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CONSIDERANDO:
Por lo expuesto, de conformidad con el Artículo 105° del Texto Único Ordenado
de la Ley Orgánica del Poder Judicial, Artículos 4° y 11° del Reglamento de
Organización y Funciones de la Oficina de Control de la Magistratura del Poder
Judicial, aprobado mediante Resolución Administrativa Nº 229-2012-CE-PJ,
SE RESUELVE:
AGOSTO DE 2014
INDICE
INTRODUCCION
I. OBJETIVO 6
II. FINALIDAD 6
III. ALCANCE 6
IV. BASE LEGAL 7
V. VIGENCIA 8
VI. DISPOSICIONES GENERALES 8
VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 10
VIII. PROCESO DE REGISTRO DE USUARIO DE CASILLAS
ELECTRONICAS 11
IX. PROCESO DE ELABORACION DE RESOLUCION ADMINISTRATIVA Y
CONVERSION A PDF EN LA OCMA Y ODECMAS 14
X. NOTIFICACIONES ELECTRONICAS QUE NO REQUIEREN DE FIRMA
DIGITAL DEL MAGISTRADO CONTRALOR 16
XI. PROCEDIMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO DE LA NOTIFICACION
ELECTRONICA 17
XII DEL COMPUTO DEL PLAZO EN EL SINOE-OCMA 19
XIII DE LA OBLIGATORIEDAD DEL USO DEL CORREO ELECTRONICO
INSTITUCIONAL 20
XIV. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES 20
ANEXO 01
GLOSARIO DE TERMINOS 25
ANEXO 02
LOGOS DE LA FIRMA DIGITAL PARA OCMA 26
ANEXO 03
LOGOS DE LA FIRMA DIGITAL PARA ODECMA 27
ANEXO 04
PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE CASILLA
ELECTRONICA EN LA OCMA, EN LAS ODECMAS, EN LAS
ODAJUPS Y PARA LA SOCIEDAD CIVIL 28
ANEXO 05
SOLICITUD DE REGISTRO AL SISTEMA DE CASILLAS
ELECTRONICAS PARA MAGISTRADOS Y PERSONAL
JURISDICCIONAL 29
ANEXO 06
SOLICITUD DE REGISTRO AL SISTEMA DE CASILLAS
ELECTRONICAS PARA JUEZ DE PAZ NO LETRADO 30
ANEXO 07
CARTILLA DE INSTRUCCIONES PARA LA APERTURA DE
CASILLAS ELECTRONICAS OCMA Y ODECMAS 31
ANEXO 08
PROCEDIMIENTOS DE ELABORACION DE RESOLUCION
ADMINISTRATIVA Y NOTIFICACION ELECTRONICA EN LA
OCMA 32
ANEXO 09
PROCEDIMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO DE LA
NOTIFICACION ELECTRONICA EN LA OCMA Y EN LAS
ODECMAS 35
ANEXO 10
FORMATO DE SOLICITUDES DE CERTIFICADOS DIGITALES
DEL RENIEC 36
ANEXO 11
CANALES DE ATENCION AL USUARIO DEL SINOE-OCMA 37
INTRODUCCION
Por esa razón, resulta necesario definir los procedimientos respecto a las
funciones que deben cumplir los magistrados y servidores de la Oficina de
Control de la Magistratura y de las Oficinas Desconcentradas de Control de la
Magistratura del Poder Judicial, para notificar electrónicamente todas las
actuaciones (resoluciones, autos y decretos) recaídas en un procedimiento
disciplinario; así como, para la creación, asignación y uso de la Casilla
Electrónica por parte de los usuarios (magistrados y servidores del Poder
Judicial) que se encuentren comprendidos en un procedimiento disciplinario en
trámite.
