CPC Luis A.

Cardoza Castro

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Contenido

PROGRAMA DE LIBROS ELECTRONICOS ...................................................................................... 3

1. Introducción ......................................................................................................................................... 3
2. ¿Qué es el Programa de Libros Electrónicos-PLE? ................................................................ 3
3. Desarrollo de Casuísticas ................................................................................................................ 4
Fase 1: Como nombrar los libros electrónicos ....................................................................... 4
Fase 2: EL PLE – Descripción de pantallas .............................................................................. 8
Fase 3: Estructura del contenido de los Libros electrónicos.......................................... 16
Fase 4: Excel y el PLE ..................................................................................................................... 28
4. Preguntas frecuentes - Libros Electrónicos .......................................................................... 31

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 PROGRAMA DE LIBROS ELECTRONICOS

1. Introducción

Mediante Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y sus modificatorias se

establecieron las disposiciones para que los contribuyentes puedan implementar el llevado de
sus libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica. Dicha normativa
está vigente desde el 01 de julio de 2010.

Aprovechando del avance en las tecnologías de la información y comunicación, la SUNAT pone

a disposición el Sistema de Libros Electrónicos, el cual genera ahorros en tiempo y dinero a
favor del contribuyente al eliminar gastos como el de legalización, impresión, almacenamiento y
seguridad que representa actualmente el llevado de Libros y/o Registros Contables y Tributarios
de manera física. Con este sistema alternativo que facilita el cumplimiento del llevado de libros
contables, también se logra mejorar la competitividad de las empresas y, adicionalmente,
ayudar a la protección del medio ambiente al no usar papel.

Las disposiciones para el tratamiento tributario de los libros y registros vinculados a asuntos
tributarios llevados de manera electrónica están referidas a:

 El procedimiento para el llevado.

 El sistema de llevado.
 El Programa de Libros Electrónicos – PLE.
 Afiliación al Sistema y sus efectos.
 La forma en la cual deberán ser llevados.
 Los plazos máximos de atraso.
 La conservación, pérdida o destrucción de los libros.
 El cierre.
 Nombre, Estructura, contenido y validaciones de acuerdo a lo dispuesto en los Anexos 1,
2 y 3 de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y modificatorias.

Para usar el PLE, y llevar sus libros electrónicos, primero debe afiliarse al sistema a través de
SUNAT Operaciones en Línea – SOL.

2. ¿Qué es el Programa de Libros Electrónicos-PLE?

Es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que permite efectuar, entre sus funcionalidades, las
validaciones necesarias a la información de los Libros y/o Registros elaborados por el
contribuyente afiliado al Sistema de Libros Electrónicos, a fin de generar el Resumen respectivo;
y finalmente obtener la Constancia de Recepción de un libro electrónico por parte de la SUNAT.

La principal funcionalidad del PLE es la validación de los archivos (de formato texto) que
contienen la información de los libros y/o registros contables susceptibles de ser llevados de
manera electrónica, que el contribuyente previamente ha obtenido de sus propios sistemas de
contabilidad. Dichas validaciones el PLE las realiza de acuerdo a las estructuras y con los
parámetros señalados en la normativa dispuesta por la Resolución de Superintendencia N° 286-
2009/SUNAT y normas modificatorias.

El PLE también tiene otras funcionalidades, como:

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  La generación y envío del Resumen del Libro Electrónico validado
 La verificación, que permite contrastar si la información de los Libros y/o Registros es
aquella por la que se generó la Constancia de Recepción respectiva.
 La consulta del historial, y
 Los reportes de los libros y registros electrónicos.
 La versión 3.0 del PLE está a disposición de los interesados en SUNAT Virtual para su
descarga e instalación.

IMPORTANTE
El contribuyente deberá tener presente que en la oportunidad que decida afiliarse o sea
incorporado al sistema, debe contar con su propio aplicativo o software contable, del cual
obtendrá en archivos de texto el contenido de sus libros contables y que, luego de utilizar las
funcionalidades del PLE, darán origen a sus Libros Electrónicos. El PLE no es un software
contable.

