Universidad Tecnológica Metropolitana

Materia
Auditoria de sistemas de TI

Integrantes
Jaime Alejandro Chávez Castro
Existe un debate muy común en las empresas sobre si el objetivo a lograr sobre
los trabajadores es la eficacia, la eficiencia o si ambas dan el mismo resultado.
Este tema debe ser conocido por cualquier director de empresas. Si bien son
conceptos muy parecidos, desde un punto de vista intra-empresarial existen
ciertos matices que nos hacen decantarnos por una sobre la otra y que, por tanto,
hacen necesario que desde el departamento de recursos humanos se distinga
correctamente entre eficiencia y eficacia para que la empresa logre cumplir todos
sus objetivos.

Eficiencia y Eficacia
La eficacia es la simple consecución de metas u objetivos propuestos desde la
organización, mientras que la eficiencia supone no únicamente lograr esas metas,
si no también su consecución óptima ya sea por requerir menos tiempo, gastar
menos recursos o cualquier otra circunstancia que suponga un ahorro de costes
para la entidad.
Pongamos un ejemplo: desde dirección piden a alguien del departamento de
RR.HH. la compra de unos billetes de avión para unas determinadas fechas. Una
persona eficaz simplemente las compraría sin comparar o tomar grandes
decisiones mientras que una persona eficiente las compraría de la mejor forma
posible: al precio más barato, con mejores horarios, con traslado hasta y desde el
aeropuerto, elección de mejores asientos, etc.

Primero eficacia, después eficiencia

Es por esa razón por la que siempre todas las organizaciones deben, en primer
lugar, lograr que sus trabajadores (con indiferencia de su posición jerárquica) sean
eficaces y una vez logrado que sean eficientes. Ese debe ser un punto clave a
alcanzar ya que supondrá una reducción de costes por parte de la organización y,
de manera indirecta, una mejor valoración de todos los trabajadores al ver su
trabajo mejor desarrollado y más valorado.
Manual de políticas organizacionales
El manual de políticas de una empresa sería como el prospecto de un
medicamento o el libro de instrucciones de un aparato electrónico. Este
documento marca las líneas generales sobre el funcionamiento de una
organización o un departamento y, como tal, es una herramienta de gran
relevancia para la buena marcha del negocio.

Para comprender en qué consiste el manual de políticas de una empresa, hay que
comenzar entendiendo qué es una política. Según expone Jorge Jimeno Bernal en
el artículo Cómo crear la política de tu empresa: Definiciones, requisitos y tipos de
políticas, se trata de “una declaración de principios generales que la empresa u
organización se compromete a cumplir, en la que se dan una serie de reglas y
directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados”.
Es decir, las políticas empresariales son guías básicas para la acción por parte de
todos los profesionales que conforman la organización y actúan como hoja de ruta
del desempeño laboral dentro de la compañía.

Estas ‘reglas del juego’ no tienen que ser demasiado extensas, sino que se
configuran como líneas generales en torno a la filosofía de la compañía, como, por
ejemplo, el compromiso de cumplir con la legislación, que los trabajadores deban
llevar uniforme en sus puestos o que se promoverá la capacitación del personal
para la mejora continua.
Así, dentro de las políticas de empresa podemos distinguir entre:
• Políticas generales: referentes a aspectos que afectan a toda la
organización.
• Políticas departamentales: aplicables a un determinado departamento,
como las pautas de seguridad en los puestos de trabajo, por ejemplo.
• Políticas específicas: desarrolladas para dar respuesta a actividades o
proyectos concretos.

El manual de políticas como herramienta clave

Por tanto, el manual de políticas de empresa será aquel documento en el que se
recopilen todas las políticas desarrolladas por la organización, ya sea de forma
general o de forma individual por cada departamento, especialmente en grandes
corporaciones en las que sea necesario elaborar diferentes manuales por área de
actividad (marketing, recursos humanos, finanzas…).
Así, Cristina Martínez González, en su ensayo El manual de políticas, define esta
herramienta como un “documento que incluye las intenciones o acciones
generales de la administración que se presentan en determinadas circunstancias”.
Según Martín Álvarez Torres, en su libro Manual para elaborar manuales de
políticas y procedimientos, se trata de “un manual que documenta la tecnología
que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización
y que recoge información sobre lo quese hace en el área”.
Su relevancia radica en la cohesión y consistencia que aporta al funcionamiento
de la empresa. Como señala Daniel Jiménez Cornejo en su artículo Manual de
políticas de una empresa, el manual de políticas “reviste una importancia
trascendental para las empresas, porque permite alinear a todos sus integrantes,
desde ejecutivos hasta trabajadores y demás personas interesadas en conocer el
funcionamiento de una organización; coordinar los esfuerzos de todos los
departamentos en la misma dirección y, por último, mejorar los procesos internos,
incrementando con ello sus niveles de productividad y eficiencia; al cumplir con los
objetivos institucionales”.