Modulul Administrare vă permite efectuarea următoarelor operaţii:

- realizarea unui backup al bazei de date;

- compactarea bazei de date;
- securizarea aplicaţiei;
- stocarea modificărilor efectuate în baza de date de către utilizatori;
- realizarea restaurării unui backup al bazei de date;
- stabilirea unui nomenclator de utilizatori;
- stabilirea serverului unde se face conexiunea la baza de date;
- actualizarea versiunii bazei de date folosind o bază de date Access în
care sunt stocate scripturile de actualizare;
- setarea datelor generale ale firmei (exemplu: denumire, adresa, cod
fiscal, cont bancar, siglă. Cu ajutorul modulului Administrare
societatea va avea posibilitatea să-şi definească băncile şi conturile
bancare în diverse valute.).

1. Crearea şi configurarea firmei:

Prima etapă de parcurs în utilizarea programului este Crearea firmei.

Pentru a crea o firmă nouă intraţi în:
Modulul Administrare ->Configurare -> Administrare ->Firme.

ADMINISTRARE 1
 În formularul Configurare Firme selectaţi butonul Adăugare şi
introduceţi Denumirea şi (eventual) Descrierea firmei dumneavoastră. După
cum veţi observa în oricare dintre formularele acestui program, Codul este
alocat automat de către sistem. După ce aţi terminat selectaţi Salvare. Pentru
a putea lucra în firma nou creată, trebuie să închidem şi să redeschidem
aplicaţia.
Exemplu:
Pentru crearea firmei Alfa vom parcurge următorii paşi:
1. Intrăm în meniul Administrare -> Configurare -> Administrare ->
Firme;
2. Apăsăm click pe butonul Adăugare:

3. Tastăm în caseta „Denumire firma”: Alfa;

4. După introducerea datelor pe macheta nomenclatorului de firme,
avem la dispoziţie două opţiuni clare:
a. salvarea datelor introduse (caz în care datele vor fi stocate pe
disc);
b. renunţarea la datele introduse (caz în care datele vor fi
pierdute).
Selectăm butonul Salvare şi firma a fost creată.
5. Pentru a putea lucra cu firma Alfa trebuie să redeschidem
conexiunea.

După creare o firmă poate fi modificată sau ştearsă, prin selectarea

butoanelor Modificare, respectiv Ştergere din formularul Configurare Firme.
NOTĂ! Nu poate fi ştearsă firma la care sunteţi conectat.

ADMINISTRARE 2
 Vom lucra în continuare cu firma demonstrativă (Demo). Considerăm
că firma Demo este o societate comercială plătitoare de TVA, având
ca activităţi comerţul en-gross, comerţul en-detail şi furnizarea de servicii de
asistenţă informatică.
Vom încerca să introducem împreună datele firmei Demo.
Vom descrie lucrul cu programul şi efectuarea unor operaţiuni ce vor
avea drept rezultat înregistrarea informaţiilor referitoare la activitatea firmei
demonstrative în cursul unei luni. Menţionăm de la început că exemplul
prezentat nu exploatează toate facilităţile oferite de program, având drept
scop doar familiarizarea cu facilităţile de bază. Vă recomandăm să
parcurgeţi paginile următoare şi să efectuaţi toate operaţiunile descrise
pentru a vă putea obişnui cu programul şi cu modul de lucru cu acesta.

Configurarea firmei
După crearea firmei ieşiţi din modulul Administrare şi intraţi din nou
în Manager Financiar alegând firma dumneavoastră.
Cu ajutorul unei liste de alegere se poate selecta o înregistrare
introdusă anterior. Dacă aţi găsit ceea ce căutaţi, alegerea se consideră
acceptată dacă tastaţi „ENTER” sau la click mouse pe înregistrarea aleasă.
Căutarea efectivă poate fi făcută în două feluri:
- folosind săgeţile sus/jos de pe tastatură, eventual
Home/End/PageUp/PageDown pentru deplasare mai rapidă în listă;
- pentru listele lungi, puteţi scrie la tastatură denumirea căutată; pe
măsură ce apăsaţi tastele, Manager Financiar selectează linia care
seamănă cel mai bine cu grupul de caractere deja tastat (acest grup de
caractere va fi afişat în capul primei coloane, pe fond închis la
culoare, în loc de denumire coloană); combinând acest mod de căutare
cu deplasarea din săgeţile tastaturii sus/jos veţi putea identifica rapid
poziţia dorită.
Pentru a putea configura firma selectaţi Configurare -> Configurare
firma.
Elementele active ale acestei machete sunt de trei feluri:
- câmp de editare (zone dreptunghiulare de culoare deschisă);
- etichetele câmpurilor de editare (aşezate în apropierea acestora);
- grup de butoane de diferite forme.
Câmpul de editare vă permite să furnizaţi informaţii prin introducerea
unui şir de caractere de la tastatură. În funcţie de necesităţi, câmpurile de
editare pot fi:
ADMINISTRARE 3
 - câmpuri numerice (permit doar introducerea de cifre);
- câmpuri alfanumerice (acceptă orice fel de caractere, adică litere, cifre
sau alte semne ce pot fi introduse de la tastatură);
- câmpuri de tip dată (permit introducerea datei calendaristice).
Pentru introducerea datelor în câmpul de editare este necesară
selectarea lui. Un câmp selectat are în interiorul lui o linie verticală care
clipeşte intermitent (cursorul de editare).
Pe macheta curentă, la intrare, câmpul selectat este cel cu eticheta
Denumire firma. Pe prima poziţie din câmp puteţi observa cursorul de
editare clipitor. Puteţi scrie deja de la tastatură numele firmei.
Navigarea printre liniile de date ale machetelor de dialog, butoane şi
alte elemente ale dialogurilor se poate face folosind tasta „TAB” sau „Enter”
pentru deplasare în următorul câmp. Acest mod de deplasare este util atunci
când se doreşte deplasarea „pas cu pas”, trecând prin toate elementele
activabile ale machetei. Deoarece nu este obligatorie completarea tuturor
câmpurilor de pe machetă, ar fi utilă la un moment dat deplasarea rapidă la
un alt câmp de pe ecran. Acest lucru se poate face printr-un click pe
destinaţia dorită.
Nu este absolut necesară completarea tuturor câmpurilor dintr-un
formular. În cazul în care completarea unor câmpuri se impune cu stricteţe,
programul nu vă permite părăsirea machetei fără completarea lui.
În această fereastră puteţi să introduceţi informaţii ca:
a) Date de identificare - denumire firma, număr Registrul
Comerţului, cod fiscal, adresa socială, adresa birou, localitate,
obiect activitate, telefon, fax, e-mail, web site, sigla. Sigla trebuie
să fie salvată în format BMP;
b) Diverse;
c) Conturi bancare;
d) Persoane de contact.

STUDIU DE CAZ:
A sosit momentul să configurăm firma DEMO. Selectăm Administrare
-> Configurare -> Firma.
Date identificare: selectăm butonul Modificare pentru introducerea
următoarelor informaţii:
a) Denumire firma: DEMO;
b) Număr Registrul Comerţului: J11/0001111/2003;
c) Codul fiscal: R11111111;
ADMINISTRARE 4
 d) Adresa socială: Str. Unirii, Nr. 5;
e) Adresa birou: Str. Unirii, Nr. 5;
f) Localitate: Buzău;
g) Obiect de activitate: generic;
h) Telefon: 0238111111;
i) Fax: 0238111111;
j) E-mail: office@demo.ro;
k) Web site: http://www.demo.ro;
l) Sigla: apăsăm dublu click pe dreptunghiul în care trebuie afişată
sigla şi selectăm fişierul în care este salvată sigla firmei DEMO.
La sfârşit selectăm Salvare.

Conturi bancare: introducem conturile firmei DEMO, inclusiv un

cont de casierie. De remarcat că toate depozitele financiare ale firmei, fie ele
case sau bănci în lei sau valută, se află în acelaşi loc.
Presupunem că în contul de la bancă avem suma de 5.000.000 lei.
Pentru introducere selectăm Modificare linie; tastăm numărul contului
(3412576), denumirea băncii (Raiffeisen Buzău), valuta (ROL 01.03.2003)
şi soldul iniţial (5.000.000). După introducerea contului selectăm Salvare.
Pentru definirea casei tastăm numărul contului (5311), denumirea
băncii (Casa), valuta (ROL 01.03.2003) şi soldul iniţial (0).
Programul „ştie” că orice linie care are asociată o bancă foloseşte în
contabilitate contul 5121, iar liniile care au specificată o casă folosesc contul
5311.
Tot aici stabilim contul care dorim să apară în antetul rapoartelor prin
selectarea lui şi apăsarea butonului Modificare antet.