3. Desarrollo de Casuísticas
Fase 1: Como nombrar los libros electrónicos

Estructura del nombre de cada archivo de texto

El PLE identifica a los Libros y Registros Electrónicos por sus nombres, los
cuales deben respetar las reglas específicas que se detallan a continuación:
Posi Nomencl Descripción Ejemplo
ción atura
01-02 LE Identificador fijo “LE” LE
03-13 RRRRRRR RUC del deudor tributario 201313129
RRRR 55
14-17 AAAA Año, aplica a todos los libros 2010
18-19 MM Mes, aplica a los libros que contienen información 12
mensual que se detallan a continuación, así como al
Libro de Inventarios y Balances, para los demás
consigne '00':
1 Libros Caja y Bancos
4 Libro de Retenciones inciso e) y f) del
Art. 34° de la LIR
5 Libro Diario
5A Libro Diario de Formato Simplificado
Libro Mayor
6 Registro de Compras
8 Registro de Consignaciones
9 Registro de Inventario Permanente en
12 Unidades Físicas.
Registro de Inventario Permanente
13 Valorizado
14 Registro de Ventas e Ingresos
20-21 DD Día, aplica al Libro de Inventarios y Balances, para los 31
demás se consigna '00'
22-27 LLLLLL Identificador del libro: 030200
Libro (22-23): 03 (Inventarios y Balances)
Sub-Libro (24-25): 02 (Detalle de la cuenta 10 Caja y
bancos)
Sub-Sub-Libro (26-27): 00 (no tiene). Sólo aplica para
el Libro de Inventarios y Balances cuando se trata del
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 Sub-Libro 3.16 Detalle del Saldo de la Cuenta 50 –
Capital, para los demás se consigna '00'
28-29 CC Código de oportunidad de presentación del EEFF, 01
aplica al Libro de Inventarios y Balances, para los
demás es 00.
01 Al 31 de diciembre
02 Al 31 de enero, por modificación del
porcentaje
03 Al 30 de junio, por modificación del
porcentaje
04 Al 30 de junio, por modificación del
coeficiente
05 Al día anterior a la entrada en
vigencia de la fusión, escisión y
demás formas de reorganización de
sociedades o empresas o extinción de
la persona jurídica.
06 A la fecha del balance de liquidación,
cierre o cese definitivo del deudor
tributario
07 Fecha de presentación libre propósito
Indicador de operaciones
30-30 O 1 – Empresa o entidad operativa 1
2 – Cierre del libro – no obligado a llevarlo
0 – Cierre de operaciones – baja de
inscripción en el RUC
Indicador del contenido del libro o registro
31-31 I 1 - Con Información 1
0 - Sin Información
Indicador de la moneda utilizada
32-32 M 1 - Nuevos soles 1
2 - Dólares
Indicador fijo “1” de libro electrónico
33-33 G generado por el PLE 1

En tal sentido, se presenta el siguiente ejemplo del nombre de un Registro de Ventas e Ingresos
Electrónico del mes de enero 2013 y en moneda nacional:
LE 20131312955 20130100 140100 00 1 1 1 1.TXT
Así tenemos:
o Los 2 primeros caracteres (posiciones) está referida a que se trata de un Libro Electrónico.
Para todos los casos será las letras en mayúscula “LE”.
o Las 11 siguientes posiciones están referidos al RUC del Generador del Libro Electrónico.
o Las 4 siguientes posiciones están referidos al Periodo del Libro Electrónico. En este caso es
Enero 2013 y se expresa como Año Mes Día, es decir 20130100. Al ser un libro mensual, las
2 últimas posiciones deben ser expresados como 00.
o Luego debe expresarse el identificador del Libro, que al tratarse del Registro de Ventas e
Ingresos (14.1) debe expresarse como 140100.
o Luego debe expresarse la oportunidad en que se está presentando el Libro Inventarios y
Balances. Si se trata de otro libro se consigna 00.
o Operación (cierre)
o Luego se consigna 1 si el Libro Electrónico tiene información, caso contrario se consigna 0.
o Luego se consigna 1 si el Libro Electrónico utiliza la moneda nacional y 2 si es moneda
extranjera.
o Por último se consigna siempre 1 por tratarse de un Libro Electrónico generado mediante el
Programa de Libros Electrónicos – PLE.

