CARPETAS UTILIZADAS FORMATOS A ESCALA
DE UNIDADES DE
EN EL ARCHIVO
CARPETA DE CUATRO ALETAS
Material: PROPALCOTE
desacidificado con o sin impresión
según la necesidad.
Plastificado opcional.
320 Gramos
Tamaño oficio
Para archivo de documentos sin
necesidad de perforación de los
mismos.
Con aletas que guardan el
documento.
CARPETA DE CUATRO ALETAS
Elaboradas en cartón yute o
propalcote de diferentes gramajes.
Con refuerzo en tela coleta, en tela
politex o papel Kraft.
Opcional: Impresión, plastificado y
fondeo en diferentes colores.
Con gancho plástico.
CONSERVACIÓN
AV: Archivador vertical
SAVING
AH: Archivador Horizontal
AR: Archivadores Rodantes
ES: Estantería.
FILES
De las unidades de conservación se puede decir
que son aquellos elementos que contiene un
conjunto de documentos de tal forma que se
garantice su conservación e identificación.
Según la NTC 5397:2005 “Materiales para
Documentos de Archivo con Soporte en Papel.
Características de Calidad”, no se deberían ORGANIZAR
utilizar carpetas que requieran la perforación de ORGANIZAR ARCHIVO
ARCHIVO CENTRAL
los documentos y el contacto con material CENTRAL
metálico (como los ganchos legajadores
metálicos o AZ).
Las perforaciones con el tiempo se presentan
rasgaduras y roturas lo que genera pérdida de
información y alteración de las características
originales de los soportes. Existen otras Esneda Fajardo
posibilidades de almacenamiento documental EsnedaOviedo
Yazmín Fajardo
como sería el uso de carpetas de 4 aletas Yazmín Oviedo
Dayanna Pinto
realizadas en material estable (tipo propalcote o Dayanna
Angélica Pinto
Rodríguez
maule) para archivo central y en material Angélica
Ruth Rodríguez
Dely Sierra
desacidificado para archivo histórico, como una Ruth Delly Sierra
alternativa al uso de ganchos legajadores cuyo Ficha
Ficha 1803444
1803444
esquema se anexa y las cuales se deben
complementar con el uso de cajas de archivo.
Para el almacenamiento de documentos, se
recomienda el uso de carpetas de cuatro aletas y
establecer estrictas condiciones de seguridad y Tecnólogo en Gestión
manejo en el almacenamiento y el préstamo Documental
documental con el fin de no perforar los
documentos y no usar carpetas que impliquen la
utilización de ganchos legajadores.
 CAJAS PARA EL ARCHIVO
CENTRAL
Las cajas de archivo tienen la
función de almacenar elementos
como carpetas, legajos o libros.
Su principal objetivo es proteger
la documentación del polvo,
goteras y de los cambios de
temperatura relativamente
bruscos, ya que están en
contacto directo con el medio
ambiente.
Por otro lado, facilitan la
manipulación y organización,
debido a que se ubican sobre
estantes y al ir debidamente
identificadas, permiten una
consulta más ágil.
Las cajas de archivo deben tener
un diseño totalmente funcional,
de acuerdo con las condiciones
del lugar de almacenamiento,
que permita la circulación del
aire o totalmente herméticas.
Existen tamaños y diseños
preestablecidos que concuerdan
con el formato y las dimensiones
de los
Generalmente se plantean
diseños de cajas para ser
utilizados según las etapas del
ciclo vital de los documentos:
ESPECIFICACIONES
RECOMENDACIONES DE USO
El material de las cajas debe tener
unas características òptimas que
garantice la adecuada
conservación de los documentos.
Este material debe ser resistente al
uso, a la manipulación y al
deterioro.
Adicionalmente, debe tener
características de permanencia, es
decir capacidad de los materiales
de conservar sus propiedades
físicas y químicas a través del
Cajas para archivo central: tiempo.
Referencia X200 Y Referencia
AGN: Por su sistema de apertura
frontal, tipo nevera, permite que se
puedan manipular y consultar los
documentos en la estantería donde
se encuentran almacenados.
• Cajas para archivo Histórico:
Referencia X300: Por su sistema de
apertura superior se utiliza para el
almacenamiento de documentos
en su fase histórica, por lo tanto se
usan en documentación que no
tiene manipulación frecuente.
Es muy importante identificar las
cajas en un lugar visible para facilitar
su ubicación; para ello se puede
imprimir sobre una de las tapas
externas o colocar un rótulo con los
datos básicos de identificación:
(Caja No. Dependencia, Serie, No.
De Carpetas y fecha).