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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN : 3
Conceptos Iniciales y Características : 4
Unidades de Medidas y Almacenamientos : 5
Crear Carpetas : 5
Unidad I: Internet : 8
Ejercicios prácticos : 10
Unidad II: Uso del correo electrónico : 11
Configurar un correo electrónico en Microsoft Outlook : 12
Utilizar el correo electrónico : 14
Ejercicios prácticos : 18
Unidad III: Microsoft Word : 19
Formatos : 22
Ejercicios prácticos : 26
Tablas : 27
Imágenes : 29
Corta, Copiar y Pegar : 32
Guardar y Abrir documentos : 34
Ortografía y Gramática : 37
Configuración de Página : 39
Ejercicios prácticos : 41
Impresión : 43
Unidad IV: Microsoft PowerPoint : 45
Insertar Sonidos y Películas : 48
Animación y Transiciones : 51
Trabajar con Organigramas y Gráficos : 52
Guardar y Abrir una presentación : 57
Ejercicios prácticos : 59
Unidad V: Microsoft Excel : 63
Manipulando Celdas : 68
Bordes y Rellenos : 72
Gráficos : 75
Crear una tabla dinámica : 79
Ejercicios prácticos : 84
Bibliografías : 85

2
 INTRODUCCIÓN.

Esta guía metodológica de habilidades computacionales está diseñada para

aprender de forma rápida y clara los conceptos y manejos computacionales. También
veremos las unidades de almacenamiento de datos, crear archivos, conceptos básicos de
computación. Además se explicará como funcionan las distintas herramientas de Microsoft
Office, como Word, Excel, PowerPoint y correo electrónico, también el uso del Internet y
como navegar entre las páginas.

La informática, por su rapidez de crecimiento y expansión, ha venido transformando

rápidamente las sociedades actuales, sin embargo el público en general solo las conoce
superficialmente. Lo importante para entrar en el asombroso mundo de la computación, es
perderle el miedo a equivocarse y atreverse a utilizar este sistema tan didáctico con las
diversas alternativas de trabajo que ofrece y tenerlo como nuestro aliado en el día a día.

Esperando que esta guía metodológica de habilidades computacionales les sea de

ayuda y puedan desarrollar los objetivos nombrados, les deseo mucho éxito

3
 CONCEPTOS Y CARACTERISTICAS DE UN COMPUTADOR

Software: Es una estructura de programas que la maquina es capaz de leer y son

programas que dirigen las actividades del sistema de computación

- Topos de software: Software de traducción, Software de uso general, Software de

aplicación, Software del sistema, Software multiuso, Software vertical, Software a medida

Hardware: Dispositivo electrónico apto para interpretar y ejecutar comando programados

para operaciones de entrada, salida, cálculo y lógica.

1. Dispositivos de entrada

2. Dispositivos de salida

3. Unidad central de procesamiento

4. Memoria y dispositivos de almacenamiento

Un computador lo componen los siguientes elementos; Teclado, Mouse, CPU,

Monitor

4
™ UNIDADES DE MEDIDAS DE ALMACENAMIENTO

Los medios de almacenamiento pueden ser muy diferentes precisamente es en este

tipo de medidas donde se puede crear una mayor confusión.

La unidad básica en informática es el bit, un bit es un dígito en sistemas binario 0 ó 1

con el que se forma toda la información. Esta unidad es demasiado pequeña para
poder contener una información diferente a una dualidad, por lo que te emplea un
conjunto de bits.

Para poder almacenar una información se emplea como unidad básica el byte que es
un conjunto de 8 bits.
Los bytes se utilizan, ya sea para medir el espacio de la memoria RAM, como el de los
discos. En estos casos se habla de miles y millones de bytes, utilizándose unidades de
medida más grandes, tales como el Kilobyte o KB, el Megabyte o MB, el Gigabyte o
GB y el Terabyte o TB.

A continuación se adjunta una tabla resumen de las unidades de medida:

1 Byte 8 bits

1 Kilobytes (KB) = 1024 bytes

1 MegaByte (MB) = 1024 KB

1 GigaBytes (GB) = 1024 MB

1 TeraByte (TB) = 1024 GB = 1.048.576 MB = 1.073.741.824 KB =

1.099.511.627.776 Bytes

5
™ CREAR CARPETAS

Hay varias formas de crear carpetas, una de ellas es haciendo clic con el botón
derecho en el escritorio y elegir la opción Nuevo y se desplegará una ventana con
varias opciones y elegir “Carpeta” tal como vemos en la imagen

Una vez que seleccione carpeta aparecerá una carpeta y debe escribir el nombre que
usted desee a la carpeta, como aparece en la imagen:

Otra forma para crear una carpeta es desde un documento, como Excel, Word, etc,
veremos un ejemplo desde Word, una vez que quiera guardar el documento, lo
puede guardar en la carpeta que creó en el escritorio o en una carpeta que también

6
se puede crear desde Word y guardarla en el lugar que quiera, como en Mis
Documentos, disco C:, mis imágenes, escritorio, etc., para crear una carpeta desde

Word u otra herramienta de Office, primero debe ir al ícono de Office y se

desplegara un menú usted debe hacer clic en guardar como y se desplegara una
ventana como mostraremos más adelante en donde usted puede elegir un lugar
específica en el cual guardara el documento o insertará la carpeta, para crear una
carpeta tienes que presionar el botón Nueva Carpeta y aparecerá automáticamente
una carpeta en la cual puede poner el nombre que tu quieras.

7
 UNIDAD I: INTERNET
™ Qué es Internet

Podemos definir a Internet como una "red de redes", es decir, una red que no sólo
interconecta computadoras, sino que interconecta redes de computadoras entre sí.
Una red de computadoras es un conjunto de máquinas que se comunican a través de
algún medio (cable coaxial, fibra óptica, radiofrecuencia, líneas telefónicas, etc.) con el
objeto de compartir recursos.

