Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 2
Índice
Todo lo que deberías saber sobre dietas y
kilometraje
¿En tu empresa son frecuentes los gastos por dietas
y kilometraje? Respondemos a las preguntas más
habituales relacionadas con estos conceptos.
Agradecimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 3
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 4
Una dieta es la cantidad económica que la empresa destina a cubrir los gastos relacio-
nados con la manutención y con la estancia que el empleado incurre durante un viaje por
trabajo. En muchos casos, la dieta es una agrupación de conceptos que cubre de forma
genérica los gastos generados, la empresa paga una cantidad fija por un concepto en vez
de una cantidad exacta por cada gasto.
Las dietas son un concepto flexible que las empresas adecuan a sus necesidades. De
esta forma, es posible encontrar dietas que engloban distintos conceptos relacionados
con la manutención y el alojamiento.
Por tanto, es necesario diferenciar entre la dieta y la media dieta. De hecho, en la mayoría
de convenios empresariales se distingue la definición de estos conceptos.
• Media dieta: solamente se percibe cuando el trabajador realiza una de las prin-
cipales comidas fuera de su domicilio.
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 5
El kilometraje es uno de los llamados gastos de locomoción, que agrupan cualquier con-
cepto económico relacionado con el transporte del trabajador. De esta forma, es posible
dividir en gastos por:
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 6
Según los datos actualizados por el Informe Captio del Kilometraje 2015 el precio del kilo-
metraje hoy ha bajado a 0,25 euros. El porqué del descenso del precio medio del kilome-
traje respecto el 2014 lo encontramos en el descenso progresivo del precio del combusti-
ble durante el 2015. Y es que el precio del kilometraje intenta compensar el combustible,
el desgaste proporcional del vehículo, entre otros factores especificados anteriormente.
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 7
Dado que los gastos relacionados con las dietas y la locomoción afectan al trabajador se
negocian con el comité de empresa y se incluyen en el Convenio Colectivo. Como afectan
al viajero, también se incluyen en la política de viajes, normalmente en un anexo que es
más flexible que la propia política de viajes. Los importes de dietas y kilometraje están su-
jetos a modificaciones, ya sea por decisiones internas de la empresa o por causas exter-
nas como cambios en la legislación o en la fiscalidad. Se suelen fijar actualizaciones anua-
les o para varios años, añadiendo el incremento del IPC y a veces un porcentaje adicional.
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 8
Para las dietas, la empresa puede exigir información contextual al viaje, como por ejemplo
el nombre del cliente visitado, las personas que han asistido a la reunión o a la comida,
motivo del viaje, aprobación del supervisor o incluso comprobantes específicos de los
gastos realizados. Del mismo modo e independientemente de su forma de liquidación,
en algunos casos se requiere también la presentación de los documentos justificantes
correspondientes.
Para los gastos relacionados con la locomoción o los recibos relacionados con peajes,
aparcamiento, por ejemplo, se suele informar de factores como el objetivo del viaje y
el cliente visitado. Puede suceder que se use algún tipo de tarjeta de viajes que incluya
conceptos como gasolina, reparaciones y peajes; en este caso el proceso de gestión
queda integrado, pero es usual presentar el tique como comprobante.
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 9
La empresa puede abonar los gastos por orden de gasto, semanal o mensualmente en
la nómina o con un pago fuera de ella. Hay que tener en cuenta que el tratamiento fiscal
de la remuneración de estos gastos es particular, ya que bajo ciertos límites no tributan ni
cotizan.
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 10
Además, en marzo de 2014 entró en vigor una nueva norma, regulada en el artículo 190 de
la Ley General de la Seguridad Social, anteriormente citada, que marca la obligación de
presentar a la S.S. todos los conceptos retributivos de las nóminas. Esta comunicación, a
partir de ese momento, empezó a realizarse a través de un nuevo fichero CRA (Conceptos
Retributivos Abonados) que la empresa tiene que enviar a través del Sistema RED.
En definitiva, hoy se incluye en las bases de la cotización conceptos que antes estaban
exentos y se tienen justificar correctamente cada uno de los gastos.
Los conceptos que se incluyen en la base de cotización a la SS son los que están por en-
cima de los siguientes límites. Así pues, no se contemplan cambios este 2016.
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 11
Además, hay que remarcar la importancia de la justificación de estos gastos. En caso, por
ejemplo, de pagar a un trabajador un importe fijo y periódico, sin que existan justificantes
y que no compense un desplazamiento en concreto, deberá cotizarse y tributarse por su
totalidad, ya que se considerará como un complemento salarial más.
Continúan sin cotizar los gastos de locomoción (cuidado con el límite de 0,19 €/km), los
gastos de aparcamiento, los de los peajes y los de dietas con los límites mencionados
anteriormente. Tampoco cotizan los gastos en transporte público, siempre que sea en un
municipio distinto al del trabajo.
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 12
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 13
• Modelo “por dietas”. La empresa fija una cantidad para uno o un conjunto
de astos. De esta forma, la empresa renuncia a un control exacto del gasto para
facilitar las tareas relacionadas con la revisión y validación de los gastos de viaje.
La dieta se convierte en una asignación máxima de la que el trabajador puede
disponer para sufragar un gasto de empresa.
www.captio.net
Guía básica:
Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje 14
Agradecimientos
Raquel Gutiérrez
TMO (Travel Manager Outsourced) en American Express Global Business Travel
www.captio.net
Captio te ofrece la mejor información
sobre el mundo del business travel.
En Captio nos encanta el mundo de los viajes de negocios, por eso deseamos contribuir a su
avance difundiendo los mejores recursos formativos y herramientas.