Sunteți pe pagina 1din 5

M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

BIROURILE AGENTIEI DE TURISM

Birourile importante ale agenţiei de turism

În cadrul unei agenţii există o serie de birouri fără de care aceasta nu ar putea funcţiona, le
numim importante, şi o serie de birouri, pe care le întâlnim în general în structura organizatorică a
marilor tour operatori, numite opţionale.

Acestea sunt:

I. Biroul secretariat :

Personalul angajat în cadrul acestui birou are următoarele atribuţii:

 Să execute lucrări de secretariat pentru directorul tehnic al agenţiei ;


 Să înregistreze, să repartizeze şi să expedieze corespondenţa;
 Să organizeze sistemul informaţional, să ţină la zi evidenţa, să claseze şi să arhiveze
documentele purtătoare de informaţii, astfel încât să poată furniza operativ orice
informaţie cerută de directorul tehnic;
 Să instruiască şi să coordoneze paznicii, curieri şi comisionarii dacă aceştia există în
structura organizatorică a agenţiei.

II. Biroul dezvoltare

Obiectivul principal al biroului de dezvoltare este creşterea vânzărilor, pentru aceasta este
necesar că persoana care conduce acest birou să fie un expert în relaţiile publice, cu relaţii în mediul
oamenilor de afaceri, să cunoască mediul economic.

Personalul angajat în cadrul acestui birou va trebui să aibă o serie de competenţe personale cum
ar fi:

Să inspire încredere şi simpatie;


Să fie un bun cunoscător al psihologiei clientului;
Să cunoască foarte bine produsele şi serviciile
oferite de agenţa de turism;
Să cunoască cel puţin o limbă străină de circulaţie
internaţională.

În cadrul compartimentului personalul va avea următoarele atribuţii:


 Să întocmească un fişier general al întreprinderilor şi persoanelor cu care agenţia are
relaţii de afaceri;
 Să actualizeze periodic fişierul;
 Să expedieze periodic programe, oferte, invitaţii persoanelor din fişier pentru a pastra un
contact permanent cu aceştia;
 Să participe la diverse întâlniri, tîrguri, expoziţii, pentru a mări numărul persoanelor de
contact.
M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

III. Biroul transporturi

Este organizat pe două secţii cu atribuţii specifice:


1. Secţia contracte, unde personalul angajat are următoarele atribuţii:
 Să încheie contracte cu furnizorii de servicii de transport;
 Să stabilească cu furnizorii clauzele contractuale şi urmăreşte respectarea lor;
 Să stabilească condiţiile şi tarifele de vânzare a biletelor, precum şi comisioanele
agenţiei;
2. Secţia materială, unde personalul angajat va avea următoarele atribuţii:
 Să întocmească biletele şi le distribuie filialelor şi sucursalelor;
 Să expedieze informaţiile privind validitatea şi vânzarea biletelor (tarife, orare,
manuale, breviare etc.), când nu este stabilit altfel în contract;
 Să întocmească registrele de stoc de bilete şi răspunde de gestionarea biletelor, de la
emitere până la arhivare.

IV. Biroul turism

Este organizat în două compartimente:


1. Compartimentul producţie are următoarele trei secţii:
Secţia programare generală care se ocupă cu elaborarea programelor de voiaj (exceptând
congresele), în cadrul acestei secţii personalul va avea următoarele atribuţii:
 Să formeze itinerariului;
 Să alcătuiască un deviz estimativ pe baza tarifelor negociate cu furnizorii, cu agenţiile
corespondente;
 Să se ocupe de constituirea contingentelor (să rezerve anticipat un număr de camere
la hoteluri în limitle contractuale, sau să reserve un număr de lucuri la mijloacele de
transport);
 Să efectueze eventuale plăţi anticipate pentru contingente;
 Să stabilească modalităţile de vânzare a voiajelor;
 Să întocmească şi să tipărească programul provizoriu al voiajului.

