Forma

Una forma es un instrumento de comunicación administrativa impresa generalmente en papel

o similares. Contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que
convencionalmente se llama variable

LOS FORMULARIOS

También son conocidos como formas o formulas, son instrumentos admirativos que pueden
ayudar al empleado en la ejecución de sus tareas. Es un documento impreso que contiene
información estructurada “fija” sobre un determinado aspecto, para ser complementada con
información “variable” según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. Es un
medio de recolectar datos que posteriormente serán transformados en una información
deseada y detallada, sobre un tema determinado.

DISEÑO DEL FORMULARIO

Para realizar un formulario hay que tener presente, si la rutina que se va a favorecer con la forma
es necesaria e indispensable para algún sistema de trabajo importante de la organización. Se
debe evitar la sobre carga de documentos y papeleo innecesarios. La ausencia de u formulario
es un inconveniente, así como lo es el exceso de estos.

La clave está en incorporar formularios solo a las tareas rutinarias claves y necesarias para los
procesos de trabajo, que muestra una considerable repetitividad por unidad de tiempo y que la
información que se maneje sea abundante y de cuidado. También se debe considerar, el objetivo
que persigue el formulario. El objetivo origina el nombre del formulario, determina el “cuerpo”,
es decir el conjunto de variables a incorporarle y el orden de prioridad que deben tener para el
uso.

El diseño de los formularios depende de dos características principales:

Consideraciones en cuanto a su función

Título: deberá ser descriptivo de su función. Se debe evitar las palabras que no reflejen el real
significado del formulario, ya que las personas usuarias de este se sentirán confusas.

Disponer el orden de la información: no hay reglas con respecto al orden de la información en

un formulario porque un número de factores variables condicionan a cada uno. El investigador
se verá requerido a considerar una serie de tópicos en relación con cada formulario establecido
por él. Entre estos se encuentran:

Según el formulario vaya a ser archivado así afectará la localización del medio de identificación.

El formulario debe tener lógica en su disposición de la información

Quién diseñe el formulario deberá establecer también consideraciones que de estética en

cuanto al aspecto y de economía en cuanto al espacio.

Tener en cuenta las maquinas y equipos que utilicen o archiven los formularios así como también
otros formularios que puedan ser incluidos en el procedimiento general

El número de copias que haya que hacer: ya que hay distintos tipos o modo de disposición de
formularios de oficina, tales como: individuales, conjunto de formularios o formularios
continuos.
Consideraciones físicas.

Papel: debe ser adecuado al propósito perseguido por él.

Tipo de letra de impresión: se debe evitar el empleo de más de un tipo de impresión o dos a lo
sumo en cualquier hoja impresa.

Espacios: significa la sincronización del formulario y el medio de trascripción.

Tinta: la tinta utilizada deberá contribuir a establecer contraste con el papel y dar una impresión
clara uniforme y suave.

CONTROL DE FORMULARIOS.

La función básica del control de formulario es mejorar procedimientos y métodos de trabajo por
medio de mayor simplicidad en el diseño del formulario, mayor facilidad en la anotación y uso
de la fecha, adhesión estricta a normas reconocidamente útiles. Los objetivos de un programa
de control de los formularios pueden ser: eliminación de los formularios innecesarios,
perfeccionamiento en el diseño de los formularios, economía en la producción, distribución y
uso de los formularios, análisis de los formularios en relación a los procedimientos y métodos.

Para establecer un sistema adecuado de control de los formularios es necesario designar una
unidad central o disponer de una persona de alta categoría que ejercite esta función. Esta unidad
estará a cargo de aprobar formularios que vayan a reimprimirse o que se vaya a realizar cambios,
además de considerar una revisión periódica de los formularios almacenados.

Definición de forma impresa:

Es una ficha, hojas, tiras continuas de papel, o digitales, las cuales contienen información fija,
además de espacios en blanco para incluir información variable.

Objetivos de la forma impresa:

Aclarar qué información debe obtenerse y comunicarse.

Proporcionar una ubicación o localización específica para cada uno de los datos que se
necesitan, facilitando así el ingreso de la información, su procesamiento y empleo posterior.

