COPIA CONTROLADA ENVIADA ELECTRÓNICAMENTE

CODIGO: A GER 30
PERFIL DEL CARGO DE COORDINADOR
ADMINISTRATIVO VERSIÓN: 02 ESTADO: VIGENTE
Línea de Gestión Transversal
Página 1 de 6 FECHA: 25 Ago 12

COPIA CONTROLADA VIRTUALIZADA

1. OBJETIVO:

Definir las competencias necesarias, en términos de educación, formación, experiencia y habilidades, para ocupar el cargo de
Coordinador Administrativo de SILVOTECNIA. Así mismo, determinar la responsabilidad y autoridad propias del cargo.

2. ALCANCE:

Aplica al cargo de Coordinador Administrativo perteneciente a la Línea de Gestión Transversal y cuya misión es coordinar,
ejecutar y controlar las actividades administrativas necesarias para el normal funcionamiento de la Compañía, facilitando la
contratación, remuneración y administración general de los recursos humanos, procesando y canalizando debidamente la
documentación requerida y los recursos económicos necesarios para la ejecución de los proyectos, las actividades y las tareas
propias de cada cargo.

3. RESPONSABLE:

Gerente General

4. CONTENIDO:

4.1. PERFIL DE REFERENCIA:

EDUCACIÓN: Profesional en Áreas Administrativas o afines

(Técnico o Tecnólogo en proceso de profesionalización)

FORMACIÓN: Manejo de Software basado en ofimática (Office)

Conocimiento en contabilidad y costos

EXPERIENCIA: Experiencia mínima de dos (2) años en cargos similares en áreas administrativas con personal a cargo,
ejecutando procesos de pagos, nómina y gestión administrativa de personal

HABILIDADES:

Destrezas dadas por la experiencia en anteriores cargos

 Manejo de bases de datos

 Digitación de información

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Directora de Recursos Humanos y Director de Responsabilidad Social

CARGO Gerente General
Salud Ocupacional Corporativa

NOMBRE CATALINA QUEVEDO GONZÁLEZ ALEJANDRO PINEDA ARROYABE NATALIA QUEVEDO

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PERFIL DEL CARGO DE COORDINADOR
ADMINISTRATIVO VERSIÓN: 02 ESTADO: VIGENTE
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PERFIL DE COMPETENCIAS

Competencias de Valor: Cualidades humanas a los que adhiere la organización y se ejercen a través de conductas

1. Compromiso
El Coordinador Administrativo siente como propios los objetivos de la organización, previniendo y superando los obstáculos que
interfieran con el cumplimiento de sus metas. Apoya e instrumenta acciones alineadas con la estrategia corporativa. Pone en marcha
las acciones y directrices recibidas por parte de la Alta Dirección y cumple cabalmente con sus compromisos, personales y
profesionales.
2. Ética

El Coordinador Administrativo siente y obra en todo momento consecuentemente con las buenas costumbres y los valores morales,
tanto en la vida profesional y laboral como en la privada, respetando las políticas y normatividades internas, y la cultura organizacional.

3. Calidad en el Trabajo
El Coordinador Administrativo se desempeña con éxito en los trabajos que realiza, basado en el profundo conocimiento de su área de
trabajo y en su capacidad de análisis de los asuntos administrativos de la compañía. Implementa mejoras a las herramientas y
estrategias que utiliza.
4. Consciencia Organizacional
El Coordinador Administrativo reconoce e interpreta las relaciones de poder en la propia empresa. Ello implica la capacidad de
identificar tanto a aquellas personas que toman las decisiones como a las que pueden influir sobre las anteriores; asimismo, significa ser
capaz de prever la forma en que los acontecimientos o las situaciones afectarán a las personas a su cargo.
5. Responsabilidad Social Individual
El Coordinador Administrativo se articula y facilita ejercicios de cooperación, solidaridad y contribución, para mejorar estados en la
calidad de vida de compañeros de trabajo, vecinos, comunidades rurales y sociedad en general. Se interesa en la preservación del
medio ambiente y en la transformación estructural de prácticas y comportamientos a partir del buen ejemplo.
Grado requerido
Competencias Específicas: características relacionadas directamente con el puesto de trabajo
A B C D
Motivación
1 Preocupación por el orden y la claridad X
2 Colaboración para el logro X
3 Relaciones Interpersonales X
4 Integridad X
Características
5 Resolución de problemas X
6 Pensamiento Analítico X
7 Autocontrol X
Concepto Propio
8 Confianza en sí mismo X
Conocimiento
9 Profundidad en el conocimiento de la administración de los recursos humanos X

