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Forma DEG-022

REPÚBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DEL ATLÁNTICO

FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACCION DESDE LAS ACTIVIDADES INHERENTES A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
VIGENCIA 2014

1.1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD: SECRETARÍA DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL

1.2. ELABORADO POR: Katya Saavedra con el apoyo de las Subsecretarías

1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


Subsecretaría de Direccionamiento Estratégico, Subsecretaría de Sistemas de Información y Proyectos, Subsecretaría de Fortalecimiento Institucional

1.4 ACCION 1.7. CRONOGRAMA 1.9 FUENTES DE FINANCIACIÓN


1.6. 1.8.
1.5. ACTIVIDADES RESPONSAB COST ARTICUL CRÉDI NACI OTR
NOMBRE DE LA ACCIÓN METAS LE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC O O PRES / PROPIOS
TO ÓN OS
AÑO
Ruta Social Elaborar el consolidado 1. Entrega de los formatos en las Habib Jabba,
de los servicios diferentes mesas y explicación de María Tatis,
demandados en la ruta su diligenciamiento. Adalberto Vega,
2. Realización de rotaciones Katya Saavedra,
periódicas por las diferentes María del
mesas para revisar el Socorro
dilgenciamiento de los formatos González
3. Recolección de los formatos.
4. Procesamiento de la
información.

5. Consolidación del informe María Tatis


general

Evaluación y seguimiento del Plan de 2 informes de evaluación 1. Requerimiento del plan María del
Desarrollo del Departamento del Plan de Desarrollo indicativo ajustado de acuerdo Socorro
(diciembre 2013 y junio con la gestión del año anterior y González, Katya
2014) y 2 informes de de la formulación de planes de Saavedra
seguimiento (marzo 2014 acción. Recepción y revisión de
y septiembre 2014) los formatos.
2. Publicación en página web de
los formatos de formulación .
3. Reponderación de las metas de
acuerdo con el ajuste del plan
indicativo.
4. Solicitud y recepción de
formatos de seguimiento a los
planes de acción.

5. Revisión y análisis de la
información reportada en los
formatos de seguimiento.
6. Elaboración de
los informes de evaluación del
Plan de Desarrollo.

7. Socialización de los
informes de evaluación.

8. Ajustes a los informes de


evaluación del plan, en caso que
se requieran.

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VIGENCIA 2014

1.1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD: SECRETARÍA DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL

1.2. ELABORADO POR: Katya Saavedra con el apoyo de las Subsecretarías

1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


Subsecretaría de Direccionamiento Estratégico, Subsecretaría de Sistemas de Información y Proyectos, Subsecretaría de Fortalecimiento Institucional

1.4 ACCION 1.7. CRONOGRAMA 1.9 FUENTES DE FINANCIACIÓN


1.6. 1.8.
1.5. ACTIVIDADES RESPONSAB COST ARTICUL CRÉDI NACI OTR
NOMBRE DE LA ACCIÓN METAS LE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC O O PRES / PROPIOS
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AÑO
Asistencia a dependencias y/o entidades Asistir al 100% de Asistencia en el diligenciamiento María del
descentralizadas en el diligenciamiento de dependencias y de formatos DEG-024, DEG-022, Socorro
planes de acción entidades DEG-021, DEG-020 y 018. González, Katya
descentralizadas que lo Saavedra
soliciten en la
formulación y
seguimiento de planes de
acción

Coordinación de las actividades del Asistir a las 1. Revisión de la información Coordinación:M


componente de actualización del mapa de subsecretarías de existente por procesos. aría del Socorro
riesgo de la Secretaría de Planeación y Fortalecimiento 2. Ajuste de la información. González.
actualización del mapa de riesgo del Institucional y Sistemas 3. Elaboración del mapa de Actualización:
proceso de planeación de Información y riesgos. María del
Proyectos en la 4. Socialización. Socorro
actualización del mapa González, Katya
de riesgo y actualizar el Saavedra, María
mapa de riesgo del Tatis, Adalberto
proceso de planeación Vega

Consolidación del informe de gestión de la 1 informe de gestión 1. Elaboración del informe de Katya Saavedra
Secretaría de Planeación Departamental (vigencia 2014) gestión de la Subsecretaría de
Direccionamiento Estratégico.

