EXCEL

Excel es una hoja de cálculo que posee una gran capacidad y facilidad de uso

Excel permite organizar y analizar datos en hojas de cálculo, gráficos y

mapas, permite hacer previsiones futuras y hacer análisis e hipótesis con
distintos escenarios.
escenarios

Una Hoja de cálculo es una matriz rectangular de columnas y filas. La

intersección de ellas se llama Celda. Hay en total 256 columnas que se
identifican desde la A hasta la IV. Las filas se numeran hacia abajo, de la 1
hasta la 65.536, luego una celda se identifica con una letra y un número
Cuando comenzamos a trabajar por primera vez en una hoja de Excel, se
destaca más que las otras, esta es la CELDA ACTIVA
Para comenzar a trabajar con Excel, la aplicación la podrá iniciar de diferentes
maneras:
•Desde
D d ell menú ú Inicio,
I i i programas y hacer
h un clic
li en Microsoft
Mi ft Excel.
E l
•Con la Barra de acceso directo de Office.
•Desde un icono de acceso directo en el escritorio.

Cuando se elige Nuevo en el menú Archivo aparece el siguiente cuadro de

diálogo que permite seleccionar UN LIBRO nuevo de trabajo.
LA VENTANA EXCEL

La ventana de EXCEL es el elemento principal de trabajo y tiene

características especiales que se señalan a continuación.
 Barra de Fórmulas

Columnas
Celda activa 256 Barra de
Puntero de Herramientas
celda
Menú
Filas 65.536

Barras de
Botones de desplazamiento desplazamiento
de etiquetas

Etiquetas

5
BARRA DE MENÚS
La barra de menús es una barra de herramientas especial situada en la
parte superior de la pantalla.

BARRAS DE HERRAMIENTAS
Estas barras están formadas por un conjunto de botones que permiten
realizar operaciones frecuentes en forma rápida.
INGRESAR DATOS

Para ingresar datos en la hoja de cálculo es necesario tener activada la celda

correspondiente, haciendo clic sobre ella. Cuando termine presione Enter.

Los datos se almacenan en las celdas teniendo en cuenta que su longitud no

puede exceder de 32.000 caracteres y que una celda sólo puede almacenar
un dato cada vez.

EXCEL admite los siguientes tipos de datos: Texto, Números, Fecha / Hora,
Fórmulas.

EXCEL considera como texto los datos que incluyan cualquier carácter.

Si un número quiere ser considerado como texto, no operable, debe anteponérsele

una comilla delante (‘).

Si se quiere introducir texto en una fórmula se debe introducirlo entre comillas (“).
El texto aparecerá por defecto alineado a la izquierda.
izquierda
En el caso de los números, estos son los dígitos del 0 al 9 y caracteres especiales
como +, -, ( ), /, $, %.

Debe considerar que el programa ignora el signo + delante de un número, pero es

obligación colocar el signo menos ( - ) si este es negativo.

BARRA DE FORMULAS
Importante en el trabajo en una hoja de cálculo es la creación de fórmulas, ya
que estas son la base para realizar cálculos.
cálculos

Las fórmulas son la combinación de valores, operadores, nombres de rango o

referencias de celdas con contenido numérico, escritos en una secuencia lógica,
para que produzcan un resultado
resultado.
Una fórmula está compuesta por dos partes claramente definidas:

•Datos
D t yOOperadores
d

Los datos pueden ser Números, Referencias de celdas, Nombres de rango,

Funciones.
Operadores pueden ser:
•Matemáticos
. Sumar ( + )
. Restar ( - )
. Multiplicar ( * )
. Dividir ( / )
. Potencia ( ^ )
. Porcentaje ( % )

•Lógicos
. IIguall ( = )
. Menor ( < )
. Menor o igual ( <= )
. Mayory (>)
. Mayor o igual ( >= )
. Distinto que ( <> )
La prioridad que se da a los operadores es la siguiente, tomando en cuenta que
dará máxima prioridad a cualquier operador si se le coloca entre paréntesis y
que si dos operadores tienen la misma prioridad operará comenzando de
que,
izquierda a derecha.

Prioridad 1 %
Prioridad 2 ^
Prioridad 3 *y/
Prioridad 4 +y–
Prioridad 1 =
Prioridad 2 <
Prioridad 3 >
Prioridad 4 <=
Prioridad 5 >=
Prioridad 6 <>
L sintaxis
La i t i ded las
l fórmulas
fó l es la
l siguiente:
i i t

Si se introduce un número con una longitud superior a la celda, este se

mostrará en formato científico ((1,2
, E3 +3).
)

FORMULA SIGNIFICADO
=A1
A1 + A2 Suma el contenido de la celda A1 y de la celda
A2.
=SUMA(B2:B8) Calcula el total del contenido de las celdas
desde B2 a B8.
=B1*5%
B1*5% C l l ell 5 por ciento
Calcula i t del
d l contenido
t id de d lal
celda B1.
=AHORA() + 10 Suma la fecha actual.
=PROMEDIO(SALARIO) Calc
Calcula
la la media del rango nombrado como
salario.
Introducir una fórmula

EXCEL, al introducir una fórmula mostrará en forma automática su

resultado.
lt d El procedimiento
di i t para introducir
i t d i la l fórmula
fó l es ell siguiente:
i i t

• Seleccione la celda en la que se ingresará la fórmula.

