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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN MEDIO NATURALEZA DEL CAMBIO

Físico Magnético
1. Cambiar el nombre del subproceso de medicina por el de atención
en salud.
2. Actualizar el nombre del Procedimiento para la gestión del riesgo y
15 X X oportunidades.
3. Actualizar el nombre de matriz de riesgos y oportunidades
4. Cambio de periodicidad del indicador índice de satisfacción del
cliente de semestral a anual.

1. Ingresar en registros generados: F-RF-02-15 Distribución de

actividades, F-RF-02-16 Control de preparación de desinfectantes,
F-RF-02-17 Revisión y control preventivo de plagas, F-RF-02-18
14 X X Menú semanal, F-RF-02-19 Lista de verificación sanitaria, F-RF-02-
20 Ficha de caracterización de materias primas, F-RF-02-21
Control de calidad de frutas y verduras, F-RF-02-22 Control de
limpieza y desinfección de tiendas escolares, F-RF-02-23 Control
de residuos sólidos.
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OBJETIVO: Ofrecer alimentos y bebidas inocuas en el servicio de comedor y en las tiendas escolares, acorde a
los requisitos sanitarios exigidos por la normatividad vigente.

ALCANCE: Aplica al personal manipulador de alimentos y bebidas y a los usuarios del servicio del comedor y
de las tiendas escolares.

RESPONSABLE: Líder del subproceso Alimentos y Bebidas

PLANEAR
1. Ofrecer un servicio de alimentación acorde a las 1.
exigencias de BPM.
2.
2. Programar todas las actividades relacionadas con
la prestación del servicio regular y especial.
3. Plantear y definir los criterios para el control de las
materias primas y productos terminados tanto en
calidad como en existencias.
4. Plantear y definir los criterios para el control de las
materias primas y productos procesados tanto en
calidad como en existencias.
5. Actualizar y fortalecer los conocimientos
relacionados con la preparación y prestación del
servicio del personal del área.
6. Programar el mantenimiento y calibración de los
equipos del área.
7. Reportar las novedades de nómina.
8. Crear y planificar el menú semanal.
HACER
Mantener vigente el concepto sanitario requerido
para el servicio de comedor.
Realizar las modificaciones que se requieran para
la planeación semanal del menú y de los servicios
especiales.
3. Diseñar y ejecutar los programas del plan de
saneamiento y los programas del plan
complementario incluidos en el MBPM.
4. Mantener fichas técnicas de los productos,
exceptuando los de tipo frutas y verduras acorde a
lo establecido en el MBPM.
5. Programar capacitaciones acorde al instructivo de
capacitación I-TH-01-01.
6. Seguir el instructivo para mantenimiento y
calibración de equipos I-RF-01-01.
7. Diligenciar el formato F-TH-02-01 Novedades de
nómina.
8. Diligenciar el formato F-RF-02-18 Menú semanal

VERIFICAR ACTUAR
1. Evaluar el cumplimiento de requisitos. 1. Realizar la auto-evaluación en BPM.
2. Revisar que el menú, las actividades del equipo
de trabajo y los servicios y/o suministros 2. Preparar el menú programado y prestar el
solicitados por otras secciones de la institución se servicio.
encuentren programadas y autorizadas
3. Revisar que los programas de limpieza y
desinfección, manejo de residuos sólidos, control
de agua, control de plagas y control 3. Ejecutar el plan de saneamiento básico y los
microbiológico se ejecuten adecuadamente a planes complementarios del MBPM.
través de la supervisión de las actividades y
diligenciamiento de los formatos.
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VERIFICAR ACTUAR
4. Controlar la calidad y cantidad de las materias
primas, a través de la aplicación, supervisión y
4. Dar cumplimiento al MBPM y al procedimiento
diligenciamiento de los formatos respectivos de
de compras P-CO-00-01.
procedimientos de control de calidad,
almacenamiento de productos y rotación.
5. Solicitar la inclusión de la programación parcial 5. Acompañar la ejecución de las capacitaciones y
de capacitaciones en la programación dejar registro en el formato asistencia a
consolidada del colegio. capacitación F-TH-01-06.
6. Corroborar la competencia del proveedor de
6. Ejecutar el mantenimiento y calibración de
servicios de mantenimiento y calibración de
equipos.
equipos.
7. Confirmar la inasistencia justificada e
7. Entregar las novedades de nómina
injustificada, horas extras y sanciones del
mensualmente.
personal de la gestión
8. Realizar los cambios realizados por la Alta
Dirección, enviar semanalmente el menú autorizado
8. Solicitar autorización por parte de la Alta
a los padres de familia e informar al personal de
Dirección la propuesta del menú.
alimentos y bebidas sobre el menú a trabajar. El menú
está sujeto a cambios por situaciones no planeadas.

