Solución Guía Taller 1

1. La organización de documentos comprende tres procesos, explíquelos con sus

palabras.

CLASIFICACIÓN: Separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o

grupos.

ORDENACIÓN: Unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad de orden.

DESCRIPCIÓN: es un proceso técnico-archivístico que consiste en identificar, analizar

y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de
elaborar los instrumentos descriptivos
2. Mencione las agrupaciones documentales.
FONDO: Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o
persona, en desarrollo de sus funciones o actividades

SUBFONDO: Subdivisión del fondo consiste en un conjunto de documentos

relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la
institución u organismos que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones
geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.

SECCIÓN: Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de

una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.

SUBSECCIÓN: Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa).

En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.

SERIE: Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas

por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y
subsección está constituida por documentos agrupados en series.

SUBSERIE: Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto

de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

UNIDAD DOCUMENTAL: Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las

unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.
3. Defina clasificación documental.

La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad.

4. Escriba los elementos de la clasificación.

Acciones: Las acciones pueden manifestarse de tres maneras: las funciones, que
son las atribuciones encomendadas a una institución para que realice y cumpla los
fines para los que ésta fue creada.

Estructura orgánica: Los documentos se producen en las diferentes

dependencias de cada entidad, por ende, deben ser agrupados de tal manera que
reflejen el entramado de la organización.

Asuntos: Hacen referencia al contenido concreto del documento.

5. Cuáles son los fundamentos de la clasificación.

La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad

que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas
(dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las
cuales se refleja la institución productora de los documentos

6. Defina los principios de procedencia y de orden original, con sus palabras.

Institucionales: son los fondos documentales son los documentos producidos por la
entidad.

Administrativos: Son los documentos producidos por las distintas unidades

administrativas de la institución

7. En la clasificación qué papel cumplen las funciones y cuáles son sus clases.

Son determinadas por las series que corresponden a cada serie documental con sus
funciones que sirven como ejercicio de las competencias de la entidad y sus funciones
específicas que se desarrollan dentro la entidad.
8. Mencione los pasos metodológicos para la clasificación.
1. Identificación de productores
2.Estructura Orgánica
3.Series Documentales y Asuntos

9.En la identificación de productores, existen dos clases de creadores de documentos,

cuáles son y de un ejemplo.
Institucionales: Fondos documentales.
Administrativos: Secciones y subsecciones documentales.

10. Para identificar un fondo qué información se requiere.

 Fecha de creación
 Fecha de supresión si es el caso
 Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
 Organismos que le han modificado la estructura de la entidad
 Organismos que le han procedido en el desempeño de funciones análogas
 Organismo que heredan competencias.
11. Mencione y defina las clases de fondos. Escriba un ejemplo.
Fondo abierto: Secretaria de salud de Bucaramanga
Cerrados: Cafesalud
Acumulados: Papeles apilados, boletines de un colegio

12.Analice los ejemplos, sobre fondos, escriba y socialice su conclusión.

Las organizaciones de gran tamaño, con respecto a su documentación pueden ser de
aspecto abierto, cerrado o acumulado, sin embargo, cada fondo, debe ser clasificado
por aparte.
13. En qué se refleja la estructura organizacional.
La estructura organizacional de una organización o institución se refleja o representa en
un organigrama.
14. Qué son las secciones y subsecciones. Acompáñelas de dos ejemplos de
c/u.Secciones: Son las divisiones relacionadas con la producción documental de cada
una de las dependencias de mayor rango. Ejemplo: Departamento de contabilidad,
Departamento de recursos humanos.
Las subsecciones: s la subdivisión de las secciones administrativas o grupos de trabajo
en los que esta se divide. Ejemplo: caja, oficina de personal.

Solución guía

15. Defina serie documental (Acuerdo 060/2001 o glosario acuerdo 027) Escriba dos
ejemplos.

Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por

una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y
subsección está constituida por documentos agrupados en series.

16. Qué son las subseries y de dos ejemplos.

Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de

unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

Ejemplos:

Decretos y escritura

17. Cómo se clasifican las unidades documentales. Escriba dos ejemplos.

La unidad documental puede ser simple o compleja.

Ejemplo:

Acta y Expediente

18. Cómo se clasifican los tipos documentales. De dos ejemplos de c/u.

Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo. Abierto, cerrado,

acumulado

Clasificación de secciones o subsecciones en el interior de un fondo. Departamento

de contabilidad y departamento de RR, HH. Caja y oficina de personal.

Clasificación de series en el interior de una sección o subsección. Libros contables

e historias laborales

19. Qué son los cuadros de clasificación.

Los cuadros de clasificación deben ser coherentes con la estructura de la entidad. Es
decir, cada vez que suceda una reestructuración o modificación interna, el cuadro
deberá modificarse de tal manera que la estructura tenga su propio cuadro de
clasificación, que pueda reflejar los cambios sufridos con el paso del tiempo.

20. Elabore un ejemplo de cuadro de clasificación.

CLINICA REVIVIR
CCD- CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
NIT.
NOMBRE SERIE/SUB-SERIE Y TIPOLOGIA
CÓDIGO DEPENDENCIA
DOCUMENTAL
1 ACTAS
1.1 Actas de Asamblea 100
1.2 Actas de Comités TODOS
1.3 Actas de Junta Directiva 100
1.4 Actas de Reunión TODOS
1.5 Actas de Grupos Primarios TODOS
2 BANCOS
2.1 Bancos 400
2.2 Conciliaciones Bancarias 400
3 COMPROBANTES CONTABLES
3.1 Comprobantes de Consignación 400
3.2 Comprobantes de Cuentas por Pagar - CxP 400
3.3 Comprobantes de Egreso 400
3.4 Comprobantes de Entradas de Almacén 400
3.5 Comprobantes de Nomina 400
3.6 Comprobantes de Recibo de Caja 400
3.7 Comprobantes de Traslado 400
3.8 Comprobantes Notas Contables 400
3.9 Comprobantes Notas Crédito 400
3.10 Comprobantes Notas Crédito Bancario 400
3.11 Comprobantes Notas Debito 400
3.12 Comprobantes Notas Débito Bancario 400
4 CONTRATOS