De esta manera, Internet sirve de enlace entre redes más pequeñas y permite ampliar su
cobertura al hacerlas parte de una "red global". Esta red global tiene la característica de
que utiliza un lenguaje común que garantiza la intercomunicación de los diferentes
participantes; este lenguaje común o protocolo (un protocolo es el lenguaje que utilizan las
computadoras al compartir recursos) se conoce como TCP/IP

Para navegar por Internet tenemos que tener en claro los siguientes conceptos:

- Web

Es un conjunto de archivos bajo un dominio común que se materializan en la

presentación grafica en la pantalla del usuario de información, servicios u otros
contenidos disponibles para su acceso en Internet por usuarios en general

- http

Es una sigla que significa Hypertext Transfer Protocol en español seria protocolo de
transferencia de hipertexto y que tiene casi la misma función que el de WWW.

- Motor de búsqueda

Un motor de búsqueda es una herramienta interactiva que ayuda a las personas a localizar
la información disponible en la World Wide Web.

8
 • Navegar por Internet

Para navegar por Internet primero debemos abrir un navegador, como por ejemplo:
Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, etc, los cuales los puedes encontrar por
Internet y descargar.

La función principal del navegador es descargar documentos HTML y mostrarlos en

pantalla. En la actualidad, no solamente descargan este tipo de documentos sino que
muestran con el documento sus imágenes, sonidos e incluso vídeos en diferentes formatos
y protocolos. Además, permiten almacenar la información en el disco o crear marcadores
de las páginas más visitadas.

Barra en donde se escribe la

dirección deseada Permite detener la
actualización de la
Botón para Adelantar página que usted
y Retroceder páginas en ese momento
Para ir a la página que usted haya está bajando
asignado como principal

Para guardar páginas y Botón que permite

acceder directamente imprimir la página en
la que ha ingresado

Después de haber accesado a un documento en particular, puede que desees retroceder o

adelantar una o más pantallas visitadas, en este caso tiene dos alternativas,

Permite detener la actualización de la página que usted en ese momento está bajando. En
el caso de que un programa se demore demasiado en cargar un documento dado, podrá

parar la búsqueda o el proceso dando clic en el botón

Si usted visita sitios de su interés, puede agregar esa dirección a su lista de favoritos,
haciendo un clic en agregar favoritos y así abrirlos en el momento que usted guste.

9
 Ejercicio práctico

Vamos a realizar ahora unos cuantos ejercicios de búsquedas. Sigue con detalle
las instrucciones.

1. Búsqueda con Internet Explorer.

- Conéctate a Internet como lo haces habitualmente.

- Escribe en la barra de herramienta la dirección

http://www.google.cl

- Cuando accedas a la página principal, guárdala en” Favoritos” y déjala como

página principal porque es muy posible que la utilices con frecuencia.
- En la página de Google, busca Valle Central y el resultado de la consulta, que es
una página Web, guárdalo también en Favoritos.
- Por último, navega por la página de Valle Central e imprime lo que tu consideres
más relevante.

• Desde el menú Favoritos, entra de nuevo a Google y busca descargar

navegador Google Chrome y el resultado también guárdalo en Favorito.

2. Búsqueda libre

Ahora te invito a que busques por tu propia cuenta en la red información sobre el tema
que mas te guste y lo que consideres mas importante lo guardes en Favorito y así te
darás cuanta como se van agregando en tu lista los temas de tu interés y podrás
acceder en forma directa.

10
 UNIDAD II: USO DEL CORREO ELECTRONICO

El correo electrónico, llamado también habitualmente e-mail, es la aplicación más

extendida en Internet. Permite al usuario enviar y recibir mensajes escritos a otros
usuarios de la red situados en cualquier lugar del mundo, siempre que dispongan
de una dirección de correo electrónica (e-mail address).

Una característica importante del correo electrónico es que no es necesario que el

destinatario de un mensaje esté frente a la pantalla en el momento en que otro
usuario se lo envía. Y tampoco es necesario que su ordenador esté conectado a la
red o que esté encendido. Los mensajes que le llegan se almacenan en el
ordenador servidor en el que el destinatario está dado de alta. Después, cuando
éste se conecta con el servidor utilizando su programa de correo, le pide al servidor
que le envíe a su ordenador los mensajes que tiene almacenados.

• Dirección electrónica

Para hacer uso del correo electrónico es necesario contar con una dirección
electrónica (o dirección e-mail). La dirección de correo electrónico proporciona
toda la información necesaria para que pueda enviarse un mensaje hasta cualquier
parte del mundo.

Las direcciones e-mail se componen siempre de tres partes:

1. Identificador del usuario

2. el signo @ (arroba)
3. Dominio o dirección del servidor del usuario, donde tenga una cuenta creada
como por ejemplo: Hotmail, Gmail, Yahoo, etc.

Los datos relativos a tu cuenta de correo electrónico variarán dependiendo de

quién te suministre ese servicio. Veamos dos ejemplos:

1. Tienes cuenta de correo en el servidor de la Red de Valle Central.

2. Tu dirección de correo electrónico será de la forma:

nombre.apellido@vallecentral.cl

y el servidor que aloja tu correo será:

webmail.vallecentral.cl

11
 Por ejemplo

™ CONFIGURAR UN CORREO ELECTRÓNICO EN MICROSOFT OUTLOOK

Para poder manejar nuestros correos electrónicos, lo primero que debemos hacer es
conseguir una cuenta de correo de algún servidor de Internet, la cuenta nos la puede
facilitar nuestra empresa, la empresa por la que nos conectamos a Internet, puede ser
una cuenta GMail, Yahoo!, etc...

Para poder utilizar esta cuenta en Outlook, debemos configurarla en Outlook.

Para crear una nueva cuenta de correo debemos seguir los siguientes pasos:

Lo primero que deberemos hacer si no lo hemos hecho ya es conectarnos a Internet,

pues al ir completando la configuración de la cuenta, Outlook comprueba que los datos
insertados son correctos y que la cuenta existe realmente.

Hacer clic sobre la opción Herramientas de la barra de menú y escoger la opción

marcada como Configuración de la cuenta....

Al configurar la cuenta aparecerán las siguientes pantallas

12
 En esta ocasión vamos a crearnos una cuenta que ya tenemos en Valle Central pero
que la queremos utilizar con Outlook para poder descargar los correos y poder
consultarlos después aún estando desconectados de la red. Por tanto elegimos la
primera opción y después pulsamos en Siguiente>.