2. Recolección de informes de
las diferentes subsecretarías.

3. Elaboración del
informe de la dependencia.
Consolidación de la formulación de los Formulación desde las 1. Requerimiento de los formatos Katya Saavedra
planes de acción de las subsecretarías actividades inherentes a de formulación a las
(desde las actividades inherentes a la la gestión administrativa subsecretarías.
gestión administrativa) consolidada 2. Depuración de la información

3.
Consolidación de la información.

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Definición preliminar de unos lineamientos Documento preliminar de 1. Convocatoria y conformación Habib Jabba
de ordenamiento territorial departamental lineamientos de de la COT Departamental. María Tatis,
ordenamiento territorial 2. Definición de los estatutos de la Adalberto Vega
departamental COT Departamental y del
elaborado cronograma de trabajo.
3. Definición de estrategias por
ejes temáticos
4. Elaboración del documento
preliminar.

Consolidación del Plan Anticorrupción y de Plan Anticorrupción y de 1. Elaboración de las acciones a Adalberto Vega
Atención al Ciudadano Atención al Ciudadano desarrollar en el componente de
consolidado y colgado en rendición de cuentas.
la página web

2. Elaboración del mapa de riesgo Funcionarios de


de corrupción de los 3 procesos las 3
de la Secretaría de Planeación subsecretarías
de Planeación

3. Solicitud de la información a las Adalberto Vega


dependencias que manejan los
componentes de Antitrámite,
Mapa de Riesgo de corrupción de
la Entidad y Atención al Cidadano.
4. Recolección y análisis de la
información.
5. Consolidación de la
información.
6. Publicación en la página web.

Participación en los distintos comités Intervenir y atender el Participación en las actividades y María Tatis
departamentales que requieren de la 100% de las actividades apoyo en la construcción de
presencia de la Secretaría de Planeación que sean designadas a la documentos y análisis de los
Secretaría de Planeación temas que surjan dentro de cada
como resultado de la uno de los Comités o Consejos.
asistencia a las
convocatorias

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1.2. ELABORADO POR: Katya Saavedra con el apoyo de las Subsecretarías

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AÑO
Apoyo técnico al proceso de formulación y Intervenir y atender el 1. Participación en las reuniones María Tatis
seguimiento de Planes Departamentales 100% de las actividades de trabajo que sean organizadas.
que sean designadas a la 2. Apoyo en la parte
Secretaría de Planeación metodológica.
como resultado de la 3. Apoyo en la elaboración de
asistencia técnica informes.

Apoyo a la Gerencia de Capital Social en el Atender y asistir al 100% 1- Intervenir en las mesas de María Tatis
proceso de rendición de cuentas de los de las actividades que trabajo y reuniones que se
derechos de los niños. niñas y adolescentes surjan del proceso de convocan.
en el marco de la Ley 1098 de 2006 rendición de cuentas 1,Participar en la elaboraciòn del
cuando así lo requiera la informe final.
Gerencia de Capital 3, Paticipar en el evento público
Social, coordinador de de la rendición de cuentas.
este evento

Reporte al Departamento Nacional de Diligenciar el 1. Recopilación de la información María del


Planeación, DNP, del cumplimiento de las componente de eficacia requerida para el diligenciamiento Socorro
metas del plan de desarrollo departamental dentro del SICEP del software del SICEP González, Katya
Departamental departamental en el componente Saavedra
correspondiente a la de eficacia.
ejecución del 2013 y 2. Procesamiento de la
programación 2014. información.
3. Validación de la información.
4. Remisión de la información al
DNP.
5. Estudio del DNP de la
información
6. VAlidación de la información
remitida por el DNP para su
publicación final a nivel nacional