De esta manera la Jefatura de Control, hace entrega a todos los usuarios del
SINOE OCMA el presente Manual que regula el procedimiento y uso adecuado
del Sistema de Notificaciones electrónicas de la Oficina de Control de la
Magistratura y de las Oficinas Desconcentradas de Control de la Magistratura
del Poder Judicial SINOE–OCMA, el mismo que contiene 14 Capítulos y 11
anexos, que muestran los procedimientos a seguir, desde la apertura de una
casilla electrónica, del proceso de elaboración de resolución administrativa y su
conversión a PDF, el procedimiento y diligenciamiento de la notificación
electrónica, del cómputo del plazo en el SINOE OCMA, de la obligatoriedad del
uso del correo electrónico institucional, de las Disposiciones Generales y
Específicas, Complementarias y Finales, y los Anexos que ilustrarán al usuario
del SINOE OCMA para el correcto uso del Sistema de Notificaciones
Electrónicas para la OCMA y ODECMA a nivel nacional.
I. OBJETIVO
II. FINALIDAD
III. ALCANCE
-6-
corresponda, debiendo contar para tal efecto con el Sistema Informático
SISOCMA.
-7-
Electrónicas a los usuarios del SINOE-OCMA en la Sede Central y las
ODECMAS del Plan Piloto.
14. Resolución de Jefatura Nº 037-2014-J-OCMA/PJ, Correo Institucional
genera alerta a los magistrados y servidores judiciales comprendidos en
un procedimiento disciplinario sobre la existencia de notificaciones
electrónicas enviadas a su casilla electrónica.
V. VIGENCIA
La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su
emisión o publicación.
-8-
del Procedimiento Contencioso Administrativo, Nueva Ley Procesal del
Trabajo, Nuevo Código Procesal Penal y la Ley del Procedimiento
Administrativo General.
-9-
interesadas (confidencialidad); que exista la seguridad de confirmar la
identidad del emisor (autenticidad); y que las comunicaciones no sean
alteradas bajo ninguna circunstancia (integridad) [3].
- 10 -
lo solicite el Investigado, siempre y cuando se encuentre dentro de la
zona urbana cercana a la Sede Central del Distrito Judicial respectivo.
a) Nombres.
b) Apellido Paterno.
- 11 -
c) Apellido Materno.
d) Número de Documento Nacional de Identidad (DNI).
e) Número de Escalafón.
f) Numero de Resolución que lo designa (solo para Jueces de Paz).
g) Distrito Judicial.
h) Modalidad de Contrato (solo para Personal Jurisdiccional).
i) Teléfono (solo para Personal Jurisdiccional).
j) Colegio.
k) Teléfono Celular.
l) Correo Electrónico Institucional.
m) Departamento.
n) Provincia.
o) Distrito.
p) Tipo de Urbanización.
q) Tipo de Vía.
r) Dirección.
s) Número de Colegiatura.
t) Zona de Recojo de Contraseña (OCMA - ODECMAS).
u) Ubicación de Zona de Recojo.
v) Correo Electrónico Personal.
- 12 -
4. Tratándose del personal jurisdiccional, para la entrega del número de
Casilla Electrónica, usuario y contraseña, deberá acercarse a la Zona de
Recojo elegida dentro de las (48) horas siguientes, portando
obligatoriamente su número de solicitud y fotocheck institucional.
7. Para todos los casos, la solicitud caduca a los (5) días calendario
siguientes de generada la misma (Directiva N° 015-2008-CE-PJ),
debiendo realizar posteriormente un nuevo trámite para la creación de
Casilla Electrónica, asignación del usuario y contraseña respectiva.
5
Resolución Administrativa Nº 230-2011-CE-PJ
Resolución Administrativa Nº 214-2012-CE-PJ
- 13 -
9. El usuario del Servicio de Casillas Electrónicas del SINOE–OCMA, es el
único responsable del manejo de la clave que se le asigne, y por el uso
que terceras personas pudieran darle, asumiendo plena responsabilidad
por estos hechos.