Persoane de contact: aici introducem persoanele de contact din firma

DEMO, în acelaşi mod în care am salvat şi conturile bancare.

Configurarea variabilelor
După stabilirea identităţii firmei, trebuie să setăm identitatea contabilă
prin configurarea diferitelor variabile ale sistemului. Este recomandabil sa
configuraţi variabilele imediat după crearea firmei deoarece unele opţiuni nu
pot fi modificate în cursul anului (exemplu: metoda de descărcare de
gestiune). Variabilele ne ajută în efectuarea înregistrărilor contabile,
definirea nomenclatoarelor, personalizarea aplicaţiei.
Pentru aceasta selectăm:
ADMINISTRARE 5
 Administrare -> Configurare -> Variabile.
Secţiunea Contabilitate permite configurarea cotei de adaos
comercial, metodei de descărcare de gestiune sau tipului de cont analitic.

Sub cota de adaos comercial precizata în secţiunea variabile nu se pot

emite facturi.
Metodele de evaluare a stocurilor la ieşire utilizabile sunt CMP
calculat dupa fiecare intrare, FIFO şi LIFO.
NOTĂ!
În cazul utilizării metodei CMP preţul din fişa de magazie afişat în
dreptul soldului iniţial este de fapt preţul CMP calculat pentru soldul final.
Când contul analitic este de tip caracter la crearea unui nou partener
analiticele pentru acesta au structura SSS.Nume_Partener, unde SSS este
contul sintetic; dacă se alege tipul numeric atunci structura analiticelor este
SSS.NN, unde NN este un număr generat de sistem.
Contul de profit şi pierdere precizează contul sintetic prin care se
realizează închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli.
Cheltuieli, respectiv venituri din diferenţe de curs stabilesc contul în
care se face înregistrarea automata la sfârşitul lunii a diferenţelor de curs
valutar aferente conturilor bancare şi de casierie în devize.
Daca este bifata opţiunea „Descărcare de gestiune totala” programul
tine cont la efectuarea descărcării de gestiune de bonurile de ieşire şi de
avizele de expediţie.

ADMINISTRARE 6
 Pentru conturile trecute în tabelul „Conturi sintetice în balanţa
analitică” apar în balanţa analitică numai sinteticele.

Secţiunea Fluxuri financiare permite configurarea conturilor pentru

Banca în lei, Banca în devize, Casa în lei şi Casa în devize.
Pentru aceste conturi sintetice sunt create automat conturi analitice
pentru toate conturile precizate la configurarea firmei.

Secţiunea TVA permite configurarea conturilor de TVA colectată,

TVA deductibilă, TVA neexigibilă, TVA de plată, TVA de recuperat şi a
cotei de TVA.
Pe baza acestor conturi sintetice vor fi create automat conturi analitice
pentru diferite cote de TVA, pentru taxe deductibile sau nedeductibile.

ADMINISTRARE 7
 Secţiunea Stocuri permite stabilirea conturilor în care se vor înregistra
detaliile din facturile de cumpărări şi vânzări (ambalaje, mărfuri, materiale
consumabile, materii prime, obiecte de inventar etc.).

NOTĂ!
La definirea categoriilor de stocuri nu pot fi folosite denumiri care
apar deja ca variabile în formulele contabile (exemplu: discount, cheltuieli

ADMINISTRARE 8
cu diferenţele de curs valutar, TVA etc.) şi a caracterelor speciale „{“, „}”,
„[“, “]”, “;”, „,”, „.”.
Modificarea denumirii unei variabile din această secţiune trebuie
actualizată şi în formulele contabile în care este folosită.
Opţiunea „Limitare stocuri la furnizor” permite afişarea în comenzi şi
facturi primite doar a stocurilor care au ca producător furnizorul din antet.
Opţiunea „Folosire discount diferenţiat” calculează preţurile folosind
discounturile din nomenclatorul discount. Dacă această opţiune nu este
bifată, pentru discountul primit se ia cel din nomenclatorul de stocuri.
Opţiunea „Limitare stocuri la data” permite efectuarea de ieşiri de
stocuri chiar daca acestea nu se afla în gestiune la data ieşirii (in cazul în
care s-a efectuat deja intrarea în gestiune la o dată ulterioară, iar stocul final
permite efectuarea tranzacţiei respective). În acest caz ar putea apărea
situaţii în care în fisa de magazie apar stocuri negative.
Opţiunea „Limitare dată stocuri la ultima ieşire” dacă este bifată nu
permite introducerea în sistem a unor noi intrări de stocuri cu data superioară
ultimei date de ieşiri de stocuri. Dacă, însă această opţiune nu este bifată se
pot face actualizări de stocuri la orice dată. Modificarea acestei opţiuni nu se
poate face decât în prima subperioadă, şi doar dacă nu există actualizări de
stocuri.
NOTĂ!
Actualizările de stocuri care nu respectă limitarea de dată duc la
poluarea sumelor descărcate din gestiune!!!

Secţiunea Relaţii comerciale permite precizarea conturilor pentru

clienţi, furnizori, clienţi creditori, furnizori debitori, efecte primite, efecte
emise şi valori de încasat.
La adăugarea unui partener în baza de date programul creează automat
analitice pentru toate aceste conturi.

ADMINISTRARE 9
 Secţiunea Diverse permite stabilirea altor opţiuni cu caracter general.

Programul vă poate asista pe parcursul utilizării prin intermediul

consolei. Pentru aceasta nu trebuie decât să bifaţi opţiunea „Consola activă”.
Consola este un formular în care sunt afişate fie o serie de erori cu un grad
de severitate nu foarte înalt (de exemplu inexistenţa unor cursuri valutare,
inexistenţa unor produse în stoc etc.), fie anumite informaţii (exemplu:
notele contabile generate automat).

ADMINISTRARE 10
 Dacă este bifată opţiunea „Afişare stocuri (numai) active” atunci în
combo-box-uri vor fi afişate numai stocurile active, dacă nu vor fi afişate
toate stocurile; acelaşi lucru este valabil şi pentru planul de conturi. Stocurile
active sunt cele definite în nomenclator ca active. În grid-urile de produse
din facturile primite, comenzi, oferte, bonuri de intrare nu apar decât
stocurile active, în timp ce în facturile emise apar toate stocurile din
nomenclator.
Exemplu:
O firma care a comercializat în anul N produsul X, iar în anul N+1 nu
mai lucrează cu acest produs, îl poate declara în al doilea an ca inactiv.
Check box-ul „Limitează data documentelor” dacă este bifat permite
limitarea superioară a datei documentelor la limita superioară a subperioadei
curente (stabileşte o singură lună în care se poate opera); dacă, însă, nu este
bifat atunci această dată este limitată superior la perioada curentă.
Dacă se bifează check box-ul „Limitează cota adaos comercial” nu pot
fi întocmite facturi care conţin produse cu un adaos comercial mai mic decât
cel precizat în Variabile, secţiunea Contabilitate.
Opţiunea „Activează Man Fin Agent” dacă este bifată permite
folosirea modulului Agent.
Dacă se bifează check box-ul „Aproximare” totalurile din facturi vor
fi rotunjite şi prezentate fără zecimale.

ADMINISTRARE 11
 Opţiunea „Activează bara de instrumente” dacă este bifată vă prezintă
pe ecran o bară cu icon-uri pentru accesarea rapidă a operaţiilor şi
rapoartelor din program.
Opţiunea „Calcul cantitativ accize” permite calculul accizelor în DVI-
uri pe baza cantităţii achiziţionate. Dacă această opţiune nu este bifată,
calculul accizelor se face în funcţie de valoarea statistică.
Opţiunea „Acceptă preturi negative” dacă este bifată permite
introducerea de stocuri cu un preţ mai mic decât zero.
„Numărul de linii dintr-o factură” precizează numărul de linii care pot
fi listate într-o factură.
„Numărul de caractere dintr-o linie de factură” stabileşte numărul
mediu de caractere care poate fi afişat pe un rând pentru a evalua dacă un
produs încape pe o linie sau pe mai multe.