Realización del seguimento al plan de 4 informes de 1. Solicitud de Información. Katya Saavedra


acción de la Subsecretaría de seguimiento 2. Diligenciamiento de formatos.
Direccionamiento Estratégico 3. Consolidación de la
información

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AÑO
Coordinación de la elaboración del Plan de Plan de Inversión 2015 1. Recepción de la proyección de Divas Iglesias,
Inversiones para la vigencia 2015 elaborado ingresos del Departamento Walter Varela,
remitido por Secretaría de Ana González-
Hacienda. Rubio
2. Generación de listado de
proyectos viables en el Banco de
Proyectos.
3. Concertación con las
secretarías sectoriales para la
priorización de proyectos.
4. Elaboración y presentación del
Plan de Inversiones Preliminar.
5. Presentación del Plan de
Inversiones definitivo

Seguimiento financiero a la ejecución del Informe de seguimiento 1. Recepción de listados de Ana González-
Plan de Inversiones de la ejecución financiera ejecución del plan de inversiones Rubio,
del plan de inversiones remitidos por la Secretaría de Henry Castilla
(consolidado 2013 y Hacienda.
primer semestre de la 2. Elaboración del informe.
vigencia 2014)

Aval a modificaciones del presupuesto de 100% de las solicitudes Autorización y/o desautorización Divas Iglesias,
inversión del Departamento tramitadas de solicitudes presentadas por las Walter Varela,
distintas secretarías sectoriales Adolfo
de la Administración Central Rebolledo
relacionadas con las
incorporaciones, adiciones,
contracréditos, créditos y
reducción de recursos al
presupuesto de inversión del
Departamento.

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1.6. 1.8.
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AÑO
Elaboración del consolidado del PAC de PAC de inversiones de la 1. Recepción del PAC de Invesión Ana González
Inversiones de la vigencia 2014 vigencia 2014 e Ingresos remitido por la Rubio
consolidado Secretaría de Hacienda.
2. Elaboración del cuadro de
recursos de inversión por fuente y
dependencia ordenadora.
3. Remisión del PAC a cada
secretaría sectorial para su
diligenciamiento.
4. Consolidación del PAC.
5. Remisión del PAC consolidado
a la Secretaría de Hacienda

Homologación de los Artículos Homologar el 100% de Homologación de los Artículos Ramiro Reales
Presupuestales con los códigos del BPID los artículos del Presupuestales con los Códigos
presupuesto con los del BPID
códigos del BPID

Radicación y viabilización de proyectos 100% de proyectos en 1. Radicación de proyectos. Francisco López


departamentales el BPID radicados, 2. Solicitud del concepto técnico a Ramiro Reales
estudiados y aprobados las secretarías sectoriales. Henry Castilla
3. Revisión de proyectos en su Elliot Muñoz
aspecto metodológico y Adolfo
documental. Rebolledo
4. Selección y revisión del
aspecto técnico de los proyectos.
5. Emisión de concepto de
viabilidad.

Capacitación y asistencia técnica en 100% de funcionarios 1. Realización de capacitaciones Francisco López


formulación de proyectos y manejo del departamentales y entes sobre formulación y evaluación de
software de la Metodología General descentralizados proyectos de inversión y manejo
Ajustada a secretarías sectoriales capacitados y asistidos del software MGA.
departamentales y municipales, entes técnicamente, de 2. Asistencia Técnica en la
descentralizados y líderes comunales acuerdo a demanda formulación y evaluación de
proyectos de inversión y manejo
del software MGA

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1.2. ELABORADO POR: Katya Saavedra con el apoyo de las Subsecretarías

1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


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AÑO
Asistencia técnica y registro de los 100% de los proyectos 1. Asistencia Ténica en la Francisco López
proyectos de regalías presentados a los presentados a los OCAD formulación de los proyectos.
OCAD departamental y de ciencia, departamental y de 2. Registro de los proyectos.
tecnología e innovación ciencia, tecnología e
innovación asistidos
técnicamente y
registrados

Asistecia técnica y evaluación de los 100% de los proyectos 1. Asistencia Técnica en la Francisco López
proyectos de regalías presentados a los presentados a los OCAD formulación de los proyectos
OCAD municipales municipales asistidos 2. Evaluación de los proyectos
tecnicamente y
evaluados.

