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Excel 2007:
Ingreso y Formato
de Datos,
Operaciones de
Edición y
Configuración de
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Ingreso y Formato de Datos, Operaciones de Edición Tecsup
y Configuración de Página Marzo 2009
ÍNDICE
1. Introducción ....................................................................................... 4
2. Objetivos ............................................................................................. 4
3. Ingreso al Excel .................................................................................. 4
4. Pantalla de Excel ................................................................................ 5
5. Desplazamientos ................................................................................ 9
5.1. Desplazamiento en una Hoja .............................................. 9
5.2. Desplazamiento en un Libro ............................................. 10
6. Introducción de Datos ..................................................................... 11
7. Modificación de Datos .................................................................... 12
8. Tipos de datos .................................................................................. 12
8.1. Valores Constantes ............................................................. 12
8.2. Fórmulas .............................................................................. 14
9. Selección de elementos de Excel .................................................... 14
9.1. Selección de Celdas (rango de celdas) ............................. 14
9.2. Selección de Columnas ...................................................... 15
9.3. Selección de Filas ................................................................ 15
9.4. Selección de Hojas .............................................................. 16
10. Formato de Columnas ..................................................................... 16
10.1. Ancho de Columna ............................................................. 16
10.2. Autoajuste automático ....................................................... 17
10.3. Ancho Estándar ................................................................... 18
11. Formato de Filas............................................................................... 18
11.1. Alto de la Fila ...................................................................... 18
11.2. Autoajustar .......................................................................... 19
12. Formato de Hojas ............................................................................. 20
12.1. Cambiar el nombre ............................................................. 20
12.2. Color de Etiqueta ................................................................ 20
13. Insertar elementos de Excel ............................................................ 21
13.1. Insertar Filas en una Hoja .................................................. 21
13.2. Insertar Columnas en una Hoja ........................................ 22
13.3. Insertar Celdas en una Hoja .............................................. 22
13.4. Insertar Hojas en un Libro ................................................. 23
14. Eliminar elementos de Excel .......................................................... 24
14.1. Eliminar Filas y Columnas ................................................ 25
14.2. Eliminar una Celda ............................................................. 25
14.3. Eliminar Hojas ..................................................................... 25
15. Borrado de Celdas ........................................................................... 25
16. Operaciones con Archivos .............................................................. 25
16.1. Guardar un archivo ............................................................ 26
16.2. Cerrar un Libro ................................................................... 26
16.3. Abrir un Archivo ................................................................ 27
16.4. Nuevo Archivo .................................................................... 28
16.5. Crear archivos usando Plantillas ...................................... 29
17. Copiar Celdas ................................................................................... 30
17.1. Copiar Celdas utilizando el Portapapeles ....................... 30
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Tecsup Ingreso y Formato de Datos, Operaciones de Edición
Marzo 2009 y Configuración de Página
17.2. Copiar Celdas con el Mouse ............................................. 31

17.3. Copiar en Celdas Adyacentes ........................................... 31
17.4. Pegado Especial .................................................................. 32
18. Mover Celdas ................................................................................... 34
18.1. Mover Celdas utilizando el Portapapeles ....................... 34
18.2. Mover Celdas utilizando el Mouse .................................. 35
18.3. Mover o Copiar Hoja ......................................................... 35
19. Formato de Celdas........................................................................... 36
19.1. Número ................................................................................ 37
19.2. Alineación ............................................................................ 37
19.2.1. Alineación del Texto ........................................... 38
19.2.2. Orientación ........................................................... 39
19.2.3. Control del Texto ................................................. 40
19.3. Fuente ................................................................................... 40
19.4. Bordes ................................................................................... 42
19.5. Relleno.................................................................................. 43
20. Impresión .......................................................................................... 44
20.1. Vista Preliminar .................................................................. 44
20.2. Configurar Página .............................................................. 45
20.3. Imprimir............................................................................... 51
21. Mapa Conceptual ............................................................................ 53
22. Referencias Bibliográficas ............................................................... 55
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1. Introducción
Microsoft Office Excel 2007 es la hoja de cálculo de mayor éxito a

nivel mundial. Aunque existen otras hojas de cálculo, Excel es el
estándar de facto debido a su versatilidad y facilidad de manejo
para cualquier tipo de usuario.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con

números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una
cuadrícula donde en cada celda se pueden introducir números y
letras, los cuales se los puede manipular para hacer cálculos,
ordenar, combinar, separar, hacer referencias, etc.
En esta unidad se verá el entorno de trabajo del Excel, así como

los elementos que lo conforman. También se realizarán las
operaciones de edición, como son insertar, copiar, eliminar,
celdas, columnas, filas u hojas, por último se aplicarán los
formatos a cada uno de estos elementos y cómo se configura para
su Impresión.
2. Objetivos
• Identificar la Estructura de una Hoja de Cálculo.

• Ingresar correctamente los diferentes tipos de datos.
• Realizar operaciones con los elementos de una hoja de cálculo:
insertar, eliminar, copiar y mover.
• Aplicar formato a los elementos de un Libro.
• Configurar el libro o la hoja para su impresión.
3. Ingreso al Excel
Las formas de ingreso a este programa son iguales a las ya vistas

en Word. A continuación indicaremos las principales o más
comunes, el usuario deberá optar por la que más se le acomode.
• Con el método convencional, a través del botón Inicio, Todos

los Programas y seleccionar de la lista Microsoft Excel.
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• Como acceso directo en el Escritorio.
• Como acceso rápido en la Barra de Tareas.
4. Pantalla de Excel
En la siguiente imagen vemos la pantalla inicial que muestra

Excel al activarse y los elementos que la constituyen.
• El Botón Office el cual, al hacer clic sobre él, despliega una

lista de comandos como la que se muestra en la imagen que
sigue, además de la lista de archivos utilizados recientemente
y la opción para personalizar el entorno de Excel.
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• La Barra de Acceso Rápido contiene botones para realizar

tareas frecuentes tales como Guardar, Deshacer. Usted puede
configurar esta barra.
• La Barra de Título, contiene el nombre del archivo con el que

se está trabajando en ese momento. Cuando se crea un archivo
nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos otro nombre. En el extremo de la
derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
• La Cinta de Opciones, contiene todos los comandos

agrupados en varias pestañas, las cuales agrupan a los
comandos según su función.
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La Cinta de Opciones reemplaza a la Barra de Menús y a las

Barras de Herramientas que se utilizaban en versiones
anteriores.
La Cinta contiene originalmente siete Pestañas o Fichas:

Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmulas, Datos, Revisar,
y Vista. Sin embargo, cuando trabajemos con imágenes o con
gráficos, por ejemplo, aparecerán pestañas adicionales con los
comandos necesarios para ese trabajo.
Cada Pestaña contiene Grupos de comandos que

generalmente se utilizan juntos para realizar una tarea.
Cada Grupo contiene los comandos para realizar la acción

requerida, y algunos tienen a su vez varias opciones, por lo
que están organizados como pequeñas barras de
herramientas.
Además, los Grupos pueden tener un Iniciador de Cuadro de

