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I. INTRODUCCIÓN:
El análisis de flujos surge de la necesidad de enfrentar las debilidades que
normalmente se pueden apreciar en los enfoques de cambio organizacional
planificado. Entre otras se pueden mencionar:
Los líderes del cambio no comparten un entendimiento común de los
problemas identificados en el diagnóstico.
Resistencia al cambio por apatía de la mayoría de los actores
organizacionales, a quienes les falta comprensión e interés.
Incapacidad para determinar cuáles son los problemas más importantes a
resolver en una intervención.
Los problemas se tratan en forma aislada e incoherente con el contexto.
La dificultad para aprender de las decisiones tomadas o acciones
acordadas en una intervención.
Si bien hay varios factores que pueden generar estas dificultades, en
general se puede plantear que obedecen a la falta de un procedimiento adecuado
para efectuar el cambio requerido.
Básicamente, la respuesta que ofrece se basa en la idea de que el cambio
organizacional se logra por medio del cambio del comportamiento de los
individuos, que se alcanza a través de un conjunto de mensajes coherentes que la
organización envía en cada uno de los flujos2 o dimensiones que la componen.
Esta explicación tiene como base fundamental el Modelo de Flujos
Organizacionales, marco de referencia para la comprensión adecuada y profunda
de esta técnica instrumental del cambio.
1
PORRAS, J. (1988): Análisis De Flujos: Método para diagnosticar y administrar el cambio
organizacional. Addison-Wesley Iberoamericana, México.
2
El concepto de “Flujo” es sinónimo de Dimensión Organizacional.
1
II. ANÁLISIS DE FLUJOS:
II.A. ANTECEDENTES:
Porras y Robertson (1987) plantean una tipología de teorías del Desarrollo
Organizacional (DO) en que los distintos enfoques y desarrollos teóricos se
dividen en:
1- Teorías de Ejecución
Referidas a las acciones que los agentes de cambio deben llevar a cabo para
efectuar los cambios planificados. Éstas se subdividen en:
1.1. Teorías Estratégicas
Se focalizan en las estrategias para cambiar un sistema.
1.2. Teorías de Procedimiento
Describen pasos y procedimientos para cambiar un sistema.
1.3. Teorías Básicas
Señalan una técnica particular para intervenir en un conjunto de
variables organizacionales.
2- Teorías del Proceso de Cambio
Referidas a las dinámicas o formas en que se modifican las variables
organizacionales como consecuencia de la intervención.
Considerando esta tipología, Porras señala que el análisis de flujo es una
teoría de ejecución instrumental, que establece un procedimiento en pasos para
efectuar el cambio planificado. Sus componentes se derivan del Modelo de
Investigación Acción, especificando un conjunto de variables clave para el
diagnóstico. Su principal característica es que se basa en gráficas para determinar
las relaciones entre las distintas variables a intervenir.
II.B. TÉCNICA:
1- Características
1.1. Multiplicidad de Uso. Sirve para realizar diagnósticos, planificar
intervenciones y hacer seguimientos de éstas. Es particularmente útil para
informar a la gente que está involucrada en un proceso de cambio,
reduciendo su incertidumbre y la consecuente resistencia al cambio.
1.2. Desarrollo en Base a Gráficos. Su naturaleza visual es fundamental para su
efectividad, pues es la que permite facilitar la comprensión de las relaciones
complejas que se constatan entre los problemas de las realidades
organizacionales.
2
1.3. Flexibilidad de Uso. Es adecuado y flexible para gran variedad de contextos
y marcos teóricos distintos. Además se puede usar en distintas etapas de la
intervención y con variado grado de amplitud y/o profundidad.
2- Procedimiento
Se considera que el principal problema para quien quiera o intente mejorar
el funcionamiento de una organización es la dificultad para identificar
correctamente el o los problemas fundamentales que causan mal desempeño. Por
ello, la técnica se basa en el establecimiento de un consenso clarificador respecto
a las relaciones entre los problemas que afectan a la organización y sus
miembros.
