Ejemplo práctico sobre rangos tridimensionales y vínculos

de celdas
Mediante un ejemplo práctico y real, vamos a aplicar los conceptos estudiados en los dos
apartados previos para ver su practicidad y tratar de entender en qué situaciones particulares
de trabajo podríamos aplicar estos conocimientos.

Supongamos que tenemos en la empresa un equipo de vendedores compuesto

por María, Miguel y Carlos. Cada uno tiene su ordenador en su despacho para trabajar.
Dichos ordenadores se encuentran en red con otro ordenador a modo deservidor. Como
sabemos, un servidor es un equipo de acceso permanente desde los demás puestos de la red.
En una configuración de planteamiento más sencillo podrían ser 3 archivos enlazados con otro
dentro de un mismo ordenador.
El trabajo consistirá en ubicar en el servidor, un libro para cada uno de los comerciales (los
libros se llamarán María.xlsx,Miguel.xlsx y Carlos.xlsx respectivamente). Por otro lado
crearemos otro archivo llamado Responsable.xlsx desde el cual y mediante vínculos se podrá
supervisar la evolución de las ventas de cada uno de los vendedores por separado y del equipo
en conjunto, por parte de la persona responsable del equipo que bien podría ser el director (o
directora) comercial.

Los pasos para organizar este trabajo deberán ser lo siguientes:

- Definir los 3 archivos en los que cada comercial introducirá sus datos de ventas.
- Crear el libro de resumen para el director comercial en donde se reflejarán las
evoluciones de cada uno de los vendedores así como resúmenes globales de todo el
equipo de trabajo.
CONSEJO: Para comprender perfectamente esta aplicación real y práctica, es muy
recomendable realizarla en paralelo sobre el propio programa. Esta será la forma de
afianzar estos conceptos de forma definitiva.

Definir archivos de vendedores

Serán 3 archivos de idéntica estructura en los que se dejarán preparadas las fórmulas
respectivas de cara a que solo con introducirse las ventas diarias se vayan calculando totales,
acumulados, etc. Deberemos, una vez definidos proteger las celdas que no debieran ser
modificadas por parte del usuario. Al final protegeremos cada archivo con su password
correspondiente para que como los tres comerciales tienes acceso al servidor ninguno pueda
abrir otro libro que no sea el suyo, a excepción del Responsable que conocerá todas las
contraseñas de los vendedores de su equipo.

Los datos a introducir serán, por ejemplo, resúmenes diarios de ventas realizadas tanto a nivel
de venta directa (cliente final), como a distribución (otras empresas distribuidoras de nuestros
productos).

Tras analizar la disposición y organización de la información se decide que cada vendedor

disponga de una hoja para plasmar en ella las ventas de cada mes y por trimestres poder tener
otra hoja de resumen, con unas gráficas de columnas y sectores, por ejemplo en la que poder
estudiar las ventas y resultados.

Para comenzar, crearemos un libro con todas las fórmulas de cálculo dispuestas y
posteriormente mediante la opciónGuardar como, lo iremos guardando con los diferentes
nombres de los usuarios, en el servidor de red. Para terminar con el trabajo concerniente a los
vendedores crearemos accesos directos en cada uno de SUS ordenadores para que con un
solo doble clic y desde su escritorio, cada uno pueda abrir su libro para entrar y administrar sus
datos.
Realizaremos el planteamiento de datos para cada vendedor para un semestre. Hacerlo para
todo el año sería más de lo mismo.

1) En un nuevo libro, crearemos tantas hojas como meses y resúmenes deseamos.

Veamos:

Desarrollaremos para todos los días del mes, una tabla vertical hacia abajo con tres columnas:
Venta directa, venta indirectay venta total para cada día. Debajo, sumaremos las tres
columnas para obtener las ventas directas, indirectas y totales para todo el mes.
2) Pero como deseamos esta estructura, de forma idéntica para los 6 meses del
año, seleccionaremos esas 6 hojas antes de proceder a su diseño, de esta manera lo que
hagamos, se hará para las 6 hojas de la misma e idéntica manera.
Para ello, como sabemos mantendremos pulsada la tecla CTRL mientras hacemos clic en cada
hoja:

3) Ahora diseñaremos el modelo:

Es posible que al crear la fórmula de los totales por día, aparezca un triangulito verde en la
esquina superior izquierda de la celda sugiriendo algo: Que la celda contiene una fórmula de
resumen (la suma) que omite datos adyacentes de contenido numérico (los números de los
días) que no se quieren, evidentemente, sumar. Se soluciona, desplegando el icono de la
sugerencia y eligiendo la opción de Omitir el error:
Tenemos el modelo definido con las fórmulas de resumen para los 6 meses del año.
Evidentemente en febrero reduciremos la tabla a 29 días y de igual modo para los meses de 30
días.

