REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

(SG-SST)

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DESCRIPCION DEL CAMBIO -

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01 Elaboración del documento. 22-07-2019

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1. OBJETIVO

Constituir disposiciones internas en la empresa para la conformación y funcionamiento

adecuado del comité de convivencia laboral de la empresa.

2. ALCANCE

Aplica para la conformación hasta el funcionamiento del comité de convivencia laboral.

3. A QUIÉN VA DIRIGIDO

Miembros del comité de convivencia laboral.

4. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Presidente del comité de convivencia laboral

5. NORMATIVIDAD

 Ley 1010 de 2006

 Resolución 2646 de 2008
 Resolución 652 de 2012.
 Resolución 1356 de 2012 Por la cual modifica parcialmente la Resolución 652 de 2012.

6. GLOSARIO

 Acoso Laboral: Es toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un

trabajador por parte de un empleador, jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un
compañero o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia,
a causar perjuicio laboral, a generar desmotivación en el trabajo, o a inducir la renuncia
del mismo.

Se consideran como acoso laboral las siguientes conductas:

a) Maltrato: acto de violencia contra la integridad física o moral, la libertad física o

sexual y los bienes de quien se desempeñe como empleado.

b) Persecución: conducta cuyas características de evidente arbitrariedad buscan

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inducir la renuncia del trabajador.

c) Discriminación: todo trato diferenciado por razones de raza, género, origen

familiar o nacional, credo religioso, preferencia política o situación social, que
carezca de toda razonabilidad desde el punto de vista laboral.

d) Entorpecimiento: acción tendiente a obstaculizar el cumplimiento de la labor,

hacerla más difícil o retardarla.

e) Inequidad: asignación de funciones a menosprecio del trabajador.

 Desprotección: conducta tendiente a poner en riesgo la integridad de la persona

mediante órdenes o asignación de funciones sin el cumplimiento de los requisitos
mínimos de protección y seguridad para el trabajador.

7. SIGLAS

 CCL: Comité de Convivencia Laboral

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8. DESARROLLO DEL REGLAMENTO

CAPÍTULO PRIMERO
OBJETIVO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

El Comité de Convivencia Laboral tiene por objeto contribuir con mecanismos

alternativos a lo establecido en los demás reglamentos a la prevención y
solución de las situaciones causadas por conductas de acoso laboral de los
trabajadores al interior de la empresa. Dicho Comité procurará generar una
conciencia colectiva conviviente entre la Comunidad Laboral, con el fin de
promover el trabajo en condiciones dignas y justas, la armonía y el buen
ambiente laboral para todos los trabajadores, protegiendo la intimidad, la honra,
la salud mental y la libertad de éstos.

CAPÍTULO SEGUNDO
DE LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
2.1. De los miembros del Comité de Convivencia Laboral
2.1.1 Designación
Este Comité estará integrado en forma bipartita por (2 representantes del
Empleador con sus respectivos suplentes) y (2 representantes de los
empleados con sus respectivos suplentes).

Los anteriores representantes serán designados de la siguiente forma:

2.1.1.1. Representante del empleador:

Designados Directamente por la empresa

2.1.1.2. Representantes de los trabajadores:

Por votación abierta, mediante elección popular.

2.1.2 Del período

El período del Comité será de 2 años, contados a partir de la fecha de su

instalación. Los representantes de los trabajadores pueden ser reelegidos por
una sola vez de manera consecutiva.

2.1.3 Obligaciones especiales

a) Además del cabal cumplimiento de las normas contractuales, legales y

reglamentarias, los miembros del Comité deberán cumplir con las
siguientes obligaciones:

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b) Asistir puntualmente a las reuniones programadas, o excusarse

válidamente con por lo menos cuarenta y ocho (48) horas de
anticipación, para poder convocar un suplente.

c) Mantener bajo estricta confidencialidad la información que conozcan en

ejercicio de sus funciones.

d) Suscribir la cláusula de confidencialidad correspondiente.

e) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del

Comité.

f) Asumir los compromisos de capacitación necesarios para el buen

desempeño de sus funciones.

g) Llevar a cabo las tareas encomendadas por el Comité.