• Escriba el signo
g igual
g ( = ), p
para activar la barra de fórmula.
• Ingrese los datos ya sea numéricos, texto u otro.
• Valide la fórmula haciendo clic en el botón de validación de la Barra de
fórmula o simplemente oprimiendo ENTER.

Para modificar el contenido de una celda debe pulsar la tecla F2, con ello
activa la barra de fórmulas.
MENSAJES DE ERROR
C
Cuandod ell programa no puede d ejecutar
j t lal acción
ió que se desea
d realizar,
li
cuando se escribe una fórmula, se visualiza un mensaje de error en la celda
donde se ha producido dicho error. Debe tomar en cuanta que de acuerdo al
desarrollo de la formula,, el origen
g del error p
puede estar en alguna
g otra celda
de la hoja.

La siguiente tabla muestra los errores y sus posibles causas:

ERROR SIGNIFICADO
###### La formula produce un resultado más largo que el ancho de la celda. No es un error, sino la indicación de
que hay que ampliar el ancho de la celda.
#¡DIV/0! Se intenta realizar una división por 0.
#N/A La celda no tiene contenido.
contenido
#¿NOMBRE? El nombre utilizado en la fórmula no es conocido por EXCEL.
#¡VALOR! En una fórmula matemática se ha incluido una celda que contiene texto o el operador es incorrecto.

#¡REF! Se ha borrado una celda o rango de celdas cuyas direcciones están incluidas en la fórmula de la celda que
muestra el mensaje.
j
#¡NULO! Especifica una intersección no válida de dos áreas.
#¡NUM! Un argumento de la fórmula matemática es incorrecto.
Códigos de formato de número.
Ejemplos de formato:

0 Especifica el número de cifras a la derecha y a la izquierda del número

decimal mínimo
# Especifica el número de cifras opcionales a cada lado del punto
decimal
? Especifica el número de espacios a dejar a cada lado del punto decimal
con el fin de alinear el punto decimal con menos cifras.
. Especifica el lugar del separador de miles.
, Especifica el lugar del separador decimal.
$ + - () / : Especifica el carácter literal a visualizar.
* Especifica que el carácter siguiente a * sea repetido a fin de llenar el
espacio no utilizado en la celda.

Para mostrar
1234,59 como 1234,6 ####,#
8,9 como 8,900 #,000
12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #,0#
5,25 como 5 ¼ y 5,3 como 5 3/10 #???/???
OPERACIONES CON RANGOS

Los rangos en una hoja son la selección de un conjunto de celdas. Una celda
es el rango mínimo y una hoja completa es el máximo. Los rangos pueden
definirse de cualquier tamaño.
tamaño

El gráfico siguiente muestra distintos modelos de rangos.

REFERENCIAS.

Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos

de fórmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a
celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda
donde tenemos la formula.

Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula

escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el
contenido de A1 y el contenido de B1.

Existen 3 tipos de referencias:

Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la
formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las
hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de
la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.

Supongamos el ejemplo:

A B

1 15 20

2 =A1+2 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la

derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2 . Lo que variará es
la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará
el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila
hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la
fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior
Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia
la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.

Supongamos el ejemplo:
A B

1 15 20

2 =$A$1+2 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la

derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila
encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2 .
Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias,
podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.

Supongamos el ejemplo:
A B

1 15 20

2 =$A$1+2 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la

columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al
no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila
cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 .

Supongamos el ejemplo:
 A B

1 15 20

2 =A$1+2
A$1 2 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila

aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el signo $
delante de la columna, al copiarla una columna más a la derecha la columna
cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2 .
COMO CAMBIAR EL TIPO DE REFERENCIA

Una opción para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre
l diferentes
los dif t tipos
ti d referencias
de f i que existen
i t y la
l que más
á nos interesa
i t en cada
d
momento es hacerlo a mano.

Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la celda

con la columna y la fila (A2, B3, D1...).

Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a
la columna y a la fila el signo $ ($A$2,
($A$2 $B$3,
$B$3 $D$1...).
$D$1 )

Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre
relativa y absoluta por
p tanto pueden
p ser de este tipo
p ($A2,
( B$3, $D1...).
)
REFERENCIAS A OTRAS HOJAS O LIBROS

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir

referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.

Referencia a otras hojas.

Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja
seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda.
celda
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que tome la celda A2 de la
hoja Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia
í de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2,
sería 2 habría
í que encerrar el nombre
de la hoja entre comillas simples ' '.
Referencia a otros libros.

Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del
libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver.

Por ejemplo: '[presupuesto

[presupuesto 2003]Hoja1
2003]Hoja1'!B2
!B2 esta referencia indica que la celda se
encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2.

Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que
incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.
Para dar nombre a una celda, debemos acceder por el menú Insertar -> Nombre
->Definir...
D fi i o pulsar
l l combinación
la bi ió de
d teclas
t l Ctrl+F3.
Ct l F3
Se abrirá el cuadro de diálogo Definir nombre como vemos en la imagen.
En el recuadro Nombres en el libro: escribimos el nombre que le queremos dar a
la celda.
En Se refiere a: escribimos la referencia de la celda como vemos en la imagen.
Es importante escribir el signo igual y utilizar referencias absolutas ($A$1).
Excel rellena de forma automática el cuadro Se refiere a: con la referencia de la
celda activa,
activa por lo que es más cómodo posicionarse primero en la celda a la cual
queremos asignar un nombre y luego abrir el cuadro de diálogo Definir nombre,
así ya tendremos el cuadro rellenado con la referencia correcta