UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PANAMA

FACULTAD DE CIENCIA Y TECNOLOGIA

LICENCIATURA EN COMUNICACIÓN EJECUTIVA BILINGUE

Primer Semestre 2013

Facilitadora
Leda María Herrera
Documentos de Apoyo Informativo
DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO
Documentos de Apoyo Informativo
son aquellos documentos que sirven
ayuda a la gestión administrativa.
Características:
Son ejemplares múltiples.
Informan de un asunto concreto.
Apoyan la gestión, pueden ayudar en el
proceso de la toma de decisiones como
material de apoyo, pueden ser boletines
oficiales, libros, revistas, publicaciones o
informes elaborados por otras instituciones,
etc.
Su valor es meramente informativo y a corto
plazo.
No testimonian la actividad de la institución
y no forman parte de su Patrimonio
Documental, por lo tanto, no se transferirán
al Archivo General y se destruirán en la
propia oficina en donde han sido
manejados.
 LA CORRESPONDENCIA
Documentación de relación y La correspondencia pueden ser:
comunicación (testimonio de cartas, faxes, correo electrónico
las relaciones internas y formal y documentos recibidos
externas) (Juana Molina oficialmente por la empresa en
Nortes y Victoria Leyva cada oficina y que llevan un sello
Palma). de constancia de recepción.
.

La correspondencia se agrupa en una sola

unidad, tanto la enviada como la recibida en
un orden lógico cronológico, sin impedir que
se haga el registro de entrada y el registro de
salida.
 EL EXPEDIENTE
El expediente es la unidad documental formada
por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto
productor en la resolución de un mismo asunto, y
cuyo conjunto forma una serie. En la carátula del
expediente es necesario anotar el nombre del
fondo, la sección, la serie y el del propio
expediente, así como sus fechas extremas, el tipo
de restricciones que haya para su consulta, así
como una breve síntesis del asunto que
trata. (Margarita Parra Betancourt).
El expediente consta de documentación
original (la que se produce en la oficina y
es enviada) y la no original (que es la
constancia del documento que se envío).
Tipos de expedientes, teniendo en cuenta el
asunto con que se relaciona, ejemplo:
Expediente Universitario
Expediente Judicial
Expediente Clínico
Expediente Laboral
Expediente Comercial
Para la conformación de un expediente,
debe reunirse, toda la documentación en
una carpeta, que se sugiere que se de 8 ½ X
14. Esta carpeta será la salvaguarda de los
documentos y de su integridad y deberá
estar debidamente rotulada.
LA TRANSFERENCIA

Les presentaremos a continuación algunas normas

básicas a la hora de realizar una transferencia al
Archivo:

Las Secciones/Unidades conservarán la documentación

que generan hasta el final de su tramitación.

Antes de enviar la documentación debe ser organizada,

para lo cual puede pedir ayuda al Archivo.

Se debe diferenciar entre la documentación que una

Sección/Unidad produce y la documentación de apoyo
como boletines oficiales, publicaciones periódicas o
fotocopias de éstos. Esta documentación no es
generada por la Sección y no debe, en consecuencia,
ser enviada al Archivo Central.

En Panamá, cada fin de gobierno, las nuevas

autoridades solicitan se envíen a los depósitos de
almacenajes toda la documentación producida...

Los encargados de preparar la documentación para

remitirla al Archivo será el Jefe de Archivo.
 LA TRANSFERENCIA

Les presentaremos a continuación algunas normas básicas a la

hora de realizar una transferencia al Archivo:

La documentación se remitirá completamente libre de: plásticos, gomas

elásticas, grapas, clips metálicos o cualquier otro elemento que pueda
ser perjudicial.

La documentación se remitirá siempre acompañada del formulario de

transferencia debidamente lleno.

Si hay sobres, subcarpetas, etc. que estén muy deterioradas, deberán

ser sustituidas por otras nuevas.

La documentación deberá remitirse al Archivo introducida en cajas

archivadoras de cartón de archivo debidamente identificadas.

Las cajas deben numerarse a lápiz de forma correlativa de modo que su

número coincida con el formulario de transferencia.

