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Hojas de Calculo
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Jose RodriguezTitlu original
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Hojas de Calculo
Încărcat de
Jose RodriguezDrepturi de autor:
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HOJAS DE CÁLCULO
HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD
AUTOR: Politécnico Grancolombiano
ÍNDICE
1. ÍNDICE
• Introducción
• Recomendaciones académicas
• Desarrollo de cada una de las unidades temáticas
1. ALGO DE TEORÍA -‐ CONCEPTOS
Acceso rápido
2. TIPOS DE HOJA DE CÁLCULO
3. ARCHIVOS – EXTENSIONES
• Referencias
• Textos GENERALIDADES DESARROLLO
• Lista de figuras
• Lista de tablas
REFERENCIAS
Este material pertenece al Politécnico
Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproducción total
o parcial.
01 -------
02 -------
INTRODUCCIÓN
DESARROLLO
DE
CADA
UNA
DE
LAS
UNIDADES
TEMÁTICAS
Apreciados
estudiantes,
en
la
presente
cartilla
se
describen
los
conceptos,
clases
y
el
uso
básico
Hablaremos
acá
de
conceptos
básicos
sobre
hojas
de
cálculo,
cuáles
son
los
archivos
que
puede
de
los
programas
conocidos
como
hojas
de
cálculo.
abrir
una
hoja
de
cálculo,
la
interfaz
básica
de
una
hoja
de
cálculo
y
crearemos
un
documento
básico
de
principio
a
fin.
Se
busca,
además,
dar
a
conocer
las
bases
para
que,
entendiendo
el
concepto
de
ciclo
de
vida
de
un
documento
tipo
hoja
de
cálculo,
puedan
crear
uno
de
principio
a
fin.
Esperamos
que
con
esta
cartilla
podamos
contribuir
de
manera
importante
en
su
formación
profesional
dándole
una
herramienta
clave
como
es
el
uso
de
las
hojas
de
cálculo.
1. ALGO
DE
TEORÍA
-‐
CONCEPTOS
Una
hoja
de
cálculo
es
un
programa
o
aplicación
usado
para
crear,
modificar
y
en
general,
RECOMENDACIONES
ACADÉMICAS
procesar
un
documento
que
contiene
datos
alfanuméricos
dispuestos
en
forma
de
matriz
o
tablas.
En
las
cartillas
trataremos
los
temas
que
se
van
a
desarrollar
en
cada
semana:
• En
la
semana
5
trataremos
lo
básico
de
las
hojas
de
cálculo
y
veremos
el
ciclo
de
vida
de
un
documento
de
hoja
de
cálculo.
2. TIPOS
DE
HOJA
DE
CÁLCULO
• En
la
semana
6
nos
centraremos
en
ciertas
funciones
automáticas
que
tiene
Excel
para
ayudar
al
usuario
a
ser
más
productivo.
Podemos
hacer
una
clasificación
de
los
programas
tipo
hoja
de
cálculo
de
acuerdo
a
dos
parámetros:
primero,
dónde
están
instalados
y
dónde
se
ejecutan,
y
segundo,
de
acuerdo
a
su
precio.
También
se
puede
pensar
en
una
tercera
clasificación
que
sería
en
qué
entorno
(plataforma
o
sistema
operativo)
pueden
funcionar.
2.1. Aplicación
de
escritorio
vs
Online
Una
hoja
de
cálculo
puede
estar
instalado
en
un
servidor
en
la
nube
o
puede
estar
instalado
directamente
en
su
computador.
Una
hoja
de
cálculo
que
está
instalada
en
el
computador
del
usuario,
se
dice
que
es
una
aplicación
de
escritorio.
Estas
aplicaciones
de
escritorio
funcionan
independientemente
de
su
conectividad
y
solo
hace
copias
locales
del
documento.
Ejemplos
de
hoja
de
cálculo
que
trabajan
como
aplicación
de
escritorio
son
Office
Excel,
iWork
Numbers,
LibreOffice
Calc
y
OpenOffice
Calc.
Una
hoja
de
cálculo
que
está
en
un
servidor
en
la
nube(cloud),
se
dice
que
es
una
aplicación
Online.