Facilitar la utilización de copias múltiples lo cual da a menudo como resultado una enorme
simplificación en los procedimientos.

Identificar los requisitos y facilitar su archivo y referencia futura.

Diseño de las formas impresas:

Se debe diseñar la forma impresa muy sencilla, de manera que permita ajustarse perfectamente
al procedimiento de la cual hace parte.

Principios que orientan el diseño:

Las formas deben ser fáciles de leer, de diligenciar y agradables.

Ciclo de operaciones para el diseño:

Verificación y determinación de los objetivos de la forma impresa.

Familiarizarse profundamente con el procedimiento para el cual se emplea la forma impresa.

Establezca con certeza.

¿Por qué se necesita la forma?.

¿Se puede modificar una forma impresa existente, con el fin de adecuarla al nuevo objetivo?.

¿Algunos de los contenidos pueden eliminarse?.

¿La secuencia actual de operaciones puede modificarse ventajosamente?.

El valor que se les da a los inventarios es uno de los problemas con que tiene que enfrentarse el
administrador financiero de la empresa, tanto durante el transcurso de un período de
operaciones como al final del mismo. La valuación sirve para establecer el costo de ventas, el
costo de producción y la utilidad de un ejercicio operativo, así como también, para determinar
la situación financiera de la empresa en un momento de-terminado. Productos iguales pueden
comprarse o producirse a diferentes cos-tos.

Consecuentemente, el administrador financiero, afronta el problema de determinar qué costos

deben aplicarse a los artículos que se han vendido y qué costos se deben asignar a los bienes
que permanecen en el inventario.

una omisión es una renuncia a realizar o expresar algo. Una persona que omite contar algo
guarda para sí información que no quiere compartir. De forma similar, un sujeto que omite
realizar una cierta acción ha decidido no cumplir con algo que, por algún motivo, debería haber
hecho.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas
de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos

necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al

funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la
evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que
el trabajo se està realizando o no adecuadamente.
Procesos automáticos y procesos controlados

Procesos controlados: gran carga de la memoria de trabajo. Aritmética mental, ajedrez, ...

Procesos automáticos: requieren poca atención y poca carga de la memoria de trabajo. Conducir
(resultado del entrenamiento)

Los procesos automáticos son como programas compilados

Son disparados por patrones de información activa

Muchas habilidades cognitivas, perceptuales y motoras requieren una mezcla de procesamiento

automático y controlado. Los procesos controlados mantienen los objetivos y permiten
adaptarase a nuevas situacione que previamente no pudieron automatizarse. Las componentes
de baja nivel son procesos automáticos. Se han propuesto varias etapas en el aprendizaje de
habilidades:

Etapa interpretativa. Descubrimiento de los aspectos relevantes de la tarea. Almacenamiento

de conocimiento declarativo que debe ser interpretado por procedimientos generales. Posible
desbordamiento de la memoria de trabajo por los procesos interpretativos

Etapa compilada. Partes de la habilidad son compiladas en procedimientos específicos a la

habilidad (producciones). Las necesidades de memoria de trabajo son menores ya que no se
interpreta conocimiento declarativo

Etapa automática. Se ha observado que la mejora en la realización de la tarea continua después

de haber adquirido los procedimientos específicos. El mecanismo de automatización parece ser
de refuerzo

Conocimiento declarativo y procedural

El aprendizaje de habilidades cognitivas involucra el almacenamiento en la memoria a largo

plazo de conocimiento procedural (producciones). Algunos aspectos del aprendizaje sugieren
una fuerte distinción del conocimiento declarativo almacenado de forma proposicional-
esquemática

El nuevo conocimiento declarativo se almacena con facilidad (al contrario la compilación y

automatización de una producción requiere mucho tiempo)

Parece haber muchas rutas de activación de la memoria declarativa (al contrario las
componentes de una habilidad son activadas en condiciones muy precisas)

Evidencias neuropsicológicas para la distinción entre conocimiento declarativo y procedural (ver

sección gif)