse a timpului de muncă (salariați minori, salariați

care îmbină munca cu studiile în instituțiile de învățământ superior și
mediu de specilitate, salariații care activează în condiții de muncă
vătămătoare, salariații a căror muncă implică un efort intelectual și psiho-
emoțional sporit);

46 Demisie;

47 Acord de încetare a CIM

48 Demers de solicitare către alt angajator de concediere a salariatului

acestuia în legătură cu transferul, în scopul angajării ulterioare a
salariatului la propria unitate;

49 Demers de solicitare a acordului și modelul acordului de angajare a unui

salariat care activează la alt angajator;

50 Concediere;

51 Preavizare a expirării CIM încheiat pe termen determinat;

52 Încetarea raporturilor de muncă ale salariatului în legătură cu expirarea

CIM încheiat pe termen determinat;

53 Desfacerea CIM;
54 Preavizarea reducerea statelor/numărului de personal;

55 Reducerea statelor/numărului de personal;

56 Informarea AOFM despre disponibilizarea în masă, disponibilizarea

salariaților minori;

57 Preavizare privind lichidarea unității;

58 Lichidare a unității.

Securitatea și sănătatea în muncă

1 Instrucțiunea privind obligațiile funcţionale în domeniul securității şi sănătății

în muncă pentru funcția concretă (în dependență de specificul muncii
prestate, după caz – de ex., stagiari în anumite profesii);

2 Instrucţiunea privind acordarea primului ajutor medical accidentatului;

3 Instrucţiunea SSM – instructaj introductiv general

4 Instrucțiunea SSM pentru asigurarea securității antiincendiare;

5 Instrucțiunile SSM pentru instrumentele, utilajul, obiectele etc. folosite de

lucrători;

6 Contrasemnare în Registrul de evidență a eliberării echipamentului

individual de protecție (după caz);

7 Procesul – verbal privind verificarea cunoştinţelor în domeniul SSM.

Registre de evidență
1 Evidență a contractelor individuale de muncă;

2 Evidenţă a cererilor și a documentelor anexate la acestea ale persoanelor

cu dizabilităţi care s-au adresat pentru a fi angajate în muncă la unitate;

3 Evidență a ordinelor;

4 Evidență a documentației de intrare;

5 Evidență a documentației de ieșire;

6 Evidență a instruirilor cu privire la responsabilităţile şi obligaţiile în cazul
executării acţiunilor de gestionare şi reacţionare la incidentele de securitate
dcp;

7 Evidență a scoaterii şi introducerii mijloacelor de prelucrare a datelor cu

caracter personal din/în perimetrul de securitate;

Actele necesare în cazul stagiarilor sau altor categorii de

persoane care prestează servicii:
1 Contract de prestări servicii;

2 Contract de efectuare a stagiului practic în producție;

3 Contract de confidențialitate;

4 Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului intern;

5 Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de securitate și sănătate a

muncii (SSM)

6 Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de mediu;

7 Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de protecție a dcp;

8 Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la

prelucrarea dcp ale salariaților (RU, la general);

9 Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la

prelucrarea dcp în sistemul de evidență contabilă;

10 Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la

prelucrarea dcp în sistemul de supraveghere video;

11 Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la

prelucrarea dcp în sistemul de pontare electronică;

12 Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp (RU,

general);

13 Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în

sistemul de evidență contabilă;

14 Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în

sistemul de supraveghere video
 15 Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în
sistemul de pontare electronică;

16 Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în

sistemul foto/video în cadrul evenimentelor organizate de unitate;

17 Confirmarea aducerii la cunoștință a altor acte normative la nivel de

unitate ce au tangență cu munca prestată;

18 Proces-verbal privind predarea-primirea cardului personal de acces la

întreprindere și aducere la cunoștință a regulilor de utilizare a acestuia
(după caz);

19 Proces-verbal privind predarea-primirea a anumitor bunuri ce vor fi folosite

de către persoana respectivă.

*** HR Legal Support poate să vă ajute în:

- Auditul circuitului documentar conform legislației muncii

- Elaborarea și implementarea procedurii de administrare a personalului
- Elaborarea actelor necesare în raporturile de muncă
- Gestionarea dosarelor de personal
- Rezolvarea problemelor și identificarea celor mai optime soluții pentru încheierea, menținerea
sau încetarea raporturilor de muncă