Seguidamente nos aparece la pantalla que podemos ver en la imagen, para que
completemos los datos de la cuenta de correo con nuestro nombre, la dirección de
correo, y la contraseña.

13
 Al pulsar Siguiente, Outlook configurará automáticamente el resto de parámetros de
la cuenta.

Si lo prefieres o si tu cuenta de usuario requiere de un nombre de usuario distinto al

de la dirección, puedes introducir los datos e forma manual, marcando la opción
Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores
adicionales. En este caso, si no conoces todos los datos, los encontrarás en la página
de ayuda de la cuenta.

Bien pues una vez completado todo y si no nos hemos equivocado en nada nos debe
aparecer una ventana como la que vemos en la imagen, indicándonos que la cuenta se
ha creado satisfactoriamente, por tanto solo nos queda hacer clic sobre el botón
Finalizar.
™ UTILIZAR EL CORREO ELECTRÓNICO

Para utilizar el correo electrónico debes abrir el Outlook para poder enviar o recibir correos
al mail que configuraste, una vez abierto aparecerá esta pantalla:

14
 En esta pantalla podemos distinguir:

• La barra de Menús

Como en todo programa Windows, pinchando sobre ellos aparecen los comandos
de cada uno de los menús. En las prácticas utilizaremos los comandos más
comunes, pero quizás sea interesante que antes hagas un recorrido por todos los
menús desplegándolos para que te vayas familiarizando con los comandos.

• Barra de herramientas

Para redactar un correo electrónico debemos presionar el botón

Y aparecerá la siguiente pantalla

15
1. En el cuadro Para, escribe la dirección de correo electrónico del destinatario o
de los destinatarios (separándolos con comas o caracteres de punto y coma). En
CC y CCO se escribe la dirección de los destinatarios a quienes se quiere enviar
copia del mensaje.

2. En el cuadro Asunto, escribe un título para el mensaje.

3. Escribe el mensaje y haz clic en el botón de la barra de herramientas.

Si se redacta un mensaje sin estar conectado, se seleccionará en el menú

Archivo, Enviar más tarde para guardar el mensaje en la carpeta Bandeja
de salida.

Para recibir un correo electrónico debemos presionar el botón y tus

correos aparecerán en tu bandeja de entrada.

• Marco izquierdo de la pantalla

Permite gestionar de manera rápida y precisa todo nuestro correo. Pulsando sobre
las diferentes carpetas, se despliega en el marco derecho el contenido de las
mismas.

16
 • Adjuntar un correo electrónico

Por medio del correo electrónico se pueden enviar ficheros asociados a un mensaje a
cualquier destinatario (o destinatarios) que tenga abierta una cuenta en Internet.

Pueden enviarse ficheros de cualquier tipo, de texto, gráficos, de sonido, comprimidos,

ejecutables, etc. Ahora bien, ha de tenerse presente que el programa de correo
electrónico lo único que hace es transmitir el fichero, y que para leer o abrir los ficheros
que se reciben es necesario disponer de programas capaces de hacerlo.

En Outlook Express, cuando se pincha sobre Redactar mensaje, se abre una

ventana para escribir el nuevo mensaje en la cual se puede elegir en el menú Insertar
la opción Archivo adjunto o bien se puede pinchar sobre el icono

Y buscamos el archivo en el lugar en que lo hemos guardado, puede ser un archivo

Word, Excel, PowerPoint, jpg., mp3, etc. Y presionamos el botón
17
 Ejercicios prácticos

Enviar un correo electrónico:

1. Abre tu correo electrónico ya sea de Internet o de Microsoft Outlook.

2. Redacta un correo electrónico.
3. Adjunta una imagen.
4. Envíalo a 2 personas en el mismo correo.
5. Cerciórate si el correo el correo electrónico fue enviado en la carpeta “Elementos
Enviados”

Revisar las distintas carpetas del Outlook

1. Abre las carpetas de elementos enviados

2. Elimina un correo de la bandeja de entrada y revisa la carpeta de elementos
eliminados y recupera el documento
3. Crea una carpeta en carpetas personales y elige un correo el cual guardaras
en dicha carpeta, para que tengas un orden en tus correos, un ejemplo del
nombre de la carpeta “correo de empresa” y guardas todos los correos
relacionados con el tema.

18
 UNIDAD III: MICROSOFT WORD

Breve Historia de Microsoft Word.

En sus inicios, MS Word tardó más de 5 años en lograr el éxito en un mercado en el

que se usaba comúnmente MS-DOS, y cuando otros programas, como Corel WordPerfect,
eran mucho más utilizados y populares.

La primera versión de Word para Windows salió en el año 1989, que si bien en un
entorno gráfico resultó bastante más fácil de operar, tampoco permitió que las ventas se
incrementaran notablemente. Cuando se lanzó al mercado Windows 3.0, en 1990, se
produjo el real despegue. A Word 1.0 le sucedieron Word 2.0 en 1991, Word 6.0 en 1993.
El posterior salto en los números de versión se introdujo a fin de que coincidiera con la
numeración del versionado de Windows, tal como fue Word 95 y Word 97. Con la salida del
Windows 2000 (1999) también surgió la versión homóloga de Word. La versión Word 2002
emergió en la misma época que el paquete Microsoft Office XP, en el año 2001. Un año
después le siguió la versión Microsoft Word 2003. Posteriormente se presentó Microsoft
Word 2007 junto con el resto de aplicaciones del paquete Office 2007, en esta versión,
Microsoft marcó un nuevo cambio en la historia de las aplicaciones office presentando la
nueva interfaz Ribbons más sencilla e intuitiva que las anteriores (aunque muy criticada por
usuarios acostumbrados a las versiones anteriores). La versión más reciente lanzada al
mercado es Microsoft Word 2010, en el mismo año en el que salió el sistema Microsoft
Windows 7.

Microsoft Word es en el 2009 líder absoluto en ese sector del mercado, contando
con alrededor de 500 millones de usuarios (cifras de 2008); y si bien ya ha cumplido sus 25
años, continúa su liderazgo; pero ya los procesadores de texto basados en la red y las
soluciones de código abierto comenzaron a ganarle terreno.

