SELECCIÓN EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y

CONTRATISTAS
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1. OBJETIVO

Definir los parámetros para la selección, evaluación y reevaluación de los

proveedores y contratistas de productos o servicios de la organización y que
cumplan los requisitos del sistema integrado de gestión.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las actividades realizadas por los contratistas y
proveedores de la organización que tengan un impacto dentro del sistema
integrado de gestión de acuerdo a los productos o servicios entregados por los
mismos.

3. REFERENCIAS

 NTC-ISO 9001:2008 Sistema de gestión de la calidad, requisitos.

 NTC-ISO 9000 Sistema de gestión de la calidad, fundamentos y
vocabulario.
 NTC-OHSAS 18001 Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional.
Registros.
 NTC-OHSAS 18002 Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional.
Directrices para la implementación del documento NTC-OHSAS 18001:2007
 NTC-ISO 14001 Sistemas de gestión ambiental. requisitos con orientación para
su uso

4. DEFINICIONES

 Producto. Resultado de un proceso o actividad

 Servicio. Comprende el desarrollo y ejecución de cualquier actividad por parte
de un proveedor, la cual puede presentarse a través de un contrato de servicio
o lo determinado por la organización
 Proveedor. Organización o persona que está en la capacidad de proporcionar
un producto o servicio
 Proveedor. Organización o persona que está en la capacidad de proporcionar
un bien o servicio
 Criterios de evaluación. Aspectos importantes los cuales son analizados en
los proveedores, con el fin de cumplir con los requisitos exigidos por la
organización o por el cliente final
 Organización. Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones, una organización puede ser pública
o privada
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 Requisito. Expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria,

puede ser generada por diferentes partes
 Contratista. Persona jurídica o natural que mediante un contrato civil o
mercantil se compromete, a cambio de determinados horarios y precios, a
realizar una o varias obras o a prestar un servicio a favor de otra persona
natural o jurídica con quien contrate
 Contrato. Acuerdo de voluntades que crea derechos, con sus obligaciones
correlativas. El contrato es de tipo jurídico de carácter bilateral, por que
intervienen dos o más personas (A diferencia de los actos jurídicos unilaterales
en que interviene una sola persona), y está destinado a crear derechos (A
diferencia de otras convenciones que están destinadas a modificar o extinguir
derechos)

5. PROCEDIMIENTO

5.1 BUSQUEDA DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS O SERVICIOS

La búsqueda se podrá realizar por cualquiera de los siguientes medios.

 Internet
 Directorio páginas amarillas
 Directorios especializados
 Recomendación o referencia de otra empresa
 Recomendación de un funcionario (Experiencia trabajos anteriores)

5.1.1 PROVEEDORES CRÍTICOS

 Proveedores Críticos HSE

o EPP
o Evaluaciones medicas ocupacionales
o Estudios de higiene industrial
o Disposición de Residuos
o Suministro – mantenimiento de equipos para control de emergencias
o Productos químicos (Limpieza)
o Capacitación HSE
o Recolección de residuos líquidos contaminados y limpieza trampa de
grasas
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 Proveedores Críticos Calidad

o Venta de Aceros
o Estudios de Ensayos No Destructivos
o Venta de tintas penetrantes
o Venta o reparación de sellos mecánicos
o Servicios de calibración de equipos
o Recubrimiento (Cromado) de componentes
o Balanceo dinámico
o Servicios externos

Nota: Para cada uno de los proveedores críticos nuevos y antiguos de HSE y
Calidad se deberá realizar registro en el formato FOR-GA-003 LISTADO DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS y selección en el formato FOR-GA-005
“SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS”. Para cada uno de los
proveedores de productos o servicios siempre y sin importar si es crítico o no se
debe solicitar “RUT y CÁMARA DE COMERCIO”.

5.2 SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS O SERVICIOS

La selección del proveedor se realiza con siguientes parámetros:

 Precio 15%
 Plazo de pago 15%
 Tiempo de respuesta 15%
 Servicio – garantía 15%
 Requisitos técnicos 20%
 Requisitos HSE 10%
 Requisitos ambientales 10%

5.2.1 Requisitos a Proveedores HSE. De acuerdo al tipo de contratista o

proveedor que va a vincular con la organización, se le informara los requisitos y
documentos en el HSE que deberá cumplir para su selección.