Estas
aplicaciones
necesitan
una
conexión
a
internet
permanente
para
funcionar
y
el
archivo
que
crean
queda
guardado
en
la
nube.
Ejemplos
de
procesadores
de
texto
online
son
3 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 4
Office
Excel
Online,
Google
Sheets.
Para
poder
usar
estos
sistemas
online
se
debe
crear
cuentas
2.3. Plataforma
–
Entorno
en
sendos
servicios
de
correo,
es
decir,
para
usar
Excel
Online,
crear
una
cuenta
de
correo
en
Microsoft
(Hotmail,
MSN,
Outlook.com,
etc.)
y
para
poder
usar
Google
Sheets
se
necesita
una
Esta
clasificación
hace
referencia
al
sistema
operativo
en
el
cual
se
puede
usar
la
hoja
de
cálculo.
cuenta
de
Google
(Google
Mail,
Gmail,
etc.).
Los
sistemas
operativos
de
los
que
hablaremos
son
Windows,
OSX
y
Linux.
En
el
sistema
operativo
Windows,
solo
la
hoja
de
cálculo
iWork
Numbers
no
funciona,
el
resto
de
procesadores
de
texto
si
funcionan.
En
OSX,
que
es
el
sistema
operativo
de
MAC,
funcionan
todas
las
hojas
de
cálculo,
haciéndolo
el
sistema
operativo
con
mayor
compatibilidad.
Y
en
Linux,
es
un
sistema
operativo
abierto,
en
él
no
funcionan
iWork
Numbers
ni
Microsoft
Excel.
2.2. Licencias
–
Precio
Se
presenta
un
resumen
de
la
clasificación
de
los
procesadores
de
texto
en
la
tabla
1.
Las
aplicaciones
de
escritorio
de
hojas
de
cálculo
pueden
ser
de
3
tipos:
licencia
de
suscripción,
licencia
de
un
único
pago
o
gratis:
En
hojas
de
cálculo
de
suscripción
se
debe
pagar
una
cuota
mensual
o
anual
para
el
HOJA
DE
CÁLCULO
funcionamiento
de
la
aplicación
de
escritorio.
Ejemplo
de
esto
es
Microsoft
Excel
365
En
hojas
de
cálculo
con
licencia
de
un
único
pago,
como
su
nombre
lo
indica,
se
debe
Criterio
de
clasificación
Excel
Numbers
Calc
Excel
Online
Google
Sheets
pagar
un
monto
una
sola
vez,
para
la
activación
de
la
aplicación
de
escritorio.
Ejemplo
de
esto
es
Microsoft
Excel
2003,
2007,
2010
y
2016.
Escritorio
vs
Online
Escritorio
Escritorio
Escritorio
Online
Online
En
las
hojas
de
cálculo
gratuitas
no
se
debe
pagar
nada
para
activar
la
aplicación
de
escritorio.
En
los
tres
principales
sistemas
operativos
se
tiene
hojas
de
cálculo
Tipo
de
gratuitas:
Suscripción
-‐
Gratis3
con
Gratis
Gratis
Gratis
único
Pago
Mac
Licencia
a. En
el
caso
de
los
computadores
Mac,
tienen
una
hoja
de
cálculo
que
ya
viene
instalado
(su
nombre
es
Numbers).
Plataforma
o
Windows,
Windows,
Windows,
Windows,
OSX,
4 OSX
b. En
el
caso
de
Linux
y
Windows
existen
hojas
de
cálculo
que
se
descargan
e
OSX
OSX,
Linux
OSX,
Linux
Linux
Sistema
operativo
instalan
y
son
gratuitos.
Ejemplos
de
este
tipo
de
programas
son
OpenOffice
y
LibreOffice
Calc12.
Tabla 1. Clasificación de las hojas de cálculo.
Fuente: (Elaboración propia)
1 3
Tanto OpenOffice como LibreOffice tiene un programa de hojas de cálculo llamado Calc.
Debe tener el Computador Apple Mac, con Sistema operativo OSX.
2 4
Tanto OpenOffice como LibreOffice se pueden instalar en Windows y en OSX.
El Sistema OSX solo se debe instalar en computadores marca Apple.
