Teorii şi tehnici contemporane privind evidenţa publicaţiilor în

bibliotecă

Activităţi specifice sectorului de achiziţii-evidenţă

 colectarea sugestiilor, propunerilor de achiziţie;
 achiziţia documentelor: prin modalităţile cunoscute (cumpărare, donaţii, schimb
interbibliotecar, depozit legal, transfer);
 gestionarea bugetului pentru achiziţii;
 gestionarea abonamentelor;
 urmărirea permanentă a comenzilor;
 verificarea livrărilor, a avizelor de primire, a documentelor contabile;
 trimiterea scrisorilor de reclamaţie;
 ştampilarea documentelor;
 înregistrarea documentelor în registrele specifice (editarea registrului inventar,
în cazul prelucrării automatizate);
 dispecerizarea documentelor către depozitele, sălile, bibliotecile filiale de
specialitate;
 legarea colecţiilor;
 gestionarea documentelor din momentul intrării în bibliotecă, până la predarea
lor la depozitele, sălile cărora le sunt destinate.
Obs. Ca modalitate de lucru, în BCUT erau păstrate la achiziţii toate documentele noi
intrate (mai puţin cele achiziţionate prin schimb, Dl şi periodicele, care au alt tratament)
până când erau îndeplinite toate operaţiunile de evidenţă, apoi erau transferate la
catalogare, de unde la sfârşitul prelucrării se transferau în depozite. O măsură pentru ca
timpul de la achiziţionarea unui documnet până la punerea lui la dispoziţia publicului să
fie scurtat, ar fi ca, după operaţiile de evidenţă, documentele sunt transferate direct în
depozite, cu excepţia câte unui exemplar din fiecare publicaţie achiziţionată, care se
transmite serviciului de catalogare. Acestă ultimă practică scurtează timpul de blocare a
documentelor în flucxul plelucrării şi le pune mai repede la dispoziţia utilizatorilor.

Evidenţa colecţiilor se face în vederea păstrării ca valori materiale a

publicaţiilor, a organizării acestora într-un sistem unitar şi a punerii lor în
circulaţie”[1] conform normelor biblioteconomice în vigoare. Evidenţa publicaţiilor unei
biblioteci se face prin înscrierea fiecărui document în registrele specifice (registrul de
mişcare a fondurilor şi registrul inventar).
Evidenţă = “Procedee şi tehnici de înregistrare a publicaţiilor unei
biblioteci”[2].
Orice document achiziţionat de bibliotecă (monografie, periodic, broşură, hartă, document audio-vizual
etc.) reprezintă o valoare materială şi culturală. Evidenţa are rolul:
- de a garanta păstrarea oricărui document aflat în posesia bibliotecii. Odată înregistrat, un document nu
poate fi scos din inventar decât dacă această eliminare este bine motivată sunt îndeplinite formalităţile
legale;
- de a servi la întocmirea statisticilor pe baza cărora este direcţonată strategia de
dezvoltare a colecţiilor bibliotecii (aceste statistici indică domeniile acoperite, valoarea
 fondurilor provenite din achiziţia prin cumpărare, donaţii etc., numărul de exemplare,
de titluri, proporţia documentelor în anumite limbi;
- de a reflecta situaţia la zi a colecţiilor bibliotecii (se pot face statistici ale cărţilor intrate,
celor scoase din inventarele bibliotecii);
- RMF-ul şi RI-ul unei biblioteci pot fi considerare cărţile de istorie ale acesteia.
In ceea ce priveşte realizarea evidenţei publicaţiilor, prin Decretul nr. 10 al
Consiliului de Stat, publicat în Buletinul Oficial, nr. 2/17 ianuarie 1986 s-a aprobat
Catalogul formularelor tipizate comune, (editat de ISIAP[3]) în 1987[4]. În acest catalog
sunt incluse machetele şi codurile tuturor formularelor tipizate, inclusiv cele cuprinse în
nomenclatorul pentru biblioteci[5] (registru inventar, registru de mişcare a
fonduriloretc.). Instrucţiunile de completare ale acestor formulare sunt cuprinse
înNorme de utilizare a formularelor tipizate, aprobate de Comisia Guvernamentală cu
nr. 744/1987. „Formularele tipizate au fost elaborate şi codificate într-o concepţie
unitară, în scopul ordonării şi prelucrării cât mai operative a datelor care să fie
prelucrate informatizat, al creşterii eficienţei informaţiei, al reducerii muncii de
evidenţă şi a consumului de hârtie. Ele reprezintă în mod real un pas înainte pe calea
uniformizării tehnicii de bibliotecă”[6].
Decretul nr. 89 al Consiliului Provizoriu de Uniune Naţională[7], certifică
desfiinţarea Comisiei Guvernamentale pentru raţionalizarea sistemului de evidenţă,
modificarea şi aprobarea formularelor tipizate pentru biblioteci intrând din acel
moment în competenţa Ministerului Culturii, respectiv a Bibliotecii Naţionale. Potrivit
opiniei lui Mircea Regneală, „renunţarea, după 1990 a unor biblioteci la a utiliza aceste
formulare tipizate, sub motiv că nu sunt suficient de adecvate muncii de bibliotecă, este,
după părerea noastră, o eroare, întrucât aceste formulare, în urma unor minime
revizuiri, pot fi realmente utile, oferind posibilitatea unei activităţi unitare pe plan
naţional”[8].