4. Para el circuito del trámite del envío del(los) documento(s) al interior del
despacho contralor deberá tenerse en cuenta lo siguiente: i) Una vez
firmada digitalmente la resolución por el magistrado contralor, deberá
remitirse al secretario para que firme digitalmente, dando fe de dicho
acto; ii) Para el envío de los archivos respectivos podrá utilizarse un
repositorio de archivos configurado por el personal de sistemas, que
garantice seguridad y confidencialidad, bajo responsabilidad; o, en su
- 14 -
defecto el uso un dispositivo externo (USB); dejando a la
discrecionalidad de los usuarios del SINOE OCMA (magistrados y
secretarios) la elección del sistema de envío de archivos . De igual forma
se procederá para el caso del notificador.
- 15 -
X. NOTIFICACIONES ELECTRONICAS QUE NO REQUIEREN DE FIRMA
DIGITAL DEL MAGISTRADO CONTRALOR
6
Art. 122 CPC último párrafo, aplicable en forma supletoria.
- 16 -
XI. PROCEDIMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO DE LA NOTIFICACIÓN
ELECTRÓNICA
1. Emitida la Resolución Administrativa Disciplinaria que corresponda, en
formato PDF, firmada digitalmente por el magistrado y/o secretario a
través del Software REFIRMA y descargada en el SISOCMA, se remitirá
al notificador quién procederá a generar las Cédulas de Notificación y a
firmarlas digitalmente para luego notificar electrónicamente mediante los
sistemas SISOCMA y SINOE-OCMA.
- 17 -
6. Una vez descargadas las Cédulas de Notificación Electrónica a la
computadora, el notificador procederá a firmarlas digitalmente, a fin de
materializar el acto de la Notificación Electrónica.
- 18 -
habilitar al personal notificador que se encargará de dicho
procedimiento.
- 19 -
comprobarse el supuesto de hecho referido, no correrá el plazo previsto
en el Punto 4 del Acuerdo de Uso de la Casilla Electrónica de la Oficina
de Control de la Magistratura del Poder Judicial SINOE-OCMA; debiendo
el Magistrado Contralor disponer se sobrecarte la Notificación
Electrónica respectiva. Lo resuelto por el Magistrado Contralor es
inimpugnable.
[7] Directiva Nº 001-2010-CE-PJ “Normas para el Uso del Correo Electrónico en el Poder Judicial”.
- 20 -
PRIMERA: La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para los
magistrados, jueces de paz, personal jurisdiccional y/o administrativo del
Poder Judicial, sujetos a este Órgano de Control.
8
Ley Nº 29824, Ley de Justicia de Paz.
- 21 -
QUINTA: Para el caso de la Sociedad Civil se aplica el mismo principio de
que la primera notificación siempre deberá realizarse físicamente aun
cuando haya señalado su Casilla Electrónica para procedimientos anteriores.
A partir de la segunda notificación de cada proceso, aplicará la Notificación
Electrónica enviada a la Casilla Electrónica designada por la Sociedad Civil
de cada Distrito Judicial.
- 22 -
NOVENA: Los Certificados Digitales otorgados por el RENIEC al Poder
Judicial, tienen vigencia de un año, por tal motivo corresponde al Titular del
Certificado con el apoyo del personal de informática de la OCMA y las
ODECMAS, verificar la fecha de vencimiento del Certificado Digital a fin de
renovar el mismo, procediendo conforme a lo dispuesto en la Sexta
Disposición Complementaria.
- 23 -
DECIMA SEGUNDA: Debe tenerse presente que el uso de la Firma Digital,
es solo para las Notificaciones Electrónicas, no se consideran en este rubro
los oficios, memorándums, y otros documentos que no guarden relación con
las resoluciones y actuaciones que puedan notificarse en la Casilla
Electrónica. No obstante ello, sin perjuicio de lo dispuesto, tratándose de las
Resoluciones de Jefatura o Resoluciones Administrativas internas expedidas
por los Órganos de Línea o de Apoyo, que deban ser de conocimiento de los
magistrados y/o servidores jurisdiccionales, estas podrán ser firmadas
digitalmente y remitidas a través del correo electrónico institucional.
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ANEXO 01 - GLOSARIO DE TÉRMINOS
Para los efectos de la presente Directiva se deberá tener presente las siguientes
definiciones:
CERTIFICADO DIGITAL
Documento electrónico generado y firmado digitalmente por una entidad de
certificación, el cual vincula un par de claves con una persona natural o jurídica
confirmando su identidad.
CASILLA ELECTRÓNICA
Es la dirección electrónica procesal de las partes y constituyen la residencia
habitual en la red de internet de las partes del proceso.
FIRMA DIGITAL
Es aquella firma electrónica que utilizando una técnica de criptografía asimétrica,
permite la identificación del signatario y ha sido creada de manera que está
vinculada únicamente al signatario y a los datos a los que refiere, lo que permite
garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modificación ulterior,
tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita,
siempre y cuando haya sido generada por un Prestador de Servicios de
Certificación Digital.
REFIRMA
Software del RENIEC, que legaliza una firma digital, bajo las normas legales ya
establecidas por esa entidad.
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ANEXO 02 - ASOCIACIÓN DE LAS RAZONES Y LOGOS A LA FIRMA DIGITAL
DE LOS DIFERENTES ROLES DEL SINOE-OCMA EN LA OCMA
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ANEXO 03 - ASOCIACIÓN DE LAS RAZONES Y LOGOS A LA FIRMA
DIGITAL DE LOS DIFERENTES ROLES DEL SINOE-OCMA EN LAS
ODECMAS
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ANEXO 04 - PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE CASILLA
ELECTRONICA
EN LA OCMA, EN LAS ODECMAS, EN LAS ODAJUPS
Y PARA LA SOCIEDAD CIVIL
Procedimiento de Apertura de Casillas Electrónicas SINOE-OCMA v.2.0
Investigado
(MAGISTRADO / PERSONAL JURISDICCIONAL Operador (OCMA / ODECMA / ODAJUP)
JUECES DE PAZ)
Inicio NO
SI
Imprimir N° de Solicitud
generada Buscar registro por N° de
Solicitud
Entregar Nº de Casilla
Electrónica y Clave
Recibir N° de Casilla
Electrónica y Clave
Vincular N° de Casilla Fin
Electrónica en el SISOCMA
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ANEXO 05 – SOLICITUD DE REGISTRO AL SISTEMA
DE CASILLA ELECTRONICA
MAGISTRADO / PERSONAL JURISDICCIONAL
Solicitud de Registro al Sistema de Casilla Electronica
Magistrado / Personal Juridiccional
Marcar con una (x) al lado del Tipo
de Urbanizacion a la que
pertenece
Nombre : Departamento :
Tipo de
DNI :
Urbanizacion :
N° de Escalafon : Tipo de Via: Marcar con una (x) al lado del Tipo
de Via al que pertenece
Cargo :
Colegio de
N° de Colegiatura
Abogados :
Modalidad de
Contrato :
Telefono Celular :
Telefono Fijo :
Correo
Correo Electronico
Electronico
Institucional :
Personal :
ENTREGAR ESTE FORMATO FIRMADO AL OPERADOR DEL SINOE DE LA ODECMA DEL DISTRITO JUDICIAL
NOTA :
CORRESPONDIENTE.
________________________________________
FIRMA
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ANEXO 06 – SOLICITUD DE REGISTRO AL SISTEMA
DE CASILLA ELECTRONICA
JUEZ DE PAZ NO LETRADO
Nombre : Departamento :
Tipo de
DNI :
Urbanizacion :
Cargo :
Zona de Recojo
Telefono Celular :
de Contraseña :
ENTREGAR ESTE FORMATO FIRMADO AL OPERADOR DEL SINOE DE LA ODECMA DEL DISTRITO JUDICIAL
NOTA :
CORRESPONDIENTE.