Secretraría Técnica Departamental del Ejercer las labores de 1. Asistencia Ténica en la Walter Reales
örgano Colegiado Administrativo de Secretaría Técnica del formulación de los proyectos. Francisco López
Decisión-OCAD 100% de las sesiones del 2. Registro de los proyectos. Adolfo
OCAD departamental 3. Evaluación de los proyectos. Rebolledo
4. Generación de listados de Ramiro Reales
proyectos aprobados. Ana González-
Rubio
Henry Castilla
Elliot Muñoz

Seguimiento a los proyectos Realizar seguimiento al 1. Elaboración del cuadro de Walter Varela
departamentales 60% de los proyectos de seguimiento de proyectos de Francisco López
Inversión de la vigencia inversión en proceso de
2014 contratación y en ejecución.
2. Realización de visitas
administrativas y técnicas a los
proyectos para verificar su avance
de ejecución.
3. Realización del seguimiento a
los proyectos departamentales.

Diagramación y edición del Anuario Anuario Estadistico 2013 1. Recopilación y procesamiento Divas Iglesias
Estadístico 2013 diagramado y editado de la información de entidades. Henry Castilla
2. Diagramación de la información Ramiro Reales
recopilada y estructurada.
3. Edición y divulgación del
Anuario Estadístico 2013.

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1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


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AÑO
Elaboración de análisis sectoriales 1. Un (1) Informe del 1. Recopilación y procesamiento Henry Castilla
municipales y/o departamentales componente de gestión, de información.
capacidad administrativa 2. Diagramación de la información
y ranking de desempeño recopilada y estructurada.
municipal para la 3. Edición y divulgación de los
Subsecretaría de análisis sectoriales municipales
Fortalecimiento y/o departamentales.
Institucional. 4. Entrega del informe a las
2. Un (1) análisis Subsecretarías y/o Secretaria de
sectorial municipal y/o Planeación.
departamental
elaborado.

Actualización del mapa de riesgo dentro del Actualizar el mapa de 1. Revisión de la información Walter
proceso de Gestión de Proyectos riesgo del proceso de existente por procesos. Varela,Francisco
gestión de proyectos 2. Ajuste de la información. López, Ana
3. Actualización del mapa de González-Rubio,
riesgo. Henry Castilla,
4. Socialización. Adolfo
Rebolledo,
Ramiro Reales,
Elliot Muñoz

Realización del seguimento al plan de 4 informes de 1. Solicitud de Información. Ana González


acción de la Subsecretaría de Sistemas de seguimiento 2. Diligenciamiento de formatos. Rubio
Información y Proyectos 3. Consolidación de la
información

Apoyo a las entidades territoriales e 100% de respuesta a las 1. Revisión y envío de Gertrudis
instituciones encargadas de la indefinición y solicitudes presentadas documentos al Ministerio del Peralta
definición de límites municipales Interior, Igac y entidades
territoriales.