Diálogo en el vértice inferior derecho, como muestra la
imagen siguiente. En dichos cuadros de diálogo se encuentran
opciones adicionales de los Grupos.
Con la combinación de teclas Ctrl-F1 se puede ocultar o

mostrar la Cinta de Opciones.
• La Barra de fórmulas, nos muestra el contenido de la celda

activa, es decir, la casilla donde esté situado el cursor. Cuando
se quiera modificar el contenido de una celda, dicha barra
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variará ligeramente, este tema lo veremos más adelante. El

extremo izquierdo de esta barra es el Cuadro de Nombres
donde aparece el nombre de la celda activa.
• La Barra de etiquetas, nos permite movernos por las distintas

hojas que contiene el archivo Excel.
A los archivos de Excel se les denomina Libros. Cada Libro

puede contener una o más Hojas de Trabajo. La cantidad de
Hojas en un libro estará limitada por la memoria disponible
de la computadora. A cada una de las Hojas le corresponde
una etiqueta.
• La Barra de Estado muestra el modo de ingreso de datos,

permite cambiar la vista de la hoja de cálculo y variar el grado
de acercamiento.
• Las Barras de Desplazamiento permiten desplazar la visión

del contenido de la Hoja: hacia la izquierda o derecha con la
barra horizontal, y hacia arriba o abajo con la barra vertical.
• Cada Hoja de Trabajo del libro Excel está dividida en filas y

columnas. Cada columna está identificada por una o varias
letras en su parte superior, y cada fila tiene como
identificador un número en su extremo izquierdo. La
intersección de una fila y una columna, es una celda, la cual
toma los nombres de la columna y la fila a la que pertenece.
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Cada hoja consta de 16 384 columnas y 1 048 576 filas. Cada

columna se nombra con una, dos o tres letras: A, B, C,… Z,
AA, AB, AC,… AZ, BA,…. ZZ, AAA,… XFD. Las filas están
enumeradas desde la 1 hasta la 1048576.
La celda se nombra con el identificador de la columna y el

número de fila a la cual pertenece. Por ejemplo, la primera
celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda
se llama A1, mientras que la última celda es la XDF1048576
La celda donde se encuentra el cursor se denomina Celda

activa y se identifica porque aparece más remarcada que las
demás - como muestra la imagen anterior – y su identificación
aparece en el Cuadro de Nombres.
5. Desplazamientos
5.1. Desplazamiento en una Hoja
Normalmente solo una pequeña parte de la hoja es visible

en la ventana Excel en un momento dado. Por ello Excel
ofrece varios métodos para desplazar el cursor a la celda
donde se desea ingresar o modificar información.
Algunas combinaciones de teclas para poder desplazarse a

través de la hoja son:
Movimiento Teclado
Celda abajo Flecha abajo
Celda arriba Flecha arriba
Celda derecha Flecha derecha o Tab
Celda izquierda Flecha izquierda o
Shift-Tab
Pantalla abajo AvPag (Page Down)
Pantalla arriba RePag (Page Up)
Celda A1 Ctrl + Inicio
Primera celda de la columna Ctrl + flecha arriba
activa
Última celda de la columna Ctrl + flecha abajo
activa
Primera celda de la fila activa Ctrl + flecha izquierda
Última celda de la fila activa Ctrl + flecha derecha
Cuando se sabe con seguridad en que celda se desea ubicar

el cursor, se puede seguir el procedimiento siguiente:
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• Presionar la tecla F5 y aparecerá la ventana de la figura

adjunta.
• En el recuadro Referencia se escribe el nombre de la
celda.
• Hacer clic en el botón Aceptar.
También se pueden utilizar las barras de desplazamiento

horizontal y vertical para visualizar la celda, y hacer clic
sobre ésta.
5.2. Desplazamiento en un Libro
Dentro de un libro pueden existir varias hojas de trabajo.

Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo, aunque podrían
adicionarse o eliminarse hojas. Existen diversos métodos
para moverse por las distintas hojas del libro.
En la barra de etiquetas, la etiqueta de la hoja donde está el

cursor (Hoja Activa) aparece con un fondo más claro que las
otras etiquetas. Dando clic sobre la etiqueta correspondiente
podemos ver el contenido de las diferentes Hojas del libro.
Cuando el libro contiene una cantidad de hojas tal que no es

posible que se muestren todas las etiquetas en la Barra de
Etiquetas, se pueden utilizar los botones que están a la
izquierda de esta barra para desplazar la visión de las
etiquetas:
• Para ver la etiqueta del extremo izquierdo.

• Para ver la siguiente etiqueta a la izquierda.
• Para ver la siguiente etiqueta a la derecha.
• Para ver la etiqueta del extremo derecho.
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También se pueden utilizar combinaciones de teclas para

realizar desplazamientos de una hoja de trabajo a otra:
Movimiento Teclado
Hoja siguiente Ctrl + AvPag
Hoja anterior Ctrl + RePag
6. Introducción de Datos
En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos,

números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán
los siguientes:
1. Ubique el cursor en la celda donde desea ingresar los datos.

Vea que la Barra de Estado indique el modo Listo, en el
extremo izquierdo.
2. Al empezar a digitar los datos la Barra de Estado debe

cambiar al modo Introducir. Los datos que usted digite se
mostrarán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de
Fórmulas, como puede observar en la siguiente imagen.
Note también que al digitar los datos se han activado dos

botones adicionales en la Barra de Fórmulas: Cancelar e
Introducir.
Una ceda puede contener hasta 32 767 caracteres. Para

corregir algún carácter digitado debe utilizar la tecla
Retroceder. Si utiliza las teclas de desplazamiento (flechas)
Excel asume que se terminaron de digitar los datos en la
celda.
3. Para terminar de digitar los datos en la celda se puede utilizar

cualquiera de los tres métodos siguientes:
Presionando la tecla Enter se validan los datos y la nueva

celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
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Con las teclas de movimiento (flechas), se validan los datos y

la nueva celda activa cambiará dependiendo de la flecha
pulsada.
Haciendo clic sobre el botón Introducir de la Barra de

Fórmulas, se validan los datos pero la celda activa seguirá
siendo la misma.
Al pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón

Cancelar de la Barra de Fórmulas se suspende el ingreso de
los datos y el contenido de la celda volverá a su estado
anterior: vacía o con datos antiguos.
7. Modificación de Datos
Para modificar el contenido de una celda se siguen los siguientes

pasos:
1. Ubique el cursor en la celda. Si usted inicia la digitación en

este punto, estará reemplazando todo el contenido de la celda
por otro nuevo. Para modificar parcialmente el contenido de
la celda debe seguir el paso 2.
2. Haga doble clic sobre la celda, o pulse la tecla F2 o haga clic
en la Barra de Fórmulas sobre el carácter que desea modificar.
En ese momento la Barra de Estado cambiará al modo
Modificar.
3. Modifique la información.
4. Pulse la tecla Enter o haga clic sobre el botón Introducir de la
Barra de Fórmulas.
8. Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo se pueden introducir distintos Tipos de

Datos:
8.1. Valores Constantes
Son aquellos datos que se introducen directamente en una

celda. Pueden ser: números, fechas, horas, o textos.
• Números, para introducir números puede incluir los

caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales +, -, (
), /, %, E, e, ., Pts.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para

escribir un número negativo éste tiene que ir precedido
por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis,
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Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es

típico en contabilidad.
Los caracteres E y e son interpretados como notación

científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10
elevado a 5).
Los símbolos de separación de miles y de decimales

dependerán de la configuración regional de la
computadora.
Si introducimos el símbolo % al final de un número,

