El acta de proyecto (Project Charter), es uno de los primeros documentos que se desarrollan

en el ciclo de vida, pudiendo ser elaborado inclusive antes de aprobarlo o recién aprobado el
proyecto.

Casi siempre la elaboración del acta de proyecto corresponde a la organización ejecutora o

cliente, pues es esta la que autoriza el proyecto y la asignación de recursos materiales y capital
humano.

Los contratistas externos también pueden participar en la elaboración de caso de negocio e

inclusive del acta de constitución del proyecto, en cuyo caso el cliente puede solicitarles
solicitudes de información (RFI).

Si como gerente de proyectos te han asignado la elaboración del acta de constitución de

proyecto, es recomendable seguir un procedimiento basado en marcos de trabajo como la
metodología PMI.

Este artículo incluye un procedimiento de 6 pasos para la elaboración del acta de proyecto,
abarcando el obtener información de patrocinador e interesados, consultar a los expertos,
definir la visión y objetivos, establecer la estructura organizativa del proyecto, definir el enfoque
de implementación y listar los riesgos.
1.- Obtener la información del proyecto

Lo primero que necesitas hacer es determinar qué tan avanzado está la aprobación y
asignación de recursos materiales y capital humano al proyecto.

También necesitas determinar si el proyecto es interno o externo, cual es el trabajo a realizar,

entre otros aspectos.

El patrocinador (Sponsor) es quien puede suministrarte esta información. Solicita una

entrevista con él y pregúntale sobre los siguientes puntos:
 Información contextual de la situación actual del negocio.
 De donde surge la necesidad del proyecto.
 Qué problema u objetivo espera atender.
 Descripción inicial del alcance.
 Caso de negocio.
 Plan de gestión de beneficios (explica como asegurar que se realicén los beneficios del
proyecto para la organización, por ejemplo nuevas ventas, reducción de costos, etc).
 Restricciones físicas o de alcance.
 Fecha solicitada o exigida por la organización.
 Presupuesto inicial.
 Lista inicial de interesados (Stakeholders).

Los interesados (Stakeholders), son personas clave de distintos niveles internos y externos de
la organización que pueden tener influencia sobre el éxito o fracaso del proyecto, suministran
algún tipo de insumo que el proyecto requiera o que serán usuarios del producto final de este.

Tomando la lista inicial de interesados, solicítales reuniones a ellos también para identificar y
documentar sus requerimientos, los cuales también van incluidos en el acta.

Las reuniones con los interesados ocurren en varios ciclos, en cada reunión, podemos
identificar interesados adicionales y solicitarles las reuniones. Ve preparando el acta de
proyecto y revisándola con los interesados para asegurar que están alineados.

Además, es recomendable ir rellenando la plantilla de registro de los interesados en la

medida en que se van realizando las distintas reuniones.
Pueden surgir prioridades e intereses en el proyecto en conflicto entre los interesados, por
ejemplo automatizar un proceso en un área que optimiza su proceso, pero que ocasiona más
trabajo de revisión posterior en otra área. Balancear las peticiones de los interesados puede
llegar a ser todo un reto.

La guía del PMBOK establece que el director de proyectos debe aplicar ténicas interpersonales
y de trabajo en equipo, tales como la gestión de conflictos, facilitación y gestión de
reuniones.

Adicionalmente, la entrevista no es la única técnica para recolectar la información, el PMBOK

también establece otras herramientas como la tormenta de ideas y los focus groups.

2.- Evaluar y someter a consultas la información

del proyecto

Una vez que tengas suficiente información, el siguiente paso será evaluarla con los expertos.

Para llamar a los expertos, no es necesario esperar a que culminen todas las entrevistas con
los interesados, puedes comenzar una vez dispongas de un mínimo de información con la cual
el experto pueda trabajar.

Las consultas a expertos están alineadas con la metodología PMI, establecida en la Guía para
la dirección de proyectos PMBOK, que establece el juicio de expertos como principal
herramienta para elaborar el acta de proyecto.

Entre los expertos que podemos consultar:

 Personal o unidades dentro de la misma organización.
 Consultores expertos en el área técnica del proyecto.
 Interesados (Stakeholders), incluidos clientes y patrocinadores. Nota como quienes
suministran la información del proyecto en el paso 1 también pueden asumir el rol de expertos.
 Asociaciones profesionales o técnicas, por ejemplo en proyectos de ingeniería u otra
área que deba considerar estándares.
 Grupos industriales.
 Otros expertos en el área técnica.
 La Oficina de gestión de proyectos si existe.

Los expertos evaluaran el plan de gestión de beneficios, caso de negocio y acuerdos que
resultaron del paso 1.

La evaluación de los expertos considera los siguientes aspectos como guía, marco de
referencia y criterios de evaluación:

 Información histórica.
 Lecciones aprendidas de proyectos similares.
 Procedimientos de la organización.
 Plantillas de revisión.
 Factores de entorno (mercado).
 La cultura organizacional.
 Estándares de asociaciones profesionales y regulaciones gubernamentales.

En particular, los expertos nos proporcionan conocimientos en:

 Estrategia organizacional.
 Gestión de beneficios del proyecto.
 Conocimientos técnicos en la industria o área del proyecto.
 Técnicas de estimación de duración y costos.
 Conocimiento de los riesgos en el área (para poder ayudar a identificar cuales son).