2.1.4 Inhabilidades
Siempre que un miembro del Comité considere que existe algún factor que
impide su actuación con la autonomía e imparcialidad necesarias, deberá
manifestarlo a los demás miembros del Comité, para que estos se pronuncien
al respecto.

En caso de que la inhabilidad sea aceptada por el resto de los miembros del
Comité, se designará un suplente por este caso en particular.
Si la persona que presenta la queja o cualquiera de los miembros del Comité
manifiesta, con razones válidas a juicio de los demás miembros del mismo,
motivos que afecten la autonomía o la imparcialidad de alguno de sus
miembros para decidir en un caso concreto de actuación del Comité, se
procederá de la misma forma que en el punto anterior.

2.1.5 Causales de retiro

Son causales de retiro de los miembros del Comité de Convivencia Laboral, las
siguientes:

a) La terminación del contrato de trabajo

b) Haber sido sujeto de la imposición de sanción disciplinaria por falta

grave, como trabajador.

c) Haber violado el deber de confidencialidad como miembro del Comité.

d) Faltar a más de tres (3) reuniones consecutivas.

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e) Incumplir en forma reiterada las otras obligaciones que le corresponden

como miembro del Comité.

f) La renuncia presentada por el miembro del Comité.

g) No ajustarse a los hechos o no actuar de forma objetiva o ecuánime.

h) Incitar a las personas involucradas a recurrir al Ministerio de trabajo o a

un juez laboral.

Parágrafo: La decisión de retiro en los casos 2, 3, 4 y 5 debe ser adoptada por

el resto de miembros del Comité, e informada a quienes lo eligieron.

2.1.6 Reemplazos temporales y definitivos

Los representantes, tanto del empleador como de los trabajadores, deberán

tener suplentes designados en la forma prevista en el numeral, los cuales,
como suplentes numéricos, serán convocados por el resto de miembros del
Comité en los eventos de ausencias temporales o definitivas de algunos de sus
miembros principales.

Parágrafo: Son suplentes numéricos los convocados en el orden de votación

en que hayan sido elegidos. En caso de requerirse la convocatoria de nuevos
miembros suplentes, estos se escogerán, en orden de votación, entre los
demás candidatos inscritos para la elección de miembros del Comité.

CAPITULO TERCERO
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

3.1 Instalación
Una vez elegidos los miembros del Comité, se procederá a la instalación formal
del Comité, y de dicha instalación se dejará constancia en un acta.

De igual manera, en este acto se absolverán los siguientes puntos:

a) Nombramiento del Presidente del Comité

b) Nombramiento del Secretario del Comité
c) Firma de cláusulas de compromisos de confidencialidad y reserva
d) Definición de fechas de reuniones según la periodicidad prevista
e) Aprobación del reglamento de funcionamiento del Comité
f) Los demás temas que los miembros quieran tratar

Parágrafo: De la instalación del Comité debe informarse a toda la comunidad

laboral.

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3.2 Funciones del Presidente del comité

a) Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y
extraordinarias y presentar los asuntos sometidos a su consideración.

b) Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma

dinámica y eficaz, dando desarrollo ordenado a los temas, según
agenda.

c) Recibir, mediante el mecanismo establecido, las sugerencias,

propuestas o comunicaciones en general, que presente la comunidad
laboral, sobre los temas propios de competencia del Comité.

d) Tramitar ante la GERENCIA las recomendaciones aprobadas en el

Comité.

e) Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada,

los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.

f) Citar a las personas que el Comité determine para efectos del

cumplimiento de sus funciones.

g) Coordinar la elaboración de las actas correspondientes a las sesiones

del Comité, preservando la debida confidencialidad.

h) Las demás que la ley, normas reglamentarias o autoridades

competentes le asignen.

Parágrafo: En caso de ausencia temporal o definitiva del presidente, el Comité

proveerá su reemplazo.