2. Realización de visitas de
campo, reuniones de
concertación con las entidades
territoriales y proyectar
respuestas

Coordinación del Sistema de Selección de 100% de los municipios 1. Realización de visitas de Gertrudis
Potenciales Beneficiarios de Programas del departamento del seguimiento y control a los 23 Peralta
Sociales Sisbén en el Departamento Atlántico con el Sisbén administradores municipales del
depurado y actualizado Sisbén

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AÑO
2. Asistencia técnica y asesoría
que demande el proceso en los
23 municipios del Departamento

3.Actualización de base de datos


Sisbén del Departamento,
mediante entrega trimestral al
DNP

Coordinación de los Procesos de Realizar seguimiento y 1. Asistencia técnica y asesoría Gertrudis


Estratificación Socioeconómica en los control a los 22 que demande el proceso en los Peralta
municipios municipios del 22 municipios del Departamento,
Departamento mediante visitas de seguimiento a
las Secretarías de Planeación y/o
alcaldes municipales de acuerdo
con la normatividad vigente.
2. Asistencia a los comités de
estratificación municipal, cuando
demanden la presencia del
funcionario departamental para
dirimir conflictos, prestar
asistencia y/o emitir conceptos.
3. Proyección y elaboración de
los informes, conceptos que
demanden las entidades
involucradas en el proceso de
estratificación de conformidad con
la ley.

Atención a derechos de petición Responder el 100% de Proyección y elaboración de Gertrudis


los derechos de petición escriitos mediante los cuales se Peralta
formulados a la atienden las peticiones.
Secretaría

Procesos de Interventorías Realizar el 100% de los Supervisión, realización de visitas Gertrudis


procesos de de seguimiento, solicitud de Peralta
interventorías asignadas. informes, elaboración de las actas
correspondientes y demás
acciones necesarias en el
proceso de ejecución de las
interventorías asignadas.

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1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


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1.4 ACCION 1.7. CRONOGRAMA 1.9 FUENTES DE FINANCIACIÓN


1.6. 1.8.
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AÑO
Revisión técnica de acuerdos y/o decretos Revisar el 100% de los 1. Evaluación del contenido de los Gertrudis
que establecen y modifican los actos administrativos que actos administrativos que Peralta y Jorge
presupuestos de ingresos y gastos de los se presentan modifican los presupuestos Llach
municipios municipales de acuerdo con la
normatividad vigente.

2. Evaluación del presupuesto de Jorge Llach


ingresos y gastos de los
municipios, tanto de la
Administración Central, como de
las Personerías y Concejos,
atendiendo lo dispuesto en el
Decreto 111 de 1996.
3. Evaluación de las categorías
municipales que establecen los
entes territoriales Art. 3 de la Ley
617 de 2000

Realización del estudio y evaluación de la Revisar los 23 Planes de Revisión de los documentos que Jorge Llach
distribución y asignación de los recursos del Inversión Municipal se establecen como plan
Sistema General de Participación, Art 84, operativo anual de inversiones
Ley 715/01

Emisión de conceptos sobre capacidad de Dar respuesta al 100% Evaluación y conceptualización Jorge Llach
pago y/o capacidad de endeudamiento de las solicitudes sobre las solicitudes de crédito de
presentadas las entidades territoriales
Evaluación de la gestión de los recursos Informe semestral de la 1. Captura de los datos del Jorge Llach
por concepto del Sistema General de evaluación de la gestión aplicativo Sicep, (diseñado por el
Participaciones de los 23 municipios del de los municipios del DNP).
Departamento. (Componente de requisitos Departamento
legales dentro de la gestión municipal)

2. Realización del estudio y Jorge Llach


evaluación de la ejecución del
componente de requisitos legales
(SGP) del desempeño municipal a
través de indicadores.
3. Validación de los indicadores
con los secretarios de hacienda
y/o tesoreros municipales.
4. Elaboración de informe
sectorial por cada municipio.

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1.2. ELABORADO POR: Katya Saavedra con el apoyo de las Subsecretarías

1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


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1.4 ACCION 1.7. CRONOGRAMA 1.9 FUENTES DE FINANCIACIÓN


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1.5. ACTIVIDADES RESPONSAB COST ARTICUL CRÉDI NACI OTR
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AÑO
Elaboración del informe de irregularidades Informe semestral de la Análisis, evaluación y elaboración Jorge Llach
de las posibles inconsistencias por concepto evaluación de las del documento que refleja las
de la ejecución de los recursos del Sistema inconsistencias de los posibles inconsistencias que se
General de Participaciones con destino a los entes territoriales del detecten en la incorporación y
Entes de Control del orden territorial Departamento ejecución de los recursos del
Sistema General de
Participaciones.