4) Ahora diseñaremos la hoja de resumen primer trimestre que aludirá a las celdas de las
hojas de esos tres primeros meses.Trabajemos con rangos tridimensionales:
En primer lugar copiaremos toda la tabla, por ejemplo de Enero a 1ER TRIMESTRE y a 2º
TRIMESTRE, ya que deseamos saber también los totales de cada trimestre, incluso por día
(cuánto se ha vendido los días 15 de los tres meses de ese trimestre).

NOTA: Podríamos haber incluido en la primera operación de selección múltiple de hojas,

también estas dos hojas para disponer ya del modelo de ventas por día, también en las
hojas de resumen trimestral desde el primer momento
Nos interesa inicialmente la estructura de la tabla pero, o bien sumando rangos
tridimensionales o bien mediante consolidación de datos, sumaremos para la posición de
cada día en venta directa e indirecta de la tabla resumen trimestre, las celdas respectivas de
las tres hojas de los meses correspondientes a las ventas directas e indirectas de ese día.
Posteriormente las copiaremos al resto del mes -hacia abajo-, obteniendo así el resumen por
días del trimestre:
Las celdas inicialmente aparecen a cero, porque en ellas hay fórmulas que arrojan ese
resultado.

CONSEJO: La diferencia estética entre el formato Moneda y el formato Contabilidad es

que, si bien en ambas el sufijo monetario que aparece es el del país (en España el €), con
el formato moneda aparece 0 € y las celdas con formato contabilidad presentan - €.
Si elegimos el formato moneda y previo seleccionar las hojas de los dos resúmenes
trimestrales entramos el en Menú principal de Excel -menú MO-, elegimos Opciones de
Excel, y bajo la categoría Avanzadas, desmarcaremos la opción de que las celdas que
contengan un valor cero, se visualice el cero. Con esto conseguimos que la tabla esté
llena de fórmulas, esté "sembrada" de fórmulas pero no se verá nada. Solo se
visualizarán los datos cuando las respectivas fórmulas arrojen valores distintos de cero.
Estéticamente el trabajo gana en "limpieza". Esta opción de la configuración de Excel,
atípicamente, afecta solo a las celdas con valores cero, de las hojas seleccionadas en
ese momento, no para todas las hojas del libro actual.

El resultado será:

Una forma de comprobar que el trabajo está bien planteado es introducir datos de ventas -a
modo de prueba- en las celdas de las ventas de algunos días de algunos meses. Los
resúmenes resumirán.

5) En las hojas de resumen trimestral, también se desea ver la suma de ventas totales de los
tres meses para poder comparar y analizar la evolución de las ventas en ese trimestre. Para
ello dispondremos una tabla anexa como la que se muestra en la siguiente imagen:

6) En el rango de celdas en donde presentar los totales de enero (rango G3:I3), pegaremos
con vínculos en este caso, los resultados de los totales de la hoja de ENERO. Procederemos
de igual modo para febrero y marzo. En este caso aplicamos por lo tanto el uso del pegado
especial con vínculos:
Seleccionaremos de la hoja de ENERO el rango B33:D33 y lo pegaremos con vínculo en las
celdas G3:I3 de la hoja 1ER TRIMESTRE.

SEGÚN VERSIONES: La forma en la que el programa nos presenta las

diferentes opciones de pegado ha cambiado de forma aunque siguen siendo las mismas
opciones de siempre. Ahora aparecen en forma de iconos que al sobrevolarlos
presentan un pequeño letrero que nos informa de la acción que realizan. Para un pegado
con vínculos, con enlace, con link, es el botón de los eslabones de cadena.
Siempre tendremos la opción de pasar al panel de pegado especial mediante la opción
inferior Pegado especial.

Lo mismo desde las celdas de totales de las hojas FEBRERO y MARZO. El resultado es de
nuevo un resumen, esta vez por meses que refleja y resume los totales de las ventas de cada
mes. Añadimos a la tabla también, una fila inferior donde se suman las ventas directas,
indirectas y totales para todo el trimestre (rango de celdas G6:I6):

Se procederá de igual modo para el cálculo de resúmenes del segundo trimestre con los datos
del trimestre ABRIL, MAYO y JUNIO.