Trebuie să facem distincţia între operaţia de evidenţă şi ceainventariere, deşi în

mod curent, în biblioteci se foloseşte impropriu expresia inventarierea documentelor,
atunci când este vorba de înregistrarea acestora în registrele de evidenţă.
Evidenţa presupune înregistrarea tuturor documentelor pe care le posedă
biblioteca, indiferent de modalitatea de achiziţie din care provin (achiziţie prin
cumpărare, donaţie, schimb interbibliotecar, depozit legal schimb, transfer). Potrivit
Legii contabilităţii, “constituie contravenţii la prevederile prezentei legi deţinerea, cu
orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar şi alte drepturi şi obligaţii,
precum şi efectuarea de operaţiuni economice, fără să fie înregistrate în
contabilitate”[9], de aceea trebuie evitate situaţiile în care am deţine în bibliotecă
documente sau fonduri a căror situaţie contabilă, dar şi de evidenţă este neclarificată (de
exemplu, la Colecţii Speciale existau cărţi de patrimoniu neînregistrate deoarece erau
scrise cu caractere chirilice şi nu fuseseră descifrate informaţiile bibliografice necesare
completării registrului de inventar – titlu, autor, loc de apariţie, an).
Documentele ce aparţin altor instituţii, dar sunt date în custodie temporară
bibliotecii, se înscriu în registre (liste separate)[10]. Biblioteca Facultăţii de Litere a
 BCUT păstrează în custodie cărţi primite de la Facultatea de Litere, cumpărate din
fonduri obţinute prin diverse programe de cercetare, cărţi pe care facultatea doreşte să
le pună la dispoziţia studenţilor şi cadrelor didactice, iar biblioteca filială de specialitate
este cel mai potrivit loc pentru a fi păstrare; deasemenea Biblioteca Facultăţii de
Teologie deţine în custodie colecţii de periodice aparţinând Mitropoliei banatului.
Listele de inventariere pentru bunurile în custodie vor conţine informaţii cu privire la
numărul şi data actului de custodie ale documnetelor de livrare (factura), precum şi alte
documente utile. Deasemenea, au specificată valoarea în custodie. Ele se trimit şi
persoanei fizice sau juridice căreia îi aparţin, în cel mult 15 zile de la terminarea
inventarierii[11].
Conform Ordinului Ministrului Finanţelor nr. 2388/1995, „inventarierea
patrimoniului reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa
tuturor elementelor de activ şi de pasiv, cantitativ-valoric[12] sau numai valoric, după
caz, în patrimoniul unităţii la data la care aceasta se efectuează”[13].
Legea contabilităţii prevede ca orice instituţie care deţine valori patrimoniale să
efectueze anual inventare (verificări) ale patrimoniului[14], însă pentru biblioteci există
un regulament specific, în care se prevede numărul de volume şi intervalul de timp la
care trebuie să se efectueze verificarea integrală a publicaţiilor (cărţi, reviste):
 până la 5000 de volume, la un an;
 de la 5000- 15000 volume, la doi ani;
 de la 15000-25000 volume, la trei ani;
 peste 25000 volume la 5 ani[15].
Pentru bibliotecile din reţeaua Ministerului culturii există un ordin mai recent,
care conţine prevederi la aceste probleme: Ordinul ministrului culturii nr. 2062, din 9
iunie 2000 asupra Normelor metodologice privind evidenţa, gestionarea şi
inventarierea documentelor specifice bibliotecilor publice, publicat în: MONITORUL
OFICIAL nr. 387 din 18 august 2000.
O.M.C. nr. 2062, din 9 iunie 2000 se aplica si in bibliotecile din reteaua
Ministerului Educatiei şi cercetarii incepand din 1.02.2001, dată la care bibliotecile din
Invatamant au primit o adresa din partea ministerului de resort prin care se spune:
“pentru a asigura un caracter unitar intregului sistem de evidenta, gestionare si
inventariere a documentelor specifice apartinand bibliotecilor de orice tip din tara
noastra, incepând cu data de 1.21.2001, Normele metodologice privind evidenta,
gestionarea şi inventarierea documentelor specifice bibliotecilor publice se aplică şi în
bibliotecile din reţeaua Ministerului Educaţiei şi Cercetării, cu excepţia art. 1 (2)[16] din
normele respective”.
Noile perioade de timp la care inventarierea în bibliotci este obligatorie:
- până la 10000 de unităţi de bibliotecă, o dată la doi ani;
- între 10001-50000, o dată la 3 ani;
- 50001-250000, o dată la 5 ani;
- 250000-600000, o dată la 7 ani;
- 600001-1000000, o dată la 10 ani;
- peste 1000000, la intervalele stabilite de consiliile de administraţie ale bibliotecilor.
 Iventarierea patrimoniului se mai realizează şi în alte situaţi:
 în cazul modificării preţurilor (de exemplu, anul acesta a este solicitată
reevaluarea fondurilor ce fac parte din patrimoniul naţional cultural, ceea ce presupune
un inventar şi o recalculare a valorii acestora);
 la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului;
 ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri (sau plusuri) în gestiune, a căror
valoare nu poate fi stabilită cu exactitate decât prin inventariere);
 ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
 cu prilejul reorganizării gestiunilor;
 ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră[17].

Eliminarea documentelor

Deselecţia doc., Regneală, Studii, p.338.

I. Deselecţia: identificarea documentelor ce urmează a fi scoase din
inventar.

ART. 40
“(1) Documentele aflate in colectiile bibliotecilor, care au statut de bunuri culturale comune, nu sunt
mijloace fixe si sunt evidentiate in documente de inventar; fac exceptie bunurile culturale de patrimoniu
constituite in colectii speciale sau in depozit legal, fiind considerate mijloace fixe si evidentiate, gestionate
si inventariate in conformitate cu prevederile legale.
(2) Eliminarea documentelor din colectii se aplica numai bunurilor culturale comune,
uzate fizic sau moral, dupa o perioada de minimum 6 luni de la achizitie, prin hotararea
conducerii bibliotecii”[18].
“(6) Documentele, bunuri culturale comune gasite lipsa din inventar, se recupereaza
fizic, prin inlocuirea cu documente identice, sau valoric, prin achitarea unei sume
echivalente cu de 5 ori pretul mediu de achizitie al bibliotecii din anul precedent.
(7) Bunurile culturale de patrimoniu lipsa la inventar se recupereaza fizic; in cazul in
care acest lucru nu este posibil, se recupereaza valoric la pretul pietei plus o penalizare
de minimum 10% din cost, pe baza hotararii Comisiei nationale a bibliotecilor.
(8) Documentele specifice bibliotecilor se inventariaza periodic astfel:
a) fondul care cuprinde pana la 10.000 de documente - o data la 4 ani;
b) fondul cuprins intre 10.001-50.000 de documente - o data la 6 ani;
c) fondul cuprins intre 50.001-100.000 de documente - o data la 8 ani;
d) fondul cuprins intre 100.001-1.000.000 de documente - o data la 10 ani;
e) peste 1.000.000 de documente - o data la 15 ani.
(9) In caz de predare/preluare a gestiunii fondului de documente, precum si in caz de
forta majora se procedeaza la verificarea integrala a inventarului.
(10) In cazuri de forta majora, incendii, calamitati naturale etc. conducerea bibliotecii
dispune scoaterea din evidenta a documentelor distruse”[19].
 Motivele eliminării: uzură fizică; conţinut învechit; nerestituire; pierdere; transfer
interbibliotecar; alte cauze.
a) nerestituire – sancţiuni; cum se procedează: se înlocuieşte cu un exemplar identic, nu
se acceptă copii xerox sau se scoate din inventar;
b) conţinut învechit – nu se scoteau mai devreme de 15 ani din inventarele bibliotecii. Potrivit noii legi a
bibliotecilor, pot fi casate cărţile după 6 luni.Chiar şi cărţile al căror conţinut este considerat perimat,
depăşit se păstrează în bibliotecă într-un exemplar (ex. cărţile marxiste sau despre Ceauşescu).
Documentele care fac parte din patrimoniul naţional, carte veche, bibliofilă,
manuscrise etc. – cele de Colecţii speciale şi documentele de depozit legal sunt
considerate fonduri fixe şi nu se scot niciodată din inventarele bibliotecii (din motivul
conţinut învechit, iar pierderile teoretic nu există pentru că accesul la ele este strict
limitat), sunt fonduri intangibile.
II. Întocmirea listelor cu publicaţiile propuse pentru casare
Se fac propuneri pentru casare:
-liste, cuprinzând:
Acte de scădere pentru publicaţiile ieşite din patrimoniul bibliotecii din diverse
motive:
- casare – proces-verbal (cu avizul ministerului de resort) (în două exemplare);
- transfer – borderou şi hotărâre a consiliului de administraţie (în două
exemplare: sunt trimise bibliotecii în care se transferă documentul, aceasta le pune
ştampila şi semnăturile conducerii bibliotecii şi are obligaţia ca în termen de 48 de ore
să trimită un exemplar bibliotecii care transferă, pentru a-i servi drept act justificativ.
III. Scoaterea documentelor casate din registrele de evidenţă globală şi
individuală
Scoaterile din registrele de inventar se fac pe loturi de documente. Fiecare lot, care are
toate aprobările de casare este înregistrat în RMF, Partea a II-a, Ieşiri. Fiecare partidă
de documente casate ocupă o poziţie a registrului, consemnându-se aici: data
înregistrării, nr. şi data actului de ieşire din inventar, numărul unităţilor de evidenţă
(volume), din care publicaţiile seriale şi colecţiile speciale se trec în rubrica
specifică, repartiţia acestor documente după limbă şi după conţinut, valoarea totală a
lotului.

Ordinul ministrului culturii nr. 2062, din 9 iunie 2000 asupra Normelor metodologice privind
evidenţa, gestionarea şi inventarierea documentelor specifice bibliotecilor publice,
publicat în: MONITORUL OFICIAL nr. 387 din 18 august 2000.

(2) Scoaterea definitiva din gestiune a unor documente determina scoaterea din
evidenta globala si individuala si se produce in urmatoarele situatii:
a) transfer definitiv, sub forma de donatie, de la o biblioteca la alta institutie din tara,
conform legislatiei in vigoare; transferul definitiv in acest caz se produce astfel: pentru
bunurile culturale comune, daca mai ramane cel putin un exemplar in colectie sau daca
nu este necesar institutiei donatoare, dar este absolut necesar institutiei primitoare, si
numai cu acordul forurilor superioare care au in subordine unitatea donatoare; pentru
bunurile culturale care fac parte din patrimoniul cultural national, cu aprobarea
Ministerului Culturii. In mod exceptional, pentru intregirea unui titlu in mai multe
volume, a unei serii, colectii sau in alte cazuri asemanatoare, ordonatorul principal de
credite poate aproba, cu acordul ambelor parti, transferul definitiv al unui bun cultural
de acest tip, care se afla intr-un singur exemplar in colectiile institutiei donatoare;
b) transferul definitiv de la o biblioteca romaneasca, sub forma de donatie, pe baza de
acord intervenit intre parti, la o institutie similara din strainatate; acest transfer se
produce astfel: pentru bunurile culturale comune, daca in colectiile bibliotecii donatoare
mai ramane cel putin un exemplar dupa efectuarea donatiei, cu acordul institutiei sub
autoritatea careia functioneaza biblioteca donatoare; pentru bunurile culturale care fac
parte din patrimoniul cultural national, daca in colectiile bibliotecii donatoare mai
ramane cel putin un exemplar dupa efectuarea donatiei, cu aprobarea Ministerului
Culturii;
c) restituirea unor bunuri culturale catre alte persoane juridice sau fizice din tara, ca
urmare a unor hotarari judecatoresti ramase definitive;
d) in cazul distrugerii din cauza fortei majore (incendii, inundatii, cutremure si alte
calamitati);
e) in cazul distrugerii sau disparitiei unor bunuri culturale din neglijenta ori din culpa,
gasite lipsa la inventariere sau nerestituite de utilizatorii care le-au imprumutat;
f) bunurile sunt uzate fizic sau moral.
ART. 12
(1) Scoaterea din evidenta, respectiv din gestiune, a documentelor aflate in situatiile
prevazute la art. 11 alin. (2) lit. c) poate fi efectuata numai pe baza hotararilor ramase
definitive, emise de organele care au constatat/au judecat cauza, conform legislatiei in
vigoare.
(2) Scoaterea din gestiune, respectiv din evidenta, a documentelor aflate in situatiile
prevazute la art. 11 alin. (2) lit. e) se face astfel:
a) in cazul distrugerii din neglijenta de catre bibliotecar, alti salariati ai bibliotecii,
utilizatori, participanti la activitati culturale etc., pe baza unui proces-verbal de
constatare a faptei si a documentelor de recuperare a pagubei;
b) in cazul distrugerii din culpa de catre gestionari, alti salariati ai bibliotecii sau alte
persoane (utilizatori, participanti la activitati culturale etc.), pe baza documentelor
emise de organele care, la sesizarea bibliotecii pagubite, au constatat/au judecat paguba
produsa;
c) in cazul disparitiei prin efractie a unor documente, pe baza actelor emise de
organele abilitate care au constatat/au judecat paguba produsa;
d) in situatia documentelor gasite lipsa la inventar, pe baza procesului-verbal de
constatare si a actelor de recuperare a pagubei, emise de comisia de inventariere;
e) in cazul lucrarilor nerestituite de cititori, pe baza actelor de recuperare valorica si a
fisei-contract sau a documentelor care atesta insolvabilitatea restantierilor in cauza.
(3) Documentele de constatare a pagubei produse, in situatiile prevazute la alin. (2)
lit. a)-e), ramase definitive, au calitatea de titlu de creanta, respectiv de titlu executoriu.
(4) Scoaterea din gestiune si din evidenta a documentelor de biblioteca aflate in
situatiile prevazute la art. 11 alin. (2) lit. f) se face pe baza actelor intocmite de comisia
care a propus scoaterea din functiune a lucrarilor uzate fizic sau moral.
 (5) Documentele care fac parte din patrimoniul cultural comun, uzate fizic si moral,
pot fi scoase din gestiune, respectiv din evidenta, inainte de expirarea perioadei de
utilizare numai daca nu mai pot fi recuperate prin mijloace specifice (legatorie) sau daca
aceste operatiuni depasesc valoric pretul de inventar, in cazul celor uzate fizic, ori nu pot
