Curso Profissional de Técnico de Secretariado

Reuniões de Trabalho

Trabalho realizado por: Miguel Ângelo Gomes Pina

Ano lectivo 2016/2017

 Reuniões de trabalho

Escola Secundária de Mem Martins

Curso Profissional de Técnico de secretariado

Reuniões de trabalho

Professora orientadora: Ofélia Ambrósio

Sandra Cabrita

Aluno: Miguel Ângelo Gomes Pina

Ano letivo 2016/2017

2
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

Índice
Páginas

Introdução…………………………………………………………………………………………4

Parte Teórica…………………………………………………………………………………….5

1. Reuniões de Trabalho…………………………………………………………..…….. 6

1.1 Tipos de reuniões de trabalho e seus intervenientes…………………..……….7

2. O profissional de secretariado na organização de uma reunião.......................... 8

2.1 Vocabulário específico dos diferentes tipos de reuniões…………….………...9

2.2 Importância do sigilo na preparação de uma reunião………………………….10

2.3 Processos de rotina do secretariado nas reuniões………………………...…..11

2.4 Diferentes tipos e espécie de reuniões alargadas e internacionais……...…..12

Parte Prática...................................................................................................................13

Organização de uma reunião de trabalho……………………………………………...…….14

Conclusão………………………………………………………………………………………..

Bibliografia/ Webgrafia…………………………………………………………………………

3
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

Introdução

Este trabalho foi realização no âmbito do curso de técnicas de secretariado, o módulo

referente ao que será apresentado é o módulo 18 “Reuniões de Trabalho” que foi
estudado e abordado na disciplina de técnicas de secretariado do 10º ano.

Com a realização deste trabalho pretendo não só falar sobre todo o tipo de funções que
o secretario(a) tem numa organização de uma reunião mas também os vários tipos de
reuniões;

Também pretendo realizar uma pequena simulação de uma reunião de trabalho para dar
a conhecer ou dar uma ideia do que realmente pode ser uma reunião de trabalho.

Por fim, este tema me chamou atenção pelo simples facto de me sentir mais à vontade
para falar deste assunto e por existirem não só uma forma comum de reunião que todas
as pessoas têm a ideia de ser a clássica sala com todos os membros reunidos e prontos a
debater.

4
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

Parte Teórica

5
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

1.Reuniões de Trabalho

As reuniões de trabalho são momentos essenciais no mundo organizacional uma vez que
permitem:

- discutir e reflectir sobre os mais variados assuntos;

- definir objectivos

- atribuir responsabilidades

- tomar decisões

A organização das reuniões é uma das atribuições profissionais do secretariado. Na sua

organização e gestão, os profissionais de secretariado têm de desenvolver as seguintes
tarefas: gerir a agenda, redigir os documentos necessários, preparar a sala da reuniões
e dossiês de documentação, tomada de notas, etc.

6
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

1.1.Tipos de reuniões de trabalho e os seus

intervenientes

As reuniões de trabalho nas empresas podem agrupar-se em reuniões ordinárias ou

extraordinárias, formais ou informais:

Reuniões ordinárias: são exigidas por lei ou definidas pelos estudos da organização e
são periódicas (semanais, quinzenais, mensais, trimestrais, semestrais ou anuais).

Reuniões extraordinárias: são, igualmente, definidas pela lei e previstas nos estatutos
das organizações, no entanto só tem um lugar excecionais- acontecimentos ou
imprevistos que precisam de ser resolvidos com urgência.

Reuniões formais: realizam-se regularmente, com objectivos pré-definidos e com uma

ordem de trabalho específica.

Reuniões informais: são pontuais e servem para discussão e resolução de um problema,

ou transmissão de informações. Os elementos intervenientes neste tipo de reuniões
dependem dos assuntos a tratar.

Os elementos intervenientes nas reuniões de trabalho, bem como o papel de cada um,
dependem dos objectivos propostos e do tipo de reunião adotada.

Presidente do conselho de administração: pessoa responsável pela organização que

preside as assembleias gerais empresa

Vice-presidente do conselho de administração: pessoa que representa o presidente as

assembleias gerais sempre que este não se encontra presente

Presidente da mesa da assembleia: pessoa responsável pela condução

Tesoureiro: responsável pela parte financeira da reunião

Secretário: responsável pela organização profissional e logística do evento

Sócios accionistas: Proprietários de quotas ou acções da organização

Diretores de departamento: Responsáveis pelos departamentos específicos da

organização Ex: departamento financeiro; Departamento de recursos humanos, etc.

7
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

2. Profissional de secretariado na
organização de reuniões

A planificação e a organização de uma reunião de trabalho requer reflexão e um

planeamento cuidado para que a reunião seja realizada com êxito, caso contrário corre
sérios riscos de fracassar.

8
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

2.1 Vocabulário específico dos diferentes

tipos de reuniões

Existem expressões, siglas e neologismos que são frequentemente usados no dia

corporativo. Nas reuniões de trabalho, este vocabulário é frequentemente usado e é
essencial que os profissionais de secretariado tenham conhecimento do seu significado
para que as conversas não pareçam cifradas. Há empresas que optam por insight em vez
de ideia, ou deadline em vez de data limite. Este tipo de vocabulário pode confundir
até quem tem familiaridade com inglês. Segue-se uma lista com algumas das expressões
mais frequentes no mundo corporativo.

