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¡Hola!
En este módulo se revisará el Enfoque ZOPP, el cual será asumido por el curso como eje
metodológico.
El enfoque ZOPP (Ziel Orientierte Projekt Planung = Planificación de Proyectos Orientada por
Objetivos) es un conjunto de principios, técnicas e instrumentos diseñados para facilitar la gestión
de los proyectos, y caracterizado por el énfasis que hace en la participación de los involucrados, la
concreción de las acciones en productos verificables y la transparencia de las decisiones.
Sus principios y técnicas pueden ser especialmente útiles cuando el analista requiere:
Los antecedentes del ZOPP se remontan a 1975 cuando se creó la GTZ (Deutsche Gesellschaft
für Technische Zusammenarbeit) como ente privado, con la intención de flexibilizar y mejorar la
eficiencia de la cooperación técnica, mediante la adopción de herramientas actuales de gestión.
Para ese entonces ya se conocía internacionalmente el Enfoque de Marco Lógico (Logical
Framework Approach –LFA–), herramienta de gestión con un uso especial en formulación,
desarrollo y evaluación de proyectos. Apoyándose en este enfoque, la firma PCI (Practical
Concepts Incorporated) diseñó la “Matriz de Estructura Lógica” (o Matriz de Marco Lógico o matriz
de planificación del proyecto) que fue rápidamente adaptada por la GTZ y el Banco Interamericano
de Desarrollo BID para administrar sus actividades de cooperación. Entre 1980 y 1981, la GTZ
decidió incorporarle algunos elementos nuevos como el análisis de involucrados, el análisis de
problemas y el análisis de objetivos.
Los ajustes fueron puestos a prueba por medio de trabajos realizados en equipos interdisciplinarios
en los cuales participaban los representantes de la GTZ, las organizaciones solicitantes y los
grupos beneficiarios. La aplicación formal del ZOPP se inició en 1983 como propuesta
organizacional y ya en 1987 se convirtió en regla empresarial, incorporada al ciclo de los proyectos
adelantados por la GTZ, que la expandió entre su personal interno, sus contratistas y los miembros
de las entidades cooperantes.
Los programas de capacitación permitieron a la GTZ afinar la metodología, definir el perfil de los
facilitadores que moderaban el trabajo de los equipos y aprovechar la técnica de visualización por
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tarjetas. Todo lo anterior dio como resultado el desarrollo y difusión del enfoque ZOPP en varias
regiones del mundo.
A principio de los años noventa, algunos de los participantes en los talleres argumentaron que
percibían el ZOPP como una propuesta excesivamente esquemática, y como un ritual que no se
adecuaba a los contextos específicos de cada proyecto, haciendo de los participantes actores
pasivos. Estas críticas sugerían que se estaban desconociendo los principios fundamentales del
enfoque. La GTZ acordó entonces flexibilizar aún más el ZOPP, para superar la rigidez prescriptiva
que se venía observando, mejorar la concertación con los involucrados en los proyectos y acercar
el método a su finalidad social.
· La participación. Supone que el éxito del proyecto no es posible sin la participación de todos
los actores importantes involucrados en su gestión.
· El consenso. Asume que los actores involucrados en una situación tienen siempre, por
naturaleza, diferentes intereses en la situación y en la solución. El gestor de proyectos debe
buscar el consenso alrededor de las decisiones cruciales.
· La transparencia. El enfoque ZOPP considera que todos los actores deben estar igualmente
enterados de los análisis y de los criterios aplicados al tomar las decisiones.
El ZOPP no pretende ser “un recetario” que abarque las diversas posibilidades en la gestión de
proyectos, ni la última palabra en cuanto a planificación operativa. Su insistencia en la participación
de los involucrados obliga a quienes lo aplican a convertirse en reprocesadores de experiencias y a
poner en común sus puntos de vista, acortando la distancia entre teoría y práctica. El enfoque
resalta también la necesidad de tomar decisiones realistas y creativas, mejorando la comunicación
y cooperación de los participantes y teniendo en cuenta que su éxito depende de la dinámica
asumida por el grupo que utiliza el método.
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2.5.1 Organización exitosa de las reuniones
El ZOPP asume que la complejidad de los proyectos sólo puede abordarse con éxito si se trabaja
en equipo. Resolver problemas exige interactuar en grupos integrados por personas con diversidad
de intereses, experiencias y comportamientos.
Para lograr un resultado efectivo, los grupos deben organizarse de forma que sus integrantes se
motiven para ser protagonistas del proyecto y promuevan consensos que faciliten la solución a los
problemas, aún bajo situaciones de presión.