Antes de entregar la transferencia, la Sección/Unidad se pondrá en

contacto con el Archivo para determinar las fechas. Una vez
comprobada por parte del Archivo la conformidad entre lo reseñado en
la relación de entrega y la documentación enviada, se procederá a su
catalogación y se devolverá a la Sección/Unidad remitente un inventario
definitivo. (En el supuesto de que lo relacionado en el formulario de
transferencias no coincida el contenido de la hoja inventario con la
documentación remitida, ambas serán objeto de devolución).
La Clasificación
 LA CLASIFICACIÓN
“La operación consistente en agrupar
jerárquicamente los documentos de
un procedencia no deben mezclarse
con los de otra, y orden original o de
respeto a la estructura archivística,
según el cual un fondo de archivo
debe conservar o recibir una
clasificación que corresponda a las
estructuras administrativas internas
del organismo que lo ha creado”. (J.
R. Cruz Mundet).
Principios Fundamentales de
Clasificación
CLASIFICAR se trata de decidir el nombre
bajo el cual se archivará un documento. Es
establecer un orden riguroso atendiendo a un
sistema o criterio definido.
ORDENAR: Separar los documentos en
aquellos grupos que la clasificación ha
señalado.
ARCHIVAR: Colocar los documentos en
un lugar determinado.
 LA CLASIFICACIÓN

Existen CUATRO modelos CLASIFICACIÓN POR MATERIA:

de sistemas de clasificación Este sistema de clasificación se
determina a través de unidades por
materia o asunto.

CLASIFICACIÓN ORGANICA: Se recomienda que se utilice en

Refleja la estructura orgánica de la archivos sólo en casos muy
institución (Organigrama).
especiales, ya que no respeta el
Sostienen los especialistas que este tipo de
principio de procedencia
clasificación es la más simple de
implementar pero es la más estricta ya que
no recoge los cambios que ha podido sufrir
CLASIFICACIÓN ORGÁNICA-FUNCIONAL:
el organigrama de la institución.
Es el sistema más recomendado ya que permite
Se recomienda para organismos poco cambios a medida que evolucionan las unidades
complejos en su estructura. administrativas de las instituciones.

CLASIFICACIÓN FUNCIONAL:

Toma en cuentas las diferentes funciones y

actividades de la institución.

Este tipo de clasificación es más complejo porque

tiene que estudiar cada función de la
organización, pero ello le permite ser más flexible.
 Elaboración del Cuadro de Clasificación

El Cuadro de Clasificación acopia todas En la actualidad, en Panamá,

las Series Documentales normalizadas
a partir de las cuales se deberá
clasificar la documentación generada
por las distintas Unidades
Administrativas del archivo, institución
u organismo.
sólo en los Archivos Históricos
se están utilizando los cuadros
de clasificación, según nos
Informó la Licda. Iris Navarro
funcionaria del Archivo Ricardo
J. Alfaro.

También nos indico que algunas

instituciones públicas están
implementando el uso de los
cuadros de clasificación.
El cuadro de clasificación se organiza por
 PARA QUE SIRVE UN CUADRO
DE CLASIFICACIÓN.

AL ARCHIVISTA INTERNO: le sirve

como guía para identificar
correctamente los documentos, AL ARCHIVISTA EXTERNO: le sirve
siguiendo la jerarquía y relación entre de ejemplo de cómo se puede
éstos, según la identidad, la oficina hacer un cuadro de clasificación,
productora y serie documental. adaptando este a los fondos de su
entidad.

AL USUARIO le brinda una visión panorámica de

todos los documentos que custodia el Archivo
Nacional, de entidades pasadas o presentes y de sus
oficinas. Es la primera llave para que el usuario
busque entidades relacionadas con su tema.
La Ordenación
 LA ¨Los principios archivísticos de
ORDENACIÓN ordenación se refieren, en primer
lugar, al arreglo de los grupos o series
de documentos en relación unos con
otros; y, en segundo lugar, a la
ordenación de las piezas individuales
que hay dentro de los grupos o
series¨. Theodore Schellenberg.

La ordenación es un proceso
posterior a la clasificación, la cual nos
permite:
•Acceso a la información
•Rapida localización del documento.
•Facilita la comprensión documental
ONOMÁSTIC ALFABÉTICA: Consiste
en la utilización de las letras del
A
alfabeto. (expedientes
personales, expedientes
académicos de estudiantes o de
materias).

GEOGRÁFICA

ORGANISMO
S
ORGANISMO
S
 ORDENACIÓN
CRONOLÓGICA: Se
ordena de acuerdo a la
fecha en que la
documentación ha sido
tramitada.

2002, 02, 28
2002, 03, 01
2002, 03, 02
2002, 03, 03
Como se verá más
adelante la ordenación
cronológica es
fundamental para ordenar
el expediente
ORDENACIÓN NUMÉRICA: Consiste
en la ordenación de documentos
de acuerdo con números de código.
El número de código puede ser
una parte del documento en sí
mismo (=directo), o puede
asignarse al documento por la
persona responsable del archivo
(=indirecto o codificado).
(documentos contables,
documentos de correspondencia).
El orden numérico es cerrado y no
permite interpolaciones ni
pérdidas..