Butonul Salvare permite salvarea modificărilor în baza de date, iar

butonul Anulare permite anularea eventualelor modificări efectuate asupra
variabilelor.

NOTĂ!
Există variabile care nu pot fi modificate decât la începutul anului.
Când creăm o firma, se deschide automat luna ianuarie. Înainte de a selecta
perioada de lucru curentă, trebuie să setaţi variabilele.

STUDIU DE CAZ
Variabilele cu care lucrează firma DEMO sunt:

Contabilitate:
- Cota de adaos comercial: adaosul minim este de 5%;
- Metoda de descărcare de gestiune: CMP. Modificarea metodei de
descărcare de gestiune nu se poate face decât în prima subperioadă
(luna ianuarie), şi doar dacă nu există actualizări de stocuri;
- Tip cont analitic: Caracter;
- Contul de profit şi pierdere: 121. Modificarea contului de profit şi
pierdere se face doar în prima subperioadă;
- Conturi sintetice în balanţa analitică: 401 şi 4111.

Fluxuri financiare:
- Banca în lei: 5121;
ADMINISTRARE 12
 - Banca în devize: 5124;
- Casa în lei: 5311;
- Casa în devize: 5314.
Conturile sunt implicite şi nu pot fi modificate decât în luna ianuarie.

TVA:
- TVA colectată: 4427;
- TVA deductibilă: 4426;
- TVA neexigibilă: 4428;
- TVA de plată: 4423;
- TVA de recuperat: 4424;
- Cota standard TVA: 19%.
Conturile sunt implicite şi nu pot fi modificate decât în luna ianuarie.

Stocuri: aici se înregistrează toate categoriile de cumpărări sau

vânzări pe care le vom efectua, ca de exemplu: materii prime, materiale,
cheltuieli cu energia, venituri din vânzarea produselor finite etc.
Conturile pot fi modificate în orice moment.

Relaţii comerciale:
- Cont clienţi: 4111;
- Cont clienţi creditori: 419;
- Cont efecte primite: 413;
- Cont valori de încasat: 511;
- Cont furnizori: 401;
- Cont furnizori debitori: 409;
- Cont efecte emise: 403.
Conturile sunt implicite şi nu pot fi modificate decât în luna ianuarie.

Diverse:
În cazul firmei DEMO, bifăm consola activă.

Configurare perioadă. Descărcarea de gestiune. Calcul salarii

După creare, firma noastră se află în luna ianuarie. Dar, societatea
Demo începe sa utilizeze programul din luna august. Trebuie deci să
modificăm subperioada.
Subperioada reprezintă luna calendaristica, iar perioada anul.

ADMINISTRARE 13
 Perioada curentă nu poate fi închisă decât după descărcarea de
gestiune, calculul salariilor şi contabilizarea imobilizărilor.
Pentru efectuarea descărcării de gestiune selectaţi:
Administrare -> Operaţii -> Descărcare de gestiune.

În acest formular sunt afişate costurile ieşirilor pentru fiecare categorie

de stoc cu care s-a lucrat în cursul perioadei considerate. De asemenea, se
poate face automat înregistrarea în contabilitate.

STUDIU DE CAZ:
În cazul firmei Demo ieşirile din stoc aferente lunii ianuarie sunt nule
(întrucât programul se foloseşte începând cu luna august). Pentru efectuarea
descărcării de gestiune apăsăm Administrare -> Operaţii -> Descărcarea de
gestiune, Formula contabilă: „Fără formula contabilă” şi „Salvare”.
Pentru calculul salariilor selectaţi:
Salarii -> Operaţii -> Calcul salarii.
Programul efectuează automat calculul, după care puteţi închide
modulul.
Pentru a modifica subperioada selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Perioada.

ADMINISTRARE 14
 Semnificaţia coloanelor din tabel este următoarea:
• Perioada - reprezintă perioada curentă (anul);
• SubPerioada - reprezintă numărul subperioadei (luna);
• Denumire - reprezintă denumirea subperioadei;
• Data Început - reprezintă data de început a subperioadei. Data de
început a subperioadei trebuie să fie ziua următoare datei de sfârşit a
subperioadei anterioare;
• Data Sfârşit - reprezintă data de sfârşit a subperioadei;
• Curenta - daca este bifată, înseamnă că respectiva subperioada este
cea curenta;
• Ultima - reprezintă cea mai mare subperioada deschisă. Adăugări,
modificări şi ştergeri de date se pot face doar daca subperioada
curenta este şi ultima perioada. Într-o subperioada anterioară (din
perioada curentă sau nu) nu se pot face actualizări de date, ci doar
vizualizări;
• Zile lună - stabileşte numărul de zile lucrătoare dintr-o lună.
Vizualizările de date se pot face din orice subperioadă a perioadei
curente sau a unei perioade anterioare. Dacă în grid nu este bifată nici o
subperioadă pentru coloana Ultima, înseamnă că subperioada curentă
aparţine unei perioade anterioare.

STUDIU DE CAZ:
La crearea firmei DEMO, programul ne duce automat în prima lună a
anului curent pentru a ne permite setarea tuturor variabilelor. După setare,
ADMINISTRARE 15
selectăm perioada din care firma DEMO începe utilizarea programului
Manager Financiar. Presupunem că aceasta este luna august.
Pentru a selecta luna august trebuie să închidem perioadele ianuarie –
iulie (efectuăm descărcarea de gestiune, contabilizarea salariilor şi
contabilizarea imobilizărilor, bifăm pe rând cele şapte luni şi repornim
conexiunea).

2. Configurare Stat

Pentru introducerea datelor referitoare la stat selectaţi:

Administrare -> Configurare -> Stat.
Tab-ul Date identificare:
Datele de identificare ale statului sunt: Denumire, Număr Registrul
Comerţului, Codul fiscal, Adresa, Localitate, Obiect de activitate,
Telefon, Fax, E-mail, Web site. Nu sunt obligatorii decât denumirea şi
localitatea.

Tab-ul Diverse - permite stocarea unor informaţii diverse.

ADMINISTRARE 16
 Tab-ul Conturi Bancare - în această pagină se înscriu conturile
bancare ale statului.
Prin butonul Modificare linii se pot face modificări ale conturilor
introduse până atunci sau se pot adăuga alte conturi.
Prin butonul Şterge linie se poate şterge unul sau mai multe conturi.
Butonul Salvare salvează modificările făcute sau salvează
introducerea noului cont.
Prin butonul Anulare se renunţă la modificările făcute.

Tab-ul Persoane de contact - în această pagină se introduc sau se

şterg persoanele de contact angajate în relaţiile cu statul.

3. Nomenclatorul Planul de conturi

Pentru a configura planul de conturi al firmei dumneavoastră selectaţi:

Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Plan de conturi.
Acest formular permite actualizarea Planului de conturi şi are
următoarea structură:

ADMINISTRARE 17
 - Cod cont - se generează automat;
- Simbol cont - se introduce simbolul contului;
- Simbol cont alternativ - se introduce simbolul contului echivalent
intr-un alt sistem de contabilitate. Programul vă înscrie implicit
valoarea afişată la Simbol cont. Simbolul este folosit pentru raportul
Balanţa contabilă în valută (din modulul Tablou de bord -> Balanţă
contabilă);
- Denumire cont - se introduce denumirea contului;
- Denumire alternativa - se introduce denumirea contului utilizată
într-un alt sistem de contabilitate sau denumirea într-o limbă străină.
Programul va înscrie implicit valoarea afişată la Denumire cont.
Denumirea este folosită pentru raportul Balanţă contabilă în valută
(din modulul Tablou de bord -> Balanţă contabilă);
- Tip cont - se specifică dacă este un cont de activ, cont de pasiv sau
bifuncţional;
- Valuta - se selectează valuta în care se vor înregistra operaţiile
economico-financiare realizate cu contul curent;

ADMINISTRARE 18
 - Sintetic - se selectează contul sintetic. Când contul curent este un cont
sintetic se va selecta chiar el. Pentru aceasta selectaţi iniţial un cont
oarecare drept sintetic şi salvaţi. Apăsaţi butonul Modificare şi
reintraţi în contul introdus. Apăsaţi Refresh pe Sintetic şi selectaţi
contul dorit;
- Sold iniţial debitor - se completează soldul iniţial debitor al contului
în valuta aleasă şi în lei;
- Sold iniţial creditor - se completează soldul iniţial creditor al
contului în valuta aleasă şi în lei;
- Rulajul precedent debitor - se completează rulajul precedent debitor
al contului în valuta aleasă şi în lei;
- Rulajul precedent creditor - se completează rulajul precedent
creditor al contului în valuta aleasă şi în lei.