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 Ejemplos de nombres de archivos para el PLE:
1) Validar y enviar el Libro Diario del mes de Enero del 2014, de la
empresa cuyo RUC es 20100200300, empresa en marcha
(operativa), en moneda nacional y con información que
declarar.

LE2010020030020140100050100001111.txt

2) Con los mismos datos indicar el nombre del Diario Simplificado:

LE2010020030020140100050 200001111.txt
Ver “Anexo2 estructuras nombres de Archivos.xls”

3) Si hubiera sido el Diario Simplificado de Julio del 2013:

LE2010020030020130700050200001111.txt

4) Si es el Diario Simplificado de Julio 2013, pero en DOLARES:

LE20100200300201307000502000011 1.txt 2
5) Si es el Diario Simplificado de Julio 2013, en dólares, pero no
hay información que declarar:

LE2010020030020130700050200001 21.txt 0
6) Registro de Ventas del mes de Enero 2013, con información,
en soles, empresa operativa, del ruc 20100200300.

LE2010020030020130100140100001111.txt
_____________________

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 Códigos de Libros y registros principales:

Libro Diario : 050100

Libro Mayor : 060100
Libro Caja-Efect. : 010100
Libro Caja-CtaCte: 010200

Reg de Compras : 080100

Reg. De ventas : 140100

Balance General : 030100

Est. Flujo Efec : 031800
Est. Camb. Pat : 031900
Est. Gan. y Perd : 032000

La Relación completa en el Anexo 2 de la Resolución de Superintendencia N° 286-

2009/SUNAT
http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=499:14-
validacion-de-los-libros-electronicos-que-realiza-el-ple&catid=81:nuevo-sistema-de-libros-
electronicos-ple&Itemid=130

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Fase 2: EL PLE – Descripción de pantallas

Ejecutar el Programa de Libros Electrónicos (PLE)

1. Barra de Titulo y versión del PLE

2. Menú de Opciones del sistema
3. Ventana de Acceso
4. Barra de estado

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Casuística: Se solicita validar los libros y registros con los datos siguientes:
Empresa : Sistemas SAC
Ruc : 20100200300
Mes : Agosto
Año : 2013
Libros y registros a validar:
1. Libro Diario
2. Libro Mayor
3. Registro de Ventas
4. Registro de Compras
5. Balance General
6. Estado de Ganancias y pérdidas.
Nota: No hay movimientos que declarar.
Desarrollo:
Paso 1: Abrir el Bloc de notas y grabar los archivos (asignarle los nombres
respectivos). Grabar en carpeta c:\SUNAT (Puede ser cualquier carpeta) como:
LE2010020030020130800050100001011 (Libro Diario)
1. Clic en Inicio – Ejecutar – Bloc

Como no hay movimiento, no digitamos datos.

2. Grabar como LE2010020030020130800050100001011
en c:\Sunat

3. Minimizar el Bloc de Notas ó Salir.

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Paso 2 Abrir el PLE y acceder SIN clave de SOL, con el RUC 20100200300.

*Luego seleccionar la opción “Validar”

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 En esta pantalla seleccionamos la opción “Añadir archivo”

 En esta pantalla hacemos clic en el botón “Validar”

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 Se debe visualizar la pantalla siguiente:

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 Le damos a ¨Cancelar” y regresamos al Menú (Pantalla principal)

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NOTA: Su hubiéramos ingresado con la clave de SOL, se visualiza el botón
“Enviar” que nos permite “presentar el Libro validado” y obtener la constancia de
presentación.
Opción “Enviar” que se mostraría al ingresar con usuario y clave de SOL:

 Si haces clic en “Enviar” se visualiza la ventana de conformación de envío:

Nota: Si desea enviar (presentar) un libro de “Inv. y Balances”, se debe ingresar el

RUC, usuario y clave de Sol del Contador:

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  Si hacemos clic en “Enviar” debe visualizarse la pantalla siguiente:

 Luego de apreciará un mensaje recordatorio indicando que “El libro

electrónico está conformado por los archivos validados y la constancia de
recepción generada por SUNAT extensión (XPLE)

 Finalmente se apreciará la constancia de recepción del Libro electrónico:

Ejercicio:
Validar el Libro Mayor, el Registro de Ventas y Registro de Compras de Agosto
2013, luego el Balance General y Estado de Ganancias y pérdidas al 31 de Dic. Del
2013.

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Fase 3:
Fase 3: Estructura del contenido de los Libros electrónicos

Ejercicio: Libro Diario con movimientos

Paso 1. Bajar de la Web de Sunat, la estructura del Libro Diario:

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Paso 2. Activar el Bloc de Notas
Inicio / Programas / Accesorios / Bloc de Notas
Ejemplo: En el Bloc de Notas digitar los datos siguientes, utilizar | (ALT
+ 124) como separador de campos (columnas)

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Paso 3. Guardar el archivo en C:\SUNAT (o cualquier otra
carpeta) con el nombre:
LE2010020030020110800050100001111.TXT

Paso 4. EJECUTAR EL PROGRAMA DE LIBROS ELECTRONICOS

(PLE)

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23
24
 Abrir el explorador del Windows y ver el escritorio:

Prueba con errores

En el bloc de notas en la fila 1 columna5 cambiar la fecha (aumentado 1
mes)

Re grabar el archivo:

25
En el PLE, después de validar los datos aparece el mensaje con
errores.

Visualizamos el mensaje:

26
solución: En el bloc de notas corregimos el error:

Re grabar el archivo:

En el PLE, validar los datos

27
Después de este proceso corregido, visualizamos “sin errores”

Fase 4: Excel y el PLE

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 Alternativa 1: Utlizando Excel para confeccionar el
Libro Diario Electrónico
1. Digitar en Excel, los datos siguientes:

=CONCATENAR(A6,"|",B6,"|",C6,"|",D6,"|",E6,"|",F6,"|",G6,"|",H6,"|",I6,"|")

2. Copiar al bloc de Notas los resultados de la función concatenar y luego

grabar el archivo:
3. Abrir el bloc de Notas y Validar.

Ejercicios:
1. Elaborar en Excel la Plantilla del Libro Mayor y Balance general
2. Elaborar Registro de ventas (tomar plantilla de SUNAT.)
3. Elaborar Registro de Compras (tomar plantilla de SUNAT.)
4. Obtener en Concar el Libro Diario Electrónico. Sin movimientos
y con movimientos.
5. Detectar errores. (enviar archivos TXT y/o Excel)

FIN DE GUIA

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4. Preguntas frecuentes - Libros Electrónicos
A continuación se presenta las respuestas a las preguntas frecuentes relacionados con el
Sistema de Libros Electrónicos.

1. ¿Qué es un Libro Electrónico?

Es un archivo de formato texto que cumple con las especificaciones señaladas por la SUNAT y
tiene valor legal para todo efecto, en tanto sea generado en el Sistema de Libros Electrónicos –
SLE mediante el Programa de Libros Electrónicos – PLE.

2. ¿Es necesario imprimir el Libro Electrónico?

No es necesario imprimir los Libros Electrónicos. Ni siquiera cuando sea solicitado por la SUNAT,
en cuyo caso sólo será necesario presentar el archivo de formato texto y la Constancia de
Recepción correspondiente.

Mediante la opción de verificar del Programa de Libros Electrónicos – PLE cualquier usuario
puede comprobar en línea que el archivo de formato texto es o no es el libro con valor legal.

3. ¿El PLE es un software contable?

El Programa de Libros Electrónicos, cuyas siglas es “PLE” no es un software contable.

El PLE es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que sirve para:

Realizar validaciones al archivo de formato texto generado de los sistemas informáticos de los
contribuyentes;
Generar el Libro Electrónico mediante el envío del Resumen del mismo;
Verificar si el archivo de formato texto corresponde a la Constancia de Recepción que generó
la SUNAT;
Consultar el historial del contribuyente; y
Generar reportes de los Libros Electrónicos

4. ¿Qué pasa si mi archivo de formato texto tiene errores?

El PLE realiza validaciones al archivo de formato texto generado de los sistemas informáticos de
los contribuyentes, en función a la columna de “Observaciones” de las Estructuras establecida
para cada Libro Electrónico.

Si encuentra errores el PLE señalará la fila, columna y el tipo de error, lo cual ayudará a revisar
las definiciones de los archivos de salida del sistema informático para hacer los ajustes
correspondientes.

Si la cantidad de errores supera los 50 no sale ningún detalle por lo que en este caso se
recomienda validar solo las primeros 50 filas del archivo texto y corregir los errores en todo el
archivo dado que la experiencia señala que la mayoría de los errores son repetitivos.

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Cabe precisar que no se podrá generar el Libro Electrónico si el archivo de formato texto no pasa
las validaciones del PLE.

4. ¿Cuándo puedo generar el Libro Electrónico?

Para generar el Libro Electrónico, el archivo texto validado previamente por el PLE debe
contener toda la información del mes o periodo. Ello implica que no se podrá generar el Libro
Electrónico de un periodo sin haberse cerrado el mes o ejercicio que corresponda.

El sistema solo le permitirá generarlo a partir del primer día del mes o ejercicio siguiente, en la
medida que sea un libro mensual o anual, respectivamente.

Asimismo, el Sistema de Libros Electrónicos controla la correlatividad de los periodos, por

ejemplo no permitirá generar el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico del periodo de
febrero 2013 si el contribuyente no ha generado previamente el del periodo de enero 2013. Por
dicha razón, en los periodos que no se tiene movimiento se debe enviar el archivo de formato
texto vacio.

5. ¿Existe un peso máximo del archivo de formato texto?

No existe un peso máximo para el archivo de formato texto pues este no se envía a la SUNAT.

Lo que el PLE envía a SUNAT es el Resumen del Libro Electrónico que pesa menos que el archivo
de formato texto.

6. ¿Cómo puedo rectificar un Libro Electrónico?

El Libro Electrónico debe rectificarse cuando el contribuyente se percate de la omisión o error

para lo cual se deberá hacer referencia en la fila totalmente corregida el “Estado”
correspondiente, de acuerdo a lo siguiente:

Registrar '8' cuando la operación corresponde a un periodo anterior y NO ha sido anotada en

dicho periodo.
Registrar '9' cuando la operación corresponde a un periodo anterior y SI ha sido anotada en
dicho periodo.

Cabe precisar que si se detecta un error antes de generar el Libro Electrónico del mes 1, se
deberá anotar solo la fila con la información correcta considerando el Estado “1”. No es correcto
incluir la línea original con error ni la línea en negativo que la anula.

Si se detecta un error luego haberse generado el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico, se

deberá anotar en el mes abierto toda la fila con la información correcta y deberá considerar el
Estado “9” (tampoco se deberá incluir la línea en negativo que la anula).

Esta situación no genera ninguna infracción al contribuyente, sin embargo debe evaluarse en
cada caso si es necesario realizar la rectificación de la declaración jurada.

9. ¿Se puede incluir RUC inválidos en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?

Una de las validaciones más importantes en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico (así
como en el Registro de Compras Electrónico) es que los RUC de los clientes y de los proveedores

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sean validos, de otra forma, no se podrá generar de manera electrónica dichos registros
electrónicos.

En tal sentido, se sugiere revisar los procedimientos operativos de la empresa para asegurar su
validez desde el momento de su captura.

10. ¿Cómo se debe anotar la Notas de Débito en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?

La Nota de Débito se debe anotar de forma positiva en el Registro de Ventas e Ingresos. Por
ejemplo, debe ser: 100.00.

Cabe señalar que, en este caso, obligatoriamente se debe hacer referencia al comprobante de
pago o documento que se modifica en los campos:

- 23 (Fecha de emisión del comprobante de pago o documento original que se modifica);

- 24 (Tipo del comprobante de pago que se modifica);

- 25 (Número de serie del comprobante de pago que se modifica); y

- 26 (Número del comprobante de pago que se modifica).

Ahora bien, en el caso de que sean varios comprobantes de pago los que se modifiquen con una
sola Nota de Débito, se puede hacer referencia a cualquiera de ellos.

Sin embargo, se sugiere que se detalle la relación en los campos libres (campos 28 al 54) a
efectos de tener disponible la información cuando se solicite en los procesos de auditoría
financiera y tributaria.

En el caso de la Nota de Débito por penalidades, no hay ningún comprobante de pago

relacionado, por lo que se puede hace la referencia en los campos 23 al 26 a la misma Nota de
Débito emitida.

11. ¿Cómo se debe anotar la Nota de Crédito en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?

Las Notas de Crédito se deben anotar de forma negativa en el Registro de Ventas e Ingresos. Por
ejemplo, debe ser: -100.00.

Cabe señalar que, en este caso, obligatoriamente se debe hacer referencia al comprobante de
pago o documento que se modifica en los campos:

- 23 (Fecha de emisión del comprobante de pago o documento original que se modifica);

- 24 (Tipo del comprobante de pago que se modifica);

- 25 (Número de serie del comprobante de pago que se modifica); y

- 26 (Número del comprobante de pago que se modifica).

Cabe precisar que las Notas de Débito (tipo 08) y Notas de Crédito (tipo 07) pueden modificar las
Facturas (tipo 01), las Boletas de Venta (tipo 03) y los Tickets o cintas emitidos por máquina
registradora (tipo 12).

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En el caso de las Notas de Débito Especial (tipo 88) y Notas de Crédito Especial (tipo 87) pueden
modificar los Documentos emitidos por bancos, instituciones financieras, crediticias y de
seguros que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Banca y Seguros (tipo 13) y
los Recibos por servicios públicos de suministro de energía eléctrica, agua, teléfono, telex y
telegráficos y otros servicios complementarios que se incluyan en el recibo de servicio público
(tipo 14).

En el caso de las Notas de Débito – No domiciliado (tipo 98) y Notas de Crédito – No domiciliado
(tipo 97) pueden modificar los Comprobantes de No Domiciliados (tipo 91).

Ahora bien, si varios comprobantes de pago son modificados con una sola Nota de Crédito, se
puede hacer referencia a cualquiera de ellos.

Sin embargo, se sugiere que se detalle la relación en los campos libres (campos 28 al 54) a
efectos de tener disponible la información en los procesos de auditoría financiera y tributaria.

12. ¿Cómo se debe anotar un comprobante de pago anulado en el Registro de Ventas e Ingresos
Electrónico?

En el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico se deben anotar todos los comprobantes de pago
emitidos, inclusive aquellos que han sido anulados por cualquier razón.

Para considerar tal situación, se deben registrarse los siguientes campos:

- Campo 1: Periodo

- Campo 2: Número Correlativo o Código Único de Operación

- Campo 5: Tipo de Comprobante de Pago o Documento

- Campo 6: Número serie del comprobante de pago o documento o número de serie de la

máquina registradora

- Campo 7: Número del comprobante de pago o documento

- Campo 27: Estado “2”

- Demás campos: Los defaults

Por ejemplo:

20130100|00125|01/01/0001||01|0001|2428|0|0|-|-
|0.00|0.00|0.00|0.00|0.00|0.00|0.00|0.00|0.00|0.00|0.000|01/01/0001|00|-|-|2|

En el Registro de Compras no es posible anular los comprobantes de pago pues el único que
puede anular un documento es el que lo emite.

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