19
 ™ Comenzar a Utilizar Microsoft Word 2007

Para comenzar a utilizar la herramienta de Microsoft Word, primero tenemos que

abrir el programa con los siguientes pasos

- Desde el botón Inicio , situado, normalmente, en la esquina

inferior izquierda de la pantalla, después ir a todos los programas y
abrir la carpeta Microsoft Office y aparecerá una pantalla como la
que vemos a continuación:

También lo podemos iniciar a través del ícono de acceso directo que lo

podemos crear haciendo clic con el botón derecho en el programa Microsoft Word
y dejarlo en el escritorio para tener un acceso mas rápido y directo.

• Elementos de la pantalla de Microsoft Word 20

 Al iniciar Microsoft Word aparecerá una pantalla con esta:

La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves
en tu computador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean
en cada momento, como veremos más adelante.

La banda de opciones. Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos
los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un
comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos
más importantes y los que el usuario va utilizando

21
En Word la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las
operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo de letra,
etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.), Estilo y Edición
(buscar texto, reemplazar, etc.), no como en anteriores versiones de Word donde cada
parte de las recién nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte.

Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido a la tarea que se
desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el
menú que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo está
diseñado con iconos de acceso rápido.

™ FORMATOS

Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad.
Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word2007. Con un poco de
trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso
puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto.

- Fuentes

Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que
se escriben como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres
a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.

Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres
que están disponibles en la pestaña Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente.

También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una

palabra o frase para poder modificar, fuente, tamaño y estilo de fuente, etc.

22
 Al escribir un texto y darle formato al párrafo o una palabra se siguen los siguientes
pasos:

- Selecciona el párrafo o palabra a cambiar

- Aparecerá una ventana en cual aparece el tipo de letra en el que esta
escrito, el color y tamaño, si lo quieres cambiar presiona en tipo de letra y
se desplegara una ventana con todos los tipos de letras.

Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente,
de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

Para el tamaño de letra es el mismo procedimiento mencionado anteriormente, pero

hacer clic en tamaño letra.

23
 Para dar formato a todo el texto debemos seleccionarlo e ir al menú del Párrafo, en
donde encontraras la alineación, el interlineado, viñetas, etc., como te mostramos en la
siguiente pantalla

Menú de
viñetas
Sangría

Interlineado
Alineación
del párrafo

Al insertar un salto de página automáticamente puede ocurrir que un párrafo quede

dividido entre dos páginas, normalmente esto no supone ningún problema, pero en
determinadas ocasiones puede interesarnos que un párrafo no sea partido por un salto
de página.

• Deshacer y rehacer

Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fácilmente. Si acabamos de

borrar un párrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el párrafo que
queríamos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza
lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar
el párrafo. Veamos cómo deshacer acciones:

- La última acción realizada.

Para deshacer la última acción realizada, pulsar el icono Deshacer, de la barra

de acceso rápido.

Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL + Z.

24
 - Las últimas acciones realizadas.

Si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del icono deshacer ,

aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa
lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en
la tercera línea de la lista desharemos tres acciones.

La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que
podemos deshacer, por ejemplo, Escritura "Desplazamientos cortos de " nos dice que
podemos deshacer la escritura de la frase que empieza por Desplazamientos cortos de

25
 Ejercicio práctico

Escriba el siguiente texto, con cualquier tipo de letra, más abajo se darán las
instrucciones para que quede como el documento original

HISTORIA DE LA COMPUTACIÓN

Uno de los primeros dispositivos mecánicos para contar fue el ábaco, cuya historia se remonta a las antiguas
civilizaciones griega y romana. Este dispositivo es muy sencillo, consta de cuentas ensartadas en varillas que a su
vez están montadas en un marco rectangular. Al desplazar las cuentas sobre varillas, sus posiciones representan
valores almacenados, y es mediante dichas posiciones que este representa y almacena datos. A este dispositivo no
se le puede llamar computadora por carecer del elemento fundamental llamado programa.

- Tipo letra Ar Cena tamaño 12

- Alineación justificado
- El titulo centrado con negrita
- Seleccionar la primera línea y colorear Azul, hacer esto línea por medio, tal
cual está en el texto.
- Después presiones deshacer para volver las letras como estaban en un
principio y después rehacer para volver a como estaba últimamente.
- Si lo desea pruebe con distintos tipos de letras para ver como cambia el
formato del texto.

26
 ™ TABLAS

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se

pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo,
obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de
nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que
facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas.

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en
cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.

• Insertar una tabla

Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña insertar y seleccionar el
botón tabla

27
 Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con
un sólo clic para ello deberás seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaña
Diseño, allí podrás seleccionar uno entre un amplio listado en la sección Estilos de
tabla.

Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como,
por ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro naranja
en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla.

En este menú además puedes dibujar una tabla a tu gusto en el ícono . Este método
es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la
imagen.

Para que la tabla se vea mejor o darle un estilo diferente te sugiero que pongas
Bordes como en la siguiente pantalla:

28
 Al hacer clic en Bordes y Sombreados aparecerá la siguiente pantalla en la cual
puedes elegir el tipo de borde, tamaño, color y que áreas quieres que aparezca con
borde

™ IMÁGENES

Para insertar una imagen prediseñada debemos seguir los siguientes pasos, tal como se
muestra en la imagen

Ingresar la palabra
Insertar imagen referente al dibujo
prediseñada que queremos
insertar

29
Para insertar una imagen desde un archivo debemos hacer lo que se muestra en pantalla:

Insertar imagen
desde archivo

Una vez encontrada la imagen hacer clic en Insertar.

• Insertar un WordArt

Para insertar un WordArt debe ingresar a la pestaña Insertar y buscar el ícono

y seleccionar el estilo que más le guste como se muestra a continuación

30
 Una vez insertado el WordArt puedes escribir lo que quieras y aparecerá de esta
manera y podrás modificar el formato, cambiar el color, dar efecto, etc., solo tienes
que probar para que veas cómo va cambiando y elegir lo que más te guste

• Insertar Formas y dibujar

Microsoft Word dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros

propios dibujos.

Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las Formas
dispondrás de multitud de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas,
diagramas de flujo, y otros, para poder insertar dibujos debes ir a la pestaña Diseño tal
como se muestra en la imagen y buscar el ícono Formas

31
Una vez que elijas la imagen, puedes darle formato de color, sombra, achicar o agrandar el
dibujo, etc. Como te lo mostraremos en la siguiente imagen

Ahora prueba los diferentes estilos que le puedes dar a tu imagen y asi darte cuenta
lo fácil que es insertar y manipular un dibujo

™ CORTAR COPIAR Y PEGAR

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras
que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a
otro lugar.

Esto se hace seleccionando el texto, imagen, tabla, etc. Lo que quieras copiar, cortar
o pegar en otro documento, después de seleccionado, hacer clic con el botón derecho y
elegir lo que quieras realizar, tal como te mostramos en la siguiente pantalla

32
 Otra forma para copiar, cortar o pegar un texto u objeto es seleccionando el texto en
la pestaña de portapapeles elegir lo que se quiere hacer, en la siguiente pantalla te
mostraremos un ejemplo

• Opciones de pegado

Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que
tenía. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamaño 18, al pegar
se pegará también en negrita y tamaño 18. Sin embargo, en ocasiones puede
interesarnos que no se copie el formato ya que desentonaría en el lugar donde lo
vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado.

Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en ese icono se
despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.

33
 Al hacer clic en Pegado especial, se abre una ventana como la que se observa a
continuación.

• Texto sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como texto sin
formato.
• Texto Único de sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como
texto sin formato.

™ GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTOS

Para guardar un documento en el cual se está trabajando, debemos hacer clic en el botón
Office y se desplegara una ventana como la siguiente

34
Una vez seleccionado el tipo de documento, aparecerá una pantalla como la siguiente en
la cual pondrás el nombre del documento y elegir el lugar en donde lo guardaras.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un

cuadro de diálogo en el que tenemos que elegir una de las tres opciones.

1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será

sustituido por el nuevo que estamos guardando.

2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo el cuadro

de diálogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos
guardando.

3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos

guardando al que ya existía, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un
solo archivo.

35
 • Abrir

Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir
del Botón Office.

Al hacer clic en Abrir aparecerá una pantalla como la siguiente:

Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se

nos muestra, y bastará con hacer doble clic sobre él para abrirlo.

36
 Si conocemos el nombre del documento bastará escribirlo en el campo Nombre del
archivo y hacer clic en el botón Abrir.

™ ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA

La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no

son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores
gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el
género del sujeto y del adjetivo.

Con Word podemos realizar una revisión ortográfica o una revisión gramatical o
ambas a la vez, como veremos a continuación.

• Revisar al finalizar.

Para establecer esta forma de revisión debemos ir al Botón Office , hacer clic
en el botón Opciones de Word y allí seleccionar Revisión.

Aparecerá un cuadro de diálogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla
Revisar ortografía mientras escribe.

37
 Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la
ortografía tenemos que hacer clic en la pestaña revisar y buscar ortografía y gramática
como lo mostramos en esta pantalla

Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible

error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello.

Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las
acciones disponibles en esta ventana.

En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se
está utilizando en la corrección, en este caso, el Español.

En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no encontrada

“hazen” y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.

Mas abajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las
palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos
casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta “hacen”.
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así
bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla y hacer clic en el botón
Cambiar, si hay mas errores haz la prueba con los otros botones para ver que sucede.

38
 • Revisar mientras se escribe.

Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión

debemos ir al Botón Office , hacer clic en el botón Opciones de

Word y allí seleccionar Revisión. En la ventana que se abre, marcar la
casilla Revisar ortografía mientras escribe y pulsar Aceptar.

A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo permanente,

de forma que nos mostrará los errores que ya existan en el texto y los que cometamos
según vamos introduciendo nuevo texto, si encuentra un error marcara la palabra con
una línea roja y al hacer clic con el botón derecho nos mostrara las sugerencias, así
como vemos en la siguiente pantalla

™ CONFIGURAR PÁGINA

Para configurar una página debemos hacer clic en la pestaña “Diseño de página” y
aparecerán unas opciones como las siguientes

39
 ™ ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Para insertar un encabezado y pie de página debemos hacer clic en la pestaña

“Insertar” y buscar encabezado de página o pie de página, dependiendo de lo que
queramos, también podemos insertar el número de páginas en la misma opción
mencionada, tal como se muestra en la imagen

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo

imprimamos debemos hacer clic en la pestaña Insertar, desplegando la opción
Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.

Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para

que elijamos el que más nos guste.

Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación,

estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que
buscamos.

40
 Ejercicios prácticos

I. Tablas

1. Crear la siguiente tabla

2. Con tipo de letra Arial, tamaño 12
3. Colocar borde a su elección
4. Alinear el texto a centrado
5. Guardar la tabla con nombre “Tabla de Ejemplo”
6. Cerrar el documento
7. Iniciar Word y abrir el documento desde el mismo Word.

Empresario Sociedades Sociedades

Trámites
individual mercantiles cooperativas

Escritura pública de
No necesita Obligatoria Obligatoria
constitución

Inscripción de la escritura en el
Sólo para la
Registro de Sociedades
S.A.L.
Anónimas Laborales
Inscripción de la escritura en el
Obligatoria
Registro Mercantil

Inscripción de la escritura en el
Obligatoria
Registro de Cooperativas

Inscripción de la empresa Voluntaria,

individual en el Registro salvo para el
Mercantil naviero

41
 II. Configurar un documento.

Escribir el siguiente documento tal como está (con las faltas de ortografías)

El Sistema Solar es un sistema planetario de la galaxia Vía Láctea que se encuentra en

uno de los brasos de ésta, conosido como el Brazo de Orión. Según las últimas
estimasiones, el Sistema Solar se encuentra a unos 28 mil años-luz del centro de la Vía
Láctea.

Está formado por una húnica estrella llamada Sol, que da nombre a este Sistema, más
ocho planetas que horbitan alrededor de la estrella: Mercurio, Venus, Tierra, Marte, Júpiter,
Saturno, Urano y Neptuno; más un conjunto de otros cuerpos menores: planetas enanos
(Plutón, Eris, Makemake, Haumea y Ceres), asterohides, satélites naturales, cometas... así
como el espasio interplanetario comprendido entre ellos.