INSUMOS
DESCRIPCIÓN REQUISITOS PROVEEDOR
Materias primas Condiciones organolépticas Ente externo
Alimentos procesados Vigentes Ente externo
Reporte de número de Información confiable, clara,
Gestión Académica
estudiantes. oportuna.
Novedades de ingreso y retiro de
Información actualizada y completa Subproceso Nómina
personal
Reporte de No asistencia en Ruta Actualizado Subproceso Transporte
Requerimientos de servicios Información confiable, clara, Subproceso Bienestar Organizacional y
especiales oportuna. área de eventos
Listado de estudiantes programa Subprocesos atención en salud y Salud
Actualizado
de dieta Oral
Listado estudiantes con reacción Actualizado
Subproceso atención en salud
alérgica
Vigente y acorde con la legislación
PEI. Direccionamiento Institucional.
nacional.
Evaluación Institucional y Atención al
Expectativas de los clientes Alcanzables y necesarias
Beneficiario
Apropiación de políticas Evidencias de aplicación a través de
Direccionamiento Institucional.
institucionales. los procesos de cada gestión.
Directrices para la ejecución de
Claras, alcanzables y ejecutables. Direccionamiento Institucional.
procesos.

RESULTADOS
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DESCRIPCIÓN REQUISITOS BENEFICIARIOS

Prestación del servicio de Condiciones organolépticas, de Comunidad educativa
alimentos y bebidas inocuos temperatura y vigencia
Acompañamiento en las dietas del Condiciones de nutrición y dietética
Personal estudiantil
personal estudiantil definidos
Reporte de novedades de nómina Confiable y real Subproceso Nómina
Producido en efectivo de servicios Completo y acorde al listado de Gestión Financiera
prestados en las tiendas escolares precios.
Satisfacción de los clientes. Alcanzable. Comunidad educativa
Resultados de los indicadores,
acciones correctivas y de
mejoramiento; matriz DOFA y Registros actualizados de medición
DOFA Cruzada, matriz de riesgos y seguimiento de procesos, matrices Gestión de calidad.
y oportunidades, matriz gestión del actualizadas.
cambio y resultados de las
auditorías internas.

REQUISITOS
NORMA ISO 9001:2015 INSTITUCIONALES LEGALES PARTES INTERESADAS
4.4, 5.2, 6.1, 6.2, 7.1.1, Decreto 3075 de
7.1.3, 7.1.4, 7.1.5, 7,2, 7.2.2, 1997, Ley de
7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.3, 8.3.1, protección de
8.3.2, 8.3.3, 8.3.4, 8.3.5, datos personales
8.4.1, 8.4.2, 8.4.3, 8.5.1,  Proyecto Educativo 1581 de
 Alimentos y bebidas inocuas
8.5.2, 8.5.3, 8.5.4, 8.5.5, 8.6, Institucional 2012/Decreto
 Alimentos y bebidas a
8.6.1, 8.7, 9.1.1, 9.1.1, 9.1.2,  Horizonte 1377 de 2013 y
temperatura adecuada
9.1.3, 9.3, 10.1, 10.2. Institucional demás
 Prestación de servicio
 Acuerdo de normatividad
vigente que los oportuno
Convivencia
sustituyan o
deroguen.
Resolución 2674
de 2013.

RECURSOS
HUMANOS FÍSICOS TECNOLÓGICOS
 Infraestructura básica
 Infraestructura de apoyo en  Equipos para procesamiento de
Equipo de trabajo calificado para reservas hídricas (tanque de alimentos
almacenamiento) reserva
manipular alimentos y bebidas  Plataforma tecnológica
combustibles y energía (tanque
 Radiocomunicaciones
de gas y planta eléctrica)

CONTROL

DESCRIPCIÓN
Entrega de alimentos procesados
sin las condiciones
organolépticas,
higiénicas y a temperatura
requeridas
Falta de alimentos y bebidas
disponibles para la prestación de
servicios ordinarios y especiales
Falta de acompañamiento en la
dieta del personal estudiantil
Falta de limpieza en las
instalaciones del comedor
Falta de cumplimiento en el menú
publicado (ofrecido)
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DE LAS SALIDAS NO CONFORMES
CORRECCIÓN
ANTES DESPUES
 Productos reprocesables:
El alimento que ya ha sido
servido se deshecha y el que aún está
en autoservicio, se devuelve al área de
 Productos reprocesables: proceso respectiva y se le ofrecen
Se devuelven al área respectiva de disculpas e inmediatamente se da otra
producción para su reproceso. opción disponible al beneficiario del
 Productos no reprocesables: servicio.
Se da de baja y se ofrece una opción  Productos no reprocesables:
diferente de las que se tienen Los productos se desechan, se ofrecen
disponibles. disculpas y se reemplaza con otra
opción diferente de las que se tienen
disponibles.
 Hacer uso de las opciones de  Ofrecer disculpas y solicitar
alimentos que se tienen recursos monetarios a la gestión
disponibles. financiera para comprar alimentos
procesados que se puedan obtener
y ofrecer fácil y rápidamente.
 Cuando el encargado del  Se remite el estudiante a atención
acompañamiento no se encuentra en Primeros Auxilios para su
en el autoservicio, el estudiante respectiva valoración y se ofrecen
puede solicitar el acompañamiento disculpas y se determina la solución
a cualquier otro miembro del para cada caso. Adicionalmente, se
personal de atención (meseros ó recuerda al personal de atención
supervisor del área). del área sobre la importancia del
acompañamiento en el programa
de dietas, confirmando la inclusión
del estudiante en el formato
estudiantes programa de dieta.
Se solicita apoyo de personal de  Ofrecer disculpas y si es posible
limpieza de otra gestión/subproceso aislar área que no cumpla con las
para que adecuen las instalaciones condiciones de limpieza y solicitar
para la prestación del servicio. apoyo de personal de limpieza de
otra gestión/subproceso para que se
adecuen las instalaciones para la
prestación del servicio.
Se le informa a la comunidad  Ofrecer disculpas y programar el
educativa activa las modificaciones o próximo menú teniendo en cuenta
variaciones realizadas al menú a la disponibilidad de materias
ofrecer con la justificación. primas.
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INDICADORES FÓRMULA FRECUENCIA META