Căutare după simbol cont - permite căutarea unui cont după

simbolul său.
Căutare după denumire cont - permite căutarea unui cont după
denumirea sa.

Butonul Adăugare - permite adăugarea unui nou cont.

Butonul Modificare - permite modificarea datelor despre un nou cont.
Butonul Ştergere - permite ştergerea din baza de date a unui cont.

Butonul Salvare - permite salvarea în baza de date a unui cont.

Butonul Anulare - permite renunţarea la adăugarea unui cont.

Sumele introduse aici au influenţă asupra datelor cu care se operează

în program. Astfel, soldurile iniţiale ale conturilor de casă şi bancă sunt
preluate ca solduri iniţiale în registrul de casă, respectiv extrasul de cont.

STUDIU DE CAZ:
Planul de conturi este deja introdus. Vom putea adăuga analitice noi la
conturile deja existente, vom putea adăuga sintetice noi sau modifica conturi
deja existente.
OBSERVAŢIE:
Programul generează automat conturi analitice pentru parteneri, casă,
bancă etc.

ADMINISTRARE 19
 Pentru a introduce valorile soldurilor conturilor existente în balanţa
iniţială, completăm corespunzător casetele Solduri iniţiale debitoare sau
creditoare.
Presupunem că firma DEMO are în balanţa iniţială următoarele
elemente:
• Mărfuri: 5.000.000 lei;
• Disponibilităţi: 5.000.000 lei;
• Capital social: 5.000.000 lei;
• Furnizori: 5.000.000 lei.
Pentru a introduce, de exemplu, valoarea contului Mărfuri selectăm
Manager Financiar -> Contabilitate -> Nomenclatoare -> Plan de conturi
şi Căutare cont după simbol - 371.
Apăsam click pe Modificare şi înscriem valoarea de 5.000.000 la Sold
iniţial debitor.
Apăsăm Salvare şi trecem la contul următor.

4. Nomenclatorul Carnete facturi

La Administrare -> Configurare -> Carnete facturi introduceţi seriile

facturierelor fiscale cu care lucraţi (facturile pe care le emiteţi).

ADMINISTRARE 20
 Acest lucru vă este necesar în modulul Facturi, la Facturi emise şi
Facturi emise diverse; atunci când aveţi nevoie să completaţi seria unei
facturi emise o selectaţi.
Facilitatea aceasta v-a fost oferită astfel încât să puteţi ţine o evidenţă
cât mai strictă a facturilor emise.
Pentru a adăuga un carnet nou de serii selectaţi Configurare ->
Carnete facturi -> Adăugare:
- Cod serie - se generează automat;
- Serie - reprezintă seria alocată de Ministerul Finanţelor;
- Număr început - este numărul primei facturi din carnet;
- Număr sfârşit - reprezintă numărul ultimei facturi din carnet;
- Descriere - se face o descriere a carnetului de facturi (de exemplu de
cine este folosit);
- Căutare carnet serii - permite căutarea unui carnet de facturi după
serie.
După salvare programul generează automat toate seriile introduse. Pe
măsură ce înregistraţi facturi emise, seriile sunt blocate.

ADMINISTRARE 21
 Dacă doi utilizatori aleg în acelaşi timp aceeaşi serie, programul
impune, după validarea uneia dintre facturi, modificarea seriei pentru
cealaltă.
Facturile emise proforma nu blochează seriile.

STUDIU DE CAZ:
Firma Demo foloseşte carnetul de facturi cu seriile BZACB 121201 -
121250. Pentru a-l introduce apăsăm butonul Adăugare, tastăm Seria
BZACB, Număr început 121201 şi Număr sfârşit 121250 şi butonul Salvare.

5. Alte opţiuni în modulul Administrare

5.1. Actualizare versiune baza de date

Permite actualizarea versiunii bazei de date folosind o bază de date
Access în care sunt stocate scripturile de actualizare.
Pentru aceasta selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Administrare -> Actualizare versiune baza
de date.

5.2. Backup
Pentru realizarea unei copii de siguranţa a bazei de date alegeţi:

ADMINISTRARE 22
 Administrare -> Configurare -> Administrare -> Backup.
Datele introduse, situaţiile financiare sau alte documente pot fi stocate
pe CD-uri.

NOTA!
Denumirea şi calea backup-ului nu poate conţine spatii. Backup-ul nu
poate fi salvat pe acelaşi disc pe care sunt instalate executabilele şi aplicaţia.

5.3. Restaurare
Permite realizarea restaurării unui backup al bazei de date. Fişierul
implicit selectat din care se va face restaurarea este ultimul fişier în care s-a
realizat un backup.
Pentru realizarea restaurării selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Administrare -> Restaurare.

ADMINISTRARE 23
 NOTĂ!
Pentru realizarea restaurării este necesar să nu fie nici o conexiune
activă la baza de date!

5.4. Compactare
Permite compactarea bazei de date. Compactarea constă în eliminarea
din fişierele bazei de date a informaţiilor de care sistemul nu mai are nevoie.
Comanda necesară este:
Administrare -> Configurare -> Administrare -> Compactare.

5.5. Conexiuni
Permite vizualizarea conexiunilor active la baza de date şi schimbarea
stării server-ului: activ (acceptă conexiuni) sau în pauză (nu acceptă
conexiuni, dar continuă să lucreze cu utilizatorii).
Pentru aceasta alegeţi:
Administrare -> Configurare -> Administrare -> Conexiuni.

ADMINISTRARE 24
 Butonul Reîmprospătare permite reîmprospătarea informaţiilor
afişate în grid-ul din formular.
Butonul Închidere proces permite închiderea conexiunii selectate din
grid. Este utilă închiderea conexiunilor atunci când se doreşte restaurarea
bazei de date (restaurarea se poate face doar dacă nu există conexiuni la baza
de date) şi când se doreşte închiderea exerciţiului financiar.
Semnificaţia coloanelor din grid este următoarea:
• Data conectare - specifică data şi ora la care a fost realizată
conexiunea;
• Data ultimului lot de comenzi executate - specifică data şi ora când
a fost executat ultimul lot de comenzi pentru acea conexiune;
• Stare - arată starea conexiunii respective;
• Numele hostului - este numele calculatorului de unde a fost
iniţializată conexiunea;
• Numele programului - este numele aplicaţiei care a iniţiat
conexiunea;
• Adresa MAC - este adresa MAC a plăcii de reţea de unde s-a iniţiat
conexiunea;
• Blocat de - ID-ul procesului care blochează procesul curent;
• CPU - timpul în milisecunde alocat procesului respectiv;

ADMINISTRARE 25
 • RAM - numărul de pagini de memorie RAM alocate procesului
respectiv;
• IO - numărul de pagini de memorie intrare-ieşire (de pe dispozitivele
de stocare externă) alocate procesului respectiv;
• Tranzacţii - numărul de tranzacţii active.

5.6. Jurnal modificări

Permite vizualizarea operaţiilor efectuate asupra bazei de date.
Comanda necesară este:
Administrare -> Configurare -> Administrare -> Jurnal modificări.

Semnificaţia casetelor de filtrare este următoarea:

• Data - permite selectarea operaţiilor efectuate într-un anumit interval
de timp;
• Utilizator - permite selectarea operaţiilor efectuate de un anumit
utilizator;
• Calculator - permite selectarea operaţiilor efectuate de pe un anumit
calculator;
• Modul - permite selectarea operaţiilor efectuate într-un anumit modul;
• Formulare - permite selectarea operaţiilor efectuate asupra unui
anumit formular;

ADMINISTRARE 26
 • Număr înregistrare - permite selectarea operaţiilor efectuate asupra
unui document specificat prin codul său;
• Tip operaţie - permite selectarea operaţiilor efectuate pentru un
anumit tip de operaţie.

Aceste filtre se pot combina între ele!

Butonul Reset - anulează toate datele introduse în căsuţa de dialog.

Butonul Listare - listează datele afişate în grid.
Butonul Configurare - permite configurarea datelor ce vor fi afişate
în grid (prin adăugarea sau ştergerea de coloane).