A: Alto B: Bueno, por encima del estándar C: Mínimo tolerado D: Insatisfactorio

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Competencias Específicas

1. Preocupación por el orden y la claridad

Preocupación continua por comprobar y controlar el trabajo y la información. Implica una insistencia en que las
responsabilidades y funciones de cada actor estén claramente asignadas. Implica además preocupación por mantener en
condiciones de orden los sitios en los que interactúa.
Comportamientos Predictivos: (A)
 Realiza el seguimiento de tareas y proyectos
 Planifica acciones para evitar errores y cumplir todos los pasos establecidos
 Toma tiempo para explicar a la gente que necesita los pasos a seguir, los tiempos estipulados, los recursos
disponibles y las responsabilidades asignadas
 Se preocupa por mejorar el orden de los sistemas establecidos
 Se preocupa por mantener en condiciones de higiene adecuadas y en buen estado su sitio de trabajo y los
equipos y herramientas utilizados
2. Colaboración para el logro
Capacidad de trabajar en colaboración con otras áreas de la organización con velocidad y sentido de urgencia cuando se
deben tomar decisiones importantes necesarias para responder a las necesidades internas. Implica capacidad de
administrar los procesos establecidos para que no interfieran con la consecución de los resultados esperados.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Compromete a su equipo en el logro de los objetivos de la Alta Dirección
 Emprende acciones de mejora, centrándose en la optimización de recursos y considerando todas las variables
 Cumple con sus obligaciones sin desatender por ello los intereses de otras áreas y es un referente confiable de todos
los que deben relacionarse con su departamento
3. Relaciones Interpersonales
Capacidad de observar, escuchar y entender al otro, descubriendo maneras de llegar a él. Esto implica una actitud
permanente de contar con las necesidades del cliente para incorporar este conocimiento a la forma específica de planear
la actividad, generar soluciones para satisfacer dichas necesidades y estar comprometido con la calidad y la mejora
continua.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Genera relaciones laborales y personales adecuadas a las situaciones
 Mantiene una actitud de total disponibilidad con relación a los clientes internos
 Se responsabiliza personalmente por la calidad de los servicios brindados por su área
 Se preocupa por la calidad de cada trabajo que emprende, dando respuestas inmediatas a los problemas de sus
clientes con soluciones adecuadas
4. Integridad
Capacidad de actuar en consonancia con lo que se dice o se considera importante, así como comunicar las intenciones,
ideas y sentimientos de manera abierta y directa, y estar dispuesto a actuar con honestidad incluso en situaciones
difíciles. Implica el manejo impecable de información confidencial y recursos financieros de la compañía.
Comportamientos Predictivos: (A)
 Es referente de cumplimiento de políticas y normas, y en relación al respeto de la confidencialidad requerida en
la organización
 Prioriza sus valores y creencias por sobre la remuneración económica en todas sus acciones
 Orienta a sus colaboradores en su misma línea de conducta, actuando y enseñando desde el ejemplo a respetar
los valores organizacionales
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5. Resolución de Problemas

Es la capacidad de idear soluciones que darán lugar a una clara satisfacción del cliente interno, atendiendo los objetivos
de la empresa y la factibilidad interna de resolución. Incluye la capacidad de idear soluciones a problemáticas futuras de
su área o de los proyectos.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Investiga y aclara los requerimientos del cliente interno
 Se adelanta a los problemas potenciales de éstos resolviendo dificultades no evidentes
 Busca el asesoramiento de expertos para desarrollar soluciones

6. Pensamiento Analítico
Es la capacidad de entender y resolver un problema a partir de desagregar sistemáticamente sus partes; realizando
comparaciones, estableciendo prioridades, identificando secuencias temporales y relaciones causales entre los
componentes.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Realiza análisis complejos desagregando problemas en sus partes componentes
 Comunica claramente sus conclusiones y las hace comprensibles a otros
 Logra determinar secuencias lógicas de actividades para interpretar modos seguros de realizarlas
7. Autocontrol
Es la capacidad para controlar las emociones personales y evitar las reacciones negativas ante provocaciones, oposición u
hostilidad de los demás o cuando se trabaja en condiciones de estrés.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Actúa con calma.
 Siente emociones fuertes tales como el enfado y frustración extrema, pero puede abandonar temporalmente la reunión
para controlar sus emociones y luego regresar
8. Confianza en sí mismo
Es el convencimiento de que se es capaz de realizar con éxito una tarea o elegir el enfoque adecuado para resolver un
problema. Esto incluye abordar nuevos y crecientes retos con una actitud de confianza en las propias posibilidades,
decisiones o puntos de vista.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Sostiene sus ideas y puntos de vista con fundamento y criterio frente a interlocutores internos y externos de todos los
niveles, y es capaz de incorporar nuevas ideas o aportes, reconociendo el mérito de quienes las realizan
 Es abierto a cambios en su rutina laboral, actúa con seguridad y eficiencia y se siente atraído por asumir nuevas y más
desafiantes tareas
 Se vincula con la gente de manera sencilla, pero segura y esta modalidad en general impacta muy bien en los demás
9. Profundidad en el conocimiento de la administración de los recursos humanos y procesos contables relacionados
Conocimiento de los procesos de vinculación, afiliaciones, retiros, trámites de incapacidades y otros propios de la
administración del recurso humano en una organización. Implica conocimiento de programas y software relacionados y de
los pormenores contables ligados a los procesos administrativos.
Comportamientos Predictivos: (A)
 Conoce normatividad y legislación vigente relacionada
 Responde preguntas con claro conocimiento de causa
 Realiza la documentación de procesos respondiendo a determinados requisitos y a la normatividad vigente
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4.2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:

