ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

SISTEMA DE INVENTARIOS
Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, métodos y procedimientos aplicados de
manera sistemática para planificar y controlar los materiales y productos que se emplean en una
organización. Este sistema puede ser manual o automatizado. Para el control de los costos,
elemento clave de la administración de cualquier empresa, existen sistemas que permiten estimar
los costos de las mercancías que son adquiridas y luego procesadas o vendidas. El inventario como
herramienta principal de control, para fijar tanto las entradas y salidas de materias y productos, que
establecerá una relación detallada, ordenada y valorada dentro de su almacenamiento, para la
búsqueda de reducción de los costos por pedidos, costos por material faltante y costos de
adquisición de las empresas.

Una de las principales situaciones por las que pasa cada empresa u organización, para mantener y
elevar su competitividad, ante la constante demanda en los márgenes de calidad, son las pérdidas
de dinero en los distintos departamentos con los que se cuenta y que evitan sustentar y mantener
un óptimo nivel. Lo que las ha llevado a su cierre por la falta de conocimiento en su administración.
A pesar de ser parte fundamental en las operaciones que se desenvuelven dentro de cada una de
ellas.

El producto, como resultado final de elaboración de materias primas, de una serie de procesos
llevados a cabo, de la mano del hombre o ya sea bajo un proceso sistematizado y automático a su
control, debe contar con un registro que fijará los antes y después del producto. Desde el
requerimiento de las materias para su elaboración hasta los medios que lo llevarán a cabo.

Los costos de toda empresa son parte fundamental de su rentabilidad. Es decir, Se dice que una
empresa es rentable cuando genera suficiente utilidad o beneficio, cuando sus ingresos son mayores
que sus gastos, y la diferencia entre ellos es considerada como aceptable. Para que esto sea posible
las empresas que llevan inventarios deben de conocer cuál es el tipo de sistema de inventario que
será de utilidad, para conocer y satisfacer el nivel de producción de cada pedido de sus clientes.
Para ello existen sistemas primarios, como: El sistema permanente y el sistema periódico.

Características del Sistema de Inventario periódico:

1. El costo de la mercancía vendida debe encontrarse por juego de inventarios (inventario

inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo cual se hace necesario
conocer los datos referentes a inventario inicial, compras netas e inventario final.

2. Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y valoración de las mercancías
existentes), no es posible determinar el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida).
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3. Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, de debe proceder a efectuar un
conteo físico, lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las mercancías y
posteriormente valorizarlas.

4. No mantiene actualizado el dato de inventario de mercancías (cuenta 1435), debido a que

las compras se registran en una cuenta diferente a la del manejo de mercancías no
fabricadas por la empresa, se utiliza entonces la cuenta 6205; en igual forma las
devoluciones en compras tampoco se registran en la cuenta 1435, su registro afecta
directamente la cuenta 6225.

5. En cuanto al inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435, solamente trabaja
con 2 datos, uno al iniciar el periodo, conocido como inventario inicial, y otro al finalizar el
periodo como inventario final.

6. No utiliza tarjetas de Kardex discriminadas en costos y cantidades, solamente lo hace

determinando las cantidades.

Características del Sistema de Inventario permanente:

1. El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se realiza una venta.

2. Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas) en cualquier

momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario físico de las mercancías.

3. El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar faltantes o

sobrantes de mercancías.

4. Debido a que los registros contables de entradas y salidas se realizan directamente en la

cuenta 1435, esta permanece actualizada, de tal manera que en cualquier momento se
conoce el valor del inventario final.

5. No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final, porque

permanentemente según el Kardex se conocen las existencias y su respectivo costo.

6. El Kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costo.