SERVICIO PRESTADO REQUISITOS

 Licencia de prestación de servicios en salud
Evaluaciones Medicas ocupacional – persona jurídica
Ocupacionales  Licencia de prestación de servicios en salud
ocupacional – persona natural
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 Certificados de calibración de los equipos

Estudios de Higiene Industrial
Asesorías HSE
Suministro de Personal
Transporte de Equipo
Disposición de Residuos
Suministros de EPP
Suministro – mantenimiento de
equipos para control de
emergencias
Hojas de Seguridad
 Licencia de prestación de servicios en salud
ocupacional – persona jurídica
 Licencia de prestación de servicios en salud
ocupacional – persona natural
 Certificados de calibración de los equipos
 Pago actualizado de seguridad social (ARP – EPS –
pensiones)
 EPP (Según aplique)
 Licencia de prestación de servicios en salud
ocupacional – persona jurídica
 Licencia de prestación de servicios en salud
ocupacional – persona natural
 Hoja de vida del profesional
 Pago actualizado de seguridad social (ARP – EPS –
pensiones)
 Elementos de protección personal
 Pago actualizado de seguridad social (ARP – EPS –
pensiones)
 Documentación del vehículo vigente (Revisión técnico
mecánica – SOAT – Licencias conducción – Tarjeta
propiedad)
 Licencia de la autoridad ambiental
 Especificaciones técnicas EPP
 Certificados de productos
 Hoja de seguridad de los productos suministrados
Tabla 1

Para la asignación de la puntación por el cumplimiento de los requisitos HSE el

coordinador HSEQ verifica que el proveedor o contratista cumpla con la totalidad
de los documentos exigidos en la Tabla 1, se le asignara una puntuación de cinco
(5) si cumple o de cero (0) si no cumple.

Cuando se contrate personal externo que realice actividades operativas dentro de

la organización se debe asegurar que la persona tiene el pago de seguridad social
y cuanta con los elementos de protección personal.

Los proveedores que tengan continuidad de un año o más en procesos de compra

y/o suministro de bienes y servicios no requerirán ser evaluados cada año o
periodo de no ser por un requerimiento especial.
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5.2.2 Instrucción. El Profesional de Compras, Jefe de Servicios Operativos y/o

Coordinador de HSEQ según corresponda, calificará a cada posible proveedor en el
formato FOR-GA-005 “Selección de Proveedores y Contratistas” teniendo en cuenta
la siguiente puntuación:

 A = 90 a 100 puntos
 B = 70 a 89 puntos
 C = 60 a 69 puntos
 D = menos de 60 puntos

En el formato se diligencia la calificación en el espacio “Calificación Proveedor” y

este automáticamente asignara el rango en el que está el proveedor.

Con la evaluación realizada se podrá considerar a una empresa o persona como

proveedor si su calificación está entre A Y B y se debe ingresar al listado de
proveedores FOR-GA-003 “Listado de Proveedores y Contratistas”; se dejará
pendiente como posible proveedor si la calificación obtenida en la evaluación esta
en C; y no se tendrá en cuenta como proveedor si su calificación es D.

Nota: Los proveedores que han venido prestando sus servicios antes de la entrada
en vigencia de este procedimiento NO requieren proceso de selección y registro.

Nota 2: Para el cumplimiento del procedimiento para la selección, registro y

evaluación de los proveedores que se les realiza compras puntuales en los
proyectos, se tendrá en cuenta el cumplimiento de las condiciones contractuales.

5.3 EVALUACIÓN

5.3.1 Clasificación para la Evaluación de Proveedores. Los proveedores son

clasificados en los dos grupos descritos a continuacion de acuerdo con los criterios
de la organización para su evaluación semestral en el formato FOR-GA-007
“Evaluación de Proveedores y Contratistas”.

 Calidad – Serán evaluados únicamente todos aquellos proveedores quienes

hayan suministrado bienes o servicios de manera continua durante el periodo
evaluado así como los proveedores críticos de calidad descritos anteriormente
en el numeral 5.1.1.
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 HSE – Serán evaluados únicamente todos aquellos proveedores quienes hayan

suministrado bienes o servicios de manera continua durante el periodo
evaluado así como los proveedores críticos de HSE descritos anteriormente en
el numeral 5.1.1.

5.3.2 Criterios de Evaluación

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

CRITERIOS 1 2 3

Certificación de los No entrega

No aplica Entrega certificados
productos certificados

De 0 a 2 días
Mayor a dos días Entrega en la fecha
CALIDAD

Tiempo de entrega adicionales a la fecha

fecha programada programada
programada

Calidad de productos Cumple

No cumple No aplica
entregados especificaciones

Cumple con las

Calidad del servicio No cumple No aplica
especificaciones
HSE

Cumplimiento requisitos
No cumple No aplica Aplica
HSE

Garantía No ofrece 0 – 1 año Más de 1 año

TÉCNICA

Servicio post venta No ofrece No aplica Ofrece servicio

No tiene capacidad / Tiene capacidad /

Capacidad técnica y Capacidad parcial /
No cumple con los Cumple con los
equipo No aplica
requisitos requisitos exigidos

Precio más alto que Precio más bajo que

COMERCIAL

Precio el que ofrece el Precio promedio el promedio del

mercado mercado

Crédito mayor a 30
Forma de pago Contado Crédito de 0 a 30 días
días

Tabla 2
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5.4 SISTEMA DE EVALUACIÓN

El desempeño de los proveedores para cada uno de los dos grupos será evaluado
como se establece a continuación y describe las calificaciones y criterios mínimos
de aceptación por aspecto.

