CONFECCIONES S.

A
CREACIÓN Y ACTUALIZACION DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Presentado por: STEPHANIA ALZATE CORREA
Instructor virtual: SANDRA MILENA GARZON BELTRAN
Curso: Documentación de un sistema de gestión de la calidad – NTC ISO 9001

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de

vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar
y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar

la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de
emisión también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la

Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el

procedimiento de control de la información documentada o montar los
procedimientos operativos?
Si yo fuera el asesor de calidad primero montaría el procedimiento de control de la
información documentada con el fin de dejar la estructura que se va a utilizar para
la creación o modificación de archivos, y la forma como se va a realizar su
identificación. Y una vez ya tenga aprobado dicho procedimiento, procedo con la
gestión de los procedimientos operativos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta

El procedimiento de control de la información documentada corresponde al

area de calidad, ya que según la norma NTC ISO 9001, en el sistema de
gestión de calidad se debe realizar control de la documentación de la
compañía.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información
documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato,
y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al

procedimiento mencionado en el punto anterior.

OBJETIVO
Establecer los requisitos y directrices para el control de los documentos y registros
locales internos, así como los pasos a seguir para su creación, revisión y
aprobación, identificación, divulgación y control de cambios; con el fin de darles
legitimidad, disponibilidad, actualización permanente y conservar la historia de los
mismos.

UNIDADES RESPONSABLES
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano
DESCRIPCION DEL PROCESO
Las directrices para la gestión documental serán definidas para los siguientes
tipos de documentos:
• Políticas (PL)
• Procedimiento Organizativo (PO)
• Instructivo de Operación (IO)
• Manual Sistemas de Gestión (MA).
CREACIÓN
El proceso que detecta la necesidad de creación/modificación de un documento
revisa en el repositorio de información de la compañía, si existen documentos
anteriores que traten o contengan el tema a documentar y determina si es
necesario modificarlos o eliminarlos. Establece la asociación del documento en la
taxonomía procesos definida por la compañía y define el tipo y alcance del
documento. En caso de que no se encuentre la relación o de no tener claridad al
respecto, consulta con la Unidad de Calidad o la Unidad de Organización
correspondiente. Adicionalmente debe analizar la afectación en la caracterización
del proceso(s) en la cual estaría el documento, es decir valorar si con la creación
o cambio se hace necesario realizar alguna modificación.

El proceso encargado en la elaboración, planifica las etapas, recursos y tiempos

necesarios para la elaboración, emisión y divulgación del documento.
REVISION Y APROBACIÓN
Los procesos involucrados revisan la coherencia del documento respecto a las
actividades a su cargo. Una vez revisado el documento y de requerir algún tipo
de adecuación o ajuste, será realizado por la Unidad de Diseño de Procesos. La
Unidad de Diseño de Procesos envía el documento a la Unidad de Calidad o de
Organización correspondiente para la conformidad de calidad.

La Unidad de Calidad realiza revisión y validación del documento para generar su

respectiva aprobación y firma.

IDENTIFICACIÓN
La identificación del documento se hace de acuerdo a la siguiente estructura:
Id. Tipo Documento + Número Consecutivo ej: PO001

En el caso de los formatos: RG + Número consecutivo del Formato + código del

documento que lo origina Ej.: RG01-PO001.

La asignación de dichos códigos es responsabilidad de la unidad de calidad,

quienes llevan el registro de todas las codificaciones vigentes en la compañía y la
actualiza en base de datos
DIVULGACIÓN
El dueño de proceso divulga y socializa a los diferentes involucrados en el
documento, el contenido, aplicación o eliminación del mismo por el medio más
apropiado dependiendo de la naturaleza del documento; se debe dejar evidencia
de esta divulgación.
CONTROL DE CAMBIOS

Responsable del Criterios de Proteccion Tiempo de Disposición

Código Nombre
Lista Almacenamiento archivo recuperacion del registro Retención final
Maestra de Profesional Backups de
Distribución asignado al la
de Unidad de red de control Nombre del organizació Duración
RG01- PO72 Documento cada unidad documental archivo n del SGC Backup