fi valorificate prin schimb interbibliotecar, in cazul celor depasite moral. In aceste cazuri
aprobarea pentru scoaterea din functiune se da de catre conducerea bibliotecii, daca nu
au durata normala de utilizare indeplinita.
ART. 13
(1) Recuperarea pagubelor produse colectiilor de documente ale bibliotecilor se face
astfel:
a) inlocuirea documentului distrus/nerestituit/gasit lipsa la inventar, cu exceptia celor
care fac parte din colectiile speciale, cu unul identic (acelasi titlu, aceeasi editie, in stare
fizica buna). In acest caz noul exemplar primeste numarul de identificare al
documentului inlocuit;
b) inlocuirea documentului distrus/nerestituit/gasit lipsa la inventar cu unul similar
(acelasi titlu, editie noua, in stare fizica buna). In acest caz noul document primeste un
nou numar de identificare, iar actul de intrare a acestuia va urma regimul stabilit
conform art. 8;
c) prin recuperarea valorica, luandu-se in calcul valoarea de utilitate si pretul pietei la
data constatarii pagubei. Nivelul valoric de recuperare poate fi redus pana la 90% in
cazul in care valoarea de utilitate a documentului este scazuta (exista mai multe
exemplare in biblioteca, are o circulatie redusa, prezinta un grad avansat de uzura, nu
este de profilul bibliotecii) sau poate fi majorat cu pana la 100%, daca valoarea de
utilitate este deosebita (raritate, frecventa de circulatie etc.);
d) recuperarea pagubelor produse prin furt si constatate la inventarierea colectiilor
uzuale din sectiile cu acces liber la raft se face prin reducerea valorii de inlocuire,
actualizata cu un coeficient de risc cuprins intre 20% si 50% din valoarea pagubei, in
functie de marimea fondului, de frecventa medie a utilizatorilor si de conditiile specifice
ale spatiului de organizare si prezentare a colectiilor;
(2) La calcularea cuantumului de recuperare a pagubei, precum si la casarea
publicatiilor uzate fizic se vor lua in considerare atat durata minima de utilizare a
publicatiilor-carte (3 ani la colectiile uzuale pentru copii si 5 ani la colectiile uzuale
pentru adulti), cat si gradul de deteriorare inregistrat de fiecare publicatie, in functie de
circulatia ei si de calitatea suportului material. In acest sens se vor aplica coeficienti de
diminuare a valorii pagubei cu 10%-50%, conform unui algoritm de 10% pe an.
(3) Cheltuielile efectuate de biblioteca pentru recuperarea pagubei produse (cheltuieli
postale, taxe de timbru, formulare tipizate etc.) se suporta de cel care a produs paguba.
(4) Sumele incasate, reprezentand contravaloarea documentelor nerecuperate fizic,
revin bibliotecii si se folosesc pentru completarea fondului de unitati de biblioteca, daca
au fost recuperate in anul in care au fost constatate pagubele, iar cheltuielile au fost
efectuate in acelasi an.
ART. 14
Conducerile bibliotecilor pot dispune, in cazuri de forta majora (incendii, calamitati
naturale), scoaterea din evidenta, respectiv din gestiune, a unor documente ce nu pot fi
recuperate, conform legislatiei in vigoare; propunerile de scoatere din evidenta, in
asemenea situatii, se aproba de ordonatorul de credite competent, potrivit legii.
ART. 15
 (1) Pentru documentele specifice bibliotecilor durata de utilizare se stabileste in
functie de valoarea, circulatia si gradul de uzura ale acestora, dupa cum urmeaza:
a) documente care fac parte din patrimoniul cultural national si din depozitul legal
local - nelimitata;
b) documente care constituie colectiile de baza ale bibliotecilor si care nu se
imprumuta la domiciliul beneficiarilor - 15 ani (in functie de durata valorii informative a
documentelor);
c) documentele care constituie colectiile uzuale ale bibliotecilor si care se imprumuta
la domiciliul utilizatorilor, cu exceptia documentelor care fac parte din colectiile pentru
copii - 5 ani;
d) documentele care fac parte din colectiile pentru copii - 3 ani;
e) publicatii periodice de informare generala, in cazul bibliotecilor care nu constituie
colectii de baza, in afara celor achizitionate pe profilul bibliotecilor si a actelor
normative 3 ani.
(2) Durata de utilizare pentru bunurile specificate mai sus se stabileste de la data
intrarii acestora in biblioteca.
ART. 16
Rezolvarea curenta a problemelor de evidenta, gestionare si inventariere a
documentelor la nivelul fiecarei biblioteci este de competenta comisiei de evaluare a
gestiunii si a compartimentelor specializate ale institutiei. In cazul bibliotecilor fara
personalitate juridica aceste operatiuni revin conducerii bibliotecii si compartimentului
financiar-contabil al institutiei sau autoritatii publice in subordinea careia se afla
biblioteca.

Deselecţia documentelor

„Meseriile de conservatori şi de revoluţionari sunt la fel de dificile, căci în ambele cazuri,

greutatea constă în a şti ce să distrugi şi ce să conservi.”
Pierre-Louis Lacretelle

Procesul de identificare, de selectare şi de eliminare din colecţiile unei biblioteci

a materialelor care nu-şi dovedesc utilitatea se numeştedeselecţie. Aceasta este o
operaţiune inversă achiziţiei. În eliminarea documentelor din inventarele bibliotecii
sunt urmate aceleaşi etape, ca şi pentru achiziţionarea înregistrarea lor, dar în sens
invers: deselecţia, întocmirea documentaţiei necesare casării, obţinerea aprobărilor,
scoaterea documentelor din registrele de evidenţă globală şi individuală.
Termenii întâlniţi pentru a denumi acest proces sunt: deselecţie, eliminare,
casare, plivire, decongestionare, epurare, revizuire, curăţire, triere,
scoatere din uz.

Eliminările din colecţie sunt parte integrantă a procesului de dezvoltare a colecţiilor. Presupun „plivirea
colecţiei”.
Pentru eliminarea documentelor, la fel ca şi pentru completarea colecţiilor, există
principii prestabilite după care se coordonează această activitate.
 Eliminarea documentelor din colecţie este un act voluntar care se ghidează
după Planul de dezvoltare a colecţiilor care e alcătuit pornind de la tipul şi rolul
bibliotecii şi de planul strategic al organizaţiei referitor la politica de achiziţie
De ex. Metoda propusă de B. Calenge în cartea sa Politicile de achiziţie
Metoda DC – importată din S.U.A.
IOUPI reprezintă sigla pentru cele cinci criterii de eliminare a unui document
I - incoerent, informaţie falsă
O - obişnuit, superficial, mediocru
U - uzat, deteriorat
P - perimat
I - inadecvat, nu corespunde fondului.

Fiecare bibliotecă trebuie să aibă o politică de dezvoltare a colecţiilor şi o politică de eliminare a

documentelor stabilită în funcţie de
– vârsta documentelor
- numărul de împrumuturi sau consultare
- valoarea intelectuală
- organizarea bibliotecii
- spaţiul de depozitare
În cazul bibliotecilor din sistemul de învăţământ, curriculum-ul influenţează
principiile de selecţie/deselecţie:
 schimbări în domeniul studiat
 schimbări în programă
 limbile străine studiate
 formatul publicaţiilor
 lipsa de valoare în literatura de specialitate
 există în bibliotecă lucrări mai bune în acel domeniu
 frecvenţa citării în indexuri
 frecvenţa cererilor de împrumut
 frecvenţa cererilor de împrumut interbibliotecar
 conţinutul din perspectiva programelor de învăţământ
Schimbările din societate se reflectă întotdeuna în biblioteci şi afectează criteriile
de selecţie şi de deselecţie. Acestea se modifică periodic în funcţie de situaţia socio-
economică, de categoriile de utilizatori, de statutul social al acestora şi de necesităţile lor
de informare – în cazul bibliotecilor publice; iar în cazul bibliotecilor universitare se mai
adauga şi modificarea programelor şcolare şi dinamica cercetării.
Se constată o schimbare în modul de organizare şi gestionare a colecţiilor
datorită:
 evoluţiei nevoilor de informare a utilizatorilor;
 abundenţei de tipuri de documente;
 exploziei producţiei editoriale;
 problemei spaţiului de păstrare a documentelor .
Toate acestea determină o reconsiderare critică şi permanentă a colecţiilor.
 Selecţia pentru eliminare presupune o bună organizare şi existenţa unor măsuri,
scrise, coerente, respectate.
Se impun astfel de măsuri pentru a se evita un vid de informare într-un anumit
domeniu. Există situaţii în care s-a dovedit că unele materiale casate au fost intens
solicitate după retragerea lor din circulaţie.
Practica eliminării este o necesitate care a cunoscut o accelerare în ultimii ani în
bibliotecile din occident, în ciuda opoziţiei bibliotecarilor tributari sistemului de lucru
tradiţional. Din acest motiv se impune stabilirea unui plan naţional de acţiune care să
conţină principiile unei eliminări raţionale, corespunzător cu necesităţile utilizatorilor.
La noi în ţară, situaţia eliminării documentelor din colecţii nu este bine reglementată
pentru că, numărul de posturi din bibliotecă încă mai este condiţionat de numărul de
documente din colecţie.
Rolul deselecţiei este de a :
 menţine fondul de carte proaspăt şi activ
 rezolva parţial problema spaţiului
 moderniza cataloagele
 repune în circulaţie titluri uitate
 valorifica ecologic maculatura
 uşura acţiunile de verificare periodică
Procesul de eliminare, la fel ca şi cel de selecţie, presupune cunoştinţe temeinice
de ordin:
– profesional (biblioteconomic), bibliografic şi bibliologic;
– juridic;
– administrativ;
– cultural.
Motivele deselecţiei sunt:
1. documentul şi informaţia pot fi depăşite;
2. documentul este distrus din punct de vedere fizic;
3. există ediţii mai bune dintr-un anumit titlu
4. necesităţile beneficiarilor s-au schimbat
5. obiectivele instituţiei s-au schimbat
6. pătrunderea documentelor nedorite aglomerează depozitele
7. costurile depozitării sunt mari
Altfel enunţate, motivele eliminării documentelor pot fi:
ACCIDENTALE: pierderi, furt

VOLUNTARE:
a) Uzură fizică
b) Uzură morală
c) Transfer definitiv
d) Motive de ordin politic
e) Motive de ordin tehnic (de exemplu, documente audio-vizuale pentru care nu mai
există aparatura necesară citirii lor, precum floppy disc)
 Actele normative care reglementează aceste proceduri fac referire la orice formă
de scoatere din inventar: - transfer, pierdere, casare.
Aceste acte sunt :
 ORDIN nr. 2.062 din 9 iunie 2000
 LEGE nr. 334 din 31 mai 2002
Procesul de deselecţie este o activitate colectivă, care implică mai multe persoane
din bibliotecă (în cazul bibliotecilor mari cu servicii bine delimitate). Bibliotecarii au
rolul de a plivi colecţia dar nu pot decide retragerea unui document din colecţie decât
în urma parcurgerii unoretape necesare. Ca şi în cazul achiziţiilor,
bibliotecarii/gestionarii din serviciul de Relaţii cu publicul sunt cei care fac propunerile,
sesizările de deselecţie. Bibliotecarii din serviciul de Dezvoltarea colecţiilor preiau aceste
liste, le analizează şi le înaintează Comisiei de casare şi apoi le supun discuţiei
Consiliului de conducere al bibliotecii. Abia după ce au fost aprobate listele de către
conducerea instituţiei, se întocmesc actele necesare pentru casare. Iar procesul continuă
– se aşteaptă aprobarea de la forul superior (Ministerul educaţiei şi Cercetării) şi se
operează, în urma aprobărilor în RI, Rsubinv., RMF. Astfel încât procesul acesta are
următorul parcurs:

Etape necesare:
întocmirea listelor de propuneri de casare;
parcurgerea etapelor de verificare a validităţii propunerilor;
întocmirea actelor;
formularea solicitării de casare către forul tutelar;
validarea cererii şi primirea răspunsului de la forul tutelar;
operarea în Registrul de Inventar (şi în registrele de subinventar);
eliminarea fişelor din catalog (sau doar a numărului de inventar casat– v.B.C.U.T.)
operarea în RMF (în partea aII-a, ieşiri).
Fiecare titlu, exemplar, eliminat presupune demararea unui proces de evaluare,
în funcţie de obiectivele bibliotecii :
 a echilibrului colecţiei;
 a coerenţei;
 a importanţei;
 a stării fizice;
 a indicatorilor de circulaţie (de împrumut).
În evaluarea finală se vor lua în considerare următoarele elemente:
 prestigiul profesional al autorului;
 valoarea culturală a documentului (recunoscută în timp);
 actualitatea subiectului;
 ediţia (tipul şi numărul acesteia);
 gradul de interes prezent şi cel estimat;
 conţinutul lucrării şi importanţa lui pentru bibliotecă.
1. Actele care se întocmesc pentru pierdere sunt :
 Procese verbale de pierdere care trebuie să conţină:
– datele cărţii luate din Registrul de inventar (nr. Inv., autor titlu, loc, an de apariţie, şi în
mod obligatoriu, preţul cărţii)
– datele cititorului care a pierdut cartea
– suma percepută de bibliotecă – amenda
 chitanţa de achitare a sumei percepute – amenda şi preţul cărţii
2. Casarea se efectuează conform legii :
Operaţiunea de casare presupune existenţa unor liste tip care conţin datele cărţii,
nr. de exemplare propus spre casare, preţul.
- se întocmeşte o adresă către forul tutelar – MEC, MCC, prin care se solicită aprobarea
casării documentelor din lista anexată.
Verificarea regulată a colecţiei – inventarul (acesta se face conform legilor
în vigoare – la un anumit interval de timp în funcţie denumărul de documente din
gestiune)– duce la retragerea deliberată (se va ţine cont de durata de amortizare a
mijloacelor fixe menţionată în lege) a documentelor din colecţie.
(8) Documentele specifice bibliotecilor se inventariaza periodic astfel:
a) fondul care cuprinde pana la 10.000 de documente - o data la 4 ani;
b) fondul cuprins intre 10.001-50.000 de documente - o data la 6 ani;
c) fondul cuprins intre 50.001-100.000 de documente - o data la 8 ani;
d) fondul cuprins intre 100.001-1.000.000 de documente - o data la 10 ani;
e) peste 1.000.000 de documente - o data la 15 ani.

Înainte de a îndeplini toate formalităţile de eliminare a unor documente din

colecţie trebuie epuizate toate mijloacele de valorificare a acestora :
- expunerea lor în locuri vizibile;
- modificarea statutului de împrumut;
- trecerea titlurilor pe liste oferite spre consultare responsabililor cu fondurile
specializate.
- oferirea acestor liste altor biblioteci spre consultare.
Dacă s-a constatat un indice de circulaţie redus (sau 0) materialele selectate
pentru a fi scoase din inventar nu trebuie puse pe liste de casare imediat. Există situaţii
în care acestea ar mai putea interesa alţi utilizatori decât cei ai bibliotecii căreia îi
aparţine colecţia. Chiar şi după ce au fost aprobate listele de casare este recomandat ca
acele publicaţii să fie oferite altor instituţii sau să fie puse în vânzare la preţuri modice.

[1] Lucia Ciubăncan, Bibliotecarul şcolar. Ghid practic, ed. a II-a, Cluj-Napoca, Ed. Eurodidact, 2002.
[2] Mircea Regneală, Dicţionar explicativ de biblioteconomie şi ştiinţa informării, ed. a II-a, revizuită şi
adăugită, vol. 1, A-L, Constanţa, Ex Ponto, p. 231.
[3] I.S.A.P. = Inteprinderea de Stat pentru Imprimate şi Administrarea Publicaţiilor
[4] Prevederile acestui decret sunt discutate de către Mircea Regneală, Studii de biblioteconomie,
Constanţa, Ex Ponto, 2001, p. 347.
[5] În BCUT avem doar Catalogul formularelor tipizate aprobate, Bucureşti, I.S.I.A.P., 1976.
[6] Ibidem, p. 347.
[7] Publicat în Monitorul Oficial nr. 1/5 februarie 1990.
[8] M. Regneală, Studii de biblioteconomie, p. 348.
[9] Legea contabilităţii – legea nr. 82/1991, art. 38 (apud, coperta O.M.F., nr. 2388/1995, Inventarierea
patrimoniului, Bucureşti, Best Publishing, 2002).

[10] O.M.F. nr. 2388/1995, Inventarierea patrimoniului, [Bucureşti], Best Publishing, 2002, p. 15-16.
[11] Ibidem, p. 16.
[12] Cantitativ „numărul de exemplare”; valoric „suma preţurilor acestora”.
[13] O.M.F. nr. 2388/1995, pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii
patrimoniului, publicat în „Monitorul Oficial al României”, partea I, nr. 292 din 18 decembrie 1995, apud
O.M.F. nr. 2388/1995, Inventarierea patrimoniului, [Bucureşti], Best Publishing, 2002, p. 5-6.
[14] Legea contabilităţii – legea nr. 82/1991, art. 8, alin. (1).
[15] Regulamentul pentru organizarea şi funcţionarea bibliotecilor centrale şi universitare şi a
instituţiilor învăţământului superior, aprobat de MEI prin ordinul 1671/10.08.1979, cap. 3, art. 69.
[16] ART. 1 (2) “Prin bibliotecă se inţelege şi serviciile ori structurile specializate deţinatoare de colecţii de
documente specifice (carţi, periodice şi materiale purtatoare de informaţii) care insumează peste 3.000 de
unitaţi de evidenţa şi care funcţionează în unele instituţii sub denumirea generică de biblioteci”.
[17] O.M.F. nr. 2388/1995, Inventarierea patrimoniului, [Bucureşti], Best Publishing, 2002, p. 6-7.
[18] Legea bibliotecilor, nr. 334 din 31 mai 2002, publicată în M.O., nr. 422 din 18 iunie 2002, art. 40.
[19] Ibidem, art. 40.