Procedimiento de Elaboración de Información Documentada

Macroproceso de Apoyo Código PGI-PRO-001
Proceso de Gestión de la Información Versión 01
Procedimiento Elaboración de Información Documentada Fecha
PROCEDIMIENTO DE ELABARACION DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Responsable del Versión del Fecha de

Responsable del Proceso
Procedimiento Documento Vigencia
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
La impresión de este documento se considera Copia No Controlada
Calle 72 No. 46 - 39 Barranquilla

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TABLA DE CONTENIDO
1. INFORMACIÓN GENERAL .................................................................................... 3

1.1 OBJETIVO......................................................................................................... 3
1.2 ALCANCE ......................................................................................................... 3
1.3 RESPONSABLE................................................................................................ 3
1.4 DOCUMENTOS DE APOYO ............................................................................. 3
1.5 GLOSARIO........................................................................................................ 4
2. MAPA DE PROCESO............................................................................................. 5
3. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001:2015 ..................... 6
3.1 GUIA PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS ...................................... 6
3.1.1 Encabezado ................................................................................................ 6
3.1.2 Pie de Página .............................................................................................. 7
3.1.3 Revisión y Aprobación ................................................................................ 8
3.1.4 Indicadores ................................................................................................. 8
3.1.5 Modificaciones ............................................................................................ 8
3.2 FLUJOGRAMA DE LA ELABORACIÓN, CAMBIO O ANULACIÓN DE
DOCUMENTOS ...................................................................................................... 9
2.3 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ........................................................ 10
3. ANEXOS............................................................................................................... 11
ANEXO 1: SIMBOLOS DEL FLUJOGRAMA ......................................................... 11
ANEXO 2: FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS .... 12
ANEXO 3: FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS .... 13
ANEXO 5: ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS ............................................... 14

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1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 OBJETIVO
Establecer la metodología que permita la estandarización de los documentos

generados, recibidos y administrados por el Sistema de Gestión de Calidad de la
empresa de la empresa Calzado Alford en conformidad con la norma ISO 9001:2015
y los requisitos específicos de esta norma para el giro empresarial.
1.2 ALCANCE
Esta metodología aplica a todos los documentos generados, recibidos y administrados

dentro de las áreas de la empresa, con la finalidad de dar cumplimiento a lo
establecido en la normativa al momento de implementar el Sistema de Gestión de
Calidad.
1.3 RESPONSABLE
Gerente (Dueño de la empresa) como la persona encargada de velar por la oportuna

elaboración de todos los documentos, formatos y registros utilizados dentro o fuera de
la empresa, que se constituyen en requisitos para la implementación del Sistema de
Gestión de la Calidad.
1.4 DOCUMENTOS DE APOYO
 NTC ISO 9001:2015

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1.5 GLOSARIO
Basado en la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, este documento

tendrá las siguientes definiciones:
1. Registro: Soporte físico (papel o electrónico) que presenta resultados obtenidos

o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
2. Formatos: Documento predefinido, impreso o digital, donde se digita la

información relacionada con una actividad o proceso que facilita la recolección
de datos clave.
3. Evidencia Objetiva: Conjunto de datos que permiten evidenciar la existencia o

veracidad de algo.
4. Identificación: Método utilizado para catalogar y organizar.
5. Conservación o Protección: Forma en que se evita el deterioro o destrucción

involuntaria que invalide el registro o que no permita observar con claridad la
información que contiene.
6. Procedimiento: Paso a paso que se sigue para llevar a cabo una actividad o un
proceso donde se deberá identificar por lo menos, quién hace qué, dónde se
hace, cuándo se hace, por qué se hace y cómo se hace.
7. Proceso: Conjunto de tareas interrelacionadas, las cuales transforman

elementos de entrada en resultados.
8. Tiempo de retención: Lapso en se mantendrá el registro para efecto de

demostrar el desempeño del sistema.
9. Disposición final: Información sobre cómo se dispondrá de los registros

obsoletos y formatos y otros documentos, para su eliminación.