1º Formar el equipo de administración del cambio (EAC):
Se debe establecer un equipo o fuerza de tarea con miembros de los
distintos niveles jerárquicos y áreas de trabajo que están involucradas en el
proceso de cambio. Este equipo debe guiar y supervisar el proceso. Para que este
EAC sea exitoso es muy importante incluir a personas que sostienen puntos de
vista extremistas y que tenga miembros del más alto rango organizacional posible.
2º Recolección de datos:
Se requiere recopilar información sobre las deficiencias organizacionales y
listar los problemas identificados. Esto constituye una “foto” de la realidad
organizacional.
Se puede consultar las razones y problemas que conducen a un mal
funcionamiento a través de:
Entrevistas a las personas que proporcionarán opiniones útiles respecto a
los errores detectados. Los problemas que se detectan se pueden registrar
directamente en el flujo correspondiente. Consumen tiempo y dinero.
Grupos Focales en donde a los participantes se les pide que listen todos los
problemas que perciben. Luego se realiza una ronda en que cada
participante señala su propia opinión. Luego se hacen ciclos de preguntas
para poder incrementar el listado de dificultades.
Cuestionarios diseñados para detectar una amplia gama de problemas,
aplicables a una gran cantidad de personas. Limitan la clase de información
obtenible.
Observación de los miembros de la organización y de las condiciones de
sus ambientes mientras trabajan. Consume tiempo.
Registros, análisis de diversos documentos y archivos de información de la
organización. Son confiables y contienen datos históricos.
Lo que se recomienda es la combinación de al menos dos de estos
métodos.
3
3º categorización de los problemas
Se presenta la información recogida al EAC para que la categorice
adecuadamente, asignando cada problema a un flujo determinado y colocándolo
en el correspondiente Diagrama de Diagnóstico de Flujos (DDF). Esto implica que
exista profundidad en la discusión de los problemas que de ella se derivan, ya que
lo fundamental de esta fase es el logro de un “entendimiento compartido”
(consensual) respecto al diagnóstico.
Los flujos desarrollados son cuatro, a saber: Funcionamiento
Organizacional (F), Factores Sociales (S), Tecnología (T) y Ambiente Físico (A).
Como resultado de esta etapa se obtiene un diagrama de clasificación de
problemas dentro de flujos específicos (Figura 1).
4º Identificación de interconexiones
Se establecen relaciones entre los problemas detectados a través del
trazado de flechas “causales” en el diagrama. Para ello se pregunta:
¿Qué problema parece controlar o causar otros?
¿Qué problemas parecen estar relacionados con otros?
En este caso, si bien teórica y prácticamente es posible establecer
causalidades circulares o simples correlaciones sin causalidad evidente, se
fuerza al EAC que se pronuncie por una causalidad en un solo sentido. No
hacerlo vuelve al análisis de flujos inoperante y excesivamente complejo.
Cada vez que se establece una relación de causalidad, ésta se grafica en el
diagrame resultante de la etapa anterior. Se sugiere que aquellos problemas que
causan otros, se grafiquen con una línea saliendo por el lado inferior del casillero
del problema-causa y que continúe hasta llegar con una flecha en el lado superior
del casillero del problema-efecto. Con esto se ha finiquitado el diseño del DDF.
5º Análisis del Diagrama del Diagnóstico de Flujos
El EAC analiza los conjuntos de problemas resultantes, separando
síntomas de los problemas fundamentales y básicos que los provocan,
identificando además los historiales y los temas de problemas.
Síntomas. Son los problemas-efecto o resultantes más severos de un
conjunto de dificultades graficadas en el DDF. Son muy perceptibles y
reconocibles, y a menudo son causados por un gran número de otros
problemas. Se detectan gráficamente por ser casilleros llenos de flechas
que llegan por la parte superior, junto con carecer o casi no tener líneas de
salida inferior.
Problemas Básicos. Son problemas cuyos casilleros tienen muchas líneas
de salida inferior, lo que señala que su solución afectará a varios otros
más.
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Problemas Fundamentales. Son problemas que producen problemas
básicos. Gráficamente se aprecia una línea que sale del lado inferior de un
problema y que desemboca en un problema básico que causa varios otros.
Historiales de Problemas. Problemas entrelazados que afectan o
constituyen un fenómeno complejo. Tienden a se verticales y centrados
principalmente en un flujo específico.