Realizar lo siguiente

1. Revisar ortografía y gramática, tal como se explicó en la unidad.

2. Buscar una imagen en Internet referente al tema y guardarle en el escritorio, una vez
guardada insertarla en el documento.
3. Como título insertar un WordArt con el siguiente textos: Sistema Solar
4. Insertar de pie de página el número de página.
5. Cerrar Encabezado y Pie de página.
6. Copiar el segundo párrafo y pegarlo debajo de la imagen insertada, dejando la
imagen entre los dos párrafos.
7. Guardar el documento
8. Cerrar Word

42
 ™ IMPRESIÓN

Para imprimir un documento debemos hacer clic en el botón Office y se

desplegara una pantalla en la cual se mostrara la opción imprimir

Al presionar el botón Vista preliminar, se mostrara el documento tal cual saldrá en

la hoja impresa

43
 - Desde el comando Imprimir

Desde el Botón Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P),

aparecerá el cuadro de diálogo que ves a continuación.

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botón Aceptar.

44
 UNIDAD IV: MICROSOFT POWERPOINT

™ CREAR UNA PRESENTACIÓN CON UNA PLANTILLA

Para crear una presentación con una plantilla sigue estos pasos:

En la pestaña inicio, hacer clic en el ícono Nueva diapositiva, tal como vemos en la
pantalla

Una vez abierta la nueva presentación aparecerá una pantalla con distintos tipos de
plantillas y al elegir una aparecerá como vista previa al lado derecho, una vez decidida
la plantilla hacer clic en Crear

45
 Para trabajar con las diapositivas primero debemos elegir el esquemas en el
cual queremos escribir haciendo clic en la pestaña Insertar tal como se
muestra en la pantalla

Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrón adecuado

al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos
uno de los diseños que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea.

46
 Para insertar un texto en la diapositiva debes escribir en el recuadro haciendo clic en
la zona que esta habilitada para insertar un texto, esto aparece escrito en los recuadros
como “haga clic para agregar el titulo del álbum de fotografías”, para dar formato al
textos como cambiar el color de la letram el tamaño, el tipo de letra se hace tal cual
como se explico en la unidad de Word, por eso en esta unidad veremos lo que mas se
utiliza para trabajar con diaspositivas, obviando lo los formatos y estilos.

En la siguiente pantalla muestra un ejemplo para insertar textos y cambiar la fuente

del texto, para qye veas que es identico a como se usa en Word

Para añadir un nuevo texto y te das cuenta que no esta indicado para escribir en el
lugar que quieres, debes insertar un cuadro de texto en la pestaña insertar y hacer clic
en el ícono cuadro de texto

47
 Verás como el cursor toma este aspecto , donde quieras insertar el nuevo cuadro
de texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado arrástralo
para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el tamaño deseado.
Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que puedes empezar a
escribir el texto.

™ INSERTAR SONIDOS Y PELÍCULAS

Otro elemento muy útil a la hora de diseñar presentaciones son elementos

multimedia como sonido y películas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras
presentaciones sonidos e incluso películas.

Como se muestra en la siguiente pantalla, en la pestaña insertar y hacer clic en

sonido, ahí elegir la opción que quieres, si tienes un sonido guardado en alguna carpeta
de tu computador y lo quieres insertar en la presentación lo puedes hacer sin ningún
problema, en este caso insertamos un sonido de la Galería multimedia y elegimos
“aplausos” esto queda reflejado en la diapositiva con un ícono de un parlante.

También puedes grabar sonidos instalando un micrófono en tu PC y guardar la pista en

una carpeta, después la inserta en la presentación.

48
 • Cambiar las propiedades del sonido

Para modificar los parámetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva

podemos utilizar la nueva pestaña opciones que aparecerá. En ella encontramos estas
Opciones de sonido:

Si marcas la casilla Repetir la reproducción hasta su interrupción el sonido no parará

hasta que cambies de diapositiva. Esto puede ser útil cuando queremos incluir una música
de fondo a la diapositiva.

En Reproducir sonido, podemos elegir si el sonido se reproduce Automáticamente al

iniciar la diapositiva, si lo hace al Hacer clic encima, o si se reproduce para Todas las
diapositivas.

• Insertar Audio desde CD

Para Insertar pista de un CD de audio, despliega la pestaña Insertar y despliega Sonido.

Después selecciona Reproducir pista de audio de Cd ....

Te mostrará la siguiente ventana:

Indícale desde qué pista hasta qué pista quieres reproducir y pulsa Aceptar.

49
 • Insertar una película

Para insertar una película a tu presentación debes hacer clic en la pestaña insertar y
buscar el icono “Película” tal como se muestra en la pantalla, es el mismo procedimiento
que se describió al insertar Sonido

• Insertar películas desde la galería multimedia

Despliega la pestaña Insertar y despliega Película.

Después selecciona Películas de la galería Multimedia...

Aparecerá una lista con las distintas películas que incorpora la galería de PowerPoint.

Haz doble clic sobre la que te guste para insertarla en la diapositiva.

Despliega la pestaña Insertar y despliega Película.

50
 • Visualizar una Presentación

Para visualizar una presentación y ver como esta quedando debemos desplegar la
pestaña “Presentación con diapositivas” y mostrará una serie de opciones en los cuales
puedes elegir lo que mas te acomode, también puedes grabar tu presentación y enseñar
los intervalos, tu puedes probar cada opción y veras lo variado que es trabajar con
diapositivas, descubre la manera mas fácil y divertida de presentar tu proyecto, esto lo
puedes utilizar para trabajos de oficina, universidad, etc. Será una herramienta de gran
ayuda.

™ ANIMACIONES Y TRANSICIONES

En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de
ellas e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de
conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a
continuación ir a la pestaña Animaciones y Personalizar animación.

51
Después aparecerá en el panel de Personalizar animación.

En este panel aparece el botón desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el

tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del
movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento.

Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos aplicado a
algún texto.