7) En cada una de las hojas de resumen trimestral y dada la organización de tabla

cruzada (disposición de datos correcta y apropiada para generar gráficos basados en esos
datos), podremos crear unas gráficas para que cada vendedor pueda observar su evolución,
por ejemplo comparándolas con los objetivos de ventas que pudiera tener marcados. Desde
luego, el planteamiento que estamos proponiendo se susceptible de muchas mejoras y
ampliaciones. Dichas gráficas, inicialmente aparecerán vacías pero, a medida que se
introduzcan ventas diarias para cada mes, las tablas se irán alimentando con datos de resumen
y como los gráficos se basan en esos datos de resumen mostrarán y manifestarán esos datos
gráficamente de una forma más contundente y visual:

8) A continuación y para plasmar también en este libro inicial -recordemos que habrá uno para
cada vendedor-, definiremos la hoja de RESUMEN SEMESTRE. En ella pegaremos a su vez,
las tablas de resumen trimestral de forma consecutiva para poder disponer de los resúmenes
de ventas directa, indirecta y total para estos 6 primeros meses:
El procedimiento será el mismo que hemos utilizado para los cálculos de resúmenes
trimestrales solo que el resumen semestral se basará en los de cada uno de los dos trimestres
(primer trimestre y segundo trimestre).

9) Evidentemente, deberemos probar con datos de entrada "de prueba" que todo funciona
correctamente. Validaremos por lo tanto que las fórmulas operan correctamente con los datos
pertinentes obteniendo así los resultados deseados.

MUY IMPORTANTE: Un error muy grave trabajando en Excel, es el de haber aplicado una
fórmula en la que se realiza una operación errónea -por ejemplo se involucra la celda que
no es, se hace la operación equivocada, se opera con datos redondeados visualmente
mediante un formato de decimales y no con datos redondeados mediante la función
redondear-, de modo que el resultado mostrado en la celda no es un mensaje de ERROR,
sino que es un resultado, equivocado, resultado que además, en muchas ocasiones "se
parece" mucho al dato esperado del resultado... Dar por bueno ese resultado puede
resultar nefasto para el proceso y el trabajo:MUCHO CUIDADO Y PROBAR SIEMPRE
MINUCIOSAMENTE LAS FÓRMULAS ANTES DE DARLAS POR BUENAS.
9) Una vez ubicadas las fórmulas y funciones pertinentes que hacen de este libro que a partir
de los datos introducidos de las ventas diarias para cada día del mes y para cada uno de los
meses se resumen los datos incluso se representen gráficas que indican la "marcha de las
ventas", protegeremos las celdas con las fórmulas y dejaremos "liberadas" las celdas de
entrada de datos para evitar así borrar o modificar accidentalmente los datos de resultado
aportados por las fórmulas fijadas.

Recordemos que para que el contenido de una celda no se pueda modificar deberemos
establecer en ella dos características: Que a nivel de rango la celda esté bloqueada y a nivel
de hoja o a nivel de libro, la hoja u hojas, por ejemplo, éstas se encuentren protegidas (con
contraseña o no).
- El bloqueo se aplica desde la ficha Inicio - Ficha Inicio - Grupo Fuente - Abridor de cuadro de
diálogo - Ficha Proteger - Casilla de verificación de Bloqueada:

- Para proteger la o las hojas seleccionadas acudiremos a la Ficha Revisar - Grupo Cambios,
botón Proteger hoja:
10) Borraremos las celdas con datos de prueba con el fin de dejar vacío de datos el modelo de
libro para cada uno de los vendedores. Quedará como planilla de entrada de datos de las
ventas y el punto da partida, evidentemente será que se encuentre vacío de datos, eso sí,
cuajado de fórmulas y funciones de resumen pero "limpia" inicialmente de datos.

11) Guardaremos el libro con el nombre María.xlsx mediante la opción del menú
principal Guardar.
NOTA: Como seguridad, a cada uno de estos libros guardados le adjudicaremos
una contraseña de apertura para que, puesto que se encuentran en una carpeta de red,
de querer ser accedidos por un usuario que no fuera su propietario, solo pudiera abrirlo
quien conociera dicha contraseña: En este caso, el director comercial que tendrá acceso
a los libros de sus vendedores y el vendedor comercial propietario del libro.
Desde el botón Herramientas que se dispone en la esquina inferior izquierda del panel
Guardar como, accederemos a Opciones generales y desde el cuadro de diálogo
estableceremos las contraseñas pertinentes - en este caso nos interesa tan solo la contraseña
de apertura-:
A continuación y de la misma forma, mediante la opción Guardar como lo guardaremos con el
nombre Miguel.xlsx y de igual manera lo guardaremos con el nombre Carlos.xlsx. Así,
tendremos en disco los 3 modelos de libros, cada uno para un vendedor.
En este punto, tenemos tres libros de idéntica estructura, ubicados en un servidor y protegidos
mediante contraseñas de apertura: