GESTION DOCUMENTAL

La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los

documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Esa gestión
de documentos debe facilitar su recuperación, permitir la extracción de información,
el expurgo de los que no sean necesarios, la conservación de los que son
importantes durante el tiempo que sean útiles, así como la destrucción cuando ya
no se necesitan, utilizando para todo esto métodos eficaces y eficientes.
Cuando hablamos de sistema de gestión documental o DMS nos referimos a una
forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar
y completar tareas utilizando una versión digital de los documentos o archivos
involucrados en la gestión de una organización.
Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los
documentos de toda la organización, incorporando capturas y contenido, y
utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida,
sistemas de recuperación de información, etc.
Algunas de las características clave en la gestión documental son:
 Check-in / check-out y bloqueo, para coordinar la edición simultánea de un
documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra
persona.
 Control de versiones, por lo que se puede mantener la historia sobre cómo
se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.
 Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error.
 Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a
un documento durante el curso de su vida en el sistema.
 Comentarios y marcas.
La gestión documental, aunque se puede utilizar de forma independiente, también
es un componente dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial.
 BASE DE DATOS EN UNA BIBLIOTECA
Bibliotecas y bases de datos tienen
ambas su espacio en Internet, la
primera como base de datos en sí,
como más adelante se verá y la
segunda con el matiz de
denominación de la misma,
independiente de instituciones
bibliotecarias y pueden ser
oficiales o no.
Una biblioteca digital es un centro de recursos que se encuentran disponibles en
formato digital (pdf, doc, jpg, bmp, mp3, etc.), la cual se accede por medio de las
computadoras y de internet. Es importante considerar que en el concepto de
biblioteca digital está presente el efecto de la integración de la informática y las
comunicaciones cuyo exponente esencial es Internet.
Ejemplos:
 Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes
 Wikisource Biblioteca digital libre.
 Proyecto Gutenberg (Permite leer online y descargar más de 30.000 libros).
 Google Books (Permite leer y descargar libros cuyos derechos de autor han
expirado).
El papel que las Bibliotecas en Internet ha desempeñado en la sociedad de la
información ha sido muy importante, siendo unas de las primeras en ofrecer acceso
electrónico a sus recursos documentales y formó parte hace muy poco, en el pasado
otoño de 1998, del Programa Marco de la Comunidad Europea para la Investigacion,
Desarrollo Tecnológico y Demostración con unos objetivos científicos y tecnológicos
definidos, cuyo rasgo fundamental es el establecimiento de unas bases para la
evolución de la sociedad industrial a la sociedad de la información. Es, en este
programa, cuando por primera vez se incluyen juntos Bibliotecas, archivos y
museos. El estudio del papel que deben desempeñar se ha basado en numerosos
estudios entre los que destacan los siguientes:
 Informe sobre la Sociedad de la Información, la Cultura y la Educación,
elaborado por la Comisión de Cultura, Juventud, Educación y Medios de
Comunicación. Parlamento Europeo, sesión de marzo de 1997.
 El Libro Verde sobre el papel de las Bibliotecas en la Sociedad de la
Información. (En elaboración). Para más
información: http://www2.echo.lu/libraries/en/green.html
 El informe del Parlamento. http://www.europarl.eu.int/dg1/a4/es/a4-
96/0325.htm
 COMPONENTES DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Un sistema de información (SI) es un conjunto de
elementos orientados al tratamiento y
administración de datos e información,
organizados y listos para su uso posterior,
generados para cubrir una necesidad u objetivo.
Dichos elementos formarán parte de alguna de
las siguientes categorías:
 Personas;
 Actividades o técnicas de trabajo;
 Datos;
 Recursos materiales en general [(Papel, lápices, libros, carpetas, etc. Estas
actividades de recolección y procesamiento de información, eran
actividades manuales y solo con la llegada de la tecnología, (computadoras,
Internet, etc, se han convertido en sistemas con recursos informáticos y de
comunicación).
Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos
manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se
distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización,
en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de
información son de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde
finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información para
el espionaje de carácter secreto.
Habitualmente el término "sistema de información" se usa de manera errónea como
sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de
los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos
casi en su totalidad por sistemas informáticos.
Un sistema de información debe cumplir con los siguientes componentes básicos
interactuando entre sí:
 el hardware, equipo físico utilizado para procesar y almacenar datos,
 el software y los procedimientos utilizados para transformar y extraer
información,
 los datos que representan las actividades de la empresa,
 la red que permite compartir recursos entre computadoras y dispositivos,
 las personas que desarrollan, mantienen y utilizan el sistema.
Los sistemas de información son una combinación de tres partes principales: las
personas, los procesos del negocio y los equipos de tecnologías de la información.
 ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
Clasificación documental, parte de principios
y conceptos bien delimitados, facilitando la
disponibilidad, accesibilidad y organización
estructural de los documentos asociados al
accionar de una entidad u organización dada.