5 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 6
2.4. Algo
de
práctica
Es
importante
que
cada
uno
revise
las
preferencias
de
cada
una
de
esas
opciones,
características
y
herramientas
con
las
que
cuenta
la
hoja
de
cálculo:
Para
hacer
una
práctica
general
de
las
hojas
de
cálculo
y
explicar
su
interfaz
básica,
se
usará
la
hoja
de
cálculo
Calc,
específicamente
el
Calc
de
OpenOffice,
ya
que
es
sencillo,
potente,
En
la
barra
de
Título
se
muestra
el
nombre
del
archivo
sobre
el
que
se
está
trabajando.
En
multiplataforma
y
gratuito.
algunas
hojas
de
cálculo
al
lado
del
nombre
puede
aparecer
un
“*”
lo
que
indica
que
el
documento
tiene
cambios
aun
no
guardados.
En
la
barra
de
menú
se
tiene
las
opciones
de
Archivo,
Editar,
Ver,
Insertar,
Formato,
Datos,
Ventana
Y
Ayuda.
2.5. Interfaz
básica
En
la
barra
de
herramientas
tiene
iconos
para
crear
un
archivo
nuevo,
abrir,
guardar
un
archivo,
imprimir,
buscar
dentro
del
archivo,
revisión
de
ortografía,
etc.
También
opciones
En
la
figura
1
se
ilustra
la
interfaz
típica
de
una
hoja
de
cálculo,
se
pueden
identificar
las
siguientes
de
ordenar
hacer
gráficos
y
conexiones
a
fuentes
de
datos
externas.
secciones:
En
la
barra
de
formateo
de
texto
hay
opciones
predeterminadas
como
Estilos
predefinidos,
cambiar
fuente,
tamaño
del
texto,
cambiar
estilo,
alineación
de
la
celda,
etc.
1. Barra
de
título
En
la
barra
de
funciones
o
fórmulas
está
el
identificador
de
la
celda
en
la
cual
se
está
trabajando
y
un
espacio
donde
se
puede
editar
el
contenido
de
la
celda.
2. Barra
de
menú
Importante
que
un
archivo
de
hoja
de
cálculo
se
puede
también
pensar
como
un
libro,
en
un
libro
3. Barra
de
herramientas
puede
haber
varias
hojas,
esas
hojas
pueden
o
no
tener
relación
entre
sí.
Se
pueden
insertas
4. Barra
de
formateo
de
texto
nuevas
hojas
y
renombrarlas
si
así
se
requiere.
5. Barra de fórmulas/funciones
6. Celda/espacio de trabajo En la figura 2 se tiene las hojas de un libro de un programa hoja de cálculo.
Figura 2. Hojas de un libro (archivo tipo hoja de cálculo).
Figura 1.
Interfaz
típica
de
una
hoja
de
cálculo.
Fuente: (Elaboración propia)
Fuente: (Elaboración propia)
7 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 8
A continuación, se muestra el contenido de cada uno de los ítems dentro de la barra de menú. En la figura 4 Se ilustra el menú desplegado de la barra de menú-‐> Editar
En la figura 3. Se ilustra el menú desplegado de la barra de menú-‐> Archivo
Figura 4. barra
de
menú-‐>
Editar
Figura 3. barra
de
menú-‐>
Archivo
Fuente: (Elaboración propia)
Fuente: (Elaboración propia)
9 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 10
En la figura 5 se ilustra el menú desplegado de la barra de menú-‐> Ver En la figura 6 Se ilustra el menú desplegado de la barra de menú-‐> Insertar
Figura 5. barra
de
menú-‐>
Ver
Fuente: (Elaboración propia)
Figura 6. barra de menú-‐> Insertar
Fuente: (Elaboración propia)
11 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 12
En la figura 7 Se ilustra el menú desplegado de la barra de menú-‐> Formato En la figura 8 se ilustra el menú desplegado de la barra de menú-‐> Herramientas.
Figura 7. barra
de
menú-‐>
Formato Figura 8. barra de menú-> Herramientas
Fuente: (Elaboración propia) Fuente: (Elaboración propia)
13 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 14
En la figura 9, se ilustra el menú desplegado de la barra de menú-‐> Datos. En la figura 10, se ilustra el menú desplegado de la barra de menú-‐> Ventana.