Excel tomará el número como un porcentaje.
Para escribir fracciones tales como 1/4, 6/89, primero se

debe escribir un cero, un espacio y luego la fracción, de
esta manera no se confundirá con fechas.
Si un número no cabe en su celda como primera medida

se pasa automáticamente a anotación científica. Por
defecto los números aparecen alineados a la derecha en
la celda.
• Fecha u Hora, para introducir una fecha u hora, sólo

tiene que escribirla separando los datos de día, mes y
año con guión o slash para las fechas, y con dos puntos
los datos de hora, minuto y segundo para las horas.
1/12/99 1-12-99 2:30 PM

14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
Cuando se introduce una fecha comprendida entre los

años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos
últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas
fechas que no estén comprendidas entre dicho rango,
necesariamente deberemos introducir el año completo.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las

fechas y las horas también aparecen alineados a la
derecha en la celda.
• Texto, para introducir texto como una constante, se

selecciona una celda y se escribe el texto. El texto puede
contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que
se puedan reproducir en la impresora.
Al visualizar un texto extenso contenido en una celda

puede –aparentemente - utilizarse las celdas adyacentes
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que están en blanco, no obstante el texto se almacena

únicamente en la primera celda. El texto aparece, por
defecto, alineado a la izquierda en la celda.
8.2. Fórmulas
La fórmula es una expresión que se inicia con el signo igual

(=). Esta expresión puede estar formada por valores
constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, y
operadores.
9. Selección de elementos de Excel
Para realizar cualquier modificación sobre a hoja de cálculo

debemos indicarle a Excel sobre qué elementos deseamos actuar:
una o varias celdas, una o varias filas, una o varias columnas. La
forma hacer esa indicación es seleccionando dichos elementos.
9.1. Selección de Celdas (rango de celdas)
Existen dos formas principales de seleccionar celdas:
• Selección Continua, consiste en seleccionar celdas que

se encuentran juntas. Para seleccionarlas se posiciona el
puntero en una celda determinada y se arrastra el mouse
con el botón izquierdo presionado (clic sostenido) hasta
cubrir las celdas requeridas. Puede lograr el mismo
efecto manteniendo presionada la tecla Shift y
desplazando el cursor con las teclas de dirección
(flechas).
La imagen muestra la selección de 12 celdas que forman

un rectángulo: desde la celda B3 en el extremo superior
izquierdo, hasta la celda D6 en el extremo inferior
derecho.
A estos “rectángulos” de celdas contiguas se les

denomina rangos de celda y se les denota
abreviadamente por sus extremos. En el ejemplo: rango
B3:D6.
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• Selección Dispersa, consiste en seleccionar celdas

individuales o rangos de celda que no se encuentran
juntos. Se logra manteniendo presionada la tecla Ctrl y
haciendo clic izquierdo o arrastrando el cursor sobre la
celda o celdas que se desee seleccionar.
En la imagen siguiente se han seleccionado A3:A4;

B4:B8; C3:D3; y C5:D6
9.2. Selección de Columnas
Para seleccionar una columna completa, es decir, las

1048576 celdas de una columna, basta con hacer un clic
sobre el nombre de la columna que se desee seleccionar.
Haciendo clic izquierdo sostenido seleccionará varias

columnas contiguas, pero si desea seleccionar columnas
dispersas, mantenga presionada la tecla Ctrl.
9.3. Selección de Filas
Al igual que para las columnas, se podrá seleccionar toda la

fila, es decir, sus 16384 celdas, con tan sólo hacer clic sobre
el número de la Fila que requiera.
Si se necesitan varias filas contiguas, se utilizará la tecla

Shift o con el clic izquierdo sostenido, pero si quiere filas
dispersas, mantenga presionada la tecla Ctrl.
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9.4. Selección de Hojas
Para seleccionar todas las filas y columnas de una hoja basta

con hacer clic el botón superior izquierdo de la hoja (a la
izquierda del nombre de la columna A y sobre el número de
la fila 1).
10. Formato de Columnas
Una característica propia de la columna es su ancho. Por defecto

las columnas tienen un ancho de 10.71 puntos, pero si este ancho
es insuficiente para el contenido que usted quiere mostrar usted
podrá personalizarlo de acuerdo a sus necesidades.
10.1. Ancho de Columna
Para modificar el ancho de alguna columna, se pueden

utilizar dos métodos:
• El primer método consiste en utilizar en asignar un valor

numérico preciso como ancho de columna. Para ello
deberá antes seleccionar la columna o columnas a las
cuales se quiere modificar su ancho. Si no ha
seleccionado ninguna columna la modificación se hará
sobre la columna en donde esté ubicado el cursor.
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Luego puede ir al grupo Celdas de la Cinta de Opciones

y desplegar las opciones de Formato y usar Ancho de
columna.
Seguidamente aparecerá la siguiente ventana en la que

debe digitar el ancho deseado. Por último hacer clic en el
botón Aceptar y el cambio se realizará.
Note el valor por defecto que tienen de ancho las

columnas en Excel: 10.71 puntos.
• El segundo método consiste en utilizar el mouse. Se

debe el puntero en el borde derecho del nombre de la
columna, en ese momento el puntero del mouse adopta
la forma de una flecha de doble dirección.
Se debe hacer clic sostenido y arrastrar el borde

izquierdo de la columna. Aparecerá una línea
discontinua mostrándonos el nuevo ancho al igual que
un texto que nos indica el tamaño de este nuevo ancho.
Al tener el ancho deseado se suelta el mouse.
10.2. Autoajuste automático
También es posible ajustar automáticamente la columna

según el contenido de sus celdas. El ancho que adopte será
el necesario para que se pueda visualizar el contenido de
celda más amplio existente. Para ello también tenemos dos
métodos:
Antes del autoajuste:
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Después del autoajuste:
• El primer método consiste en utilizar, desde la Cinta de

Opciones, el grupo Celdas, opción Formato, comando
Autoajustar ancho de columna.
• El segundo método es con el mouse. Tendrá que ubicar

el cursor en el borde derecho del nombre de la columna
y hacer doble clic.
10.3. Ancho Estándar
Es posible asignar un ancho estándar diferente a 10.71 a las

columnas de una Hoja de Cálculo. Para modificarlo se
deberá usar la opción Formato, y el comando Ancho
Predeterminado.
Debe escribir el ancho necesario y hacer clic en el botón

Aceptar. Todas las columnas pasan a tener el ancho
estándar, excepto aquellas que tuvieran asignadas un ancho
particular.
11. Formato de Filas
De manera análoga al caso de las Columnas, las Filas tienen como

característica su altura.
11.1. Alto de la Fila
Excel ajusta automáticamente la altura de la fila según el

tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo,
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cuando el tipo de letra mayor de una fila es Calibri de 11

puntos, la altura de esa fila será de 15 puntos. Si utilizamos
Times New Roman de 12 puntos, la altura de la fila será
15.75 puntos. Como el tipo de letra por defecto es Calibri,
las filas tienen por defecto una altura de 15 puntos.
Para modificar la altura de una fila se tendrán métodos

similares a los vistos para el ancho de columnas.
• Seleccione la(s) fila(s) a la(s) que se desee cambiar la

altura, ir a la opción Formato, del grupo Celdas de la
Cinta de Opciones y seleccione el comando Alto de fila.
A continuación se mostrará la ventana donde deberá

escribir la altura que desea y luego hacer clic en el botón
Aceptar.
• El segundo método consiste en utilizar el método del

arrastre con el mouse. Situar el puntero del mouse en la
línea inferior del número de fila.
El puntero se mostrará como una flecha de doble

dirección y sólo tendrá arrastrar el mouse con clic
sostenido y soltar cuando encuentre la altura deseada.
11.2. Autoajustar
La altura de una fila se puede autoajustar a la entrada más

alta de la fila:
• Selecciona la fila o filas y utilice el comando Autoajustar

alto de fila de la opción Formato.
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• Otra forma más rápida es colocar el puntero sobre la

línea inferior del número de fila y hacer doble clic.
12. Formato de Hojas
12.1. Cambiar el nombre
Por defecto, los nombres de las Hojas de un libro Excel son:

