TIPOS DOCUMENTALES VALORACION
DOCUMENTAL
HISTORIAS LABORALES Son unidades documentales
complejas, en su interior hay
afiliaciones a seguridad
social, memorandos,
contratos, ascensos, entre
otros. Por ello tienen valores
administrativos, fiscales,
técnicos, legales y/o
contables
ACTAS DE JUNTAS Estas se conservan porque
DIRECTIVAS allí se plasman las
principales decisiones que
cambian el rumbo de la
compañía. Por eso tienen
valor administrativo, fiscal,
legal y contable
LIBROS CONTABLES Tienen valor contable,
administrativo, técnico, legal
y fiscal, se conservan porque
son un requerimiento de las
entidades de control.
CONTRATOS Es un documento original de
carácter administrativo, legal,
fiscal y contable, ya que sirve
como testimonio ante la ley
por que justifica el gasto
público, además de
comprobar que se recibió o
proporciono un bien o
servicio
INFORMES Contiene información de
valor administrativo, jurídico,
legal, fiscal y contable, por
cuanto informan los estados
de la empresa
NOMINAS La información laboral
relacionada con la nómina,
son todos los documentos
que se generan durante la
relación laboral e identifican
pagos realizados al
trabajador o entidades a las
cuales se encuentra afiliado
JUAN CARLOS PINZON RAMIREZ
DISPOSICION FINAL
Luego de su última consulta
se puede conservar hasta 90
años
Una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo de
gestión se transfiere al
archivo central, se digitaliza
con fines de consulta,
cumplido su tiempo en el
archivo central se transfiere
al archivo histórico
El Código de Comercio
dispone que los empresarios
deben conservar sus libros
de contabilidad,
correspondencia,
documentación y justificantes
concernientes a su negocio,
debidamente ordenados,
durante seis años, a partir
del último asiento realizado
en los libros
La Ley Orgánica 7/2012, de
27 de diciembre, recomienda
guardarla durante 10 años
Una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo de
gestión y central se transfiere
al archivo histórico en su
soporte original, la
conservación obedece al
cumplimiento de la Circular
003 de 2015 de AGN
Tiempo de retención
documental recomendado:
80 años. Los primeros dos
años en el archivo de gestión
y 78 años en el archivo
central de la empres