SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS

1.- DEFINICION

Es el conjunto de procedimientos, técnicas, registros é informes estructurados sobre la base

de la teoría de la partida doble y otros principios técnicos, que tienen por objeto la
determinación de los costos unitarios de producción el control de las operaciones fabriles
efectuadas.

Un sistema de Costos según Ortega Pérez de León, es un conjunto de procedimientos,

técnicas, registros é informes estructurados sobre la base de la teoría de la partida doble y
otros principios técnicos, que tienen por objeto la determinación de los costos unitarios de
producción y el control de las operaciones fabriles efectuadas.

Los sistemas de costos, en la fase de producción, persiguen como primera finalidad, la

determinación de costos unitarios y el control, pudiendo clasificarse:

a) En relación con el carácter lotificado o continuo de la producción:

- Sistema de Costos por Ordenes Específicas

- Sistema de Costos por Procesos

b) En relación con el momento de determinación de los costos unitarios, así como

sus posibilidades o grado de control:

- Sistema de Costos Históricos o Reales.

- Sistema de Costos Predeterminados (Estimados o Estándar).

2.- CONCEPTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA EN UN SISTEMA DE

COSTOS

Sistema : Es el conjunto de procedimientos y técnicas.

Procedimiento : Es el conjunto de métodos.
Método : Es el conjunto de reglas.
Regla : Es el conjunto de índices que hay que seguir.
Técnica : Es la expresión de lo humano o de la actividad humana.
Son los medios para superar las dificultades; es decir la
aplicación de lo práctico.

3).- CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE COSTOS

a) SEGÚN EL SISTEMA DE ACUMULACION DE COSTOS

- Sistema de Costos por Ordenes de Producción.

- Sistema de Costos por Procesos.

b) SEGÚN LA NATURALEZA DE LOS COSTOS O DE VALORACION DE LA

PRODUCCION

- Sistema de Costo real histórico incurrido.

- Sistema de costos predeterminados.

Que se sub-clasifican en :

- Sistema de Costos Estándar

- Sistema de Costos Estimados.

4.- EL FLUJO DE COSTOS

Es un indicador gráfico del sistema de producción, que nos indica los pasos a seguir, desde
la adquisición de materias primas, hasta llegar a determinar el costo de un producto
terminado.
SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS POR ORDENES DE PRODUCCION
O POR ORDENES ESPECIFICAS

1) DEFINICION

Dentro de este esquema, según la definición dada por Eric L. Kolher en su Diccionario
para Contadores, el Sistema de Costos por Ordenes Específicas, es un método de
contabilidad de Costos mediante el cual los costos que intervienen en el proceso de
 producción de una cantidad específica de productos y/o servicios, se recopilan
sucesivamente por sus elementos plenamente identificados (es decir, materiales
utilizados, mano de obra directa, gastos directos, y generalmente una porción
calculada de gastos indirectos de fabricación), los cuales se cargan a una orden de
trabajo.

El sistema de costos por Ordenes de fabricación es utilizado principalmente en las

empresas industriales que realizan trabajos especiales, o que fabrican productos sobre
pedido y asimismo, en empresas en las que es posible separar los costos de la materia
prima y mano de obra empleada en una orden de fabricación. Por ejemplo, talleres
textiles, obras en minerales preciosos, mueblerías, etc.

Las ordenes de producción pueden ser expedidas en diversos casos, las cuales se indican en
la siguiente clasificación, extraída del Manual del Contador de W.A. Paton :

De Producción Especial
- Ordenes para productos de fabricación especial
- Ordenes para partes o piezas de fabricación especial.

De Producción Normal o Estándar

- Ordenes de Productos Estándar
ORDENES - Ordenes de Piezas Estándar
ESPECIFICAS - Ordenes de Productos parcialmente acabados
- Ordenes de Piezas fabricadas

De Reparaciones
- Ordenes de reparaciones de productos para los clientes o de
productos que están en los almacenes.
- Ordenes para utilizar los trabajos defectuosos, o la corrección de
defectos en productos acabados, en productos parcialmente
acabados, o en piezas acabadas.

