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UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN


MICROSOFT PROJECT

Guía Práctica N° 3
Microsoft Project 2016

I. DATOS INFORMATIVOS
1.1. Nombre de la asignatura : Microsoft Project 2016
1.2. Semestre Académico : 2018-I
1.3. Tipo de Ciclo : Intensivo Enero
1.4. Escuelas Profesionales : Administración, Contabilidad, Economía, Estomatología, Ingeniería
Industrial, Medicina Humana y Psicología.
1.5. Nombre del docente : Ing. Gonzalo García Linares
Ing. Mary Isabel Pezo Carlotto
Ing. Susan Guzman Chirinos
Mgt. Ilse Sandra Moreno Torres
Ing. Audric García Holgado
Ing. Milner Palomino Nuñez Del Prado
Ing. Cesar Rolando Licona Arizabal
Ing. Abelardo Lovón Bautista

II. COMPETENCIAS A CONSEGUIR

El Estudiante podrá conocer el software de gestión de proyectos MS Project 2016 en apoyo del control de
sus proyectos en planificación, seguimiento, comunicación con los miembros del equipo y presentación de
informes como Diagramas de Gantt y Diagramas de Red

III. CAPACIDAD

Define el calendario, tareas, hitos, recursos y asignaciones de un proyecto de cualquier categoría; manejo
de fases aplicadas dentro de los cinco grupos de procesos usando el Microsoft Project 2016.

IV. FUNDAMENTO TEÓRICO


1. AFINAMIENTO DE TAREAS
1.1. Estadísticas.
Para ver estadísticas del proyecto (duración, porcentaje completado, etc.): debemos seguir los
siguientes pasos
1. Seleccionamos la pestaña “proyecto” y luego el comando Información del proyecto

2. Aparece la ventana denominada Información del proyecto donde seleccionamos el botón


estadísticas

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3. Finalmente tenemos la ventana de estadísticas donde podemos ver

1.2. Optimización de tareas.

1.3. Método de la Ruta Crítica (CPM).


Para hacer un seguimiento efectivo del progreso del proyecto se han utilizado técnicas conocidas como
Gestión de ruta crítica (CPM) y Técnicas de revisión y evaluación de programa (PERT). Eran similares y
ahora a menudo encontrará la técnica referida como: CPM / PERT.
Todas las tareas son importantes, pero solo algunas de ellas son críticas. La ruta crítica es una cadena
de tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha de finalización del proyecto. Si una tarea de
la ruta crítica está retrasada, se retrasa todo el proyecto.
Para mostrar la ruta crítica debemos seguir los siguientes pasos:
1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.
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2. Haga clic en Formato y seleccione la casilla de verificación Tareas críticas.

3. Ahora, las tareas de la ruta crítica tienen barras de Gantt rojas.

1.4. Holgura total y libre.


Como veremos, conocer la holgura de las tareas puede ayudarnos a optimizar la planificación de los
proyectos.
La holgura de una tarea se define como el tiempo que esta puede atrasarse sin afectar el plazo total
del proyecto. Como se puede ver en el siguiente cronograma, la tarea 3 está prevista para empezar el
día 08/01/2018, pero podría empezar el 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17 o 18 sin afectar a la fecha final
del proyecto. Por ello decimos que la tarea 3 tiene una holgura de 10 días.

Este concepto está directamente relacionado con el camino crítico realizado en el punto 3.3, ya que
por definición este está formado por las tareas que no tienen holgura, de tal forma que cualquier atraso
en ellas supone un atraso en el proyecto.
De forma similar podemos definir la holgura de un proyecto como la diferencia entre la fecha de
finalización más cercana (definida por el camino crítico) y la fecha límite de finalización (habitualmente
impuesta por limitaciones externas). En este caso una holgura negativa indicará que no cumpliremos
la fecha límite, por lo que deberemos buscar formas de comprimir el cronograma, o estaremos delante
de un proyecto imposible
Cuando hablamos de la holgura de una tarea, podemos distinguir dos tipos:

Holgura total: Sería el tiempo que una tarea puede atrasarse sin afectar la fecha de finalización del
proyecto. En el ejemplo anterior la tarea 3 tiene una holgura total de 10 días.