Vocabulário específico das reuniões

Absentismo Ausência dos trabalhadores do local de trabalho devido a
problemas de saúde, familiares, falta de assiduidade, etc.
Approach Abordagem
BP Boas práticas da fábrica
Briefing Conjunto de instruções orais ou escritas necessárias para a
realização de uma acção.
Cire business Principal ramo de negócio da empresa
Deliberar Resolver ou decidir, mediante uma reflexão
Data center Banco de dados. Mecanismo principal de processamento de
dados numa empresa
Deadline Data limite para a conclusão de um projecto ou actividade
Downsizing Redução do número de funcionários de uma empresa
Evento Acontecimento
Empowerment Delegação de autoridade
Endomarketing Conjunto de acções do marketing interno que visa informar e
motivar os indivíduos
Follow-up Dar seguimento a um debate de ideais. Pode, também, significar
revisão de tarefas que foram geradas após uma reunião

Kaizen Conceito de administração japonesa que significa melhoria

continua, baseado no bom senso e baixos custos
Markup Conhecimento
Overhead Despesas operacionais
Ordem de trabalhos Agenda da reunião
Resiliência Capacidade de se adaptar às mudanças
Spread Taxa de risco
Workflow É a automação de processos de negócio, onde documentos,
informações ou tarefas são passadas de um participante para o
outro, de acordo com um conjunto de regras.

9
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

2.2 Importância do sigilo na preparação

de uma reunião

Uma das competências pessoais requeridas para o exercícios das funções em

secretariado é o sigilo profissional significa discrição, isto é, evitar comentar com
colegas de trabalho, familiares ou amigos, questões relacionadas com o trabalho.

O profissional de secretariado conhece toda a realidade da empresa já que por ele

passam muitos documentos e informações diversas, importantes e confidenciais. É o
braço direito das chefias e o elo entre a administração e os restantes elementos da
organização. Deve saber “ver, ouvir e calar” para evitar criar situações embaraçosas ou
mesmo problemáticas para a organização.

Tendo o profissional de secretariado um papel primordial no planeamento, gestão e

organização das reuniões de trabalho, deve guardar sigilo profissional sobre todas as
informações que obtém ao longo deste processo para que não comprometa a política
organizacional da empresa.

10
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

2.3 Processos de rotina do secretariado

nas reuniões

É da responsabilidade do secretariado zelar por todos os pormenores relacionados com o

planeamento, a organização e o normal funcionamento da reunião. O trabalho de
secretariado durante a reunião engloba o acolhimento dos participantes, o apoio no
decurso dos trabalhos e a execução de todas as tarefas necessárias após a sua
conclusão.

Acolhimento e encaminhamento

Ao secretariado é incumbida a tarefa de acolher e encaminhar os participantes da

reunião de forma cordial e eficaz. Para o efeito, deve ter um conjunto de cuidados.

A entrada da sala da reunião, deve cumprimentar os participantes com um sorriso

aberto, caso seja necessário dever-se-á apresentar.

Acompanhar os participantes à sala da reunião, dando a sua direta, seguindo

ligeiramente à frente para indicar o caminho.

Se a sala de reuniões estiver vazia, deve oferecer aos participantes um café, um chá ou
uma água e informar os responsáveis pela reunião da sua chegada. Se na sala já
estiveram presentes outros participantes e caso o anfitrião não esteja presente,

Sempre que exista um atraso na reunião, o secretário deverá informar os participantes.

Deverá manter o contato visual com o responsável da reunião a fim de verificar se é

necessário algum apoio ou executar alguma tarefa.

11
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

Diferentes tipos e espécie de reuniões

alargadas e internacionais

As reuniões alargadas são encontros entre especialistas e um número alargado de participantes,

Estes eventos podem ser nacionais ou internacionais. Os motivos e objectivos para a realização
deste tipo de reuniões podem ser diversos, como, por exemplo, discutir e deliberar sobre
assuntos de interesse comum, partilhar informações, actualizar e aprofundar conhecimentos,
efectuar comunicações, etc.

Tipos de reuniões alargadas

Reunião Encontro entre duas ou mais pessoas, com objetivo de discutir e deliberar
sobre assuntos de interesse comum
Congresso Reunião de especialistas da mesma área do saber. Os principais objetivos
são ensinar e aprender, debater assuntos e partilhar informações
Conferência Discurso ou apresentação em publico sobre um tema concreto. Uma
conferência também pode ser um encontro entre duas ou mais pessoas
para tratar de assuntos de interesse comum
Mesa redonda É uma reunião conduzida por um corrdenador que modera e orienta a
discussão dos temas. Cada participante faz uma breve apresentação e
posteriormente são debatidas as ideias.
Palestra É uma reuniã o de curta duração que tem o objetivo de apresentar novas
informações de uma forma sucinta.
Workshop É uma reunião de um grupo de pessoas interessadas em adquirir novos
conhecimentos e aprender novas técnicas sobre um assunto específico.
Simpósio Reunião para discussão de um determinado tema (uma nova técnica ou
tecnologia). Nos simpósios não são apresentadas conclusões de estudos,
mas debatidas e partilhadas ideias
Seminário Reunião especializada, que pode ter uma natureza técnica ou académica
e que procura aprofundar conhecimentos sobre uma determinada área
temática. Por norma, o orador é um especialista do tema exposto e
interage com um grupo de pessoas. A dinâmica do seminário divede-se
em três momentos: apresentação do tema, discussão e conclusão.-

12
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

Parte Prática

13
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

Organização de uma reunião de trabalho

14
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

Conclusão

15
Escola Secundária de Mem Martins
 Reuniões de trabalho

Bibliografia/web-Grafia

16
Escola Secundária de Mem Martins