Secţia operativă generală se ocupă, în acord cu secţia programare generală, de corelarea


ofertei de voiaj în grup cu cererea.
Secţia operativă congrese şi pelerinaje se ocupă de organizarea voiajelor colective cu
caracter profesional şi religios.

2. Compartimentul recepţie se ocupă de organizarea serviciilor de primire şi de acces şi este


organizat în trei secţii:
Secţia contracte pentru servicii de primire, unde personalul va avea următoarele atribuţii:
 Să încheie contracte cu hoteluri şi restaurante;
M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

 Să încheie contracte cu furnizorii de diferite sevicii (localuri, organizatori de spectacole,


etc.)
 Să încheie contracte cu agenţiile corespondente, adică acele agenţiile care operează în
localităţi în care nu există birouri ale agenţiei.
Secţia receptivă generală, unde personalul va avea următoarele atribuţii:
 Să întocmească devizele estimative cerute de turiştii individuali pentru voiajele cu
itinerarii stabilite de aceştia;
 Să inventarieze serviciile de primire din diverse localităţi turistice oferite de agenţie,
precum şi personalul specializat în însoţire.
Secţia operativă generală, unde personalul angajat va avea următoarele atribuţii:

 Să realizeze operaţiuni de rezervări şi de prestări de servicii către turiştii sosiţi în


diversele localităţi vizitate, prin intermediul informaţiilor transmise filialelor,
sucursalelor şi agenţiilor corespondente.

Birourile opţionale ale agenţiei de turism

I. Biroul trafic accesoriu


Este compus din trei secţii:
Secţia servicii bancare în cadrul cărei personalul va trebui:
 Să efectueze schimburi valutare;
 Să emită cărţi de credit;
 Să repartizeze valută externă rezidenţilor care călătoresc în străinătate.
Secţia asigurări diverse şi expedieri bagaje în cadrul cărei personalul va îndeplini
următoarele atribuţii:
 Să emită şi să vândă poliţe de asigurare (bagaje, avion);
 Se ocupă de serviciul de expediere a bagajelor.
Secţia servicii diverse încheie acorduri cu firmele comerciale pentru vânzarea de bilete la
spectacole, manifestări sportive, articole de librărie, suveniruri.

II. Biroul tarife şi documentare


Este format din trei secţii:
Secţia tarife se va ocupa de întocmirea, tipărirea şi difuzarea de
pliante, breviare şi liste de tarife pentru servicii turistice de orice tip, pentru uzul
diverselor filiale şi sucursale ale agenţiei.
Secţia documentare agenţială se va ocupa de întocmirea, tipărirea şi difuzarea pentru fiecare
localitate de interes turistic pliante cuprinzând toate informaţiile necesare pentru organizarea optimă
a serviciilor şi pentru informarea corectă a clientelei.
Secţia documentare neagenţială se va ocupa de procurarea tutror orarelelor, anuarelelor,
publicaţiilor editate de furnizorii de servicii şi de difuzarea lor periodică către filiale şi sucursale.
M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

III. Biroul publicitate


Este format din două secţii:
Secţia contracte în cadrul cărei personalul va avea următoarele atribuţii:
 Să încheie contracte şi elaboreaze planuri de promovare publicitară;
 Să întocmească devizele şi comenzile pentru publicitatea activă şi pasivă
 Să transmită devizele serviciului contabilitate pentru emiterea facturilor şi încasarea
lor.
Secţia redacţională în cadrul cărei personalul va avea următoarele atribuţii:

 Să pregătească textele pentru publicitatea pasivă;


 Să introducă textele publicităţii active în publicaţiile agenţiei;
 Să urmărească redactarea şi tipărirea publicaţiilor proprii cum ar fi: reviste, rubrici de
ştiri, broşuri etc.