Figura 10. barra de menú-> Ventana
Fuente: (Elaboración propia)
En la figura 11, se ilustra el menú desplegado de la barra de menú-‐> Datos.
Figura 9. barra de menú-> Datos
Fuente: (Elaboración propia)
Figura 11. barra de menú-> Ayuda
Fuente: (Elaboración propia)
15 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 16
3. ARCHIVOS
–
EXTENSIONES
• Busque
la
opción
de
crear
documento
nuevo
(hay
un
botón
(figura
12),
barra
de
menú
-‐>
Archivo
-‐>
nuevo
o
también
puede
usar
Control+N
en
el
teclado).
No
todas
las
hojas
de
cálculo
trabajan
nativamente
con
todos
los
archivos
generados
por
hojas
de
cálculo.
Por
esta
razón,
se
pueden
presentar
problemas
de
compatibilidad,
quiere
decir
esto
que
un
usuario
de
Windows,
usando
Calc,
no
necesariamente
puede
abrir
un
documento
creado
en
un
MAC,
con
la
hoja
de
cálculo
Numbers.
La
compatibilidad
de
hojas
de
cálculo
con
extensiones
(formatos
de
archivo)
se
muestra
en
la
tabla
2.
HOJA DE CÁLCULO
Criterio Word Pages Calc Word Online Googledocs
Extension
nativa
.xls,
.xlsx
.numbers
.ods
-‐
-‐
NO graba como .docx, . pages,
.numbers .numbers .numbers
.ods .ods
Figura 12. Nuevo Archivo
Fuente: (Elaboración propia)
Tabla 2. Archivos y compatibilidad en algunas hojas de cálculo (2016)
Fuente: (Elaboración propia)
Para escribir, editar, modificar el documento siga los siguientes pasos (sin orden particular):
3.1. Ciclo de vida de un documento (extensión .xls) • Ubique el cursor.
La
idea
de
ciclo
de
vida
de
un
documento
es,
primero
crear
el
documento,
después
la
edición
del
• Escriba
el
texto.
documento
y
finalmente
es
guardar
el
documento
con
un
nombre.
• Marque
(con
el
cursor)
las
partes
que
desea
modificar.
Para
crear
el
documento
siga
alguno
de
los
siguientes
pasos:
• Aplique
los
cambios
deseados.
Note
que,
el
espacio
de
trabajo
consiste
en
unos
cuadritos
o
celdas,
estas
celdas
están
ubicadas
• Abra
la
hoja
de
cálculo
(buscarlo
en
la
lista
de
programas
o
darle
doble
clic
a
un
e
identificadas
con
una
letra
y
un
número;
la
letra
corresponde
a
la
columna
donde
está
ubicada
acceso
directo).
la
celda
y
el
numero
corresponde
a
la
fila
donde
está
ubicada
la
celda.
Con
esta
nomenclatura
y
17 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 18
sistema de referencia es sencillo encontrar determinado dato guardado en una celda la
realización de cálculos.
Es mucho más fácil hacer crecer y visualizar los datos en B.
Las hojas de cálculo permiten la manipulación de los datos para la extracción de información
relevante para el usuario.
3.2. Recomendaciones
para
creación
de
una
tabla
Como
un
ejemplo
se
hará
una
tabla
de
clientes
y
se
aplicará
el
auto
filtro
que
permite
varias
opciones.
Los
programas
del
tipo
hoja
de
cálculo
tienen
gran
capacidad
de
almacenamiento
de
datos.
La
mayor
capacidad
en
sentido
vertical(filas),
y
no
tanto
en
sentido
horizontal(columnas)5
.
Primero
se
insertan
los
datos
como
se
muestra
en
la
figura
14.
Ubique los datos en filas, los atributos de los datos en columnas:
En
la
figura
13
se
muestra
las
dos
formas
posibles
de
organizar
la
información
dentro
de
una
hoja
de
cálculo,
claramente
la
mejor
es
la
organización
por
filas.
Figura 13. Dos formas de organizar la información. A. por columnas, B. por filas Figura 14. Datos de clientes
Fuente: (Elaboración propia) Fuente: (Elaboración propia)
5
1.048.576
filas
por
16.384
columnas
19 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 20
Segundo
se
selecciona
el
área
de
trabajo
y
se
sigue
la
ruta
Datos,
filtros,
filtro
automático
como
En
la
tabla
aparecen
ahora
unos
menús
desplegables
por
cada
columna,
estos
menús
se
muestran
se
muestra
en
la
figura
15.
en
la
figura
16.