En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cuándo queremos que se aplique la

animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva, etc).

Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del
mismo.

La Velocidad suele ser una característica común por lo que podemos controlarla en casi
todas las animaciones que apliquemos a un objeto.

La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos
aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar aparecen en orden.

El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que
hemos aplicado
™ TRABAJAR CON ORGANIGRAMAS Y GRÁFICOS

En una presentación podemos insertar diagramas y gráficos, esto se hace de forma

muy sencilla y te servirá mucho al crear una presentación ya que se verá todo de forma
mas clara y ordenada.
52
 Para crear un gráfico debemos desplegar la pestaña insertar y hacer clic en el ícono

y aparecerá una serie de gráficos, tu eliges el que mas se acerque a lo que

quieres mostrar en tu presentación

Una vez seleccionado el gráfico se desplegara una ventana en Excel, en el cual

puedes escribir los nombres de los campos que contenga el gráfico como lo mostramos
en la siguiente pantalla

53
 Al cambiar los nombres en la palabra “categoría 1”, “categoría 2”, etc., estos se
cambiaran automáticamente en el gráfico

Acá se cambio el nombre

desde el documento Excel

• Crear un Organigrama

Para crear un organigrama tienes que seleccionar de la pestaña Insertar la opción

SmartArt.

Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te
ofrece PowerPoint. Nosotros elegiremos un organigrama de Jerarquía.

54
 Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa
Aceptar.

Una vez seleccionado el diagrama aparecerá la siguiente pantalla en donde tu podrás

insertar el texto de la siguiente manera

55
 Para agregar otro recuadro a tu organigrama primero tienes que seleccionar el
cuadro al cual debe continuar el organigrama y debes hacer clic en Agregar Forma y
elegir donde quieres que aparezca el recuadro, ya sea a la derecha, izquierda, arriba
etc, como te mostramos en el recuadro:

Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestañas de organigramas

Diseño y Formato, además se puede cambiar el color del diagrama como aparece a
continuación

56
 A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar
con el organigrama.

En Diseño podrás controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y

ramas del organigrama. Estas opciones variarán en función del tipo de diagrama que
utilicemos.

Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de diagrama que incorpora
PowerPoint, como puede ser un organigrama, únicamente tienes que hacer clic con el
botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama en el que quieras insertar texto y
verás como aparece el cursor para que insertes el texto.

™ GUARDAR Y ABRIR UNA PRESENTACIÓN

A continuación veremos cómo guardar una presentación. Es importante que cada cierto
tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentación para que en el caso de
que el sistema falle no perdamos toda la información.

Para guardar una presentación podemos ir al Botón Office y seleccionar la opción

Guardar o Guardar Como, dependiendo, si el documento se ha guardado por primera vez
aparecerá una ventana en el cual dará la opción para poner nombre al proyecto y
guardarlo en una carpeta que tu estimes conveniente.

57
 Para abrir una presentación deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción
Abrir.

En esa misma sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones abiertas.
Si la presentación que queremos abrir se encuentra entre esas hacemos bastará con
hacer clic en su nombre. Este listado se ve generando a medida que usamos
PowerPoint con los últimos documentos abiertos.

58
 Si el documento que quieres abrir no está en el listado, presiona “Abrir” y aparecerá
la siguiente pantalla en el cual puedes buscar la carpeta en donde se encuentra.

Ejercicios prácticos

1. Abrir una presentación con una plantilla a tu elección

2. Poner como título “La Tierra”
3. Mas abajo escribir lo siguiente

Características de la Tierra

• Origen del Planeta Tierra

• Magnetismo de la Tierra
• Estructura de la Tierra
• Movimientos de la Tierra

4. Insertar nueva diapositiva y escribir como título lo siguiente

Movimientos de la Tierra, más abajo escribir lo siguiente:

El movimiento de Rotación
• Puntos cardinales
• Coordenadas geográficas
• Husos horarios

Insertar otra diapositiva con lo siguiente:

59
El movimiento de Traslación
• Las estaciones
• Las zonas térmicas de la Tierra

5. En la diapositiva insertar la siguiente imagen y darle efecto, el que tu elijas.

Para la diapositiva N°1, insertar la siguiente imagen.

Para la diapositiva N°2:

Para la diapositiva N°3:

6. Al final de la presentación, insertar Sonido de aplausos.

7. Guardar la presentación actual con el nombre Tierra en su carpeta de trabajo.

60
II. Crear una diapositiva con gráficos

1. Insertar una diapositiva

2. Escribir como título lo siguiente: “Ventas Trimestrales”
3. Insertar un Gráfico lineal
4. En la platilla Excel que se despliega al insertar el grafico escribir lo siguiente:

5. Insertar otra diapositiva con el siguiente título “Equipo de trabajo”

6. Insertar un diagrama de la forma que te mostrare en la siguiente pantalla y escribir
el contenido tan cual como se muestra

61
7. Cambiar el color del diagrama a tu gusto, la pantalla siguiente en un ejemplo

8. Guardar el documento con nombre “Organigrama”

62
 UNIDAD V: MICROSOFT EXCEL.

Historia de Microsoft Excel

Microsoft comercializó originalmente un programa de Hoja de cálculo llamado

Multiplan en 1982, que se convirtió muy popular en los sistemas CP/M , pero en los
sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera
versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en
línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en
noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a
alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de
PC. Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de
desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft empujó su ventaja competitiva
lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión
actual para la plataforma Windows es Excel 14.0, también denominada Microsoft Excel
2010. La versión actual para Mac OS X igualmente se conoce como Microsoft Excel 2010.

™ Comenzar a utilizar Microsoft Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver
con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo

63
 • Trabajando con Excel

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o

fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes

observar en el dibujo siguiente:

• Trabajar con funciones

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

- Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

64
 - O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una
breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a
continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario
conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el
cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la
descripción escrita.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que
deseamos haciendo clic sobre ésta.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de

diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la
función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se
eligió la función SUMA ().

65
 En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente
será una celda o rango de celdas tipo B1:B4, el resultado de la suma aparecerá en la
celda que se eligió para el resultado, como vemos en la siguiente pantalla

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el

botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una
función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la
celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e
insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando
a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el

botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma
más rápida.