Al conformar el grupo, el proyectista debe promover el desarrollo de destrezas en cada uno de sus
integrantes para que -cuando ello se requiera - cualquiera de ellos esté en capacidad de coordinar
el funcionamiento del equipo de trabajo. A esto justamente hace alusión la técnica de la
coordinación de grupos, cuyo propósito es promover la capacidad de cada uno de los integrantes
para aprovechar al máximo la participación de los demás miembros, en favor de los objetivos
comunes, coordinando los diferentes roles y generando un ambiente de confianza que permita el
auto-reconocimiento del equipo de trabajo. La eficacia de la coordinación se verá reflejada en el
proceso de toma de decisiones, que es realmente el momento crucial de la gestión del proyecto.
· Genere en el equipo un clima tal, que se facilite la expresión de los intereses y la gestión de los
conflictos.
· Aproveche al máximo el conocimiento de cada uno de los miembros del grupo y lo convierta en
el conocimiento colectivo.
· Logre un mayor grado de información que facilite la comunicación entre los integrantes del
grupo, haciéndola más libre y creativa.
· Permita reconocer las diferentes competencias entre los miembros del grupo y así limite los
posibles efectos que alteran su desempeño colectivo.
· Facilite al grupo la identificación de las tareas, lo que genera, a su vez, una mayor identidad de
equipo.
· Ofrezca a los miembros del grupo un escenario de formación personal permanente.
· Invite persistentemente a una actitud comunicativa, como punto de partida de la construcción
colectiva.
Una buena moderación definirá los objetivos de forma colectiva, tomará decisiones por consenso,
definirá sus planes con la participación de los involucrados y hará evaluación con el ánimo de
realimentar el proceso.
La visualización de las ideas por medio de tarjetas de cartulina donde los participantes expresan
sus argumentos. Las tarjetas se fijan en un panel a la vista del grupo, es una técnica de
participación que permite a los integrantes estar permanentemente atentos al desarrollo de la
discusión y facilita la consecución de acuerdos. Cada participante debe precisar sus ideas y
escribirlas en tarjetas que se fijarán con alfileres o tachuelas a un panel de corcho o materiales
afines. Durante las discusiones el panel estará recubierto de papel donde se puedan adherir las
tarjetas (con pegante o cinta) al terminar la discusión.
Cada tarjeta debe contener sólo una idea, expresada de la forma más clara y precisa posible, con
el fin de que sea comprendida por cualquiera de los participantes sin necesidad de explicación
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adicional. La discusión se realiza alrededor de las ideas que figuran en el panel, redefiniendo y
completando su significado, agrupándolas y separándolas de acuerdo con los objetivos de la
reunión.
Una vez la tarjeta aparece en el panel, deja de pertenecer a alguien en particular, para convertirse
en propiedad de todo el grupo, cuyos integrantes pueden agregar nuevas ideas a las que han sido
presentadas (nuevas tarjetas), fusionarlas o suprimirlas por consenso. Cualquier modificación a las
ideas reflejadas en el panel es competencia del grupo y ninguna persona por fuera de él es
competente para introducir cambios.
La visualización por tarjetas es una técnica democrática que promueve la participación igualitaria
de los integrantes, independientemente de su capacidad de expresión oral, o de su grado de poder
al interior del grupo.
En principio, todas las tarjetas tienen igual importancia, aun aquellas que expresan puntos de vista
minoritarios, lo cual evita que se descalifique o pierda alguna contribución. Este principio permite al
grupo centrar sus discusiones en las ideas y no en las personas.
La visualización de las ideas en las tarjetas, ofrece varias ventajas, entre ellas:
El ZOPP ha desarrollado principios y técnicas que facilitan la realización de los análisis y la toma
de decisiones. Entre ellos se destacan los siguientes instrumentos, cuyo contenido se estudiará
en detalle más adelante: la matriz de análisis de involucrados, el árbol de problemas, el árbol de
medios-fines, la matriz de marco lógico y la matriz de planificación operativa.
Para cumplir con sus principios de transparencia y eficiencia, el ZOPP considera que cada sesión
de trabajo debe documentarse.
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2.6 Momentos del ZOPP
2.6.1 Introducción
El éxito de un proyecto depende en gran parte del grado de compatibilidad que se logre entre las
condiciones estructurales del entorno y el proceso de planificación del proyecto. Lo anterior implica
que antes de definir los objetivos del proyecto, se deba tener un completo conocimiento de las
condiciones del contexto en el cual será ejecutado. Los proyectos son específicos para un tiempo y
un espacio concretos, lo que implica que la planificación se debe sustentar en un detallado análisis
de la situación.