Hoja1, Hoja2, etc., pero es aconsejable utilizar un nombres
más descriptivos para poder identificar su contenido más
rápidamente.
Por ejemplo si utiliza cada hoja para almacenar información

mensual, la primera hoja se podría nombrar Enero, la
segunda Febrero, etc.
La longitud máxima de los nombres de las hojas es de 31

caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo con el
mismo nombre dentro del mismo libro Excel.
Para modificar el nombre de una hoja se tienen varios

métodos, pero antes deberemos ubicar el cursor en la hoja a
la que se va a cambiar el nombre:
• El primer método consiste en utilizar la opción Formato

de la Cinta de Opciones, seleccionar la opción Hoja y
luego Cambiar el nombre de la hoja. La etiqueta de la
hoja quedará seleccionada a la espera que usted escriba
el nuevo nombre, una vez escrito el nombre sólo deberá
hacer clic sobre la tecla Enter.
• El segundo método es; activando el menú contextual

(botón derecho del mouse) sobre la etiqueta, luego elegir
la opción Cambiar nombre.
• El tercer método es mucho más directo y rápido, sólo

deberá hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su
etiqueta, aparecerá seleccionado el nombre a la espera
del nuevo nombre de hoja, una vez escrito este nuevo
nombre pulsar la tecla Enter.
12.2. Color de Etiqueta
Para una mejor identificación de las hojas es posible

colocarle un color de fondo a cada etiqueta.
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Para agregarle color a la etiqueta puede usar la opción

Formato, opción Color de etiqueta. También puede utilizar
el menú contextual de la etiqueta para elegir la misma
opción.
Al usar esta opción se mostrará una ventana donde

podemos seleccionar el color para la etiqueta.
13. Insertar elementos de Excel
Después de haber introducido datos en una hoja de cálculo,

puede ser necesario añadir columnas adicionales entre dos
columnas con datos, o filas adicionales entre dos filas con datos, o
celdas adicionales.
13.1. Insertar Filas en una Hoja
Las filas se insertan por encima de la fila en donde esté

ubicado el cursor. Puede hacerlo con la opción Insertar del
grupo Celdas de la Cinta de Opciones, y luego use la
opción Insertar filas de hoja, y automáticamente se
insertará una nueva fila.
Si desea añadir varias filas, basta con seleccionar tantas filas

como filas desee añadir. El mismo número de filas
seleccionadas se insertarán por encima de la selección.
Añadir filas a una hoja de cálculo no hace que el número de

filas aumente, este siempre será 1048576. Lo que hace Excel
es que eliminar las últimas, siempre y cuando éstas no
tengan información. Si es así, mostrará un mensaje
indicando que no puede realizar la inserción.
Página 21
13.2. Insertar Columnas en una Hoja
De la misma manera que con las filas, Excel nos permite

añadir columnas en la Hoja.
Las columnas se añaden a la izquierda de donde esté el

cursor. Puede utilizar la misma opción Insertar del grupo
Celdas de la Cinta de Opciones, y luego la opción Insertar
columnas de hoja, y se insertará una nueva columna.
Para añadir varias columnas, seleccione tantas columnas

como desee insertar.
Al insertar columnas el número de columnas seguirá siendo

16384, pues las últimas columnas serán eliminadas, si es que
no contienen información.
13.3. Insertar Celdas en una Hoja
En ocasiones, lo que interesa añadir no son ni filas ni

columnas enteras sino únicamente una o varias celdas en
una hoja de cálculo que ya tiene información.
Deberá seleccionar las celdas donde desea añadir celdas en

blanco y luego, utilizar la opción Insertar y luego Insertar
celdas.
Se mostrará una ventana donde deberá indicar a Excel lo

que debe hacer con las celdas adyacentes a la inserción:
desplazarlas hacia la derecha o hacia abajo. Pero también
tiene la opción de insertar toda una columna o una fila.
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Selección previa a la inserción:
Inserción con desplazamiento hacia abajo:
Inserción con desplazamiento hacia la derecha:
Considere, nuevamente, que al añadir celdas a una hoja de

cálculo, el número de celdas no aumenta ya que se eliminan
las del final de la fila o columna.
13.4. Insertar Hojas en un Libro
Es muy probable que necesite trabajar con más de tres hojas

en un libro de trabajo, para ello tendrás que añadir nuevas
hojas. El número de hojas puede aumentar hasta los límites
de memoria del computador.
Las nuevas hojas se insertan a la izquierda de la hoja en

donde está ubicado el cursor. Tiene varios métodos para
añadir hojas en un libro:
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• Use la opción Insertar del grupo Celdas de la Cinta de

Opciones y seleccione la opción Insertar hoja. Note que
aunque haya cambiado el nombre a las tres hojas
originales, la nueva hoja aparecerá con el nombre Hoja4.
• También puede usar el menú contextual de la etiqueta

de una hoja. Haga clic derecho y seleccione la opción
Insertar.
Cuando usted escoge este método se va a abrir una

nueva ventana donde debe seleccionar qué tipo de
elemento quiere insertar, por defecto se coloca en una
Hoja de Cálculo, luego hacer clic en el botón Aceptar.
14. Eliminar elementos de Excel
También es frecuente la necesidad de eliminar celdas, filas,

columnas y hojas.
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14.1. Eliminar Filas y Columnas
Primero deberá seleccionar las filas o columnas que usted

desee eliminar, luego puede usar la opción Eliminar del
grupo Celdas de la Cinta de Opciones.
Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo,

tampoco varía el número de filas o columnas. Lo que hace
Excel es añadir al final de la hoja tantas como filas o
columnas como se hayan eliminado.
14.2. Eliminar una Celda
Seleccione la(s) celda(s) que desea eliminar. Luego utilice

Eliminar celdas de la misma opción Eliminar anterior.
Aparecerá una ventana en la que debe indicar que hacer con

las celdas adyacentes: desplazar hacia la izquierda o hacia
arriba, o si se elimina una fila o una columna completa.
14.3. Eliminar Hojas
Para eliminar una hoja, debemos posicionarnos sobre la hoja

a eliminar, ir a la opción Eliminar y luego a la opción
Eliminar Hoja.
Cuando se indica la eliminación de una hoja con

información, Excel advierte este hecho pidiendo una
confirmación.
Otra manera es usar el menú contextual de la etiqueta y

seleccionar la opción Eliminar.
15. Borrado de Celdas
Para borrar el contenido de una o varias celdas no es necesario

eliminarlas.
Seleccione la(s) celda(s) cuyo contenido desea borrar y use la tecla

Supr (Suprimir) o haga clic derecho sobre la(s) celda(s)
seleccionada(s) y use la opción Borrar contenido del menú
contextual.
16. Operaciones con Archivos
La información contenida en todas las hojas que componen un

libro Excel se almacena en un solo archivo.
Página 25
Veremos diferentes formas de guardar, cerrar, abrir y crear libros

Excel.
16.1. Guardar un archivo
Como ya se ha visto en las otras herramientas del Office,

para evitar la pérdida de nuestra información será necesario
que se guarde el archivo, es decir, que se grabe en un medio
de almacenamiento de la computadora. Este procedimiento
es similar al de Word.
En el Botón Office se tienen las opciones Guardar y

Guardar como. Recuerde que cuando se va a guardar el
archivo por primera vez siempre ambas opciones tienen el
mismo resultado: se mostrará la ventana de Guardar como,
con la opción Guardar en: para indicar en qué carpeta se
guardará el archivo, y la opción Nombre de archivo, para
especificar el nombre del mismo. Por último, la opción
Guardar como tipo, nos permite guardar el archivo en otras
versiones de Excel, como página Web, etc.
Luego deberá hacer clic sobre el botón Guardar. Luego de

esto, en la Barra de Título se mostrará el nombre del
archivo.
Existen otros método para guardar un archivo es la

combinación de teclas Ctrl + G, o haciendo clic sobre el
botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido.
16.2. Cerrar un Libro
Una vez que se ha terminado de trabajar con un archivo

conviene cerrarlo para no modificarlo involuntariamente y
Página 26
para no utilizar inútilmente memoria del computador. Esta

operación se puede realizar de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office, opción

Cerrar. En caso que no se le hayan guardado los últimos
cambios, Excel nos avisará mostrándonos la siguiente
ventana:
Usted deberá pulsar el botón Sí, para guardar los últimos

cambios, pulsará el botón No, para ignorar los cambios y
que el archivo quede como en su anterior grabación, o si no
está seguro, puede pulsar el botón Cancelar para no cerrarlo
aún.
En el caso de cerrar un archivo que aún no ha sido

guardado, se mostrará la ventana de Guardar Como.
Otro método para cerrar el actual libro es haciendo clic en el

botón Cerrar ventana que se encuentra en la esquina
superior derecha de la Cinta de Opciones.
Tenga presente que luego de usar la opción Cerrar del

Botón Office o el botón Cerrar ventana de la Cinta de
Opciones usted puede seguir trabajando con otros libros
existentes o crear nuevos. Por el contrario, la opción Salir de
Excel del Botón Office o el botón Cerrar del la Barra de
Título dan por terminada la aplicación Excel y cierran todos
los libros abiertos.
16.3. Abrir un Archivo
Para abrir un libro Excel puede hacer lo siguiente:
• Con el Botón Office y la opción Abrir.
• Con la combinación de teclas Ctrl-A.
Con cualquiera de los métodos anteriores siempre se abrirá

la siguiente ventana:
Página 27
En la casilla Buscar en se debe indicar la carpeta en donde

se encuentra el archivo. Por defecto se muestra el contenido
de la carpeta Mis Documentos. De la lista de archivos se
deberá seleccionar el archivo que se necesite, para luego
hacer clic en el botón Abrir.
Este botón tiene un menú desplegable que nos permitirá

abrir el archivo en diversas modalidades.
16.4. Nuevo Archivo
Si se necesita crear otro libro haga lo siguiente:
• Use el Botón Office y la opción Nuevo. Se mostrará la

ventana Nuevo Libro con las opciones para crear un
libro en blanco o utilizar una plantilla, es decir un
modelo pre formateado.
Página 28
16.5. Crear archivos usando Plantillas
Una Plantilla es un modelo pre diseñado que puede servir

de base para generar otros archivos Excel. La Plantilla
puede incluir tanto datos como formatos.
Al crear un nuevo archivo Excel tiene la opción de utilizar

para ello una plantilla de Excel, o una plantilla hecha por
usted.
Al elegir un modelo de plantilla y hacer clic sobre el botón

Crear, Excel generará un libro que usted podrá modificar
para adaptarlo a sus necesidades. La imagen que sigue
muestra la plantilla Presupuesto Mensual Personal.
Página 29
Luego de hacer las modificaciones que se requieran

debemos guardar el archivo Excel de la manera usual.
También es posible que usted necesite crear sus propias

plantillas. En este caso bastará especificar como tipo de
archivo Plantilla Excel (*.xltx) al momento de guardar el
archivo.
17. Copiar Celdas
Los métodos utilizados en Word para copiar textos, imágenes y

otros objetos, también son vigentes en Excel: la opción Copiar del
grupo Portapapeles de la Cinta de Opciones, la combinación de
teclas Ctrl-C, y la copión Copiar del menú contextual.
Para copiar celdas existen los métodos siguientes.
17.1. Copiar Celdas utilizando el Portapapeles
La operación de copiar consiste en duplicar una celda o

rango de celdas en otra posición, sin perder el original.
Cuando se utiliza el portapapeles entran en juego 2
operaciones: Copiar y Pegar. La operación de Copiar
duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de
Windows y la operación Pegar copia la información desde
el portapapeles a donde esté el cursor.
Por lo tanto, primero debe seleccionar la(s) celda(s) a copiar,

luego use la opción Copiar del grupo Portapapeles de la
Cinta de Opciones, o la combinación de teclas Ctrl-C.
Al hacer esta primera operación aparece una marca

alrededor de las celdas copiadas. Si desea modificar el
rango de celdas copiadas, presione la tecla Esc, haga otra
selección y vuelva a copiar.
Ubique el cursor en la celda destino. Esta celda será tomada

como el vértice superior izquierdo donde se pegarán las
celdas copiadas.
Página 30
Por último use la opción Pegar de la Cinta de Opciones, o

la combinación de teclas Ctrl-V.
Al momento de Pegar podrá seleccionar varias modalidades

de esta acción.
Mientras se encuentre la marca de copiado activa será

posible seguir pegando las celdas copiadas en otras
ubicaciones. En cuanto se desactive ya no se podrá pegar
más, inclusive el botón de Pegar estará desactivado.
17.2. Copiar Celdas con el Mouse
También es posible utilizar el mouse para copiar celdas.
Primero se deben seleccionar las celdas a copiar, luego se

debe situar el puntero en algún borde de la selección. Al
hacer esto el puntero se convierte en una flecha blanca
apuntando hacia la izquierda.
Luego, con la tecla Ctrl presionada (el puntero del mouse

cambia y se muestra con un signo mas +) y haciendo clic
sostenido, arrastre la selección a donde quiere copiarlo.
Aparecerá un recuadro que indica dónde se situará el rango

de celdas copiado, así como una etiqueta con el nombre del
rango de celdas que ocupará. Luego suelte el botón del
mouse y la tecla Ctrl.
17.3. Copiar en Celdas Adyacentes
Excel tiene un método muy rápido para copiar el contenido

de una o varias celdas a celdas adyacentes. Si el contenido
inicial es un texto, se copiará exactamente el mismo texto,
pero si el contenido es parte de una serie (un día de la
semana, por ejemplo) lo que hará Excel es Rellenar serie, es
decir, completará la serie (los demás días de la semana, por
ejemplo).
Página 31
Para copiar una celda o un rango de celdas a posiciones

adyacentes, primero se tendrá que seleccionar la celda o
celdas a copiar. Luego, colocar el puntero en la esquina
inferior derecha de la selección. El puntero del mouse se
convertirá en un signo más +. Finalmente, se deberá hacer
clic sostenido y arrastrar hasta la celda en que desee hacer la
copia. Note como aparece un recuadro que indica hasta
dónde se copiará en caso de soltar el botón del ratón.
Al soltar el botón del mouse se realizará la copia y aparecerá

un botón en la parte inferior derecha de la selección, son las
opciones de copiado, que por defecto estaba seleccionado en
la opción Rellenar serie, pero usted podría modificarlo y
simplemente optar por Copiar celdas o cualquiera de las
demás opciones.
Cuando se copian fórmulas con referencias a otras celdas se

debe tener en cuenta el concepto de celdas relativas,
absolutas o mixtas, como lo veremos más adelante.
17.4. Pegado Especial
En ciertas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de

una celda sin necesidad de copiar la fórmula que le da
origen al valor, o copiar el contenido de una celda pero no el
formato, o convertir el contenido de una fila en columna, o
viceversa (Transponer). Estas posibilidades nos la
proporciona el Pegado especial.
La operación Copiar se realiza por cualquiera de los

métodos ya vistos antes. La diferencia radica en el pegado:
Página 32
utilice la opción Pegado Especial de la Cinta de Opciones,

o del menú contextual de la celda donde hará el pegado.
Aparecerá la ventana de Pegado especial con las opciones

que usted debe escoger para pegar.
Algunas de las opciones son:
• Todo, para copiar tanto la fórmula como el formato de la

celda.
• Fórmulas, para copiar únicamente la fórmula de la celda
pero no el formato de ésta.
• Valores, para copiar el resultado de una celda pero no la
fórmula ni el formato.
• Comentarios, para copiar comentarios asignados a las
celdas.
• Validación, para pegar las reglas de validación de las
celdas copiadas.
• Todo excepto bordes, para copiar las fórmulas así como
todos los formatos excepto bordes.
Página 33
• Ancho de columnas, para copiar la anchura de la

columna.
En el recuadro Operación, elegir la operación a realizar a

partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la
celda donde se copia.
La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que Excel

ignore cualquier celda en blanco del rango de copia.
La casilla Transponer, sirve para que los datos de filas

aparezcan como columnas y los datos de columnas como
filas.
Por último el botón Pegar Vínculos, permite que cualquier

cambio en el archivo original sea actualizado también en la
copia.
Una vez colocada sus opciones deberá hacer un clic sobre el

botón Aceptar (ignorar esta opción si elige Pegar Vínculos).
18. Mover Celdas
Como ya se ha visto en Word, mover consiste en cortar y pegar, es

decir, se elimina la información de su ubicación original. En Excel
también son válidos los métodos ya vistos.
18.1. Mover Celdas utilizando el Portapapeles
La operación Mover desplaza una celda o un rango de

celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles
entran en juego 2 operaciones Cortar y Pegar. La operación
de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al
portapapeles de Windows y la operación Pegar copiará la
información del portapapeles a donde esté es cursor.
Para mover celdas a otra posición, se deberán seleccionar

primero las celdas, luego usar la opción Cortar del grupo
Portapapeles de la Cinta de Opciones. También se puede
utilizar la combinación de teclas Ctrl - C. Observe como
aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas.
Página 34
Colóquese sobre las celdas donde desee pegar lo cortado,

esta celda será la esquina superior izquierda del rango
pegado.
18.2. Mover Celdas utilizando el Mouse
También puede desplazar un rango de celdas a otra

posición dentro de la misma hoja sin utilizar el
portapapeles.
Seleccione las celdas a mover y coloque el puntero sobre un

borde de la selección. El puntero se convertirá en una flecha
blanca apuntando hacia la izquierda.
Para mover no será necesario pulsar ninguna tecla.

Simplemente se debe hacer clic sostenido y arrastrar la
selección hacia otra posición. Luego se suelta el botón del
mouse.
18.3. Mover o Copiar Hoja
Para dar un orden apropiado a las hojas que componen un

libro Excel se puede utilizar la opción Mover o copiar hoja
de la opción Formato de la Cinta de Opciones.
Página 35
En la ventana Mover o copiar se indica la nueva posición de

la hoja. También se puede tener una copia activando la
casilla Crear una copia.
También podemos copiar o mover hojas a un libro que aún

no ha sido creado. Esta opción crea un libro
automáticamente.
Otra alternativa para cambiar la ubicación una hoja es

arrastrar su etiqueta a la posición deseada.
19. Formato de Celdas
La disposición y el aspecto de la hoja de cálculo son tan

importantes como los datos que contiene. Preparar el formato de
una forma apropiada asegura que los datos sean fáciles de leer y
comprender.
Antes de poder aplicar formatos a las celdas, estas deben estar

seleccionadas. Luego se puede utilizar la opción Formato del
grupo Celda de la Cinta de Opciones o el menú contextual de la
celda o celdas seleccionadas.
Excel mostrará la ventana Formato de celdas con las diversas

opciones disponibles.
Página 36
19.1. Número
En la pestaña Número se especifica la forma que queremos

se muestre la información numérica. Por defecto se usa la
categoría General, pero están disponibles las opciones
Número, Moneda, Contabilidad, Porcentaje, Científica,
entre otras.
En el recuadro Muestra de la misma ventana se puede

observar el resultado de la aplicación de la categoría
seleccionada.
Las categorías más utilizadas son:
• General, muestra exactamente el valor contenido en la

celda.
• Número, permite que los números se visualicen con

decimales y/o con separador de miles.
• Moneda, es parecido a la categoría Número, pero

adicionalmente permite indicar el símbolo monetario,
como podría ser $ o Pts, en nuestro caso, S/. (soles).
• Porcentaje, muestra los números como porcentajes. Se

multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el
símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales
lo mostraría como 15,28%.
• Fecha, muestra los números enteros como fechas. Excel

trabaja las fechas como una serie de números: el 1
corresponde a 01/01/1900, el 2 a 02/01/1900, y así
sucesivamente.
Debe tener en cuenta que sólo es la manera de visualizarlo,

porque en la barra de fórmulas verá el contenido real de la
celda.
19.2. Alineación
En la pestaña Alineación se indica cómo se ubicará el

contenido de una celda dentro de la misma.
Página 37
19.2.1. Alineación del Texto
• Horizontal, especifica la ubicación horizontal del

contenido. Se presenta una lista desplegable
donde se encuentran las siguientes opciones:
• General, es la opción por defecto, alinea el

contenido según el tipo de dato introducido:
los números a la derecha y los textos a la
izquierda.
• Izquierda (Sangría), alinea el contenido a la
izquierda de éstas, independientemente del
tipo de dato. Note que a la derecha de las
opciones aparece un recuadro Sangría que
por defecto está en 0, pero cada vez que se
incrementa este valor en uno, la entrada de la
celda comienza un carácter más a la derecha,
para que el contenido de la celda no esté
pegado al borde izquierdo de la celda.
• Centrar, centra el contenido de las celdas.
• Derecha, alinea el contenido de las celdas a la
derecha, independientemente del tipo de
dato.
• Rellenar, esta opción no es realmente una
alineación sino que repite el dato de la celda
para rellenar la anchura de la celda. Es decir,
si en una celda tenemos escrito * y elegimos
la opción Rellenar, en la celda aparecerá
Página 38
************ hasta completar el ancho de la

celda.
• Justificar, el contenido de las celdas se
alineará tanto a la derecha como a la
izquierda.
• Centrar en la Selección, centra el contenido
de una celda respecto a todas las celdas en
blanco seleccionadas a la derecha, o de la
siguiente celda en la selección que contiene
datos.
• Distribuido, ajusta el contenido de la celda al
ancho de la celda y lo centra, si el contenido
es mayor al ancho lo ajustará en dos líneas
pero sigue siendo una celda.
• Vertical, especifica la ubicación vertical del

contenido. Esta opción sólo tendrá sentido si la
altura de las filas se ha ampliado respecto al
tamaño inicial. Presenta una lista desplegable
que muestra las diferentes opciones que se
tienen:
• Superior, alinea el contenido la parte

superior de éstas.
• Centrar, centra el contenido respecto a la
altura de la celda.
• Inferior, alinea el contenido en la parte
inferior de éstas.
• Justificar, alinea el contenido de las celdas
seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior, automáticamente le
coloca una altura donde el contenido de la
celda se muestre totalmente.
• Distribuido, alinea el contenido de las celdas
seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior y al mismo tiempo lo
centra, pero no le coloca una altura
automática.
19.2.2. Orientación
Permite cambiar el ángulo del contenido de las

celdas, la opción por defecto es horizontal.
El casillero de la izquierda permite especificar una

orientación vertical, mientras el de la derecha
permite especificar un ángulo de -90 a 90 grados,
arrastrando el extremo derecho de la manecilla o
Página 39
colocando específicamente el dato en la casilla de