5.4.1 Descripción por Grupo. Para cada uno de los aspectos (Calidad – Técnico
– Comercial), se calificara con el siguiente rango (1 – 2 – 3), de acuerdo a los
parámetros de los mismos, a continuación se describe la escala de calificación.

 Escala de Calificación

ESCALA DE CALIFICACIÓN
1 2 3

Satisface débilmente las Cumple y satisface las Supera las necesidad y

expectativas necesidades y expectativas expectativas

Tabla 3

 Aspectos a evaluar

ASPECTO RANGO OPTIMO MÍNIMO

Calidad 0 – 30 30 0
HSE 0 – 30 30 0
Técnico 0 – 20 20 0
Comercial 0 – 20 20 0
Tabla 4
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 Criterios de Aceptación o Rechazo del Proveedor

Clasificación del
Puntaje Acción a Seguir Seguimiento
Proveedor
Enfatizar en los puntos fuertes
de 85 a
Muy Confiable para mantener la clasificación de Continuar con proveedor
100 APROBADO.
Enfatizar en los puntos fuertes
70 a 85 Bueno para mantener la clasificación de Continuar con proveedor
APROBADO.
Solicitar o comunicar al Realizar seguimiento dos
proveedor para que realice un meses después de la
de 60 a 70 Condicional plan de acción con el fin de evaluación para verificar
superar y mejorar los puntos avance en plan
débiles encontrados. “Nueva evaluación”
Menor a
No Confiable No Aceptable -
60

Tabla 5

5.4.2 Seguimiento a Proveedores HSE. Con una periodicidad anual realizada a

principio del segundo semestre del año en curso se deberá realizar una verificación
al cumplimiento de los requisitos de HSE aplicando el formato FOR-GA-007
“Evaluación de Proveedores y Contratistas, esta evaluación aplica para los
proveedores que presten el servicio durante el periodo a evaluar.

5.4.3 Criterios Evaluación Proveedores Servicio Montacargas Todas las

actividades realizadas por proveedores externos relacionadas con el manejo e izaje
de cargas con montacargas deberán cumplir los siguientes requerimientos de
selección:

 Uso de EPP por Operadores de los equipos.

 Presentación de Pagos Mensuales Seguridad Social de los Operadores.
 Diligenciamiento Check List Montacargas antes de iniciar labores.
 Capacitaciones en Manejo Seguro de Cargas Operadores.
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5.5 RESPONSABILIDADES

PERSONAL DE APOYO RESPONSABLE E INVOLUCRADO

CARGO PROCESO RESPONSABILIDAD
Seguridad
 Verificar el cumplimiento de los requisitos de HSE
 Realizar la evaluación a cada uno de los proveedores
Coordinador HSEQ salud ocupacional
y ambiente que presten o entreguen un producto o servicio a la
organización en materia HSE
 Realizar la evaluación a cada uno de los proveedores
que presten o entreguen un producto o servicio a la
organización
Jefe de servicios  Realizar e informar a cada uno de los proveedores el
operativos procesos que se realiza con cada uno, lo cual
Gestión Técnica
permitirá mejoramiento en la calidad de los productos
Jefe de Taller o servicios ofrecidos por este
 Almacenar los registros de cada una de las
evaluaciones realizadas ya sea en medio físico o
magnético
 Realizar control y verificación a cada uno de los
Técnico Control de
productos o servicios que sean entregados en la
Calidad
organización
 Realizar un almacenamiento adecuado a los
productos, equipos y/o herramientas que sean
Almacenista Gestión Técnica
entregadas para su custodia o préstamo a los
funcionarios de la organización
 Informar al Jefe de Taller sobre el comportamiento,
funcionalidad, calidad, aplicabilidad y desempeño de
Personal operativo Gestión Técnica
cada uno de los productos o servicios, permitiendo
una mejor evaluación a cada uno de los proveedores
Tabla 6

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 MAT-HSE-007 Peligros área administrativa

 MAT-HSE-015 Impactos ambientales administrativa

7. REGISTROS RELACIONADOS

 FOR-GA-005 Selección de Proveedores y Contratistas

 FOR-GA-003 Listado de Proveedores y Contratistas
 FOR-GA-007 Evaluación de Proveedores y Contratistas
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8. TABLA DE CONTROL DEL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA MOTIVO

Modificación del procedimiento para aclarar los

criterios de aplicación para el diligenciamiento de
005 28-Feb-2012
los formatos de selección y registro a nuevos
proveedores.
Modificación del procedimiento para incorporar
006 25-Abr-2012 concepto y cargo de responsabilidad del cargo de
Control de calidad

007 21-May-2015 Modificación al documento

008 12-Ago-2016 Modificación al documento

9. TABLA DE APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

CONTROL NOMBRE CARGO FIRMA

Jefe de Servicios
REVISO John E. Peña
Operativos

APROBÓ Orlando Avendaño C Gerente Técnico