El ZOPP formula los proyectos en ocho momentos secuenciales pero íntimamente relacionados
entre sí:
· Análisis de la situación.
· Análisis de involucrados.
· Análisis del problema.
· Análisis de objetivos o de medios fines.
· Análisis de alternativas.
· Diseño del proyecto.
· Formulación del plan operativo.
· Monitoreo y evaluación.
A continuación se revisa de forma general cada uno de estos momentos. En los capítulos
siguientes se hará énfasis en sus aspectos específicos y en la segunda parte del manual se
revisarán algunas guías e instrumentos que pueden serte de utilidad en cada etapa.
Es un momento donde los actores que están involucrados en el problema y sus solución analizan
el contexto en que surge el proyecto, con la tarea de seleccionar y priorizar los asuntos más
relevantes. Reviste especial importancia porque permite a los proyectistas formarse una idea
general acerca del contexto donde ocurre el problema y esta perspectiva les ayudará luego a
identificar las mejores soluciones y a descartar otras. Al principio el análisis de la situación puede
enfrentar a los proyectistas a un escenario tan amplio y complejo que parezca insoluble. Esta
imagen amplia y general de la problemática deberá precisarse en momentos siguientes del
proceso. La interacción de los actores sociales que intervienen en este momento puede facilitarse
por la utilización de diversas herramientas de análisis que aparecen en la segunda parte del
manual.
Este análisis no ocurre en un momento aislado del proyecto, sino de manera continua desde el
inicio y durante todo su desarrollo, pues los actores suelen cambiar a lo largo del proceso, y de su
actitud y compromiso, dependen la viabilidad y el éxito. El análisis de involucrados apuntará, en
primera instancia, a identificar a las personas, grupos e instituciones que se relacionen con el
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proyecto, precisando sus intereses, potencialidades y limitaciones; tomando atenta nota de las
implicaciones de estos análisis sobre el proyecto mismo. Más adelante, al diseñar el proyecto, se
tendrán en cuenta los intereses y condiciones de cada uno de los involucrados, para fijar sus
funciones y responsabilidades en el proceso. El análisis de los involucrados debe generar, por
parte de los proyectistas, decisiones y acciones específicas para con cada uno de ellos, con el fin
de asegurar el efectivo cumplimiento del rol asignado y, por ende, del éxito del proyecto.
Este momento comprende la aplicación de una serie de técnicas, realizadas con participación de
los involucrados, con el fin de analizar una situación problemática. En el contexto de esta situación
se identifican progresivamente los problemas principales, entre los cuales será escogido un
problema central que dará origen al proyecto. Para facilitar la comprensión del problema, el
enfoque ZOPP se apoya en una técnica gráfica donde los problemas se describen en tarjetas que
se organizan sobre el panel conformando un árbol, donde para cada manifestación del problema
(tronco) se identifican y representan las causas (raíces) y las consecuencias (ramas). El análisis
del problema estará listo cuando los participantes consideren que están de acuerdo en su
formulación y que comprenden adecuadamente cómo surge y cómo se perpetúa. En la segunda
parte del manual se incluyen las guías metodológicas para realizar el inventario de problemas y
formular el árbol de problemas.
Es un conjunto de técnicas utilizadas para describir aquella situación futura que se espera lograr al
resolver el problema. Los objetivos deben ser no sólo deseables sino también realizables en la
práctica.
Como se ha podido comprender hasta acá, un proyecto es una sucesión compleja de múltiples
decisiones que se apoyan unas en otras. La complejidad de las decisiones involucradas en cada
fase obliga al proyectista a formalizar el proceso comprometiéndolo con un planteamiento o diseño
del proyecto. La matriz de planificación del proyecto MPP o Matriz de Marco Lógico MML es una
herramienta que organiza la información más importante sobre el impacto que se quiere alcanzar
(objetivos) y los medios que se van a utilizar para lograrlo (actividades y resultados). En su forma
original se trata de una matriz de 4 x 4 (16 casillas), las cuales contienen los elementos básicos del
enfoque de gestión por objetivos, para la ejecución de proyectos.
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La información y las decisiones se organizan en cuatro columnas, siguiendo una estructura lógica,
la cual conserva tanto una lógica horizontal como una lógica vertical entre sus componentes.
La primera columna de la izquierda contiene la estrategia del proyecto, planteamiento que en
principio es realmente una hipótesis de trabajo que se refinará con el tiempo. La componen en
orden de arriba abajo: el objetivo global, el objetivo del proyecto, los resultados y las actividades.
La segunda columna contiene los indicadores objetivamente verificables para el objetivo superior,
el objetivo del proyecto y los resultados. En la tercera columna se escriben las fuentes de
verificación para los diferentes indicadores mencionados. La cuarta columna contiene los
supuestos que se deben cumplir en cada uno de los niveles. Se debe recordar que todos los
elementos de la matriz guardan una estrecha relación y si se cambia uno de los elementos, se
deben ajustar los demás.
· El objetivo global, denominado por algunos el fin o la finalidad del proyecto, se refiere al beneficio
general que obtendrá el grupo meta no sólo gracias al proyecto sino también a otro tipo de
acciones que afectan a la población desde el entorno. El ZOPP supone que el proyecto contribuirá
a este objetivo global, aunque no es capaz por si mismo de garantizar su alcance completo. De
esta consideración se desprende que el objetivo global no es completamente gobernable por el
proyectista. Al formular su objetivo global, el proyectista deberá precisar la población que se
beneficiará con los resultados del proyecto.
· El objetivo del proyecto es el efecto directo, atribuido al proyecto y se expresa como el beneficio
específico que se espera conseguir en la población seleccionada. Lograr con éxito el cambio
esperado es la responsabilidad directa del proyecto y de los proyectistas. En los proyectos de
inversión social este resultado puede ser una situación intangible y difícil de medir directamente,
que suele medirse indirectamente a través de los productos tangibles generados por el proyecto.
Objetivo
global
Objetivo del
Proyecto
Resultados
· Los resultados son los productos concretos generados por el proyecto. Se expresan siempre
como hechos tangibles y cuando no lo son por sí mismos, se transforman en situaciones cuyo
cumplimiento o entrega pueda verificarse empíricamente. El ZOPP supone que los resultados son
el mejor indicador del alcance y del grado de cumplimiento del objetivo del proyecto.
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· Las actividades son aquellas acciones y tareas que realiza el proyecto para alcanzar los
resultados. Para cada resultado habrá una o más tareas. Para resolver esta casilla, el proyectista
debe precisar y distribuir los recursos.
· Los indicadores objetivamente verificables son criterios que especifican, en términos precisos,
la cantidad y calidad del cumplimiento alcanzado por cada uno de componentes; por esta razón
constituyen la base para el monitoreo y evaluación del proyecto.
Cada uno de los componentes incluidos en la Matriz de Marco Lógico se detalla en el capítulo 6 de
este manual.
Una vez se han tomado las decisiones generales, el ZOPP da comienzo a la planificación
operativa, una etapa donde se definen en detalle los recursos requeridos (personal, equipamiento y
presupuesto) y el tiempo necesario para realizarlos.
La planificación operativa define, en forma concreta, qué tantos recursos se requieren para
lograr los productos esperados, cuánto tiempo es necesario para realizar las actividades previstas
y cómo distribuir los recursos en el tiempo. Implica, entonces, definir lo relacionado con el
personal, el equipamiento, el presupuesto y el cronograma.
La planificación operativa está en estrecha relación con el diseño del proyecto, y pretende dar
respuesta a la casilla aspectos operativos, de la Matriz del Marco Lógico MML.
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2.6.9 Monitoreo y evaluación
Con base en el seguimiento, el proyectista deberá ajustar la estrategia del proyecto cada que sea
necesario.
Para formular un proyecto, el ZOPP propone varias actividades que, con fines didácticos, se
pueden agrupar en seis fases:
3. El análisis de las soluciones posibles. Esta fase incluye dos actividades dirigidas a examinar y
comparar las diferentes posibilidades de solución:
a. La formulación de objetivos
b. El análisis de alternativas
4. El diseño del marco lógico del proyecto. Comprende los análisis dirigidos a precisar los
alcances de la solución elegida en la fase anterior.
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a. La formulación del objetivo, el propósito, los resultados y las actividades
b. La definición de indicadores
c. La definición de fuentes de verificación.
d. El análisis de supuestos
Las fases anteriores van dirigidas a generar una propuesta viable y factible que el proyectista
pueda ejecutar con las mayores posibilidades de éxito.
Los procedimientos que se han revisado no son estrictamente secuenciales; con frecuencia, a
medida que va realizando sus análisis, el proyectista se ve obligado a devolverse y ajustar
decisiones previas. El ajuste permanente de decisiones anteriores es la expresión de que su
proyecto está creciendo, y que en este proceso de desarrollo, aquellas decisiones que antes eran
ajustadas le quedan ahora pequeñas.
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2.8 Bibliografía
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