Calificación promedio de la evaluación
Cumplimiento de las BPM interna y externa en BPM y pruebas Bimensual 90%
microbiológicas
Frecuencia de ocurrencia de una
Control de las Salidas No Conformes Mensual ≤3
misma Salida No Conforme.
Productos consumidos(platos)/ Total
Índice de producto consumido Diario/Mensual 75%
de producto elaborado(platos) X 100

DOCUMENTOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO
MC-GC-00-01 Manual de Calidad
P-GC-00-01 Procedimiento para la elaboración de la información documentada
P-GC-00-02 Procedimiento para mantener la información documentada
P-GC-00-03 Procedimiento para conservar la información documentada
P-GC-00-04 Acciones correctivas y de mejoramiento
P-GC-00-06 Auditorías internas de calidad
P-GC-00-07 Procedimiento control de las salidas no conformes
P-GC-00-08 Procedimiento para la gestión del riesgo y oportunidades
P-GC-00-09 Procedimiento gestión del cambio
I-RF-01-01 Instructivo mantenimiento y calibración de equipos
I-RF-01-02 Instructivo de Manejo de Residuos sólidos
F-TH-02-01 Registro novedades de nómina
I-TH-01-01 Instructivo de capacitación
I-TH-02-01 Instructivo trámites talento humano
I-GF-00-01 Instructivo de solicitud de presupuesto
I-CM-00-01 Instructivo trámites comunicaciones
I-BE-01-05 Instructivo de Semaforización
P-CO-00-01 Procedimiento de Compras
P-RF-04-01 Procedimiento de Seguridad
I-TH-03-01 Instructivo limpieza de planchas de parrilla.
DOCUMENTO INTERNO Proyecto Educativo Institucional (PEI).
 Decreto 3075 de 1997 y normatividad vigente.
DOCUMENTO EXTERNO
 Norma ISO 9001:2015

REGISTROS GENERADOS
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO
M-RF-02-01 Manual de Buenas Prácticas de Manufactura (MBPM)
P-RF-02-01 Procedimiento de alimentos y bebidas
I-RF-02-01 Instructivo prestación del servicio de alimentos y bebidas
Cartilla Principios para la preparación y prestación de servicio de
OD-RF-02-01
alimentos inocuos
F-RF-02-01 Control análisis microbiológico
F-RF-02-02 Control de calidad del agua
F-RF-02-03 Control de higiene personal manipulador
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F-RF-02-04 Control de limpieza y desinfección

F-RF-02-05 Control de calidad materias primas
F-RF-02-06 Control de calidad alimentos procesados
F-RF-02-07 Control temperatura de cavas
F-RF-02-08 Control de Asistencia diaria al programa de dieta
F-RF-02-09 Traslado de Alimentos y/o Productos Tiendas Escolares
F-RF-02-10 Control entrega de requisiciones y Facturas
F-RF-02-12 Inventario de Almacenamiento
F-RF-02-13 Orden de Legalización
R-RF-02-14 Informe mantenimiento de instalaciones y/o equipos
R-RF-02-15 Distribución de Actividades
R-RF-02-16 Control de preparación de desinfectantes
R-RF-02-17 Revisión y control preventivo de plagas
R-RF-02-18 Menú semanal
R-RF-02-19 Lista de verificación sanitaria
F-RF-02-20 Ficha de caracterización de materias primas
Solicitud de creación, modificación o eliminación de información
F-GC-00-01
documentada
F-GC-00-06 Acciones correctivas y de mejoramiento
F-GC-00-09A Lista de verificación evaluación
F-GC-00-12 Medición, análisis y seguimiento del indicador
F-GC-00-13 Control de Salidas No conformes
F-GC-00-16 Matriz DOFA
F-GC-00-18 Matriz DOFA Cruzada
F-GC-00-19 Matriz de Riesgos y Oportunidades
F-GC-00-20 Matriz de partes interesadas
F-GC-00-21 Matriz Gestión del cambio
F-GC-00-23 Liberación de Productos y servicios
N/A Actas y comunicados internos

LISTA DE DISTRIBUCIÓN (F = Físico, M= Magnético)

GESTIÓN F M
Direccionamiento Institucional X
Gestión de Calidad X X
Subproceso Primeros Auxilios X

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo: