TALLER DE APRENDIZAJE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

ENTREGADO POR:
ERIKA YANET VALLE TORRES
APRENDIZ

DOCENTE:
GUSTAVO GARZON

SENA
2018
 1. DEFINA:

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

material, acumulado en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestion, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, a como fuente de la historia.
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
ARCHIVO DE GESTION: Es aquel en el que se reúne la documentación en
trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que las
solicitan.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos, o trasladados por los distintos archivos de gestion de la entidad
respectiva una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares, en general.
ARCHIVO HISTORICO: Archivo conformado por los documentos que por
decisión del correspondiente comité interno de archivo (actualmente en el
DAPRE, comité institucional de desarrollo administrativo), deben conservarse
permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la ciencia y
la cultura.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
SUB SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y
sus características específicas.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus
correspondiente tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo o
permanencia en cada fase del ciclo vital de los documentos.
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de instrucciones en la
que se detallen las operaciones para el desarrollo de los proceso de la gestion
documental al interior de cada entidad tales como, producción, recepción,
distribución, tramite, organización, conservación y disposición final de los
documentos.
 2. Describa el proceso de trasferencias documentales

Pasos Para realizar transferencias documentales:

 Limpieza de la documentación
 Eliminación de material metálico
 Identificación del material afectado por biodeterioro
 Revisión y foliación
 Unidades de conservación y re almacenamiento
 Clasificar y ordenar por series según la TRD
 Realizar inventario documental
 Ubicar físicamente los documentos en el archivo central
En conclusión las transferencias documentales son un proceso por el cual debe
pasar el documento para llegar al lugar donde serán conservados durante más
tiempo. Además es importante que todas las entidades realicen las
transferencias para aprovechar espacio y tener los documentos de manera
organizada. Cabe recalcar que para este proceso tomamos como base la tabla
de retención documental.

3. Explique la Ley de archivos del año 2000

Esta ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del estado.
La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes
niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los
demás organismos regulados por la presente ley.
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable
para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente
de la historia. Por lo mismo los archivos harán suyo los fines esenciales
del estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la
efectividad de los principios, derechos y deberes en la constitución. Los
archivos son importantes para la administración y cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones. En conclusión el archivo el archivo general de la nación es la
entidad del estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestion del estado y
salvaguardar el patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos .Esta ley vigila y supervisa que todas las
normatividad del archivo se cumplan acorde a los principios y leyes de
acuerdo al archivo general de la nación.
4. Explique la importancia del formato único de inventario documental FUID
5. Envié en fotos diligenciado los formatos: fuid, rotulo de caja, testigo
documental, entre otros.

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL FUID