Curso Profissional de Técnico de Secretariado

Prova de Aptidão Profissional

Protocolo e Imagem

Trabalho realizado por: Sara Inês Ribeiro Ferreira

Ano letivo 2016/2017

 Protocolo e Imagem

Agrupamento de escolas de Mem Martins

Curso Profissional de Técnico de Secretariado

Prova de Aptidão Profissional

Protocolo e Imagem

Professoras orientadoras: Ofélia Ambrósio e Sandra Cabrita

Aluna: Sara Inês Ribeiro Ferreira

Ano letivo 2016/2017

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Agradecimentos
Em primeiro Lugar queria agradecer á minha mãe, por me apoiar sempre nas minhas
escolhas e também ao resto da minha família que me tem ajudado imenso nesta etapa
da minha vida.

Obrigado a todos os professores, por me ajudarem em tudo aquilo que precisava.

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Índice
Páginas

Introdução ……………………………………………………………………………………….....5

Parte Teórica

1. Protocolo………………………………………………………………………………….. 7
1.1 Conceito de protocolo………………………………………………………………....7
1.2 Tipos de protocolo……………………………………………………………………..8
1.3 Pontualidade…………………………………………………………………………..9
1.4 Formas de tratamento……………………………………………………………........9
1.5 Apresentações e cumprimentos……………………………………………………...10

2. A importância do Secretariado na imagem da organização................................................11

2.1 A tarefa receção…………….……...............................................................................11
2.2 As tarefas rotineiras e pontuais ………………………...............................................12

3. Convites…………………………………………………………………..........................13
3.1 Tipos de convites …………………………………………………………………….14

4. Cartões de visita……………………………………………………………………….....15
4.1 Características……………………………………………………………………..…15
4.2 Os diferentes tipos de cartões de visita……………………………………………....16

Parte Prática

Protocolo e Imagem ………………………………………………………………………………17

Conclusão………………………………………………………………………………………….18

Bibliografia/ Webgrafia…………………………………………………………………………...19

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Introdução
Este projecto tem como tema Protocolo e Imagem. Escolhi este tema pois achei
bastante interessante, pois aborda temas que um profissional necessita para o seu dia
a dia.

Este trabalho tem como objetivo caracterizar o protocolo uma vez que este é muito
importante para a empresa, pois é uma técnica de com unicação que engloba normas
de cortesia e de etiqueta de forma a facilitar a vida em sociedade e reconhecer a
importância do Secretariado na imagem de uma organização .

Este projecto é constituído por duas partes: a parte teórica e a parte prática. Na parte
teórica pretendo dar a conhecer as diferentes normas e tipos de protocolo, o quão é
importante a imagem de uma organização no secretariado e o que um profissional de
secretariado deve saber sobre o protocolo a utilizar nas diversas situações com que
se confronte.

Na parte prática…

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Parte Teórica

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1.Protocolo:
Actualmente a imagem assume um valor relevante, onde o” parecer” é, muitas vezes,
mais importante que o “ser”, sendo assim é fundamental para a empresa não
descuidar os aspectos que contribuem e influenciam a construção da imagem. Como
tal, é crucial perceber algumas questões relacionadas com o protocolo.

1.1Conceito de protocolo:
Protocolo é uma técnica de comunicação que engloba normas de cortesia e de
etiqueta para regular e facilitar a vida em sociedade, principalmente no bom senso,
bom gosto e boa educação.

É um conjunto de formalidades e preceitos que se devem observar em cerimónias

oficiais ou atos solenes; cerimonial; etiqueta.

Apesar de estarem ligados entre si os termos protocolo, cortesia e etiqueta todos eles
têm um conceito diferente, vejamos então cada um deles:

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1.2.Tipos de protocolo:
O esquema seguinte ilustra os vários tipos de protocolo que existem:

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1.3.Pontualidade:

Qual a importância da pontualidade para alcançarmos novas oportunidades no

trabalho?
A pontualidade é um pré -requisito para alçar novos voos em direção ao nos so
desenvolvimento profissional, é uma forma de expressar a importância qu e cada
compromisso tem, assim como o respeito que se tem pelas pessoas que estão
envolvidas.
As pessoas pontuais acabam por ter muito mais oportunidades na vida, porque
ninguém quer dar responsabilidades e cargos a quem arranja sempre uma desculpa
(seja ela verdadeira ou não).

1.4.Formas de tratamento:

Comunicar com outras pessoas é uma necessidade do ser humano que implica, em
determinados ambientes, a aplicação de certas formas de tratamento.

Como podemos ver no esquema de que segue:

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1.5.Apresentações e cumprimentos:
Saber apresentar e cumprimentar é fundamental nas relações pessoais e profissionais,
deve ser ter os seguintes cuidados :

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2.A importância do Secretariado na imagem da organização :

O profissional de secretariado é, por norma, a primeira vo z e a primeira face com
que o público de uma organização contacta.

Enquanto intermediário entre a administração e a restante organização, deve saber

agir adequadamente em cada situação.

2.1. A tarefa: “recepção”:

O recepcionista é a primeira pess oa que recebe o público e/ou o potencial cliente
quando este chega a uma clínica, a um escritório, um hotel, a uma empresa.

Cada vez mais, é reconhecida a importância desta posição por parte de quem
contrata. Uma boa primeira impressão é meio caminho para o suces so.

As principais tarefas resumem-se a:

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2.2. As tarefas rotineiras e pontuais:

O profissional de Secretariado desenvolve diversas atividades, no contexto
organizacional, visando à satisfação dos seus clientes internos e externos.

As tarefas rotineiras são tarefas que se repetem e que acontecem freq uentemente, são
tarefas diárias. Por exemplo: Emissão de documentos, arquivo, etc…

As tarefas pontuais são as que não fazem parte da rotina diária, são situações que
surgem espontaneamente e que tem de ser resolvidas, como por exemplo:
organização de um jantar de natal para a empresa, marcação de uma reunião de
emergência, etc…

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3. Convites:
Os convites são usados para convidar as pessoas para eventos, seja jantares,
seminários, comemorações oficiais ou para homenagear al guém.

Podem ser efectuados pessoalmente, telefonicamente ou pelo correio.

Um convite deve conter:

1. Nome de quem convida;

2. Nome do convidado precedido de V.exa. ou V. Ex.as, no caso do convite ser
para mais do que uma pessoa;
3. O nome do evento com data e horário;
4. A localização;
5. As expressões: R.S.V.P. (Respondez s’il vous plait)

R.S.F.F.( Responda se faz favor)

P.M. ( pro memoria ou pour mémoire)

P.R. ( Para recordar), seguidas do contacto telefónico.

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3.1. Tipos de convites:

No esquema que se segue podemos observar os vários tipos de convites.

Exemplo de convite formal

Exemplo de convite particular

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4.Cartões de visita:
Os cartões de visita são um meio de comunicação escrita que contém dados globais
acerca do profissional e/ou da empresa e servem para prestar informações e permitir
que no futuro haja contacto profissional.

4.1.Caracteristicas:
Devem ser impressos, ter um aspecto limpo, sem dobras ou manchas e ter uma
apresentação sóbria.

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4.2.Os diferentes tipos de cartões de visita:

Existem dois tipos de cartões de visita os cartões de visita sociais e cartões de
visita profissionais, e cada um deve contêm diferentes características:

Exemplo de um cartão de
visita social

Exemplo de um cartão de
visita profissional

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Parte Prática

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Análise do protocolo e imagem na empresa onde realizei a FCT

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Conclusão

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Bibliografia/Web grafia

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