Grados.
El Excel ajusta automáticamente la altura de la fila

para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que
se fije explícitamente la altura de ésta.
19.2.3. Control del Texto
Estas opciones son alternativas para la alineación

horizontal o vertical, nos permite personalizar la
posición del texto en la celda sin necesidad de
alinearlo.
• Ajustar texto, por defecto si introducimos un

texto en una celda y éste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido
introducido, pues si activamos esta opción el
contenido de la celda se tendrá que visualizar
exclusivamente en ésta, para ello incrementará la
altura de la fila y el contenido se visualizará en
varias filas dentro de la celda.
• Reducir hasta ajustar, si activamos esta opción,

el tamaño de la fuente de la celda se reducirá
hasta que su contenido pueda mostrarse en la
celda.
• Combinar celdas, al activar esta opción, las

celdas seleccionadas se unirán en una sola,
comportándose como una sola celda.
19.3. Fuente
Para visualizar las opciones de fuente una vez en la ventana

de formato de celdas hacer clic en la pestaña Fuente.
Mediante esta pestaña se va a poder cambiar la apariencia

de los datos cambiando el tipo de letra (fuente), el tamaño,
el estilo y el color de los mismos.
Las opciones de esta ventana son similares a las utilizadas

en Word.
Página 40
• Fuente, se elegirá de la lista una fuente determinada, es

decir, un tipo de letra.
• Estilo, se elegirá de la lista un estilo de escritura. No

todos los estilos están disponibles con cada tipo de
fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,
Negrita, Negrita Cursiva.
• Tamaño, dependiendo del tipo de fuente elegido, se

elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o
bien teclearlo directamente una vez situados en el
recuadro. En la barra de Formato es el siguiente botón.
• Subrayado, esta opción se encuentra por defecto en

Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se
abrirá una lista desplegable donde podrá elegir un tipo
de subrayado.
• Color, por defecto el color activo es Automático, pero

haciendo clic sobre la flecha de la derecha se podrá
elegir otro color para el texto.
• Efectos, se tienen disponibles tres efectos distintos:

Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o
desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la
izquierda.
Página 41
Excel permite apreciar cómo quedaría la celda al utilizar

cada opción, aún sin que la hayamos confirmado. Bastará
con posar el cursor sobre la opción.
19.4. Bordes
La pestaña Bordes permite aplicar líneas de diversos colores

y estilos entre las divisiones de celda. Al elegir cualquier
opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda, es como una vista
previa. Es importante hacer notar que las líneas que
presenta una Hoja de Cálculo sólo son guías de
visualización.
Luego de seleccionar las celdas a las que se le quiere aplicar

bordes, se puede escoger entre los bordes preestablecidos:
• Ninguno, para quitar cualquier borde de las celdas

seleccionadas.
• Contorno, para crear un borde únicamente alrededor de
las celdas seleccionadas.
• Interior, para crear un borde alrededor de todas las
celdas seleccionadas excepto en el contorno del rango
seleccionado.
Se pueden personalizar los bordes escogiendo un Estilo de

Línea, un Color, y el lugar de su aplicación: borde inferior,
superior, izquierdo, derecho, interno horizontal o vertical, o
Página 42
diagonales activando / desactivando los botones

correspondientes.
Para personalizar correctamente, usted primero debe

escoger el estilo de línea y el color y luego indicar el lugar
de su aplicación.
A través de la opción Bordes del grupo Fuente de la Cinta

de Opciones también se puede aplicar los bordes. Aunque
por este método usted no puede escoger otro estilo de línea.
19.5. Relleno
La pestaña Relleno ofrece opciones para darle color a las

celdas con el objetivo de resaltar su contenido.
Página 43
Esta opción permite aplicar a la celda un color sólido o

uniforme (Color de fondo), colores degradados (Efectos de
relleno), y tramas de diversos tipos (Color y Estilo de
trama).
Si se desea, es posible aplicar simultáneamente color de

fondo y color de trama diferentes. Los estilos de trama
tienen nombres específicos.
20. Impresión
Cada hoja de cálculo que compone un libro Excel puede tener

diferentes características de impresión. En esta sección veremos
técnicas relacionadas con la impresión, tales como la
configuración de página, la vista preliminar y por supuesto la
misma impresión.
20.1. Vista Preliminar
La opción Vista preliminar se encuentra dentro de la

opción Imprimir del botón Office y permite ver los saltos de
página, márgenes, encabezados y pies de página.
También se puede acceder a la Vista preliminar con la

combinación de teclas Ctrl+F2.
Página 44
En la parte inferior de la ventana se muestra el número de

página y el total de páginas que se puede visualizar.
Al situarse sobre la hoja, el puntero del ratón se convierte en

una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir
cualquier zona de la página. Si nos situamos sobre cualquier
parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la
página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a
hacer clic se volverá a visualizar la página entera.
Para volver a los datos contenidos en la hoja debemos

Cerrar la Vista preliminar.
Para realizar ajustes antes imprimir una hoja debemos

configurar la página.
20.2. Configurar Página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel nos permite

modificar factores que afectan a la presentación de las
páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies
de página, tamaño del papel, etc.
El grupo Configurar página se encuentra en la pestaña

Diseño de página de la Cinta de Opciones.
Página 45
Este grupo contiene los botones para las acciones más

frecuentes, tal como establecer la orientación horizontal o
vertical del papel, o las dimensiones del mismo (Carta, A3,
A4, A5, etc.)
Se puede acceder a todos los comandos disponibles

utilizando el Iniciador de cuadro de diálogo de este grupo,
el cual mostrará el diálogo siguiente:
La primera pestaña se denomina Página y permite indicar

características como la orientación del papel, el tamaño del
papel que utilizamos y otros parámetros:
• La Orientación del papel, vertical u horizontal.

• La Escala para aumentar o disminuir el tamaño del
contenido para que se ajuste al tamaño del papel.
• El Tamaño del papel
• La Calidad de la impresión
Página 46
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e

izquierdo utilizamos la pestaña Márgenes.
• En esta pestaña se podrá modificar la distancia del

contenido respecto al borde del papel.
• Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también
nos permite indicar a cuántos centímetros del borde
del papel queremos que se sitúen.
• Si se quiere que la impresión tenga centradas las hojas
tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo
realizará automáticamente activando las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.
Para definir el encabezado y el pié de página se utiliza la

pestaña Encabezado y pie de página.
Página 47
En esta ficha tenemos dos recuadros, que en este caso aún

están vacíos. En estos recuadros aparece una muestra del
encabezado y pie de página cuando están definidos.
Para modificar el encabezado y/o pie de página, hay que

utilizar los botones Personalizar encabezado (pie de
página)...
En el caso del Encabezado aparecerá el siguiente cuadro de

diálogo:
Página 48
En el caso del Pié de página será lo siguiente:
Excel divide ambas componentes en tres secciones.