66
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la
derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede

ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el
valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de
funciones a través de Más Funciones.

También podemos utilizar las funciones como por ejemplo, fecha y hora, financieras,
lógicas, te invitamos a que pruebes cada función para que veas los resultados, en la
siguiente pantalla te mostramos un ejemplo

67
 ™ MANIPULANDO CELDAS

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con

Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se
realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección
más utilizados.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del
ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación.
La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz

gruesa blanca, tal como: .

• Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a
seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

• Selección de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del

ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón
mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás
como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

• Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo
superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

• Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo
de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.
68
 • Ajustar celdas

Para ajustar una celda al texto o combinar las celdas, debemos seleccionar lo que
queremos ajustar o combinar y hacer clic con el botón derecho y aparecerá un listado de
opciones el cual tendrás que elegir la que se ajusta a tu necesidad

Permite unir
de dos o mas
celdas

• Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos
la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir
los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado
especial.

Para utilizar esta posibilidad:

Seleccionar las celdas a copiar.

- Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.

69
 Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas
indicándonos la información situada en el portapapeles.

Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.

Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y
selecciona Pegado especial.

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las
opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

- Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

- Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato

de ésta.

70
 - Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como
tampoco el formato.

- Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el

contenido.

- Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no

estudiado en este curso).

- Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no
estudiado en este curso).

- Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los
formatos excepto bordes.

- Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

- Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y

todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

- Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y

todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

• Fuente y Estilos

Para cambiar la fuente de un textos, primero lo debemos seleccionar y después elegir el

tipo de letra, tamaño, color, tal cual como se enseñó en la unidad de Microsoft Word, si lo
practicaste veras lo fácil que se te hará este punto en Excel

71
 ™ BORDES Y RELLENOS

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas, para esto
tenemos que seleccionar las celdas y con el botón derecho elegir formato de celdas y
desplegar la pestaña Bordes.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha
de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

72
 • Rellenos

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos, esto también sirve
para los bordes, explicado anteriormente pero con otros pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Seleccionar la pestaña Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

Hacer clic sobre la pestaña Relleno.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo

quedará nuestra selección en la celda.

Al hacer clic en esta

flecha se desplegara el
siguiente cuadro

73
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el

efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.

Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el

color de la trama.

• Cambiar el nombre de la hoja

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre
de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para
manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero,
la segunda Febrero, ...

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal

como: .

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

74
 - El segundo método es mucho más directo y rápido:

Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta .

Escribir el nuevo nombre de la hoja.

Pulsar INTRO.

También podemos cambiar el color de la etiqueta de la hoja, tal como te mostramos en la

pantalla.

Ejemplo

™ GRÁFICOS

A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por
filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal

como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el

gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de
objeto.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la

sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

75
 Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que
participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En
caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error
en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos
seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la

parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar

gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
sección Gráficos.

76
 Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa
Aceptar para empezar a crearlo.

• Añadir datos en el gráfico

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos

queremos que aparezcan en el gráfico.

Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pestañas
para mostrarnos nuevas opciones.

Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente

cuadro de diálogo:

77
 Observa detenidamente el contenido de esta ventana.

Como ya hemos dicho es la más importante porque se encargará de generar el

gráfico.

Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde podremos
seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo. En el caso de la
imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenían los valores 445, 453, 545, 453 y
345.

Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el campo

de texto con el rango correcto.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje
horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).

Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse
(por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la
imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la
leyenda del gráfico.

Del mismo modo también podrás modificar el rango de celdas que se incluirán tanto
en las series como en las categorías.

Haciendo clic en el botón Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las
series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el
que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas
(pestaña Diseño).

Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de

diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o
estén ocultas.

78
 ™ CREAR UNA TABLA DINÁMICA

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a

varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos
facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando
o no los datos origen, etc...

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya
tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos
dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de ventas de un local, en el cual

aparece la fecha de venta, el nombre del vendedor, el producto y el valor del producto.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor
las ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también
podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un
gráfico dinámico).

79
 Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos
indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas
y que queremos ubicar en una hoja de cálculo nueva.

Aparecerá la siguiente ventana y seleccionar el rango

80
 Una vez seleccionada la tabla y si quieres que la tabla dinámica este en otra hoja
presionar Nueva hoja de cálculo

Una vez seleccionado aparecerá lo siguiente:

81
 Para que se muestre la tabla dinámica debemos arrastrar los campos que aparecen
al costado derecho a las áreas que se muestran mas abajo o haciendo clic en el mismo
campo

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la
tabla dinámica.

Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente
estructura:

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

- En el resto de la tabla incluiremos el total de las ventas para cada

Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a
su lugar correspondiente al pie del panel.

También podemos mostrar la tabla de esta forma, dependiendo de los campos que
dejemos como columnas

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Además puedes agregar los filtros, dependiendo de lo que queramos mostrar en la tabla
dinámica, te invito a que pruebes las distintas formas que manejar las tablas dinámicas y te
sorprenderás lo fácil y práctico que es trabajar con ellas, además te invito a que veas en la
Web un video tutorial en el siguiente link

http://www.youtube.com/watch?v=QTFnHwC9A9M

y así buscar más videos tutoriales que te sirvan a complementar el uso de Microsoft Excel.

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 Ejercicios prácticos

Realiza el siguiente ejercicio con sus respectivos pasos:

1. Crear el siguiente listado, utilizando la función Suma

Descripción Cantidad PVP Total

Plátanos 2 35 70
Peras 10 31 310
Manzanas 5 55 275
SUMA TOTAL 655

2. Aplicar borde y relleno en la tabla

3. Cambiar el formato del texto, con tipo de letra Calibri, color azul, tamaño 12
4. Insertar un gráfico con los datos de la tabla

Realiza la siguiente tabla

1. Realizar una tabla dinámica que muestre por país las máquinas, la cantidad
vendida, el Precio Unitario y que al final aparezca el total general por máquina.

2. Crear un gráfico con los campos de la tabla dinámica

3. Guardar el documento.

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 BIBLIOGRAFÍA

™ www.monografia.com

™ www.taringa.net
™ www.altavista.com

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