Semnificaţia coloanelor din grid este următoarea:

• Utilizator - afişează utilizatorul care a efectuat operaţia respectivă;
• Calculator - afişează calculatorul de la care a efectuat operaţia
respectivă;
• Data - afişează data şi ora efectuării operaţiei;
• Formular - afişează formularul din care s-a efectuat operaţia
respectivă;
• Tip operaţie - afişează tipul operaţiei;
• Cod operaţie - afişează codul documentului asupra căruia s-a efectuat
operaţia;
• Modulul - afişează modulul din care s-a efectuat operaţia respectivă;
• Descriere - afişează o descriere a operaţiei.

5.7. Securitate
În secţiunea Securitate se vor prezenta nomenclatoarele de
calculatoare şi utilizatori care vor avea acces la program. Aceasta este
obligatorie doar dacă există mai mulţi utilizatori care lucrează într-o reţea de
calculatoare.

Calculatoare
Această opţiune permite stabilirea unui nomenclator cu calculatoarele
de unde se pot face conexiuni la baza de date. Comanda necesară este:
Administrare -> Configurare -> Administrare -> Securitate -> Nomenclator
calculatoare.

ADMINISTRARE 27
 Formularul are următoarea structură:
- Codul calculatorului este generat automat de către sistem.
Calculatorul cu codul -1 este un calculator generic necunoscut. De
exemplu când se încearcă o conectare la baza de date de pe un
calculator care nu există în nomenclator, în Jurnalul de modificări
respectiva acţiune apare ca fiind făcută de pe calculatorul cu codul -1;
- Denumirea calculatorului este numele unui calculator de unde se
doreşte accesarea bazei de date. Lungimea maximă a numelui
calculatorului este de 50 de caractere. Acest câmp este obligatoriu;
- Descrierea permite stocarea unei descrieri a calculatorului curent.
Lungimea maximă a descrierii este de 200 de caractere. Acest câmp
este opţional. Descrierea permite căutarea în nomenclatorul de
calculatoare a unui anumit calculator.

Butonul Adăugare permite adăugarea unui nou calculator.

Butonul Modificare permite modificarea descrierii calculatorului
curent.
Butonul Ştergere permite ştergerea unui calculator din nomenclator.
Un calculator de pe care s-au efectuat operaţii nu mai poate fi şters din baza
de date.

Utilizatori
Permite stabilirea unui nomenclator cu utilizatorii care pot avea acces
la baza de date. Comanda necesară este:
Administrare -> Configurare -> Administrare -> Securitate -> Utilizatori.
Formularul are trei secţiuni:
- Date generale;
- Calculatoare;

ADMINISTRARE 28
 - Drepturi.

Secţiunea Date generale:

Această secţiune are următoarea structură:

- Codul utilizatorului - este generat automat de către sistem;
- Denumirea utilizatorului - este numele unui cont cu ajutorul căruia
se poate accesa baza de date. Lungimea maximă a contului este de 50
de caractere. Acest câmp este obligatoriu. Contul de administrare este
Admin, iar iniţial nu are parolă;
- Parola - este parola cu ajutorul căreia se poate accesa baza de date.
Lungimea maximă a parolei este de 50 de caractere. Acest câmp este
obligatoriu;
- Schimbă parola la următoarea conectare - obligă utilizatorul să
schimbe parola la prima conectare;
- Cont blocat - specifică dacă respectivul cont este sau nu blocat.
Blocarea unui cont se face fie de către administrator, fie la
introducerea greşită a parolei de 3 ori. Un cont blocat nu mai poate
avea acces la baza de date decât după deblocarea sa. Deblocarea se
face prin accesarea programului cu contul de administrator. Dacă a

ADMINISTRARE 29
 fost blocat contul de administrator, accesul la baza de date cu acest
cont se mai poate face doar din modulul Administrare;
- Angajat - precizează angajatul care foloseşte contul de utilizator
curent;
- Agent vânzare - precizează agentul de vânzare care foloseşte contul
de utilizator curent;
- Căutare utilizator - permite căutarea în nomenclatorul de utilizatori a
unui anumit Utilizator.

Butonul Adăugare permite adăugarea unui nou utilizator.

Butonul Modificare permite modificarea datelor referitoare la
utilizatorul curent.
Butonul Ştergere permite ştergerea unui utilizator din nomenclator.

Secţiunea Calculatoare:
In grid-ul Calculatoare se poate introduce, şterge sau modifica lista
calculatoarelor de pe care contul curent poate avea acces la baza de date.
Pentru a introduce un calculator nou se parcurg următorii paşi:
1 – se dă click pe Modificare linii;
2 – se alege pe coloana „Calculator” calculatorul dorit;
3 – se trece pe rândul următor pentru a valida tranzacţia;
4 – se dă click pe butonul Salvare.

ADMINISTRARE 30
 Secţiunea Drepturi:
În grid-ul Drepturi se pot stabili drepturile pe care le poate avea
contul curent.
Semnificaţia coloanelor din grid este următoarea:
• Drept - specifică tipul de operaţie pe care o poate efectua utilizatorul
sau formularul pe care îl poate accesa;
• Adăugare - permite acordarea dreptului de adăugare a unui document
nou;
• Modificare - acordarea dreptului de modificare a unui document;
• Ştergere - acordarea dreptului de ştergere a unui document;
• Listare - acordarea dreptului de listare a unui document;
• Executare - acordarea dreptului de executare a operaţiei respective;
• Vizualizare - acordarea dreptului de vizualizare a unui document;
• Auditat - permite auditarea dreptului curent.
Pentru a acorda un drept nou unui utilizator se parcurg următorii paşi:
1 – se dă click pe Modificare linii;
2 – se alege pe coloana „Drept” dreptul dorit;

ADMINISTRARE 31
 3 – se bifează operaţiunile ce se doreşte a fi executate asupra unui
document;
4 – se trece pe rândul următor pentru a valida tranzacţia;
5 – se dă click pe butonul Salvare.

6. Configurare pagină

Acest formular permite definirea diferitor şabloane de imprimante.

Comanda este:
Administrare -> Configurare -> Configurare Pagină.

În secţiunea Margini se stabilesc marginile paginii.

În secţiunea Şabloane se pot adăuga, modifica sau şterge diferite
şabloane de imprimare. Un şablon este definit prin caracteristicile din
secţiunile Margini şi Pagina.
În secţiunea Pagina se stabilesc dimensiunile paginii, orientarea
acesteia, sursa foii din imprimantă, modul de printare (simplex sau duplex)
şi, respectiv, imprimanta pe care se va face listarea.
Butonul Acceptare permite stabilirea unui şablon implicit, iar butonul
Anulare anulează configurările curente.

7. Configurare nomenclatoare

ADMINISTRARE 32
 Există în program anumite elemente utilizate în mai multe module şi
care se păstrează pe parcursul utilizării. Ele pot fi introduse de la început sau
pe parcursul utilizării programului în Nomenclatoare. Asemenea elemente se
referă la: Activităţi, Agenţi de vânzare, Parteneri, Stocuri, Valute etc. Toate
nomenclatoarele se regăsesc în modulul Administrare, în timp ce celelalte
module conţin doar nomenclatoarele specifice.

7.1 Activităţi
Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de activităţi.
Activităţile se referă la parteneri şi intră în cadrul unui obiect de activitate.
Activităţile sunt corelate cu stocurile, în sensul că un anumit stoc este
specific uneia sau mai multor activităţi şi invers. În program sunt folosite, de
exemplu, la elaborarea ofertelor care pot conţine doar produse specifice
activităţilor unui client.
Pentru a actualiza nomenclatorul de activităţi selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Activităţi.

Structura nomenclatorului este următoarea:

- Cod activitate - se generează automat;
- Denumire activitate - reprezintă denumirea activităţii;
- Descriere - prezentarea activităţii.

Căutare activitate - permite căutarea unei activităţi introduse anterior

după denumirea acesteia.

ADMINISTRARE 33
 7.2 Agenţi de vânzare
Acest formular permite înregistrarea unor informaţii despre agenţii de
vânzare: Cod agent vânzare, Nume, Prenume, Adresa, Localitate,
Gestiune, Telefon, Fax, Mobil, E-mail, Observaţii.
Pentru introducerea unui agent de vânzare selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Agenţi de vânzare.