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2. MAPA DE PROCESO
Gestión Estratégica
Direccionamiento Sistema de Comunicaciones

Estratégicos
Estratégico Gestión de
Procesos
Calidad
Necesidades y Expectativas de Partes
Gestión Manufacturera y Gestión de Atención al Ciudadano

Ambiental
Fabricación Gestión Atención al Atención a

de Productos Ambiental Ciudadano Partes
Interesadas
Interesadas Satisfacer
Procesos
Partes
Misionales
Compras Interesadas
Relación con Gestión de
Proveedores Comercialización
Comercialización
de Productos
de Apoyo
Procesos
Gestión de la Información Gestión Jurídica y Contractual
Gestión Sistemas de Jurídica Contratación

Documental Información de Personal
Gestión Administrativa Gestión

Financiera
Gestión Administración Operación y Contable
del de Bienes e de
Talento Infraestructura Maquinaria
Finanzas y
Humano y Equipos
Contabilidad

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3. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001:2015
3.1 GUIA PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS
3.1.1 Encabezado
Sección 2 Sección 5 Sección 5

Macroproceso de XXXX Código XXX-XX-001
Sección 1
Logo
Proceso de Gestión XXXX Versión XX
Tipo de Documento + Nombre del Documento Fecha DD/MM/AA
 Sección 1: Logotipo de la empresa Calzado Alford.
 Sección 2: Se nombra a cuál de los tres (3) Macroproceso (Estratégicos,

Misionales y de Apoyo) pertenece el documento.
 Sección 3: Se menciona a cuál de los ocho (8) tipos de Procesos de Gestión

(Estratégica, Manufacturera y Ambiental, de Atención al Ciudadano, de
Comercialización, de la Información, Jurídica y Contractual, Administrativa,
Financiera y Contable) pertenece el documento.
 Sección 4: Se nombra el tipo de Documento seguido del Nombre del

Documento.
 Sección 5: Se presenta el Código del Documento. Este estará conformado por

las iniciales del Proceso de Gestión X (PGX), seguido de, la abreviatura del
Tipo de Documento (XXX), y un numero consecutivo XXX. Deberá expresarse
en Minúscula, con letra ARIAL de 9 a 10 puntos.
Para la abreviatura del Tipo de Documento, se tendrá en cuenta lo siguiente,

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M Manual
PO Política
LIS Listado
MAT Matriz
OBJ Objetivos
PRO Procedimiento
PTR Protocolos
FOR Formato
INS Instructivo
CRO Cronograma
PRG Programa
REG Reglamento
 Sección 6: Se coloca la Versión del Documento. Se crea con dos (2) campos
numéricos (XX). Deberá expresarse en Minúscula, con letra ARIAL de 9 a 10
puntos.
 Sección 7: Este apartado mostrará la fecha desde la cual se hará efectiva la

aplicación del documento.
3.1.2 Pie de Página
Sin importar el caso, el tipo de letra será Arial y el tamaño será 8 puntos, sin negrilla.
El Final de la página del documento deberá estar conformado por los siguientes datos
de la empresa:
 La nota aclaratoria que, “La impresión de este documento se considera Copia

No Controlada”.
 Información de la empresa. Esta será,
1. Dirección de la Tienda Principal: Calle 72 No. 46 - 39 Barranquilla
2. Teléfono: PBX: 3457036
3. Página web: www.calzadoalford.com.co
 Numeración del Documento: El número de página se estable con la siguiente
nomenclatura: Pagina: A de B. Esta información irá centrada.

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3.1.3 Revisión y Aprobación
En la portada de cada documento se presentará un registro de la información de

quién elaboro el documento, quién lo reviso y quién lo aprobó, de la siguiente
manera:
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Así también, deberá presentarse el registro del responsable del proceso, responsable
del procedimiento, la versión del documento y la fecha de vigencia, de la siguiente
manera,
Responsable del Versión del Fecha de

Responsable del Proceso
Procedimiento Documento Vigencia
3.1.4 Indicadores
No aplica
3.1.5 Modificaciones
Al final del documento, deberá presentarse la información diligenciada de cuál fue la

causante del cambio y el cambio que se generó. Esta información se presentará de la
forma que se muestra a continuación,
Control de Cambios en el Documento