Temas de Problemas. Conjuntos de problemas básicos, con distribución
más o menos horizontal y que representan un aspecto común.
El rol del consultor en todo este proceso será facilitar los consensos y
aclarar puntos de vista distintos, así como colaborar a mejorar la calidad de las
interacciones planteadas.
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Figura 1. Diagrama de Diagnóstico de Flujos
F1 S1 T1 A1
F2 S2 T2 A2
F3 S3 T3 A3
S4
6
Figura 2. Diagrama de Flujo de Planificación/Seguimiento
S1A
F1A
1
S2A
Tiempo (meses)
T1A
3
A1A
F2A
S3A
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III. MODELO DE FLUJOS ORGANIZACIONALES:
El Modelo de Organización de Flujos “... se basa en el concepto de que
las organizaciones son una mezcla compleja de componentes, cada uno de los
cuales es una fuente de información que influye en el comportamiento de las
personas en el trabajo. Esta información circula continuamente a través del
sistema, influyendo en cada individuo y da lugar a un comportamiento que
determina tanto el rendimiento de la organización como el desarrollo personal” (p.
34).
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principal influencia se orienta desde el entorno por sobre la organización,
siendo esta última la que hace esfuerzos concientes de adaptarse
permanentemente al entorno. Esta influencia del ambiente es interpretada y
procesada internamente en la organización desde lo que se llama propósito
organizacional.
2. Propósito de la Organización
Las organizaciones existen por diversas razones. Estas guían las
decisiones tomadas tanto por sus líderes como por el resto de sus
miembros. Las razones colectivas de la existencia de una organización se
denominan Propósito de la Organización. Otra manera de plantearlo es
señalar que el propósito es la razón de ser y existir fundamental de una
organización.
Las declaraciones respecto a la razón de existir fundamental, son más
abstractas y esenciales que las declaraciones de una misión o de las
metas, elementos propios de una planeación estratégica. También es más
amplia que una visión, que acota el deber ser ideal en plazo determinado y
que refleja el propósito. Una organización puede carecer de misión o de
visión, pero no de propósito, ya que éste permite la total existencia de la
organización, y directa o indirectamente impulsa gran parte de las
decisiones y comportamientos de sus miembros.
También existen propósitos individuales, y particularmente son relevantes
los propósitos de los directivos que deciden respecto a la organización.
Cada uno de éstos determina una parte de la organización total, pero si no
tienen un punto de vista común de su propósito, muchos de éstos decidirán
en forma relativa a los interesas de sus áreas de decisión, guiados por
criterios desconocidos. Por ello, es muy importante tomar conciencia y
explicitar el propósito de la organización.
Éste tiene dos grandes y esenciales funciones:
a) Función Interna: sirve para coordinar el diseño y las decisiones respecto
a todo flujo organizacional importante.
b) Función Externa: sirve de base para las interpretaciones
organizacionales de los cambios ambientales y la consecuente
respuesta organizacional.
En síntesis, la razón de ser de la organización es el principal elemento
integrador y coordinador de las decisiones respecto a los flujos
organizacionales y, por tanto, del cambio organizacional.
3. Medio Ambiente Organizacional: los Cuatro Flujos
En este modelo, el foco central a intervenir para producir el cambio
organizacional deseado es el medio ambiente interno de trabajo, ya que se
estima que en general es éste el que más influye en el comportamiento de
sus miembros, los que a su vez son la base del cambio organizacional
mismo (Figura 3).
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Figura 3. Medio Ambiente de la Organización
Medio
Ambiente
Propósito
Ambiente de Trabajo
Organizacional
Ambiente
Físico
Desempeño Tecnología
Organizacional
Factores
Sociales
V
Organizacional
EE ER
Miembro
Conocimientos
Comportamiento
en el Trabajo
Funcionamiento Desarrollo
Organizacional Individual
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Este medio ambiente interno se construye sobre cuatro dimensiones
básicas que determinan en gran medida el comportamiento de las personas
y en ellos se deberá intervenir para lograr los cambios deseados. Ellos son:
1) Funcionamiento Organizacional
2) Factores Sociales
3) Tecnología
4) Ambiente Físico
Éstos están en la realidad interconectados entre sí. Desde el punto de vista
del diseño de una estrategia de cambio de un sistema, la clave será diseñar
cada una de las cuatro áreas de manera tal que transmitan un mismo
mensaje a la gente acerca de su comportamiento. La pregunta del diseño
será entonces (Tabla 1):
¿Qué puedo hacer en cada una de estas áreas para intentar transmitir el
mensaje del comportamiento deseado? Mientras más consistentes sean los
mensajes planteados, el cambio será más exitoso.