Un agent poate avea asociată o singură gestiune, astfel încât

distribuirile de facturi sau invoice primite, întocmite pe bază de comenzi, să
fie făcute către gestiunea respectivă. Agentul de vânzare poate emite oferte,
primi comenzi sau emite facturi.
În cadrul formularului agenţii pot fi căutaţi după nume şi prenume.

7.3 Aprecieri stocuri

Aceste informaţii ne ajută, de exemplu, să selectăm produsele
preferate de către clienţi la întocmirea unei vizite.
Pentru introducerea unei aprecieri selectaţi:
ADMINISTRARE 34
 Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Aprecieri stocuri.

Structura formularului este următoarea:

- Cod apreciere - se generează automat;
- Apreciere - reprezintă denumirea aprecierii data de client unui anumit
produs;
- Deschiere - se face o justificare a aprecierii.
- Căutare apreciere - permite căutarea unei aprecieri introduse anterior
după denumirea acesteia.

7.4 Bănci
În această fereastră introduceţi datele referitoare la băncile cu care
lucraţi (la care aveţi cont deschis dumneavoastră sau partenerii
dumneavoastră).
Pentru actualizarea nomenclatorului de bănci selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Bănci.

Acest formular are următoarea structură:

ADMINISTRARE 35
 - Cod bancă - se generează automat;
- Denumire bancă - reprezintă numele băncii;
- Adresa - adresa băncii;
- Cont BNR - reprezintă numărul contului deschis la BNR.

Căutare banca - permite căutarea unei bănci introduse anterior.

7.5 Bugete
Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de bugete, prin
care se definesc bugetele ce vor fi întocmite. Pentru aceasta selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Bugete.

Referitor la bugete trebuie specificate:

- Cod buget - se generează automat;
- Denumire buget - reprezintă denumirea bugetului;
- Descriere - prezentarea bugetului.
Căutare buget - permite căutarea unui buget introdus anterior după
denumirea acestuia.

7.6 Calificative
Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de calificative
acordate agenţilor de vânzare, de către conducere pe baza vizitelor efectuate
la clienţi sau la potenţialii clienţi.
Comanda specifică este:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Calificative.

ADMINISTRARE 36
 Un calificativ are următoarele caracteristici:
- Cod calificativ - se generează automat;
- Calificativ - reprezintă numele calificativului curent;
- Punctaj - se completează punctajul acordat pentru un anume
calificativ;
- Descriere - se face o justificare a calificativului acordat.

Căutare Calificativ - permite căutarea unui anumit calificativ

introdus anterior.

7.7 Clase stocuri

Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de clase stocuri.
Clasele de stocuri cumulează mai multe grupe de stocuri. Comanda necesară
pentru a intra în nomenclatorul Clase stocuri este:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Clase stocuri.

Clasele de stocuri conţin următoarele informaţii:

- Cod clasa stoc - se generează automat;

ADMINISTRARE 37
 - Denumire clasa - se completează cu numele clasei de stocuri;
- Descriere clasa - se face o descriere a clasei.

Căutare clasa - permite căutarea unei clase deja introduse în

nomenclator.

7.8 Categorii indicatori

Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de categorii
indicatori. În cadrul programului aceste date sunt folosite la gruparea
indicatorilor.
Pentru a accesa categoriile de indicatori selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Categorii indicatori.

O categorie indicatori se caracterizează prin:

- Cod activitate - se generează automat;
- Denumire categorie - reprezintă denumirea categoriei;
- Descriere categorie - prezentarea categoriei.

Căutare categorie - permite căutarea unei categorii introduse anterior

după denumirea acesteia.

7.9 Centre de costuri

Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de centre de
costuri. În cadrul programului sunt folosite, de exemplu, la efectuarea
înregistrărilor contabile grupate pe centre de costuri. Pentru fiecare centru de
cost se va genera câte un set de bugete din nomenclatorul de bugete.
Pentru actualizarea acestui nomenclator selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Centre de cost.

ADMINISTRARE 38
 Un centru de cost cuprinde:
- Cod - se generează automat;
- Denumire - reprezintă denumirea (simbolul) centrului de cost;
- Denumire clar - reprezintă denumirea completă a centrului de cost;
- Descriere - prezentarea centrului de cost.

Căutare - permite căutarea unui centru de cost introdus anterior după

denumirea acestuia.

7.10 Delegaţi
Acest formular permite introducerea nomenclatorului de delegaţi,
delegaţi ce vor asigura expediţia mărfurilor.
Pentru a actualiza nomenclatorul de delegaţi selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Delegaţi.

ADMINISTRARE 39
 Structura formularului este următoarea:
- Cod delegaţi - se generează automat;
- Nume delegat şi Prenume delegat - se completează cu numele şi
respectiv prenumele delegatului;
- Serie Carte de Identitate - se completează seria cărţii de identitate;
- Număr Carte de Identitate - se completează numărul cărţii de
identitate.

Căutare delegat - permite căutarea în nomenclator a unui delegat deja

introdus.

7.11 Discount
Pentru actualizarea nomenclatorului de discounturi acordate sau
primite selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Discounturi.

ADMINISTRARE 40
 Discounturile pot fi folosite, de exemplu, la întocmirea ofertelor,
comenzilor şi a facturilor în cazul în care în formularul Variabile, secţiunea
Stocuri este bifată opţiunea Folosire Discount diferenţiat. Altfel, în
stabilirea discounturilor primite se va utiliza discountul din nomenclatorul de
stocuri, iar pentru cele acordate se ia cel din formularul de ofertă, comandă
sau factură.
Structura formularului de discount este următoarea:
- Partener - partenerul căruia i se acordă sau de la care se primeşte
discountul;
- Grupa stoc - se selectează numele grupei de stocuri pentru care se
acordă discountul;
- Primit (%) - se completează procentul de discount primit de la
furnizor;
- Acordat (%) - se completează procentul de discount acordat către
client;
- Descriere - se face o descriere a discountului.
Căutarea discounturilor se face folosind următoarele criterii:
- Partener - permite căutarea discounturilor aferente unui partener;
- Grupa stoc - permite căutarea discounturilor aferente unei grupe de
stocuri.

7.12 Funcţii
Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de funcţii ce pot
fi ocupate de salariaţii firmei. Comanda pentru accesarea sa este:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Funcţii.

Structura formularului este următoarea:

- Cod funcţie - se generează automat;

ADMINISTRARE 41
 - Denumire funcţie - se completează cu o funcţie ce poate fi acordată
unui salariat;
- Descriere funcţie - se face o prezentare a funcţiei.

Căutare funcţie - permite căutarea unei funcţii în cadrul

nomenclatorului de funcţii.

7.13 Localităţi
Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de localităţi.
Localităţile sunt regăsite ulterior între datele referitoare la parteneri. Ele se
mai folosesc şi la efectuarea analizelor.
Pentru a accesa nomenclatorul de localităţi selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Localităţi.

Structura formularului este următoarea:

- Cod localitate - se generează automat;
- Denumire localitate - se completează denumirea localităţii;
- Judeţ - se selectează judeţul (judeţele ce pot fi selectate sunt cele
introduse iniţial în nomenclatorul de judeţe);
- Cod poştal - se completează codul poştal.

Căutare Localitate - permite căutarea unei localităţi în cadrul

nomenclatorului.

7.14 Judeţe
Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de judeţe.
Judeţele se folosesc pentru gruparea localităţilor.

ADMINISTRARE 42
 Comanda pentru vizualizarea judeţelor este:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Judeţe.

Datele de introdus în acest formular sunt:

- Cod judeţ - se generează automat;
- Denumire judeţ - se completează cu denumirea judeţului;
- Regiune - se stabileşte regiunea din care face parte judeţul curent;
- Descriere - se face o descriere a judeţului şi regiunii din care face
parte.

Căutare judeţ - permite căutarea unui judeţ deja introdus.

7.15 Jurnale
Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de Jurnale
contabile. Jurnalele contabile sunt folosite la gruparea înregistrărilor
contabile.
Pentru a actualiza acest nomenclator se selectează:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Jurnale.

ADMINISTRARE 43
 Un jurnal contabil se caracterizează prin:
- Cod jurnal - se generează automat;
- Denumire jurnal - se completează numele jurnalului;
- Descriere jurnal - se face o descriere a jurnalului.

Căutare jurnal - permite căutarea unui jurnal în cadrul

nomenclatorului.

7.16 Gestiuni
Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de gestiuni şi a
stocurilor existente în aceste gestiuni.
Pentru a actualiza datele referitoare la gestiuni selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclator -> Gestiuni.