3.3 Funciones del Secretario del comité

a) Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se
describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como
las pruebas que las soportan.

b) Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la

convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y
extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.

c) Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las

quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

d) Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el

fin de establecer compromisos de convivencia.

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e) Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y

velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

f) Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del
Comité.

g) Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el

Comité a las diferentes coordinaciones de procesos involucrados.

h) Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer

seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada
una de las partes involucradas.

i) Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya

estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y
recomendaciones, los cuales serán presentados a la GERENCIA.

j) Las demás que la ley, normas reglamentarias o autoridades

competentes le asignen.

Parágrafo: En caso de ausencia temporal o definitiva del Secretario, el Comité

proveerá su reemplazo.

3.4 Capacitación para los miembros del Comité

El Comité fijará fecha para realizar una capacitación conjunta de todos sus
miembros en los aspectos más relevantes tanto de la Ley 1010 de 2006,
resolución 2646 de 2008 y resolución 652 de 2012.
Cada vez que al Comité se integre un nuevo miembro, éste deberá recibir dicha
capacitación, para asegurar su idóneo desempeño dentro del órgano.

3.5 Apoyo interdisciplinario

Para efectos del cumplimiento de sus funciones, el Comité podrá solicitar
apoyo a especialistas en diferentes disciplinas, tales como psicología y
derecho, entre otros, garantizando en todo caso la confidencialidad de los
temas allí tratados mediante la suscripción de las cláusulas contractuales
correspondientes.

CAPÍTULO CUARTO
METODOLOGÍA DE LAS SESIONES DEL COMITÉ

4.1 Clasificación de las reuniones

Reuniones ordinarias: Las celebradas mediante convocatoria previa, una vez
cada 3 meses, conforme a lo dispuesto en la resolución 652 de 2012 en su
artículo 9.

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Reuniones extraordinarias: Cuando los miembros del Comité consideren que

deben reunirse en fechas adicionales a las ordinarias, estas constituirán
sesiones de este tipo. Podrán ser convocadas por el Presidente del Comité o
por un mínimo de dos (2) miembros del mismo.

4.2 De la validez de las Reuniones

Las reuniones del Comité tendrán validez sólo cuando exista quórum, es decir
que con la asistencia del número total de representantes del empleador y de
los trabajadores.

4.3 De las actas

De cada reunión se elevará un acta en la cual se señalará la naturaleza de la
reunión, la fecha y lugar de reunión y los asuntos tratados. Toda acta deberá
ser firmada por los miembros del Comité que asistieron a la reunión
correspondiente.

Para la conservación de las actas se implementará un archivo confidencial

especial que será de libre consulta para los miembros del Comité. Este archivo
se encontrará bajo la custodia del presidente o el secretario del comité.

4.4 Decisiones del Comité

El Comité adoptará en principio decisiones por la vía del consenso; sin
embargo, en caso de no llegarse a él, las decisiones se tomarán a través del
sistema de mayoría simple. En caso de existir empate, se llamará a un
miembro suplente del Comité, de conformidad con el orden de votación, para
que con su voto se dirima el empate.

Parágrafo: Para estos efectos, el consenso es un acuerdo producido por el

consentimiento de todos los miembros.

CAPÍTULO QUINTO
DE LAS FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

5.1 FUNCIONES PREVENTIVAS

El Comité tendrá las siguientes funciones:

a) Campañas de divulgación preventivas del acoso laboral

b) Conversatorios
c) Capacitaciones sobre la normatividad y la legislación pertinentes

5.1.1 En cuanto a espacios de capacitación, el Comité podrá organizar

círculos de participación o grupos de similar naturaleza, cuyos objetivos sean:

 Brindar espacios para la evaluación periódica de la vida laboral en

función del trato digno y respetuoso.

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 Promover la construcción conjunta de valores y hábitos que promuevan

el buen trato laboral

5.1.2 Con relación a los canales de comunicación, la empresa definirá

canales de comunicación claros con el fin de:

 Permitir a los trabajadores expresar ideas, sugerencias o

preocupaciones sobre la vida laboral.