IV. Biroul difuzare şi fişier general

Personalul va avea următoarele atribuţii:

 Să se ocupe de expedierea documentaţiei, a materialului publicitar şi a


corespondenţei care-i parvine de la diverse secţii şi birouri;
 Să întocmească şi actualizeze fişierul general al clienţilor.

Birouri funcţionale ale agenţiei de turism

I. Biroul marketing vizează următoarele aspecte:


 efectuarea de cercetări de piaţă, în vederea identificării potenţialilor clienţi şi a necesităţilor
de servicii ale pieţei;
 elaborarea strategiei de marketing a agenţiei şi urmărirea modului de implementare a
acesteia;
 definirea politicii de produs;
 orientarea politicii de preţ pentru fiecare gamă de produse ;
 stabilirea politicii de distribuţie şi întreţinere a relaţiilor cu distribuitorii în colaborare cu
vânzările;
 definirea politicii de comunicare (buget, obiective, acţiuni, publicitate, participare la târguri şi
expoziţii, relaţii publice, realizarea programelor de fidelizare ş.a.)
M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

 promovarea imaginii pozitive a firmei (aspect, comportament, mod de comunicare cu


exteriorul);
 mentinerea unui comportament etic corespunzător- al organizaţiei atât faţă de clienti si
furnizori, concurenţă;
 efectaurea periodica a analizei cotelor de piaţă deţinute şi a impactului avut de noile servicii
lansate asupra potenţialilor clienţi;
 asigurarea unei legături permanente cu agenţii desemnaţi pentru turismul intern turismul
internaţional, în scopul elaborării unor strategii de piaţă pertinente si flexibile.
In functie de condiţiile specifice, în unele agenţii, biroul Marketing este asociat biroului vanzari,
formând biroul Marketing-vânzări.

II. Biroul financiar-contabil şi Administrativ


Acesta vizează evidenţa financiar-contabilă a firmei, calcularea salariilor, calcularea veniturilor
şi a cheltuielilor din firmă, politica de personal şi aprovizionarea rechizitele, materialele de
întreţinere necesare ş.a.
Activitatile financiar - contabile includ în principal:
 Intocmirea evidenţelor fmanciar-contabile, a bilanţului şi a contului de profit şi pierderi in
condiţiile legii;
 Urmarirea efectuării plăţilor: a : la bugetul statului (impozite, taxe etc); b) de către clienţi; c)
deconturilor cu furnizorii.
 analiza permanentă a cheltuielilor şi urmărirea încadrării acestora în limitele hotarate de
bugetul aprobat;
 intocmirea documentelor pentru stabilirea şi modificarea preţurilor, în conformitate cu
legislaţia în vigoare.
Activitatile administrative vizează:
 asigurarea circulaţiei corespondenţei;
 intretinerea imobilelor din administrarea sa;
 asigurarea rarea bunei funcţionări a instalaţiilor, a dotărilor ş.a.;
 organizarea protecţiei muncii;
 efectuarea în colaborare cu compartimentul contabilitate, a inventarierii periodice, a casării sau a
transformării de mijloace fixe şi obiecte de inventar;
 participarea la întocmirea necesarului de aprovizionare cu materiale de reţinere, piese de schimb,
rechizite de birou pentru administrarea societăţii comerciale
Activitatea resurse umane/personal include: -recrutarea, selecţia, angajarea personalului şi, în cazuri
extreme, desfacerea contractului de muncă;
 organizarea perfecţionării profesionale;
 completarea cărţilor de muncă;
 analizarea şi soluţionarea conflictelor de muncă semnalate în cadrul societăţii;
 participarea la acţiunea de negociere a salariilor dintre managementul societăţii si
personalul angajat.
Activitatea de consiliere juridică este asigurată de personalul de specialitate, care reprezintă
interesele societăţii:
• în raport cu persoane fizice şi juridice;
• în faţa instanţelor judecătoreşti şi a notarilor de stat.

S-ar putea să vă placă și