ADMINISTRARE 44
 Datele referitoare la o gestiune cuprind:
- Cod gestiune - se generează automat;
- Denumire gestiune - se completează denumirea gestiunii;
- Descriere gestiune - se face o descriere a gestiunii.

Căutare Gestiune - permite căutarea unei gestiuni în cadrul

nomenclatorului.

Butonul Adăugare - permite adăugarea unei noi gestiuni.

Butonul Modificare - permite modificarea datelor despre o gestiune.
Butonul Ştergere - permite ştergerea din baza de date a unei gestiuni.

Pentru introducerea stocurilor iniţiale existente în gestiune trebuie

completată macheta Stocuri iniţiale. Semnificaţia coloanelor din grid-ul
Stocuri iniţiale este următoarea:
- Denumire stoc - este numele stocului existent în gestiune. În combo-
box apar toate stocurile din nomenclatorul de stocuri;

ADMINISTRARE 45
 - Sold iniţial - reprezintă cantitatea iniţială existentă în gestiune din
acel stoc;
- Preţ mediu - reprezintă preţul mediu al stocului dacă metoda de
descărcare de gestiune este CMP şi preţul iniţial în cazul metodelor
FIFO şi LIFO;
Nota: Dacă metoda de gestiune este CMP în cadrul unei gestiuni nu
poate exista un stoc de două ori!
- Preţ mediu valută - are aceeaşi semnificaţie economică ca şi preţul
mediu cu remarca că acest preţ este reprezentat în valuta stocului
respectiv;
- Data - reprezintă data stocului iniţial.

Butonul Şterge linie - permite ştergerea unui stoc din cadrul gestiunii.
Butonul Modificare linie - permite modificarea unui stoc în cadrul
gestiunii.

Notă: Actualizări asupra stocurilor iniţiale nu se pot face decât în

prima subperioadă din prima perioadă şi numai dacă nu s-au efectuat mişcări
de stocuri.

7.17 Grupe stocuri

Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de grupe stocuri.
Ele pot fi folosite, de exemplu, la întocmirea unor oferte către clienţi doar
pentru produse ce aparţin aceleiaşi grupe sau la stabilirea discounturilor
diferenţiate. O grupă de stocuri cumulează mai multe stocuri din aceeaşi
categorie (ex: avem stocurile mochetă roşie cu suport de pâslă, mochetă
beige cu suport de pâslă, mochetă albastră cu suport de pâslă, mochetă roşie
cu suport de cauciuc etc. care sunt cumulate în grupa Mochetă), iar o grupă
poate aparţine unei singure clase de stocuri (ex: Clasa Produse de acoperit
pardoseala care cuprinde grupele Mochetă, Covor, Linoleum).
Pentru a le accesa, selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Grupe stocuri.

ADMINISTRARE 46
 O grupa de stocuri se caracterizează prin:
- Cod grupă stoc - se generează automat;
- Denumire grupă - se completează cu numele grupei de stocuri;
- Descriere grupă - se face o descriere a grupei.

Căutare grupă - permite căutarea unei grupe deja introduse în

nomenclator.

7.18 Mod de transport

Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de moduri de
transport, moduri de transport folosite la întocmirea Invoice-urilor.
Pentru a introduce un mod de transport introduceţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Mod transport.

Un mod de transport se caracterizează prin:

- Cod mod transport - se generează automat;
- Denumire mod transport - reprezintă denumirea modului de
transport;

ADMINISTRARE 47
 - Durata - numărul mediu de zile necesar transportului cu astfel de
mijloc de transport;
- Descriere mod transport - se face o descriere a mijlocului de
transport.

Căutare mod transport - permite căutarea unui mod de transport

deja introdus.

7.19 Obiecte de activitate

Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de obiecte de
activitate. Acest lucru este posibil selectând:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Obiecte de activitate.

Un obiect de activitate este definit prin:

- Cod obiect de activitate - se generează automat;
- Obiect de activitate - reprezintă numele obiectului de activitate;
- Descriere - se face o descriere a obiectului de activitate;
- Căutare Obiect de activitate - permite căutarea unui obiect de
activitate introdus anterior.

ADMINISTRARE 48
 În cadrul grid-ului Activităţi sunt introduse activităţile specifice
obiectului de activitate curent. Aceste activităţi vor fi atribuite unui partener
cu obiectul de activitate respectiv. În momentul salvării partenerului i se vor
adaugă activităţile specifice unui obiect de activitate. Activităţile unui
partener pot fi modificate ulterior prin restrângerea lor sau prin adăugarea
altor activităţi.

7.20 Parteneri
În acest formular se actualizează nomenclatorul de furnizori şi clienţi
ai firmei. În situaţia acestei machete observaţi cele opt pagini (care sunt
prezentate în continuare). Pagina Date identificare este în faţa celorlalte
pagini, astfel încât există acces deplin la câmpurile şi butoanele pe care le
conţine. Dacă veţi face click pe textul Contabilitate, veţi observa că această
pagină va fi scoasă în faţă, permiţând astfel accesul la alte câmpuri.
Pentru a actualiza nomenclatorul de parteneri selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Parteneri.

Secţiunea Date identificare

Datele de identificare ale partenerului sunt: Cod Partener, Denumire
Partener, Număr Registrul Comerţului, Codul fiscal, Adresa,
Localitate, Obiect de activitate, Credit maxim acordat, Termen maxim,
Telefon, Fax, E-mail, Web site, Tip (intern sau extern).
Creditul maxim acordat este folosit în formularul de facturi, şi este
comparat cu creditul deja acordat, iar în cazul depăşirii creditului eticheta
din formularul de facturi emise se va înroşi.
Termenul maxim este folosit în formularul de facturi pentru stabilirea
datei şi termenului de scadenţă.
Căutarea unui partener poate fi efectuată după:
- Denumire - denumirea partenerului căutat;
- Cod fiscal - codul fiscal al firmei căutate;
- Localitate - localitatea partenerului.

ADMINISTRARE 49
 Secţiunea Contabilitate
În această pagină se înscriu analiticele create pentru partenerul curent
pentru anumite conturi sintetice din contabilitate: Analitic cont client,
Analitic cont client - creditor, Analitic cont efecte primite, Analitic cont
valori de încasat, Analitic cont furnizor, Analitic cont furnizor - debitor,
Analitic cont efecte emise. Dacă aceste câmpuri nu sunt completate nu se
vor crea analiticele corespunzătoare partenerului curent.
Astfel, dacă doriţi de exemplu ca un partener să fie reţinut doar ca
furnizor, ştergeţi analiticele referitoare la conturile de clienţi, clienţi-
creditori, efecte primite, valori de încasat.

ADMINISTRARE 50
 Secţiunea Diverse
În această pagină se pot înscrie diverse informaţii despre partener.

Secţiunea Conturi bancare

În această pagină se înscriu conturile bancare ale partenerilor şi
băncile unde sunt aceste conturi bancare.

ADMINISTRARE 51
 Secţiunea Persoane contact
În această pagină se înscriu persoanele de contact ale firmei în relaţia
cu partenerul curent.

ADMINISTRARE 52
 Secţiunea Activităţi
Această pagină serveşte înscrierii şi modificării activităţilor firmei.

ADMINISTRARE 53
 Secţiunea Rapoarte clienţi
Rapoartele referitoare la clienţi conţin date aferente perioadei
precedente şi perioadei curente: vânzări, cheltuieli transport, TVA,
valoare totală, discount, valoare plată, încasări totale, rest încasare.

ADMINISTRARE 54
 Secţiunea Rapoarte furnizori
Rapoartele furnizori cuprind informaţii date referitoare la perioada
precedentă şi perioada curentă: cumpărări, cheltuieli transport, TVA,
valoare totală, discount, valoare plată, plăţi totale, rest plată.

ADMINISTRARE 55
 STUDIU DE CAZ:
În cursul perioadei firma DEMO lucrează cu mai mulţi parteneri. Să
introducem, de exemplu, firma TEST. Pentru aceasta selectăm Configurare -
> Nomenclatoare -> Parteneri. În fereastra Nomenclator parteneri apăsăm
butonul Adăugare şi înscriem următoarele date:
- Denumire partener: TEST;
- Număr Registrul Comerţului: J10/1111/2000 (acest element nu este
obligatoriu);
- Codul fiscal: R 15523764;
- Adresa: Ploieşti, str. Cameliei, nr. 10;
- Localitate: Ploieşti;
- Obiect de activitate: „Obiect de activitate generic”.
Restul elementelor nu sunt obligatorii. După terminare selectăm
butonul Salvare.
Observaţi că programul a creat deja analitice pentru acest partener.
Dacă vrem să îl folosim, de exemplu, doar ca furnizor, nu trebuie decât să
ştergem analiticele de la conturile de clienţi.