 Promover la coherencia operativa y la armonía funcional, que faciliten y

fomenten el buen trato laboral.

5.1.3 En lo que se refiere a la evaluación del clima laboral, el Comité podrá

proponer o hacer recomendaciones al respecto.

5.2 FUNCIONES CORRECTIVAS: TRÁMITE DE LAS QUEJAS POR ETAPAS

5.2.1 Recepción de la queja

El Comité recibirá y dará trámite a las quejas interpuestas por los empleados
a través de cualquiera de los siguientes mecanismos, los cuales propenden por
garantizar la confidencialidad en el proceso:

 Solicitar al colaborador el diligenciamiento del formato para Interponer

Quejas por Acoso Laboral y hacerlo llegar al comité de convivencia de la
empresa.

 Diligenciamiento y remisión del formato anteriormente relacionado al

Comité de Convivencia Laboral.

 Por la solicitud expresa dirigida a alguno de los miembros del Comité de

Convivencia, que requiera la intervención del mismo en algún asunto
particular.

 La queja deberá ser presentada por escrito, especificando la conducta

que se considera constitutiva de acoso laboral, incluyendo los nombres y
apellidos de la persona que presuntamente incurrió en los hechos, con
exposición breve, puntual y sucinta de los mismos, las fechas en que
dicho comportamiento fue cometido junto a las pruebas que
fundamenten su inconformidad.

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5.2.2 Calificación previa

De esta forma el presidente o Secretario del Comité de Convivencia Laboral

convoca al comité dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación de
la queja, con el fin de estudiar el caso.

El Comité verificara la información de la queja, revisando si las conductas

encajan en lo previsto en los artículos 2° (definición y modalidades de acoso
laboral) ó 7° (conductas que constituyen acoso laboral) de acuerdo a la ley
1010 de 2006.

Si la conclusión del Comité es que el asunto no corresponde a la legislación

sobre acoso laboral, así se lo hará saber al interesado mediante escrito
confidencial. Procurando proponer fórmulas para recomponer la convivencia
laboral si a ello haya lugar. Si por el contrario, la conclusión es que el asunto
encaja dentro de la temática del acoso laboral, el Comité deberá pasar a la
siguiente etapa del trámite, correspondiente a la verificación de los hechos.

De igual forma le corresponde al Comité analizar la caducidad de la queja, de

acuerdo a lo establecido en el Art. 18 de la ley 1010 de 2006 (Las acciones
derivadas del acoso laboral caducarán seis (6) meses después de la fecha en
que hayan ocurrido las conductas de acoso laboral).

5.2.3 Convocatoria y exploración de la queja

El Comité de Convivencia Laboral deberá revisarlas y examinarlas, debiendo

escuchar a las personas involucradas, a fin de garantizar los derechos a la
defensa y al debido proceso.

Basados en el análisis inicial de la queja, el Comité convocará en primera

instancia de manera individual al denunciante, elaborando un acta que
deberá ser firmada por los que en la reunión intervengan, considerando lo
siguiente:

Se solicitará al denunciante hacer una narración detallada de los hechos, de

ser posible por escrito, mediante la cual referirá las conductas motivo de la
queja.

En dicha narración se solicitará al denunciante aportar las pruebas que

considere procedentes, (testigos, documentos, otros).

El Comité de Convivencia Laboral determinará las circunstancias de tiempo,

modo y lugar en que se presentan los hechos. Durante la reunión individual, se

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debe establecer o definir con exactitud el cuándo, cómo, dónde y porqué se

están presentando las situaciones de acoso laboral.

5.2.4 Aspectos Probatorios

Una vez se lleve(n) a cabo la(s) reunión(es) con las personas involucradas el
Comité de Convivencia Laboral deberá decretar o señalar las pruebas
ofrecidas, con el fin de conducir la investigación pertinente de los hechos
narrados, para ello podrá convocar a testigos o valorar otras pruebas
consideradas importantes.

