Sunteți pe pagina 1din 3

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE

GESTIÓN DE CONTRATOS
La correcta Gestión de Contratos (Contrato, orden de Compra, Orden de Servicio, Acuerdo, etc.)
involucra: Análisis estratégico del negocio (enfocado a la optimización del presupuesto), Constante
evaluación de Riesgos y Coordinación entre equipos de trabajo. Estos 3 puntos tienden a ser
olvidados en el momento en que una organización toma la decisión de implementar un Sistema de
Gestión de Contratos, ya que existe la tendencia de delegar estos proyectos a la Gerencia de
Tecnología o Departamento de Sistemas, que normalmente se encargan del análisis y seguimiento
técnico, pero no tienen los recursos (conocimiento, información, alcance) para garantizar el
cumplimiento de los objetivos primordiales de todo Sistema de Gestión y Control de Contratos.

OB J E T IV O S
DE UN
C O NT R AT O

1. Organización y Centralización de Información: Al centralizar toda la información de los


contratos en todas sus etapas (estudio, socialización, asignación, ejecución, liquidación,
etc.), se logra evitar omisiones, falta de visibilidad y pérdida de tiempo en la búsqueda de
cualquier dato o documento.

Esto permite su organización efectiva y, en consecuencia, consolidar datos y generar nueva


información que es imposible de obtener de otra manera

2. Garantizar el Cumplimiento: Al tener cubierto el objetivo anterior, es posible garantizar el


cumplimiento de la política corporativa y la ley aplicable. Esto incluye el manual y política
de contratación, con todos las restricciones y requerimientos contractuales que se allí se
establecen. En caso de que no exista, se puede ir creando paulatinamente estableciendo
normas y controles en el sistema. De igual manera se hace seguimiento a las tareas
responsabilidades de todos los involucrados en cualquier proceso contractual
(Interventores, Auditores, Jefes de Compras, jefes de área, Gerentes de Contrato,
Abogados, proveedores, etc.)

3. Automatización de Tareas: Al tener clara la hoja de ruta de todos los procesos


contractuales, es posible sistematizar la mayor cantidad de tareas operativas, técnicas y
repetitivas, con el correspondiente control, seguimiento y trazabilidad de las mismas.
Logrando una mayor eficiencia operativa y optimizando todos los procesos involucrados,
con el consecuente ahorro en tiempo y dinero que trae una mayor productividad.
4. Lograr la mayor Confiabilidad: El resultado de operar de manera organizada y automatizada
es la excelencia, lo que para los usuarios se traduce en tranquilidad y con ello se garantiza
la continuidad del negocio de manera confiable, exacta y proactiva. Se pasa de corregir
errores contractuales y pérdidas y problemas legales generados por omisiones, olvidos e
información incompleta o inexacta, a disfrutar de una operación adecuada, con
oportunidades de mejora en todo nivel, consolidando la relación con clientes y proveedores
y optimizando la operación en general.
IMPORTANCIA DEL CONTRATO
La importancia del contrato en las relaciones comerciales radica en que se trata de un documento
escrito en el que quedan reflejadas las obligaciones y las responsabilidades que asume cada una de
las partes implicadas. Así, en el caso de que alguna de las partes lo incumpla y sea necesario recurrir
a la justicia, el proceso será mucho más sencillo, corto y menos costoso.

Por ello, en las relaciones comerciales, los contratos son algo que las empresas no deben dejar para
después, ni tampoco en manos de cualquiera. Desde el principio, todas las relaciones entre
compañías deben quedar formalizadas, pues de esta forma, todos ganan en seguridad, y se evitan
posibles gastos futuros. Estas ventajas aumentan cuando de la redacción del contrato se encarga un
abogado especialista en contratos comerciales y conocedor de la legislación vigente. Es cierto que
existen multitud de contratos estándar que pueden resultar válido en marchas circunstancias, pero,
¿cómo podemos estar seguros de ello sin la ayuda de un profesional experto? El abogado escuchará
a ambas partes y redactará el contrato que mejor refleje el acuerdo alcanzado por las partes y que
garantice la seguridad y la tranquilidad de su cliente.

En conclusión, el contrato por escrito en las relaciones comerciales entre empresas y/o entre
profesionales es fundamental para el bien de ambas partes y del propio negocio en tanto que:

 Deja constancia escrita de las características del producto o servicio prestado, así como de
las condiciones, obligaciones y responsabilidades de ambas partes.
 También evita malentendidos y reclamaciones innecesarias y, en caso de discrepancia,
siempre se puede acudir a él para zanjar la disputa.
 Al estar por escrito, no se olvidará ninguno de los puntos acordados, algo que sí puede
suceder con el contrato verbal y, por lo tanto, en más sencillo de cumplir.
 Aporta seguridad y tranquilidad a ambas partes.
 Al redactar el contrato se plantean posibles situaciones futuras que podrían llegar a ocurrir
y que, de otro modo, tal vez no se considerarían.