Causa del Cambio Cambio Realizado

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3.2 FLUJOGRAMA DE LA ELABORACIÓN, CAMBIO O ANULACIÓN DE

DOCUMENTOS
INICIO
Propuesta de elaboración,
cambio o anulación de
documentos
Revisión de la propuesta
SI ¿Se NO
aprueba?
Elaboración y Corrección Anulación

revisión de del del
documentos documento documento
FIN

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2.3 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
CARGO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Propuesta de Se propone la elaboración, cambio o

elaboración, cambio anulación de un documento en dado
Gerente general
o anulación de caso que un proceso o procedimiento lo
1
documentos requiera.
Se analiza la propuesta y como resultado

Revisión de la
Gerente general se da la aprobación, corrección o
2 propuesta
anulación del documento.
Se procede a la corrección del

documento y se actualiza la versión,
Corrección del Gerente general fecha en el documento y también se
3 documento actualiza en el listado maestro de
registros.
Se continúa con el retiro del documento y

Anulación del
Gerente general se actualiza en el listado maestro de
4 documento
documentos o registros.
Una vez se ha elaborado el documento,

se realiza una revisión final por el
encargado de aprobar con el fin de
Elaboración y Gerente general
determinar que el documento cumple con
5 revisión de
los objetivos del proceso y firma en señal
documentos
de aprobación.

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3. ANEXOS
ANEXO 1: SIMBOLOS DEL FLUJOGRAMA
SIMBOLO NOMBRE
Inicio o fin del proceso
Realizar una actividad
Toma de decisión

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ANEXO 2: FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS
Macroproceso de Apoyo Código PGI-FOR-001
Listado Maestro de Documentos Internos Fecha
FECHA DE TENEDOR DE
CODIGO VERSION DOCUMENTO
VIGENCIA COPIAS

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ANEXO 3: FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS
Listado Maestro de Documentos Externos Fecha
NOMBRE DEL MECANISMO DE

PROCEDENCIA FRECUENCIA RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN

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ANEXO 5: ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS
Actualización de Documentos Fecha
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RAZONES DE LA PROPUESTA
NOMBRE FIRMA

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Página 1 de 1

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Responsable del Versión del Fecha de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Procedimiento Elaboración de Información Documentada Fecha

1. INFORMACIÓN GENERAL .................................................................................... 3

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Procedimiento Elaboración de Información Documentada Fecha

Establecer la metodología que permita la estandarización de los documentos

Esta metodología aplica a todos los documentos generados, recibidos y administrados

Gerente (Dueño de la empresa) como la persona encargada de velar por la oportuna

1.4 DOCUMENTOS DE APOYO

 NTC ISO 9001:2015

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Procedimiento Elaboración de Información Documentada Fecha

Basado en la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, este documento

1. Registro: Soporte físico (papel o electrónico) que presenta resultados obtenidos

2. Formatos: Documento predefinido, impreso o digital, donde se digita la

3. Evidencia Objetiva: Conjunto de datos que permiten evidenciar la existencia o

4. Identificación: Método utilizado para catalogar y organizar.

5. Conservación o Protección: Forma en que se evita el deterioro o destrucción

7. Proceso: Conjunto de tareas interrelacionadas, las cuales transforman

8. Tiempo de retención: Lapso en se mantendrá el registro para efecto de

9. Disposición final: Información sobre cómo se dispondrá de los registros

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Direccionamiento Sistema de Comunicaciones

Gestión Manufacturera y Gestión de Atención al Ciudadano

Fabricación Gestión Atención al Atención a

Gestión de la Información Gestión Jurídica y Contractual

Gestión Sistemas de Jurídica Contratación

Gestión Administrativa Gestión

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3. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001:2015

3.1 GUIA PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS

Sección 2 Sección 5 Sección 5

 Sección 1: Logotipo de la empresa Calzado Alford.

 Sección 2: Se nombra a cuál de los tres (3) Macroproceso (Estratégicos,

 Sección 3: Se menciona a cuál de los ocho (8) tipos de Procesos de Gestión

 Sección 4: Se nombra el tipo de Documento seguido del Nombre del

 Sección 5: Se presenta el Código del Documento. Este estará conformado por

Para la abreviatura del Tipo de Documento, se tendrá en cuenta lo siguiente,

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Procedimiento Elaboración de Información Documentada Fecha

 Sección 7: Este apartado mostrará la fecha desde la cual se hará efectiva la

3.1.2 Pie de Página

 La nota aclaratoria que, “La impresión de este documento se considera Copia

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