2).- CARACTERISTICAS DE LOS COSTOS POR ORDENES DE

PRODUCCION.-

Las características más relevantes que tiene el sistema de costos por Ordenes de
Producción son las siguientes:

a).- Permiten reunir separadamente, cada uno de los elementos del costo para cada
orden de producción.
b).- Permiten lotificar y subdividir la producción, de conformidad con las
necesidades de cada empresa.
c).- Al iniciar el proceso de fabricación, se debe contar con una orden de
fabricación, donde se detalla el número de productos a fabricarse.
d).- Se produce generalmente a base de pedidos formulados por los clientes de la
empresa.
 e).- Se tiene un control más detallado de los costos que intervienen en el proceso
de producción.
f).- El costo unitario del producto es conocido permitiendo de esta manera fijar el
precio de venta del producto.

3).- PROCESO EN EL SISTEMA DE COSTOS POR ORDENES DE

PRODUCCION

Mediante el sistema de costo por órdenes, las operaciones de producción comienzan

con la Orden de Producción que autoriza el Jefe de Planta. Una vez emitida la Orden
de Producción, el Departamento de Contabilidad emite una forma de resumen del
costo denominada Hoja de Costos por Orden de Trabajo, asignándose una
numeración correlativa para mantener un control. Posteriormente se procede a realizar
la acumulación de los costos por órdenes, correspondiente a los materiales y mano de
obra directa usada en la fabricación (esta acumulación del costo se realiza mediante
la utilización de documentos impresos adicionales) y los gastos indirectos de
fabricación.

4).- LA ORDEN DE PRODUCCION, DEFINICION Y CARACTERISTICAS

La orden de producción u hoja de costos, como también se le conoce, es el resumen

de lo que ha costado producir cierta cantidad de artículos o determinado producto.

El contenido de la orden u hoja de costo, está integrado por tres partes:

 Encabezado
 Cuerpo
 Pié

Encabezado.- Se considera el nombre de la empresa: La denominación de tratarse de

una orden de producción y las características de la misma, tales como: Número de
orden, fecha de expedición de la orden, departamento, descripción, unidades a
producirse, nombre y referencia del pedido del cliente, fecha de iniciación de la
producción, fecha de terminación de la producción, fecha de entrada al almacén de
productos terminados, etc.

Cuerpo.- Dentro del cuerpo de la orden de fabricación irán los detalles del material
directo consumido, salarios empleados y cargos indirectos aplicados, así como el
resumen de los insumos.

Pié.- Lleva los nombres y las firmas de quien la expide, recibe, cumple y controla.

La orden de fabricación ú Hoja de costos se confecciona generalmente considerando

cinco o seis copias, que podrían tener la siguiente distribución:
 Original.- Para el departamento de contabilidad, para el cálculo y control del costo
de materiales, salarios y cargos indirectos de la orden.
Duplicado.-Para el departamento de producción, para formular el plan de trabajo y
control de la producción.
Triplicado.- Para el departamento de almacén de materiales, para el cálculo previo
de materiales a utilizarse.
Cuadruplicado.- Para el departamento de almacén de productos terminados, para
conocer las existencias disponibles y planeación de inventarios.
Quintuplicado.- Para el departamento de ventas, para el control y expedición de las
facturas correspondientes.
Sextuplicado.- Para el departamento de administración financiera, para el cálculo de
niveles de fondos, inventarios, etc.

5).- CONTROL DE LAS ORDENES DE PRODUCCION

El registro del costo de Ordenes de Producción se usa para algo más que tan solo
acumular costos para fines de inventarios. También son importantes para propósitos
de planeación y control. Por ejemplo, las comparaciones de los costos presupuestados
y los costos reales del producto pueden influir sobre los gerentes con relación a la
fijación de precios en el futuro y a la importancia relativa dada a diversos productos
o servicios.

La planeación y el control de los costos de órdenes de producción son similares en las

industrias de producción, construcción y servicios. Al planear cada trabajo, se
predicen las cantidades estimadas de materia prima y el número de horas de mano de
obra directa. Los precios y las tasas de salarios apropiados se multiplican por las
cantidades físicas correspondientes. También se incluyen los gastos indirectos, por lo
general sobre la base de horas de mano de obra directa o de importes de mano de obra
directa. El resultado es el costo total presupuestado del trabajo.

Los registros del costo por órdenes de producción también cumplen con una función
de control. Con frecuencia se realizan comparaciones entre las predicciones de los
costos de las órdenes de producción y los costos que en definitiva fueron aplicados a
una orden de producción las desviaciones para determinar las causas que las
ocasionarion.

6) MODELO DE ORDEN DE PRODUCCION

Como se ha señalado anteriormente, mediante este método las empresas recopilan sus
costos por tareas o lotes y controlan sus operaciones productivas a través de los
modelos de órdenes de fabricación para una cantidad específica de artículos
determinados. Estas órdenes de fabricación son, por lo general, destinadas a abastecer
de nuevo al almacén o ejecutar el pedido realizado por un cliente.

En este sentido, el modelo de orden de producción, constituye el documento en el que

se acumulan los costos de materias primas, mano de obra y gastos indirectos de
fabricación, para finalmente, al concluirse y cerrarse (la orden), determinar el costo
 unitario del producto, mediante una simple división del costo acumulado en cada
orden de producción entre el total de unidades terminadas.

Un modelo sencillo de Hoja de Costo por Ordenes de Trabajo sin dividir por
Departamento es el siguiente :

HOJA DE COSTO POR ORDENES DE TRABAJO SIN DIVIDIR POR

DEPARTAMENTO
PARA ORDEN DE TRABAJO Nº
DESCRIPCION
FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINO
Costos de Costo de Mano de Obra Costos Indirectos de Fabricación
Materiales

Totales
ANALISIS DE COSTOS
Costo Costos Diferencia
Estimado Reales
Materiales
Mano de Obra
Costos Indirec.de Fab.

Precio de Venta
Costo de Fabricac.
Costos de Vta y admin.,
Estimados en % del Precio
de venta
Utilidad

7) ATRIBUTOS E INCONVENIENTES DE LOS COSTOS POR ORDENES

El sistema de costos por ordenes específicas presenta los atributos é inconvenientes

siguientes :

VENTAJAS DESVENTAJAS
- Proporciona información detallada del costo - Su realización exige un alto costo
de producción de cada bien. administrativo.
- Se determina con toda precisión el costo - Se requiere un mayor tiempo para
primo por cada orden. obtener el costo de producción,
ocasionando que la información
 - El valor de la producción en proceso se sabe
sin necesidad de estimarla, ni de efectuar
inventarios físicos.
- Se sabe el costo de producción analíticamente,
por lo que facilita hacer estimaciones futuras.
- El volumen de producción es más susceptible
de planeación y control.
proporcionada a la gerencia, en
algunos casos sea tardía.
- Se presentan dificultades, cuando
antes de terminar la orden de
producción, se necesita hacer
entregas parciales, ya que el costo
total de la orden se obtiene al
finalizar el período de producción.

8) CONCENTRACION DE LOS COSTOS DE PRODUCCION

Como se ha indicado anteriormente, la acumulación de los costos se efectúan en las

hojas de ordenes de producción, para ello tomamos en consideración los tres
elementos del costo de producción, de la siguiente forma :

a) Acumulación de Materiales

En los registros contables se deben señalar cuales son los costos de los bienes
adquiridos y el costo de los materiales usados en la producción (mediante un
buen método de valuación de costos). Asimismo, debemos reconocer que tipo
de material estamos utilizando en la producción, clasificándolos como
directos é indirectos, los primeros son los que formarán parte del producto
terminado, mientras los otros son usados para facilitar la producción, como es
el caso de los suministros de fábrica.

b) Acumulación de la Mano de Obra

Al igual que los materiales, los costos de la mano de obra, son clasificados
como mano de obra directa, remuneraciones pagadas a quienes vienen
trabajando en la fabricación de los productos; y mano de de obra indirecta, la
que representa todos los demás costos de mano de obra de la planta, como por
ejemplo ayudantes, auxiliares, tiempos ociosos, etc.