________________________________________
FIRMA
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ANEXO 07 – CARTILLA DE INSTRUCCIONES PARA LA APERTURA DE
CASILLAS ELECTRONICAS EN LA OCMA Y ODECMAS
- 31 -
ANEXO 08 - PROCEDIMIENTOS DE ELABORACIÓN DE RESOLUCIÓN
ADMINISTRATIVA Y NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA EN LA OCMA
Conforme
No
Proyecto
Proyecta y/o corrige
Acto, Informe o Resolución Si Ingresa Sumilla y detalla
Administrativa adjuntos a la Cedula
Disciplinaria Convierte a Formato PDF
Acto, Informe o Resolución
Administrativa Disciplinaria
Envía Cédula de
Notificación Electrónica
con Resolución y Anexos
Firma documento
Envía Documento para (Jefa de la OCMA)
Firma
Imprime copia de Cedula
de Notificación y Anexa
al Procedimiento
Refrenda documento Disciplinario
CASO 2: Notificación Electrónica en Jefatura de la OCMA (Art. 11 Inc. 8º y 9º del ROF) v.2.0
Conforme
No
Proyecto Ingresa Sumilla y detalla
adjuntos a la Cedula
Si
Fin
Descarga Acto, Informe o
Resolución Administrativa
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CASO 3: Notificación Electrónica en las Unidades de la OCMA (Unipersonal) v.2.0
Si
Envía Documento para Envía Cédula de Notificación
Firma Convierte a Formato PDF
Acto, Informe o la Resolución Electrónica con Resolución y
Administrativa Disciplinaria Anexos
Firma documento
(Juez Contralor) Imprime copia de Cedula de
Notificación y Anexa al
Refrenda documento Procedimiento Disciplinario
Revisa
Proyecta y/o corrige No Juez Contralor 2
Acto, Informe o Resolución
Ingresa Sumilla y detalla
Administrativa
adjuntos a la Cedula
Disciplinaria Revisa
Juez Contralor 3
Si
Convierte a Formato PDF Imprime copia de Cedula
Acto, Informe o Resolución de Notificación y Anexa
Administrativa Disciplinaria al Procedimiento
Disciplinario
Firma Documento
Refrenda documento Colegiado UPD
o Unipersonal UPD (Auto)
Fin
Descarga Acto, Informe o
Resolución Administrativa
- 33 -
CASO 5: Notificación Electrónica en la UPD (Colegiado – solo Discordia) v.2.0
Revisa
Juez Contralor 2
Proyecta y/o corrige
Acto, Informe o Resolución Ingresa Sumilla y detalla
Administrativa Revisa adjuntos a la Cedula
No Juez Contralor 3
Disciplinaria
1
Se produce Discordia y se (1) Magistrado
Envía Cédula de
llamado por ley
Envía Documento para notifica el punto que la motiva Notificación Electrónica
Firma Con Resolución y Anexos
Conforme
Proyecto
Imprime copia de Cedula
Si de Notificación y Anexa
al Procedimiento
Convierte a Formato PDF Disciplinario
Refrenda documento Acto, Informe o Resolución
Administrativa Disciplinaria
CASO 6: Notificación Electrónica en la UIA en Adición a sus Funciones (Art. 11 Inc. 6º del ROF) v.2.0
Conforme
No
Proyecto Ingresa Sumilla y detalla
adjuntos a la Cedula
Si
Fin
Descarga Acto, Informe o
Resolución Administrativa
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ANEXO 09 - PROCEDIMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO
DE LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA EN LA OCMA Y EN LAS ODECMAS
Descarga
el documento Fin
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ANEXO 10 – FORMATO DE SOLICITUDES DE CERTIFICADOS
DIGITALES DEL RENIEC
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ANEXO 11 – CANALES DE ATENCION AL USUARIO DEL SINOE-OCMA
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