ADMINISTRARE 56
 Pentru a putea folosi partenerul mai trebuie să îi precizăm contul
bancar. Pentru aceasta intrăm în pagina Conturi bancare şi selectăm
Modificare linii:
- Număr cont: 5234561;
- Banca: Tiriac Ploieşti;
- Valuta: ROL;
- Sold: 0 lei.
Pentru validare trecem pe linia următoare şi selectăm Salvare.

7.21 Regiuni
Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de regiuni,
regiuni ce permit gruparea judeţelor. Pentru aceasta selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Regiuni.

O regiune se defineşte prin:

- Cod regiune - se generează automat;
- Denumire regiune - se completează cu denumirea regiunii;
- Descriere - se face o descriere a regiunii.

Căutare regiune - permite căutarea unei regiuni deja introduse în

nomenclator.

7.22 Scopuri
Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de scopuri pentru
vizitele efectuate de către agenţii de vânzare.
Pentru introducerea unui scop, selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Scopuri.

ADMINISTRARE 57
 Un scop se defineşte prin:
- Cod scop - se generează automat;
- Denumire scop - se completează cu numele scopului;
- Descriere - se face o descriere a scopului vizitei.

Căutare scop - permite căutarea unui scop deja introdus în

nomenclator.

7.23 Stocuri
Pentru actualizarea nomenclatorului de stocuri selectaţi:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Stocuri.
Datele din acest nomenclator pot fi folosite ulterior în următoarele
formulare: oferte, comenzi, avize de expediţie, bonuri de intrare, bonuri de
ieşire, bonuri de transfer, certificate de garanţie, facturi, fişe reparaţii,
invoice-uri, NRCD-uri, vizite.

Secţiunea Date generale:

Această secţiune cuprinde următoarele câmpuri:
- Cod stoc - se generează automat;
- Denumire stoc - se completează cu denumirea stocului;
- Denumire stoc clar - se completează cu denumirea în clar a stocului;
- Unitate de măsură - se completează cu unitatea de măsură a stocului.
Unitatea de măsură poate avea maxim cinci caractere;
- Unitatea de împachetare - reprezintă numărul de unităţi de produs
care se pot livra o dată;
- Preţul mediu - reprezintă preţul mediu de achiziţie al perioadei
anterioare;

ADMINISTRARE 58
 - Preţ listă - reprezintă preţul de listă al producătorului;
- Valuta - valuta în care se fac tranzacţiile cu produsul respectiv;
- Discount - procentul de reducere aplicat la un anume produs, reducere
acordată de producător;
- Stoc de siguranţă - cantitatea de produse care trebuie păstrată în stoc;
- Stoc de siguranţă maxim - cantitatea maximă de produse care trebuie
păstrată în stoc;
- Grupă stoc - se selectează grupa din care face parte stocul respectiv;
- Simbol cont sintetic - se selectează contul din Planul de Conturi din
care face parte stocul respectiv (marfă, ambalaj, materie primă etc.);
- Producător - se selectează producătorul produsului respectiv;
- Perioada de garanţie - se completează perioada de garanţie;
- Punctaj - se completează punctajul acordat agentului de vânzare
pentru vânzarea unui produs;
- Activ - dacă este bifat înseamnă că se poate opera cu acel stoc;
- Stocabil - dacă este bifat programul va face intrarea în magazie pentru
acest produs. Articolul respectiv nu apare în formularul Facturi
primite diverse;
- Imobilizat - se precizează dacă stocul este sau nu o imobilizare prin
bifarea căsuţei;
- De repartizat pe mai multe perioade - permite repartizarea unor
stocuri considerate cheltuieli în avans pe mai multe perioade în cursul
anului.
Stocurile pot fi căutate după:
- Denumire;
- Denumire clar.

ADMINISTRARE 59
 Secţiunea Specificaţii tehnice
În această pagină se înscriu specificaţii tehnice referitoare la produsul
curent.

ADMINISTRARE 60
 Secţiunea Descriere
În această pagină se înscrie o descriere a stocului curent.

Secţiunea Corelaţii
În această pagină se înscriu activităţile în care este folosit stocul
curent; astfel se pot genera oferte către un client în funcţie de activităţile pe
care acesta le efectuează.
Butonul Şterge linie permite ştergerea liniei curente.
Butonul Modificare linii permite modificarea unei linii din grid-ul
Activităţi.

ADMINISTRARE 61
 STUDIU DE CAZ:
Toate produsele cu care operează firma DEMO trebuie introduse în
nomenclatorul de stocuri. Pentru aceasta selectăm Configurare ->
Nomenclatoare -> Stocuri.
În formularul Nomenclator stocuri introducem produsul Imprimantă
HP 2000C cu următoarele elemente:
- Denumire stoc: Imprimantă HP 2000C;
- Unitate de măsură: buc;
- Unitate de împachetare: 1;
- Preţ mediu: 4.500.000 lei;
- Preţ listă: 4.500.000 lei;
- Valuta: ROL;
- Grupa stoc: Imprimante;
- Simbol cont sintetic: 371;
- Producător: COMPUTER;
- Activ: bifat;
- Stocabil: bifat;
- Imobilizat: nu se bifează.
Celelalte elemente nu sunt obligatorii.

ADMINISTRARE 62
 7.24 Valute
Acest formular permite actualizarea nomenclatorului de valute. Pentru
acest lucru se selectează:
Administrare -> Configurare -> Nomenclatoare -> Valute.

Pentru o valută trebuie să se precizeze:

- Cod valută - se generează automat;
- Denumire valută - se completează cu denumirea valutei;
- Descriere - se poatet prezenta paritatea leu şi respectiva valută sau
alte informaţii.

Căutare valută - permite căutarea unei valute în cadrul

nomenclatorului.

ADMINISTRARE 63
 Cuprins:
1. Crearea şi configurarea firmei:__________________________________________ 1
2. Configurare Stat _____________________________________________________ 16
3. Nomenclatorul Planul de conturi _______________________________________ 17
4. Nomenclatorul Carnete facturi _________________________________________ 20
5. Alte opţiuni în modulul Administrare ____________________________________ 22
5.1. Actualizare versiune baza de date _________________________________________ 22
5.2. Backup _______________________________________________________________ 22
5.3. Restaurare ____________________________________________________________ 23
5.4. Compactare ___________________________________________________________ 24
5.5. Conexiuni _____________________________________________________________ 24
5.6. Jurnal modificări _______________________________________________________ 26
5.7. Securitate _____________________________________________________________ 27
6. Configurare pagină __________________________________________________ 32
7. Configurare nomenclatoare ___________________________________________ 32
7.1 Activităţi ______________________________________________________________ 33
7.2 Agenţi de vânzare _______________________________________________________ 34
7.3 Aprecieri stocuri ________________________________________________________ 34
7.4 Bănci _________________________________________________________________ 35
7.5 Bugete ________________________________________________________________ 36
7.6 Calificative ____________________________________________________________ 36
7.7 Clase stocuri ___________________________________________________________ 37
7.8 Categorii indicatori _____________________________________________________ 38
7.9 Centre de costuri _______________________________________________________ 38
7.10 Delegaţi ______________________________________________________________ 39
7.11 Discount______________________________________________________________ 40
7.12 Funcţii _______________________________________________________________ 41
7.13 Localităţi _____________________________________________________________ 42
7.14 Judeţe _______________________________________________________________ 42
7.15 Jurnale_______________________________________________________________ 43
7.16 Gestiuni ______________________________________________________________ 44
7.17 Grupe stocuri _________________________________________________________ 46

ADMINISTRARE 64
 7.18 Mod de transport ______________________________________________________ 47
7.19 Obiecte de activitate ____________________________________________________ 48
7.20 Parteneri _____________________________________________________________ 49
7.21 Regiuni ______________________________________________________________ 57
7.22 Scopuri ______________________________________________________________ 57
7.23 Stocuri _______________________________________________________________ 58
7.24 Valute _______________________________________________________________ 63

ADMINISTRARE 65