Dependiendo de dónde queremos que aparezca, ingresamos
la información en una de ellas.
Existen botones que nos servirán para introducir variables

de uso genérico.
Icono Descripción
Para cambiar el aspecto del texto escrito y
seleccionado. Al hacer clic sobre este botón
aparece el cuadro de diálogo Fuente.
Para ingresar la variable Número de

página &[Página] es decir, la numeración
secuencial de las páginas impresas.
Para incluir la variable Número de páginas
&[Páginas], es decir, el número total de
páginas impresas.
Para ingresar la variable Fecha &[Fecha].
Es decir la fecha del computador.
Para insertar la variable Hora &[Hora] es
decir, la hora del computador.
Para incluir el nombre del libro Excel con
su ruta de acceso completa (es decir su
posición en el disco). [Ruta de
acceso]&[Archivo].
Para incluir el nombre del libro de trabajo.
&[Archivo.
Para incluir el nombre de la hoja.
&[Etiqueta].
Para insertar una imagen. &[Imagen] .
Página 49
Para cambiar el aspecto de la imagen

seleccionada. Este botón solamente estará
activo en caso de haber añadido una
imagen en el encabezado o pie de página.
Al hacer clic sobre este botón aparece el
cuadro de diálogo Formato de imagen para
poder elegir los cambios de aspecto de la
imagen deseados.
Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la

ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se
impriman los datos contenidos en la hoja.
En Área de impresión: podrá indicar qué rango de celdas

quieres imprimir. En Imprimir títulos podrá activar
cualquiera de las siguientes opciones:
• Repetir filas en extremo superior: para que en cada

página que se imprima aparezca como título de
columnas aquella fila que está indicada en ese
recuadro.
• Repetir columnas a la izquierda: para que en cada
página que se imprima aparezca como título de la fila
aquella columna indicada en el recuadro.
Página 50
En el recuadro Imprimir podrá activar cualquiera de las

siguientes opciones:
• Líneas de división para imprimir las líneas que

delimitan cada celda de la hoja.
• Blanco y negro por si tenemos asignados colores en
nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en
blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de
colores.
• Calidad de borrador para realizar una impresión
rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá
sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
• Títulos de filas y columnas para imprimir los
encabezados de filas (los números de filas de la
izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.
20.3. Imprimir
Para especificar la impresora, el número de copias y otros

detalles de la impresión podemos recurrir a la opción
Imprimir del botón Office.
Página 51
En el recuadro Impresora, se especifica la impresora con la

que se desea imprimir.
En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar

si deseamos imprimir Todas las páginas, o bien sólo un
rango de Páginas, especificándolo en Desde: y hasta:
En el recuadro Imprimir, podrá indicar si desea imprimir

Todo el libro, o sólo las Hojas activas (seleccionadas o
nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo
los objetos seleccionados de la hoja.
Por último en Número de copias: podrá indicar el número

de copias a realizar y si las quieres Intercalar.
Página 52
Tecsup Ingreso y Formato de Datos, Operaciones de Edición y Configuración de Página
Marzo 2009
21. Mapa Conceptual
Página 53
Ingreso y Formato de Datos, Operaciones de Edición y Configuración de Página Tecsup
Marzo 2009
Página 54
Tecsup Formato al Párrafo, Otros Formatos, Creación de Estilos
Marzo 2009 y Operaciones de Edición
22. Referencias Bibliográficas
• Walkenbach, John. Microsoft Excel 2007 Bible. Wiley

Publishing Inc. 2007.
• Dixon, Helen. Excel 2007: Beyond the manual. Apress. 2007.
• Harvey, Greg. Microsoft Office Excel 2007 for dummies. Wiley
Publishing Inc. 2007.
Se ha utilizado como consulta la página de Microsoft

Latinoamérica:
• http://office.microsoft.com/es-es/training/CR100479683082.aspx
FIN DE LA UNIDAD
Página 55

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17.2. Copiar Celdas con el Mouse ............................................. 31

Microsoft Office Excel 2007 es la hoja de cálculo de mayor éxito a

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con

En esta unidad se verá el entorno de trabajo del Excel, así como

• Identificar la Estructura de una Hoja de Cálculo.

Las formas de ingreso a este programa son iguales a las ya vistas

• Con el método convencional, a través del botón Inicio, Todos

• Como acceso directo en el Escritorio.

• Como acceso rápido en la Barra de Tareas.

En la siguiente imagen vemos la pantalla inicial que muestra

• El Botón Office el cual, al hacer clic sobre él, despliega una

• La Barra de Acceso Rápido contiene botones para realizar

• La Barra de Título, contiene el nombre del archivo con el que

• La Cinta de Opciones, contiene todos los comandos

La Cinta de Opciones reemplaza a la Barra de Menús y a las

La Cinta contiene originalmente siete Pestañas o Fichas:

Cada Pestaña contiene Grupos de comandos que

Cada Grupo contiene los comandos para realizar la acción

Además, los Grupos pueden tener un Iniciador de Cuadro de

Con la combinación de teclas Ctrl-F1 se puede ocultar o

• La Barra de fórmulas, nos muestra el contenido de la celda

variará ligeramente, este tema lo veremos más adelante. El

• La Barra de etiquetas, nos permite movernos por las distintas

A los archivos de Excel se les denomina Libros. Cada Libro

• La Barra de Estado muestra el modo de ingreso de datos,

• Las Barras de Desplazamiento permiten desplazar la visión

• Cada Hoja de Trabajo del libro Excel está dividida en filas y

Cada hoja consta de 16 384 columnas y 1 048 576 filas. Cada

La celda se nombra con el identificador de la columna y el

La celda donde se encuentra el cursor se denomina Celda

5.1. Desplazamiento en una Hoja

Normalmente solo una pequeña parte de la hoja es visible

Algunas combinaciones de teclas para poder desplazarse a

Cuando se sabe con seguridad en que celda se desea ubicar

• Presionar la tecla F5 y aparecerá la ventana de la figura

También se pueden utilizar las barras de desplazamiento

5.2. Desplazamiento en un Libro

Dentro de un libro pueden existir varias hojas de trabajo.

En la barra de etiquetas, la etiqueta de la hoja donde está el

Cuando el libro contiene una cantidad de hojas tal que no es

• Para ver la etiqueta del extremo izquierdo.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos,

1. Ubique el cursor en la celda donde desea ingresar los datos.

2. Al empezar a digitar los datos la Barra de Estado debe

Note también que al digitar los datos se han activado dos

Una ceda puede contener hasta 32 767 caracteres. Para

3. Para terminar de digitar los datos en la celda se puede utilizar

Presionando la tecla Enter se validan los datos y la nueva

Con las teclas de movimiento (flechas), se validan los datos y

Haciendo clic sobre el botón Introducir de la Barra de

Al pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón

Para modificar el contenido de una celda se siguen los siguientes

1. Ubique el cursor en la celda. Si usted inicia la digitación en

En una Hoja de Cálculo se pueden introducir distintos Tipos de

8.1. Valores Constantes

Son aquellos datos que se introducen directamente en una

• Números, para introducir números puede incluir los

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para

Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es

Los caracteres E y e son interpretados como notación