En conclusión, se considera que los factores de los flujos del medio
ambiente organizacional interno influyen en el comportamiento de las
personas. Por ello, para lograr un cambio en el comportamiento, se requiere
modificar el ambiente en que se inserta el mismo. Pero, ¿cómo se explica
esto?.
4. Determinantes del Cambio Individual: Valores y Expectativas de
Eficacia Personal y de Resultados Relevantes
¿Cómo cambian las personas?
Desde el enfoque de la Teoría Cognitiva Social, se cambia el
comportamiento de las personas a través de información relevante que
conduce a cambios en sus pensamientos, creencias y expectativas, de
manera que conscientemente las personas elijan comportamientos para
lograr los factores que consideran claves (Figura 4).
Se propone considerar que:
Las personas eligen conscientemente sus comportamientos.
La información que utilizan para elegirlos proviene de su medio
ambiente, que es la fuente más poderosa de información para elegir
comportamientos y determinar sus consecuencias.
Sus elecciones conductuales se basan en:
a) Lo que consideran importante (Valores en torno a los resultados).
Cuanto más deseable sea el resultado de un comportamiento,
más se tenderá a adoptar este último.
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1. Funcionamiento 2. Factores Sociales 3. Tecnología 4. Ambiente Físico
Organizacional
12
Tabla 1. Descripción de los Componentes Organizacionales en el Modelo de
3. Sentimientos
b) La opinión que tengan sobre su capacidad de comportarse de
cierta manera (Expectativas de Eficacia, de poder o confianza
personal). Cuanta más confianza se tenga en que realmente se
puede adoptar un comportamiento, más factible será lo que
intentemos.
c) Las consecuencias que consideren que resultarán de los
comportamientos seleccionados (Expectativas de Resultado).
Cuanto más fuerte sea la relación entre un comportamiento
particular y un resultado deseado, mayor será la tendencia a
adoptar ese comportamiento.
La combinación de estos tres factores determina la probabilidad de poder
adoptar un comportamiento particular deseado, y por tanto, la posibilidad de
lograr el cambio organizacional deseado. De esta manera, es el medio
ambiente de trabajo organizacional el que envía mensajes que pueden
afectar las expectativas de eficacia, resultados y valores. Basándose en
tales señales y su impacto, la persona elige adoptar ciertos
comportamientos en el trabajo, lo que contribuye tanto a la organización
como al individuo, como se verá a continuación.
5. Resultados del Cambio Individual Exitoso: Desempeño Organizacional
y Desarrollo Individual
¿Qué se espera del cambio del comportamiento individual? Se constata que
los cambios del comportamiento individual influyen directamente sobre el
desempeño de la organización, ya sea positiva o negativamente. Asimismo,
la organización ejerce un grupo de resultados sobre los individuos, referidos
al bienestar psicológico e intelectual de éstos. Así, se especifica que el
comportamiento influye en el desempeño y en el desarrollo, pero no al
revés. Por esto, si se desea mejorar los resultados de la organización,
deberá cambiarse el comportamiento de sus miembros en la dirección
deseada (Figura 5).
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Figura 4.
Ambiente
Físico
Desempeño Tecnología
Organizacional
Factores
Sociales
Clave
V = valores
EE = expectativas de eficacia
ER = expectativas de V
resultados
EE ER
Conocimientos
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Figura 5.