Las revisiones de expertos permiten hacer comentarios sobre el plan de gestión de beneficios,
caso de negocio y otros insumos del acta de proyecto, las cuales pueden ser enviadas de
vuelta a los interesados para ser refinadas.

3.- Definir la visión y objetivos del proyecto

En los dos pasos anteriores nos enfocamos en obtener y revisar los insumos que necesitamos
para el acta de proyecto. A partir de ahora comenzamos a preparar el borrador del acta,
apoyándonos en la Plantilla de Acta de proyecto (Project Charter).

Al elaborar el acta de proyecto, el primer paso es identificar la visión, que engloba el propósito
final del proyecto y la puedes comunicar al equipo como la meta final en la que se deben
enfocar.

Seguidamente defines los objetivos, que puedes considerar entre 3 y 5. Para definir los
objetivos es recomendable seguir el criterio SMART, es decir tus objetivos deben ser
específicos, medibles, alcanzables, realistas y basados en tiempo (tener una fecha tope de
realización).

Nota: El acrónimo SMART significa Specific, Measurable, Attainable, Realistic and Timely.

Una vez tengas la visión y objetivos, podrás pasara a determinar el alcance, en donde se
describe como la forma de trabajo del negocio será alterada con la entrega del proyecto.
Además, debes distinguir cada uno de los entregables que el proyecto creará.

Con esto, completaras las secciones de propósito del proyecto, descripción y entregables,
requerimientos de alto nivel y objetivos de la plantilla de acta de constitución de proyecto
(Project Charter).

4.- Definir la organización del proyecto

Seguidamente, debes definir cómo será la estructura organizacional del proyecto, para lo cual
deberás listar los clientes, interesados, funciones, responsabilidades, líneas de reporte, entre
otros.

 Clientes: Las personas que recibiran los entregables cuando el proyecto sea
completado y cuyas expectativas deben ser satisfechas.
 Interesados: Personas o entidades, que pueden ser internas o externas a la
organización ejecutora, que tienen algún involucramiento en el proyecto que es clave. Algunos
ejemplos:
o Un contralor financiero.
o El presidente ejecutivo de la empresa.
o Entidades reguladoras (gobierno).
o Una unidad interna de la organización que no opera el sistema, pero debe
suministrar información.
o Grupos ambientales externos, sindicatos, asociaciones de la comunidad, entre
otros.
 Roles: Luego debes listar los principales roles involucrados, por ejemplo:
o El patrocinador del proyecto.
o Comité de dirección del proyecto.
o Gerente de proyecto.
o Demás roles.
 Para completar los roles y responsabilidades, puedes apoyarte en plantillas de
asignación de responsabilidades (RAM) o plantillas de matriz RACI.
 Estructura: Una vez tengas los roles definidos y tengas una idea de las funciones
necesarias para llevar a término el proyecto, puedes pintar las líneas de reporte entre ellas y
elaborar un organigrama.

Las secciones de la plantilla de acta de constitución de proyecto (Project Charter) a

completar en este paso son: Lista de interesados, requisitos de aprobación, asignación del
gerente de proyecto, personal y recursos preasignados.

5.- Definir el enfoque de implementación

Apoyándote en toda la información recibida y en las opiniones de expertos, tienes una idea
clara de que se necesita lograr con el proyecto, como hacerlo y los pasos del enfoque de
implementación.

Por ende puedes definir:

 Plan de implementación: Define un plan de alto nivel que nombre fases, actividades y
ventanas de tiempo.
 Hitos: Coloca los hitos necesarios para el logro del proyecto y porque son vitales para
el proyecto. Los hitos suelen ser eventos importantes como por ejemplo el logro de un
entregable clave.
 Dependencias: Nombra dependencias que son claves para el proyecto. Estas son
acciones que podrían impactar durante el ciclo de vida.
 Plan de recursos: Suma de alto nivel del personal, equipo y materiales involucrados,
luego el presupuesto necesario.

Las secciones de la plantilla de acta de constitución de proyecto (Project Charter) a completar

en este paso son: Premisas y restricciones, recursos preasignados, cronograma e hitos
principales, presupuesto asignado.
6.- Listar los posibles peligros y riesgos

Por último, para finalizar la elaboración del acta de proyecto debes elaborar una lista de los
peligros, problemas, premisas y restricciones relacionadas con el proyecto.

Usualmente las restricciones implican riesgos que el proyecto fracase por no ejecutarse dentro
de las mismas, por ejemplo una restricción de fecha o presupuesto. Las premisas también
llevan asociado riesgos, por ejemplo si estas resultaran ser falsas.

Aquí en PMOInformatica tenemos una serie de artículos interesantes que puedes consultar
sobre el tema de riesgos.

> La gestión de riesgos y el PMBOK 6

> Como hacer el seguimiento de los riesgos en proyectos

> 5 preguntas y respuestas sobre la identificación de riesgos

> Plantilla para el Registro y seguimiento de los riesgos en proyectos

> Plantilla del Plan de gestión de riesgos en proyectos

En este paso, completas la sección de Riesgos iniciales de alto nivel y la de premisas y

restricciones de la plantilla de acta de constitución de proyecto (Project Charter).