Ordenación y clasificación
En la bibliografía referente a la archivística se usa y en ocasiones se abusa de los
conceptos de ordenación y clasificación indistintamente, sobre todo en el marco
profesional. Tal ambigüedad de conceptos o confusión resulta extraña puesto que
en cualquier ámbito, clasificación y ordenación no admiten igualdad de significados.
Sin embargo hay razones que explican tal confusión mas no la justifican. Una razón
bien puede deberse al hecho constatado de la simultaneidad de ambas operaciones
en la producción documental de archivos administrativos, o quizás también al
empeño de los archiveros de huir de la similitud con la terminología bibliotecaria:
eluden la palabra clasificación sustituyéndola por la palabra ordenación. Pero ha
habido un sector de la profesión que, distinguiendo claramente una y otra ha hecho
la sustitución de clasificación por organización para contraponerla a ordenación.
Otra razón esta dada por el uso de la frase “orden natural” de los documentos que
luego se trata de concretar sólo a esa operación física, más mecánica que lógica
como lo es la ordenación, a diferencia de la clasificación que es una actividad
profunda e intelectual.
Por cuanto quedan conformadas las siguientes concepciones:
 Ordenación: dícese de la operación archivística realizada dentro del
proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales
cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en
la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento
archivístico denominada identificación.
 Clasificación: operación archivística que consiste en el establecimiento de
las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el
primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento
archivístico denominada identificación.
 Organización: proceso que, mediante las etapas de clasificación y
ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación
a la estructura de un fondo.
 ELEMENTOS ESENCIALES DE UN
DOCUMENTO
El mínimo de elementos que debe
contener un documento, ya sea para
registrar la parte administrativa, como lo
referente a la prestación del servicio se
menciona a continuación. Cabe
mencionar que algunos elementos
señalados, están descritos en acción
futura, esto es a lo que se refiere debe
tener, pero si el documento es un
producto, deberá pasar la acción en pasado.
Índice o Sumario.
Contenido del documento a presentar expresado en términos de descripción -
títulos- y número de la página (opcional).
Introducción. (Opcional)
Breve descripción sobre el contenido del documento. Debe indicar claramente el
tema a tratar (objetivo), así como también, a quien está dirigido y en qué forma está
estructurado. Puede hacer mención a antecedentes, así como también, reseñar el
aporte -valor agregado- o contribución, a que se llegará con la presentación de dicho
documento.
Fuentes bibliográficas o Referencias. (Cuando amerite)
Contenido de todas aquellas citas bibliográficas las cuales sustentaron la
elaboración del documento. Debe mencionar: autor, título, lugar, año.
En la bibliografía se registrarán las obras que tratan el tema, implícita o
explícitamente, no es recomendable citar obras de cultura general, como
enciclopedias, diccionarios, etc.
Desarrollo.
Desarrollo del documento (ver Clarificación)
Conclusión. (Opcional).
Resultado al cual se pudo llegar con el desarrollo del tema presentado.
Anexos. (Opcional).
Contendrán todos aquellos instrumentos, gráficos, cuadros, actividades, etc., los
cuales sustentaron la elaboración del documento y que ilustran el mismo.
 LAS REGLAS DE CATALOGACIÓN
ESPAÑOLA
La catalogación estandarizada de materiales raros
siempre ha sido un asunto complejo,
históricamente fragmentado dentro de las
regiones geográficas hasta la llegada en la
década de 1980 de modelos estandarizados, tales
como ISBD y DCRM, que fueron rápidamente
adoptados internacionalmente. En general, los
materiales raros nunca son los primeros en
adoptar nuevas normas. Los manuscritos son un
buen ejemplo: DCRM(MSS) se publicó por
primera vez en 2016 y la ISBD no ha incluido
recursos inéditos hasta su revisión actual.
Complejo en sí mismo y lleno de detalles que
necesitan una guía completa para una descripción precisa, la relación de los
materiales raros con la estandarización siempre ha sido una relación amor-odio: tal
descripción estructurada es necesaria para hacerlos accesibles y, al mismo tiempo,
su propia naturaleza parece estar especialmente diseñada para escapar a los
modelos estandarizados.
Después de décadas de uso de los estándares tradicionales antes mencionados
para materiales raros, RDA ha irrumpido en el paisaje de la catalogación, pero su
amplia adopción para materiales raros es lenta. Por qué? Cuando se trata de un
nuevo estándar, la pregunta principal es probablemente qué espera un catalogador
de libros raros de sus reglas de catalogación. Una pregunta que lleva a la siguiente:
¿qué necesita el investigador en la descripción de un documento para su
identificación y recuperación? Los miembros de la comunidad de los libros raros han
expresado a menudo la opinión de que la RDA todavía no ha emitido un estándar
que satisfaga estas necesidades. Como modelo que, a diferencia de su predecesor,
las RCA2, depende de las declaraciones de política que se implementen, la RDA
requiere declaraciones de política específicas para el desarrollo de materiales raros.
¿Cómo se siente la comunidad de catalogación de materiales raros al respecto?
¿Están dispuestos a adoptar la RDA? ¿Extrañan la orientación detallada que la
ISBD y la DCRM solían proporcionar? Y, si van a adoptar la RDA, ¿cómo planean
hacerlo? Con el fin de obtener una visión precisa y mundial de los planes que las
instituciones tienen al respecto, la Sección de Libros Raros y Colecciones
Especiales ha desarrollado recientemente una encuesta sobre la implementación
de la RDA en la catalogación de materiales raros. Aquí se publican los resultados,
tanto del informe, como un análisis de los comentarios que recibidos de instituciones
de todo el mundo. Además, se hace un estudio comparativo por regiones del mundo,
para obtener una visión clara de la distribución geográfica de las respuestas.