Para el control de la mano de obra directa empleada en una orden especifica

se utiliza una Boleta de Tiempo de Trabajo.

c) Acumulaciones para los Gastos indirectos de Fabricación

Para este caso, es necesario establecer un procedimiento especial.

Al iniciarse el ejercicio contable, una empresa industrial elaborará un
presupuesto o estimado de lo que la empresa espera que sean estos gastos
indirectos de fabricación, como por ejemplo, los alquileres, los impuestos
pagados, seguros, depreciación, reparaciones, servicios públicos, electricidad,
mantenimiento, etc.
 Bajo este procedimiento, la empresa también deberá estimar el volumen de
producción, para el ejercicio contable, que puede ser expresado en términos
de unidades, horas mano de obra, directa, las horas máquina, o costos de de
mano de obra directa. Al dividir el total de gastos indirectos del ejercicio entre
el volumen estimado de producción se obtendrá una cuota o tasa
predeterminada de gastos indirectos de fabricación que será utilizada para
cargar a las distintas ordenes la parte que les corresponde por el referido
concepto. A éstos se les reconocerá como gastos indirectos de fabricación
aplicados. La ecuación para la asignación de los gastos indirectos de
fabricación podría ser la siguiente :

Costo Total Estimado de los

Cuota de Gastos Indirectos Gastos Indirectos
Por Unidad de actividad = -----------------------------------
Actividad Total Estimada

Si existen diferencias al finalizar el proceso productivo entre los gastos reales

y los estimados, la empresa deberá analizar si la variación se debe a cambios
producidos en los mismos elementos del costo (motivos del numerador) o por
cambios en los niveles de actividad (motivos del denominador).

9) TIPOS DE EMPRESAS QUE APLICAN ESTE SISTEMA

Los costos por ordenes pueden usarse cuando dos o más productos, servicios,
proyectos o programas se producen cada uno independientemente de los demás, pero
usando las mismas instalaciones, siempre que la tarea pueda distinguirse claramente
de sus análogas durante todo el proceso.

Una universidad puede usar esta técnica de costos con el fin de identificar los costos
de un concierto o una serie de conferencias, o los costos de un programa experimental
de educación para adultos. Una empresa puede las técnicas de costos de tareas con el
fin de medir los costos de varios proyectos de investigación en los laboratorios de la
firma, los costos de determinadas campañas de publicidad, o los costos de
manufactura de ciertos productos. Para mayor comodidad, nos referiremos a todas
estas situaciones bajo el rubro de producción por órdenes.

Las fábricas o las empresas de servicios operan sobre la base de órdenes siempre que
las ventas de determinados productos o servicios son tan reducidas que no justifican
que se consignen instalaciones exclusivamente a cualquiera de ellos durante un lapso
importante. La mayor parte de la producción ajustada a las especificaciones de
clientes individuales corresponde a esta categoría (por ejemplo, Industriales :
Construcción, imprentas, maquinaria; Servicios tenemos : Hospitales, clínicas,
seguridad, proyectos de investigación, talleres de reparación de vehículos, firmas de
asesoramiento administrativo, etc.).
 La producción por Órdenes es también la regla siempre que el ciclo de producción es
particularmente prolongado, de modo que transcurren muchos períodos antes de que
pueda medirse la producción acabada. Como ejemplo podemos citar la construcción
de edificios y la mayoría de organizaciones de servicios.

Los costos por ordenes específicas es apropiado cuando la producción consiste en

trabajos o procesos especiales, o también cuando los productos son uniformes y el
patrón de producción es repetitivo o continúo.

10) LAS ORDENES DE PRODUCCION Y LA GERENCIA GENERAL

La Gerencia utiliza la hoja de costos por órdenes para comparar los acumulados reales
con los que fueron estimados (en presupuestos) para el trabajo en particular. De esta
forma la Gerencia General puede analizar las variaciones producidas entre los costos
estimados y los reales y de ésta manera efectuar los ajustes necesarios.

Para la mejor comprensión de este Sistema desarrollaremos un caso práctico integral.