Valoradas todas las pruebas, el Comité procederá con la adecuación típica de

las pruebas, es decir, realizará la valoración de las mismas y determinará si
encajan en las definiciones y modalidades de acosos expresadas en el Art. 2
de la ley 1010 de 2006.

5.2.5 Convocatoria al acusado

Hecha la investigación y la adecuación de las pruebas, se procederá con la

convocatoria a la persona acusada de las conductas valoradas, para que se le
notifique formalmente la situación y pueda hacer uso del derecho a la defensa,
aportando las pruebas que considere conducentes y necesarias.

5.2.6 La Conciliación

Una vez aprobada la queja se fijará la fecha para la diligencia de conciliación,

notificando por escrito a las partes intervinientes, sobre la fecha, el lugar y el
objetivo de la reunión.

Llegada la fecha y hora las partes intervinientes, se dará inicio a la diligencia de

conciliación atendiendo el siguiente orden:

 El moderador del Comité hará una breve explicación de los motivos por
los cuales se ha convocado la reunión, la queja presentada y las partes
intervinientes en el conflicto.
 Luego dará la palabra al quejoso para que exponga los motivos por los
cuales considera haberse cometido contra él, una conducta de acoso
laboral o las diferencias que pretende conciliar.
 En los mismos términos del literal anterior se dará la palabra a la otra
parte o partes intervinientes.
 Si de la exposición de los interesados se deduce que los hechos no
constituyen una conducta de acoso laboral y/o que las diferencias
suscitadas por la misma pueden solucionarse o aclararse por vía de la
conciliación, se instará a las partes para que propongan soluciones y

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concilien sus diferencias de una forma respetuosa, amigable, dentro de

preceptos de dignidad y justicia.

5.2.7 Decisiones finales

 Si se logra un acuerdo entre las partes se levantará un acta que debe

ser firmada por los integrantes del respectivo comité de Convivencia
Laboral y por las partes intervinientes en la queja.
 El comité de convivencia realizará seguimiento al cumplimiento de las
soluciones propuestas por las partes o por el Comité de Convivencia.

Si NO se logra un acuerdo el Comité informará a la alta dirección de la

empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el
inspector de trabajo o demandar ante el juez competente.

El Comité tendrá un término máximo de dos meses para responder a una queja
por acoso laboral, contados a partir de la fecha en que la misma fue
presentada. Las vacaciones colectivas de la empresa suspenden dicho
término.
CAPÍTULO SEXTO
RELACIÓN DEL COMITÉ CON LAS AUTORIDADES

6.1 Relación con las autoridades administrativas

 Recibir y atender, a través del coordinador del Comité, las

conminaciones que le formulen las autoridades administrativas.

 Acreditando el trámite adelantado con respecto a las quejas

 Comprometiéndose a iniciar el trámite, si no ha recibida la queja

previamente.

 Acreditando las actividades pedagógicas llevadas a cabo para prevenir

el acoso laboral.

 Acreditando la realización de terapias o estrategias grupales o

institucionales para el mejoramiento del clima laboral.

6.2 Relación con las autoridades judiciales

Acreditar ante el juez que esté adelantando el trámite sancionatorio, promovido
por un ex trabajador (renuncia por acoso laboral) o por un trabajador (demanda
por acoso laboral):

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 Los procedimientos preventivos llevados a cabo en el caso específico

 Los procedimientos correctivos llevados a cabo en el caso específico
 La ausencia de conocimiento del caso, si a ello hubiere lugar

CAPÍTULO SÉPTIMO
VIGENCIA Y MODIFICACIONES

El presente Reglamento rige a partir de su publicación y podrá modificarse con

la intervención de los miembros del Comité mediante decisión adoptada a
través de una reunión especial.

Bogotá, día_ de __Mes__ del __Año____

FIRMAS
_____________________________ Presidente del Comité

______________________________ Secretario del Comité

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