Figura 16. Autofiltros en la tabla de clientes
Figura 15. Datos ->Filtros -> filtro automático
Fuente: (Elaboración propia)
Fuente: (Elaboración propia)
21 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 22
Finalmente,
si
uno
despliega
esos
filtros,
restringe
lo
que
muestra
la
tabla,
como
se
muestra
en
la
En
la
figura
18
se
muestra
las
opciones
de
Guardar
como
-‐
>
escoger
ruta
destino.
figura
17.
Figura 17.Auto filtro desplegados
Fuente: (Elaboración propia)
Figura 18. Guardar
como
-‐
>
escoger
ruta
destino.
Para
guardar
el
documento
siga
los
siguientes
pasos:
Fuente: (Elaboración propia)
1. busque
la
opción
de
“Guardar
como”
(Barra
de
menú
-‐>
Archivo
-‐>
Guardar
como).
2. escoja
la
ubicación
final
del
documento
ver
figura
12.
3. escriba
un
nombre
para
el
documento
ver
figura
13.
4. busque
tipo
de
documento
que
desea
hacer
(.xls)
Ver
figura
14.
5. dé
clic
en
el
Botón
de
Guardar.
23 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 24
En la figura 19 se muestra las opciones de Guardar como -‐ > escoger nombre del archivo. En la figura 20 se muestran las opciones de Guardar como -‐ > escoger tipo de archivo.
Figura 19. Guardar
como
-‐
>
escoger
el
nombre
del
archivo.
Fuente: (Elaboración propia)
Figura 20. Guardar
como
-‐
>
escoger
tipo
de
Archivo.
Fuente: (Elaboración propia)
25 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 26
04 -------
TEXTOS Figura 15. Datos -‐>Filtros -‐> filtro automático
File:TRABAJO
DE
HOJA
DE
CALCULO.pdf
-‐
Wikimedia
Commons.
(2014).Commons.wikimedia.org.
Figura
16.
Autofiltros
en
la
tabla
de
clientes
Retrieved
16
May
2016,
from:
Figura
17.Auto
filtro
desplegados
https://commons.wikimedia.org/wiki/File:TRABAJO_DE_HOJA_DE_CALCULO.pdf
Figura
18.
Guardar
como
-‐
>
escoger
ruta
destino.
Especificaciones
y
límites
de
Excel
-‐
Excel.
(2016).
Support.office.com.
Retrieved
15
May
2016,
Figura
19.
Guardar
como
-‐
>
escoger
el
nombre
del
archivo.
from
https://support.office.com/es-‐es/article/Especificaciones-‐y-‐l%C3%ADmites-‐de-‐Excel-‐ca36e2dc-‐
1f09-‐4620-‐b726-‐67c00b05040f
Figura
20.
Guardar
como
-‐
>
escoger
tipo
de
Archivo.
LISTA
DE
FIGURAS
Figura 1. Interfaz típica de una hoja de cálculo
Figura 2. Hojas de un libro (archivo tipo hoja de cálculo). LISTA DE TABLAS
Figura
3.
barra
de
menú-‐>
Archivo
Tabla
1.
Clasificación
de
las
hojas
de
cálculo.
Figura
4.
barra
de
menú-‐>
Editar
Tabla
2.
Archivos
y
compatibilidad
en
algunas
hojas
de
cálculo
(2016).
Figura
5.
barra
de
menú-‐>
Ver
Figura
6.
barra
de
menú-‐>
Insertar
Figura
7.
barra
de
menú-‐>
Formato
Figura
8.
barra
de
menú-‐>
Herramientas
Figura
9.
barra
de
menú-‐>
Datos
Figura
10.
barra
de
menú-‐>
Ventana
Figura 11. barra de menú-‐> Ayuda
Figura 12. Nuevo Archivo
Figura 13. Dos formas de organizar la información. A. por columnas, B. por filas
Figura 14. Datos de clientes
27 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 28
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO - 2016 ©
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