Acompañamiento y monitoreo a la gestión Informe semestral de la Análisis y evaluación de los Miguel Pérez
en agua potable y saneamiento básico, a los evaluación de los reportes trimestrales y ejecución
municipios del Departamento para el reporte reportes al DNP y Super de los recursos de Agua Potable y
oportuno y de calidad de la información FUT intendencia de Servicios Saneamiento Básico.
y SUI, entre otros componentes Públicos de los entes
territoriales del
Departamento

Consolidación de la información del Componente de eficacia 1. Solicitud a los municipios de la Madelein


componente de eficacia del aplicativo Sicep del aplicativo Sicep información requerida de acuerdo Brugés
de los entes municipales municipal con lo estipulado por el DNP.
correspondiente a la 2. Revisión de la información
ejecución 2013 reportada por cada municipio.
consolidado 3. Depuración de la información.
4. Consolidación de la
información y remisión al DNP.

Asistencia técnica a los entes municipales Asistir a los 23 Realización de capacitaciones Madelein
en el diligenciamiento del aplicativo Sicep municipios en el puntuales y jornadas de trabajo Brugés
del componente eficiacia del desempeño diligenciamiento del para acompañar en el
municipal componente de eficacia diligenciamiento del componente
dentro del aplicativo eficiacia del aplicativo sicep.
Sicep correspondiente a
la formulación y
ejecución de metas 2012
- 2015

Elaboración del informe del componente de Informe del análisis de 1. Recepción del cálculo de las Miguel Pérez -
eficacia del desempeño municipal eficacia eficacias municipales por el DNP. Madelein
2. Análisis de la información. Brugés
3. Elaboración del Informe.

11
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1.4 ACCION 1.7. CRONOGRAMA 1.9 FUENTES DE FINANCIACIÓN


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AÑO
Coordinación de la elaboración del informe 1 informe de evaluación Obtención de los análisis de los Miguel Pérez
de gestión municipal teniendo en cuenta los componentes de eficacia,
componentes de eficacia, eficiencia, requisitos legales,
eficiencia, requisitos gestión y entorno, de los distintos
legales, gestión y entorno funcionarios y dependencias que
apoyan el proceso.

Realización del informe final de SSIP (Henrry


gestión municipal Castilla ), SFI
(Madelein
Brugés, Miguel
Pérez),Secretarí
as de Agua
Potable (Fabián
Jiménez),
Educación
(Rosa Primo) y
Salud (Miguel
Rojas).

Actualización del mapa de riesgo dentro del Actualizar el mapa de 1. Revisión de la información Miguel Pérez,
proceso de Fortalecimiento Institucional riesgo del proceso de existente por procesos. Jorge Llach,
fortalecimiento 2. Ajuste de la información. Gertrudis
institucional 3. Actualización del mapa de Peralta,
riesgo. Madeleine
4. Socialización. Brugés

Apoyo en la ejecución del programa de Apoyar el 100% de las 1, Realización de visitas de Madelein
Sinergia Territorial direccionado por el DNP actividades desarrolladas campo, reuniones de Brugés
a los municipios de área metropolitana, por el programa de concertación con las entidades
Sabanalarga, Baranoa y Usiacurí Sinergia Territorial a los 5 territoriales.
municipios del área
metropolitana, 2, Asistencia técnica y apoyo a
Sabanalarga, Baranoa y los 8 municipios en las
Usiacurí actividades que demande el
programa de Sinergia Territorial.

Realización del seguimento al plan de 4 informes de 1. Solicitud de Información. Madelein


acción de la Subsecretaría de seguimiento 2. Diligenciamiento de formatos. Brugés
Fortalecimiento Institucional 3. Consolidación de la
información

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