INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL

A los Sres. Directivos de la Empresa xxxxxxxxx

En nuestra calidad de Auditores independientes nos dirigimos a Uds. con el objeto

de comunicarles las conclusiones a que se ha arribado como consecuencia del
proceso de auditoría operativa aplicada al manejo del fondo de caja menor de su
empresa, a los efectos de determinar el grado de eficiencia con el que se
desarrolla.

Con el fin de obtener los resultados previstos en el objetivo y alcance para el

desarrollo del trabajo sobre la evaluación de las actividades involucradas en el
proceso de Manejo del Fondo de Caja Menor, se realizaron las pruebas durante el
periodo xxxx de al xxxx 2019, en las agencias xxxxxx, sobre la ejecución de las
funciones típicas, a saber:

PROCEDIMIENTOS
Se estudiaron y analizaron los objetivos y alcance de la auditoria descritos en el
memorando de planeación sobre el Manejo del Fondo de Caja Menor, ya que este
proceso involucra manejos de dinero por parte de los funcionarios encargados en
cada agencia y se convierte en un riesgo para la entidad.

De acuerdo a los manuales de procedimientos que xxxxxxx ha establecido para

dar uso adecuado a los fondos de caja menor, se revisó el contenido de cada uno,
Manejo del Fondo de Caja Menor y Control y Reembolso de Caja Menor material
de gran relevancia para nuestro grupo de auditores permitiendo constatar si los
controles internos son cumplidos o no.

FUNCIONES EVALUADAS
Conocidos los procedimientos utilizados en cada una de las funciones típicas (caja
menor), se obtuvieron los informes resultantes con la información recolectada a
través de la evaluación que se realizó al sistema de control interno y sistema de
información. El mayor alcance dado se realizó a los comprobantes de egreso de
caja menor.
HALLAZGOS

1. Para control del fondo de caja menor los gerentes deben realizar arqueos
sorpresivos, mínimo dos veces en el transcurso del mes. Siendo así, se
evidencia fallas en el cumplimiento del manual en las agencias xxxxxx, ya
que durante el mes de febrero en la agencia xxxxx sólo se realizó un
arqueo a final del mes. De igual forma, en la agencia La Plata durante el
mes de marzo, solo hay registro del arqueo de fin de mes.

2. En los arqueos de caja menor se presentan diferencias inferiores a $100,

registradas como sobrantes o faltantes que se originan al comparar el valor
de billetes y monedas en físico con respecto a los gastos efectuados por
caja menor; hecho que es normal a nuestra consideración.

3. En cuanto a la secuencia numérica y cronológica de los recibos de caja

menor, en la agencia San Agustín no coinciden las fechas en que se hizo el
recibo de caja menor y los consecutivos de los comprobantes, en el mes de
marzo se hallaron varios documentos anulados; evidenciando que no hay
orden en el uso adecuado de estos.

4. En la agencia xxxxx, hay irregularidades en el manejo de los consecutivos,

claramente notamos que en enero el rango oscila entre los números
130193 a 130200 y retrocede en los meses de febrero y marzo a los
comprobantes 110201 a 110225.

5. El manual de procedimientos establece que no se podrán efectuar pagos de

viáticos, hecho que ocurre con frecuencia en la agencia xxxxx, donde cada
mes hizo pagos a sus funcionarios para desplazarse a la ciudad de Neiva
con el fin de recibir capacitaciones o asistir a reuniones; en la agencia
xxxxx, en los meses de febrero y marzo; finalmente, en la agencia xxxx,
sólo en el mes de enero se pagó a la gerente por concepto de viáticos.

6. Se evidencian pagos hechos por caja menor no autorizados, por ejemplo,

compra set de pocillos, licuadora, arrocera, set de utensilios para la cocina,
entre otros, con el fin de premiar a los asociados por el pago puntual de sus
cuotas crediticias o como método de recuperación de cartera. Cabe resaltar
que el fondo de caja menor ha sido creado con el objetivo de atender
gastos
 imprevistos y urgentes de menor cuantía. Además, se consultó si era
posible hacer estas actuaciones, obteniendo que sí es frecuente premiar a
los asociados, pero la agencia inicialmente deberá hacer una solicitud al
Departamento Comercial para que sea autorizado y posteriormente girado
el valor destinado para estas actividades desde la oficina Central y no de la
caja menor.

7. En la evaluación de control interno acertadamente se aplican todos los

estándares que contribuyen a mitigar los riesgos en el manejo del fondo de
caja menor, el cliente posee manuales de procedimientos para efectuar
pagos por este medio, hay una base fija correspondiente a 1 Salario Mínimo
Mensual Legal Vigente ($828.100) asignado a las agencias xxxxx 1,5
S.M.M.L.V. ($1.242.000) a la agencia xxxxxxx. También la responsabilidad
del fondo no está limitada a una sola persona, el responsable principal es el
Auxiliar de Operaciones en cada agencia y cada pago deberá ser aprobado
por el gerente; quien además está obligado a practicar como mínimo dos
arqueos en el mes. Seguidamente los documentos deberán ser enviados al
área de contabilidad para que sea revisados y finalmente el área de
tesorería reembolsa el dinero.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1. Exigir a las agencias la realización de 2 veces en el mes los arqueos de

caja menor sorpresivamente y realizar los ajustes en pesos arrojados en los
arqueos para un mejor control del fondo de caja menor. Hacer seguimiento
mensual a las agencias y no dejar pasar por alto la falta del cumplimiento
del manual de procedimientos.

2. Supervisar que se realice de manera ordenada y adecuada el uso de los

recibos de caja menor con el fin de evitar la anulación y errores
administrativos en la documentación.

3. Contabilidad debe verificar que los comprobantes de egreso de caja menor

y sus respectivas facturas o documentos equivalentes que lo soportan sean

por los conceptos autorizados por el manual de procedimientos y rechazar

todos aquellos que no cumplan con las disposiciones, ya que estos gastos
cuentan con un proceso diferente para su aceptación y contabilización.
 4. Realizar modificación al manual de procedimientos para el Manejo del
Fondo de Caja Menor en la parte que dice expresamente que por ningún
motivo se deben realizar pagos de viáticos por caja menor; pues este se
encuentra erróneo ya que estos pagos si se pueden y se deben realizar por

este fondo siempre y cuando sean de menor cuantía y no superen la base

mínima de retención en la fuente por servicios.

Para concluir, la empresa cumple con eficiencia y eficacia las operaciones

registradas, con la normatividad establecida para su funcionamiento y desarrollo
de las actividades propias del sector. Es adecuado el manejo y control de la caja
menor, solo cabe resaltar que en base a los hallazgos encontrados
recomendamos mejorar algunas cosas buscando continuamente la optimización
de los recursos por parte de los funcionarios de las agencias.