EE ER
Organizacional
Miembro
Conocimientos
Comportamiento
en el Trabajo
Funcionamiento Desarrollo
Organizacional Individual
Clave
V = valores
EE = expectativas de eficacia
ER = expectativas de resultados
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III.C. SÍNTESIS DEL MODELO:
Éste “comienza considerando el impacto del medio externo sobre el
ambiente de la organización y llega hasta el propósito del sistema. El propósito
orienta el diseño de cada una de las cuatro dimensiones organizacionales
centrales. Estas dimensiones, o flujos, constituyen el ambiente de trabajo del
individuo, quien busca en él pautas para saber cuáles con los comportamientos
que con más probabilidad le pueden ayudar a llegar a donde quiere en la
organización. A partir de los indicios o señales recibidas, las expectativas o
valores de las personas se modifican y éstas seleccionan comportamientos en el
trabajo que superan o rebajan el desempeño general de la organización, así como
su propio desarrollo psicológico individual. Tanto el comportamiento en el trabajo
como el desempeño organizacional afectan a las características del ambiente de
trabajo y éste último factor también tiene impacto sobre el ambiente externo del
sistema. El ambiente externo afecta a los miembro de la organización de un modo
directo, pero generalmente fuera de los límites de la situación organizacional”
(pp.82).
BIBLIOGRAFÍA J. PORRAS
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ANEXO
1º LISTAR PROBLEMAS
2- Problemas de estructura.
8- Amenazas externas.
17
1. Funcionamiento 2. Factores Sociales 3. Tecnología 4. Ambiente Físico
Organizacional
Problemas de
Falta de Trabajo en
Estilo de Liderazgo
2º CLASIFICAR EN LOS 4 FLUJOS
Política de
Remuneración Variable
Mala Relación
Jefe-Subordinado
Compensaciones
“Insatisfactorias”
Falta de Compromiso
Falta de Desarrollo de
Competencias
Incertidumbre Laboral
Comunicación de Mala
Calidad
18
1. Funcionamiento 2. Factores Sociales 3. Tecnología 4. Ambiente Físico
Organizacional
Problemas de
Falta de Trabajo en
Estilo de Liderazgo
3º ESTABLECER CAUSALIDADES
Política de
Remuneración Variable
Mala Relación
Jefe-Subordinado
Compensaciones
“Insatisfactorias”
Falta de Compromiso
Falta de Desarrollo de
Competencias
Incertidumbre Laboral
Comunicación de Mala
Calidad
19
1. Funcionamiento 2. Factores Sociales 3. Tecnología 4. Ambiente Físico
Organizacional
Problemas de
Falta de Trabajo en
Estilo de Liderazgo
Política de
Remuneración Variable
Mala Relación
Jefe-Subordinado
Compensaciones
“Insatisfactorias”
4º CLASIFICAR TIPOS DE PROBLEMAS SÍNTOMAS
Falta de Compromiso
Falta de Desarrollo de
Competencias
Incertidumbre Laboral
Comunicación de Mala
Calidad
20
1. Funcionamiento 2. Factores Sociales 3. Tecnología 4. Ambiente Físico
Organizacional
Problemas de
Falta de Trabajo en
Estilo de Liderazgo
Política de
Remuneración Variable
Mala Relación
Jefe-Subordinado
Compensaciones
“Insatisfactorias”
Falta de Compromiso
Falta de Desarrollo de
Competencias
4º CLASIFICAR TIPOS DE PROBLEMAS PROBLEMAS BÁSICOS
Incertidumbre Laboral
Comunicación de Mala
Calidad
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1. Funcionamiento 2. Factores Sociales 3. Tecnología 4. Ambiente Físico
Organizacional
Problemas de
Falta de Trabajo en
Estilo de Liderazgo
Política de
Remuneración Variable
Mala Relación
Jefe-Subordinado
Compensaciones
“Insatisfactorias”
Falta de Compromiso
Falta de Desarrollo de
Competencias
Incertidumbre Laboral
Comunicación de Mala
Calidad
4º CLASIFICAR TIPOS DE PROBLEMAS PROBLEMAS FUNDAMENTALES
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INTEGRACIÓN DE RESULTADOS:
Síntomas Principales:
Falta de compromiso
Problemas Básicos:
Compensaciones insatisfactorias
Problemas Fundamentales:
Problemas de estructura
Amenazas externas
Estilo de liderazgo
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