Holgura libre: Sería el tiempo que una tarea puede atrasarse sin afectar la fecha de inicio de las
siguientes tareas. En el ejemplo anterior las tareas 6 y 7 tienen una holgura total de 7 días, ya que de
atrasarse más tiempo afectaría al inicio de la tarea siguiente.

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Formalmente la holgura se define como la diferencia entre las fechas de Inicio Tardío e Inicio
Temprano, o de Final Tardío y Final Temprano; las cuales se encuentran de la siguiente forma:

Las fechas de Inicio y Final Tempranos se encuentran recorriendo el cronograma de inicio a fin,
situando todas las tareas en la primera fecha que estas puedan empezar de forma compatible con sus
dependencias.

Las fechas de Inicio y Final Tardías se encuentran recorriendo el cronograma de fin a inicio, situando
todas las tareas en la última fecha que estas puedan empezar de forma compatible con sus
dependencias.

1.5. Diagrama de red del proyecto.


Un diagrama de red es una forma gráfica de ver tareas, dependencias y la ruta crítica del proyecto. Los
cuadros (o nodos) representan tareas y las dependencias se muestran como líneas que conectan esos
cuadros. Después de cambiar las vistas, puede agregar una leyenda, personalizar la presentación de
los cuadros e imprimir el diagrama de red.
Para poder visualizar el diagrama de red debe ir a la pestaña Vista y seleccionar el comando Diagrama
de Red

Una vez realizado este procedimiento Microsoft Project mostrara el diagrama de red:

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1.6. Fechas límite.


Una fecha límite es una fecha que indica cuándo desea completar una tarea. Si supera la fecha límite y
la tarea no se ha completado, Project muestra un indicador. Una fecha límite también se muestra como
una flecha en la vista de diagrama de Gantt.
Microsoft Project definir una fecha límite para la realización de una tarea, imaginemos que la tarea
“Estudio de mercado" tiene una duración de 10 días y tiene como fecha límite el 22 de febrero, si la
tarea comienza el 8 de enero, la fecha de finalización es el 19 de febrero, esto supone que tenemos
tres días de margen hasta la fecha límite, aun así le establecemos a la tarea la fecha límite del 22 de
febrero, ¿cómo?

a. Ingresar a la pestaña “Tareas”.


b. Seleccionar la tarea que se desee adelantar o posponer
c. Clic sobre la herramienta “información de tarea”

d. Luego, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo

e. Seleccionamos la pestaña "Avanzado"


f. En el campo Fecha Límite seleccionamos la fecha, en nuestro caso el día 22 de febrero y damos
clic en aceptar

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g. Microsoft Project mostrara la fecha límite para la tarea

1.7. Dividir tareas.


Generalmente ciertas tareas de un proyecto demandan una pausa en su ejecución, para luego de un
cierto tiempo reanudar su ejecución. Microsoft Project, nos permite programar esta pausa mediante
la opción “dividir tareas”.
Para dividir tareas se debe seguir el siguiente procedimiento:
a. Ingresar al menú “Tareas”.
b. Hacer clic sobre la herramienta “dividir tareas”.

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c. Ubicar el mouse sobre la tarea a dividir y manteniendo presionado con el clic izquierdo recorrer
la barra del diagrama de acuerdo a requerimiento.

V. REFERENCIAS
Chatfield, C., & Johnson, T. (2016). Microsoft Project 2016 Step by Step. Redmond, Washington: Microsoft
Press.

Coltell, O., & Chalmeta, R. (2005). Diseño de Proyectos con MS Project. Madrid: Universitad Jaume.

Fernández Rodríguez, N. (2002). Manual de proyectos. Andalucia: Junta de Andalucia.

Gómez Arias, R. (2009). Manual de Gestión de Proyectos. Antioquia: Universidad de Antioquia.

PCManagement. (2000). Planificación de Proyectos mediante Microsoft Project. España: PCManagement.

Reca Elvira, J. (2016). Gestión de Carteras de Proyectos con Microsoft Project. Valladolid: UNIVERSIDAD DE
VALLADOLID.

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