a. Coordinación de administración del personal operativo
 Vinculación, afiliación y retiro del personal
 Elaboración de informes para clientes, directores de área
o gerencias.
 Manejo de bases de datos Normatividad Laboral
 Manejo de archivo Archivo Activo e Inactivo
 Aportes a SGSS
 Dotaciones
 Elaboración de nómina
 Otros propios del área
b. Ejecución de labores administrativas en asocio con la Gerencia General
 Realización de pagos y/o giros por medio de la sucursal
virtual Bancolombia
 Elaboración de liquidaciones definitivas de trabajo del
personal retirado de la empresa, y firma en cada una de ellas
 Monitoreo y revisión de estados de cartera de empleados
para pago de nómina, incapacidades y liquidaciones definitivas
de trabajo Administración General
 Elaboración de facturas de venta a clientes por servicios
prestados y/o productos vendidos
 Elaboración de recibos de caja por ingresos a la compañía
 Conciliación con Contabilidad sobre estados de cuenta de clientes y
Bancos
 Firmas de Contratos de Trabajo
 Funciones administrativas para la Fundación Empresarial
Sonrisas y Valores.
c. Administración de otro personal de la compañía y pago de proveedores
 Elaboración de nómina del personal administrativo, de proyectos
y de aprendices SENA.
 Elaboración de comprobantes de egreso para pagos
 Manejo de ingresos y retiros del personal administrativo y
de proyectos de la empresa (incluye control de vencimientos)
 Manejo de ingresos y retiros de aprendices SENA Control
(incluye manejo de cuota reguladora) Apoyo
 Apoyo en la elaboración de archivo para pago de aportes a la Supervisión
Seguridad Social
 Revisión y entrega y de informes para clientes, directores de
área y/o gerencias
 Monitoreo al desempeño de los asistentes administrativos
y a su interacción con los clientes internos
 Apoyo en la selección de aprendices SENA
 Inducción sobre procesos administrativos al personal
nuevo (administrativo y responsables de proyecto)
 Control de Stock de dotaciones y realización de pedidos
de las mismas.
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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN SALUD OCUPACIONAL

• Cumplir las normas y reglamentos de Salud Ocupacional

• Informar a la Dirección del Área de Recursos Humanos toda condición peligrosa o prácticas inseguras que se
puedan presentar, haciendo sugerencias para prevenir y controlar riesgos

• Seguir procedimientos seguros para su protección, para la de sus compañeros y la de la empresa en general

• Informar todo accidente o incidente que se presente

• Participar y poner en práctica los programas de Salud Ocupacional

• Participar activamente en los grupos de Salud Ocupacional que se conformen en la empresa, como son:
COPASO, Brigada de Emergencias y Grupo de Colaboradores, participando en las actividades de formación y
sensibilización que se convoquen.

4.3. AUTORIDAD

 Atender bajo su responsabilidad los asuntos relacionados con la coordinación integral del área administrativa con
control de la Gerencia General

 Administrar los recursos económicos de la empresa para realizar los pagos de nómina, aportes, liquidaciones, pagos a
proveedores, etc.

 Coordinar el equipo de Asistentes Administrativos

5. MODIFICACIONES.

 28 de Junio de 2012: Se denominan las competencias específicas de acuerdo con el sistema de gestión de recursos
humanos por competencias. Se actualizan las funciones de acuerdo con los cambios estructurales de la organización.

 25 de Agosto de 2012: Se incluyen las competencias cardinales o competencias de valor. Se actualiza el logo de la
Compañía.