ESTUDIO DE CASO DISTRIBUYAMOS

Integrantes

Grijalba Portillo Luis Carlos - Código 1511022207

Gutierrez Velasquez Juan Felipe –Código 1511026331
Intencipa Cardenas Edwin Danilo
Perez Mayerly Tatiana
Romero Vargas Nancy Senydia. Cód. 1621980697

Docente

Leornardo Ruiz Miranda

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Distribución de plantas
Septiembre 2018
 Contenido
OBJETIVOS ..................................................................................................................................................... 3
OBJETIVO GENERAL................................................................................................................................... 3
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................................... 3
JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................................................. 4
DIAGNOSTICO: .............................................................................................................................................. 4
CAUSAS- CONSECUENCIAS- INTERRELACIÓN ............................................................................................... 6
METODOLOGÍA: ............................................................................................................................................ 7
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Brindar alternativas que permitan dar solución a la problemática presentada en el caso

“DISTRUBUYAMOS S.A” implementado una secuencia estratégica para el desarrollo de
trabajos en cada una de las áreas requeridas logrando el correcto control en la cadena logística;
teniendo en cuenta las variables que intervienen en el cumplimiento como lo son factores de
tiempo y productividad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Analizar la problemática presentada en el caso estudio “DISTRUBUYAMOS S.A”

haciendo un diagnóstico de los factores que están afectando a la situación actual.
 Examinar el efecto causa - consecuencia de los factores que están interviniendo en la
problemática actual
 Definir la metodología a implementar para dar solución a los inconvenientes presentados.
 Desarrollar una estrategia que garantice la nueva implementación de equipos
tecnológicos para el crecimiento de la operación.
 1. JUSTIFICACIÓN

En la actualidad la competitividad comercial ya no se centra en solo la buena calidad del

producto, sino también en la prestación del servicio, en este sentido, cada empresa debe tener
muy claro un sistema de administración, operación, distribución, mantenimiento y logística de
toda la cadena de abastecimiento Lean, que le permita llevar la compañía a un mercado de bases
sólidas y mantenerse allí.

Así mismo, es necesario establecer acciones preventivas y correctivas que minimicen el riesgo de
la pérdida de la inversión y aumenten la satisfacción del cliente. En este sentido, es indispensable
que la organización de a conocer a todos sus empleados las estrategias competitivas y
empresariales, capacitarlos y acompañarlos en su proceso, para que entre todos se busque prestar
un buen servicio y mantener al cliente, quien finalmente es el motor de la empresa.

El caso estudio “DISTRUBUYAMOS S.A”, es un vivo ejemplo de todas las circunstancias que
se presentan dentro de una organización

2. DIAGNÓSTICO:

 No hay unidad de dirección, ni unidad de mando, no se cumplen los procedimientos, cada

uno quiere salvar su proceso, y realiza despidos injustificados.
 Desorden administrativo
 Falta de comunicación entre áreas.
 se imparten decisiones diariamente, no hay espacio para responder dudas, se aprende en
la marcha.
 No hay política clara de manejo de stock.
 Falta de coordinación del stock de inventario
 La mercancía no se halla fácilmente (falta de marcación) y se pierde
 El personal del transporte tercerizado es medianamente idóneo y confiable.
 Hay fallas en la trazabilidad de la mercancía
 acumulación de tareas en las áreas de trabajo
ANALISIS DE ANEXOS

Las ventas del año 2 en comparación con el año 1 aumentaron en $ 82.162.011.875, lo que
significa que la empresa tiene buena rentabilidad

Las importaciones del año 2 en comparación con el año 1 aumentaron en $13.133.932.951 lo que
significa que la empresa necesita tener buena estabilidad económica para poder continuar con las
compras

En los últimos 3 meses del año 2 aumentaron las devoluciones, lo cual evidencia que hay una
problemática en la parte final del proceso: despacho o entrega, sería necesario determinar las
principales razones por las que se están efectuando estas devoluciones para poder entrar a
evaluar las causas y buscar soluciones

Los despachos del año 2 en comparación con el año 1 han aumentado, sin embargo, en el mes de
octubre y diciembre bajaron a comparación del año 1, es necesario evaluar las razones que
intervinieron en estos despachos

La productividad y las cajas movilizadas se mantienen en aumento, lo que indica que en la parte
operativa se está desarrollando una buena labor.
 3. CAUSAS- CONSECUENCIAS- INTERRELACIÓN

CAUSA CONSECUENCIA INTERRELACIÓN

La falta de criterio y unidad
de mando
No hay comunicación entre
áreas, jefes, pares, lo que
genera desconfianza
No hay claridad en los
procedimientos
No existe un sistema de
control y logística
Mal manejo de los recursos
de la empresa (económicos,
físicos, humanos)
Genera inconvenientes para
tomar buenas decisiones que
permitan el avance de la
compañía
La retroalimentación en los
procesos es deficiente,
evitando la efectividad y
eficiencia en los procesos por
la falta de comunicación
Provoca que el personal no
ejecute el correcto manejo en
las actividades, y se presente
un descontrol en las
operaciones
La ausencia de la trazabilidad
de la mercancía, y de las
operaciones, provoca que no
se tenga control sobre los
productos y se comiencen a
perder
Se genera más costos a la
compañía al no optimizar los
recursos
En cada mala decisión todos
se señalan pero no buscan una
salida, generando mal
ambiente laboral
Todos buscan un culpable y
no asumen sus errores, por lo
tanto no se determinan
soluciones
Falta de planeación
estratégica por parte de los
jefes.
No existe un esquema
organizacional de control y se
rigen a las situaciones diarias
Hace que la empresa realice
gastos incensarios
(operacionales y no
operacionales ) por la falta de
control y disminuya las
ganancias
 Falta de personal para
ejecutar los procesos, por
falta de capacitación asertiva
y despidos injustificados
El personal del transporte
tercerizado es medianamente
idóneo y confiable.
Se incrementa el trabajo de
otros colaboradores
ocasionando bajo
rendimiento, fatiga y
desorden en los procesos
Se incrementa las quejas por
mala manipulación y entrega
de la mercancía
Retrasos en las operaciones, e
incumplimiento ante al
cliente
No se maneja un control en
las partes que intervienen con
el manejo de la mercancía,
arriesgando la buena imagen
de la compañía

4. METODOLOGÍA:

Basándonos en la información suministrada por el caso “DISTRUBUYAMOS S.A”, Se busca

conocer a profundidad la información de los procesos que componen el equipo productivo de la
compañía, para así identificar los cuellos de botella que están afectando la administración de los
recursos. Se examinará todo el entorno empresarial, los elementos problema y las posibles
mejoras por medio de herramientas de análisis, calidad y aplicabilidad, es decir, analizar qué tan
probable es implementar las propuestas de solución. Pero además es importante poder planificar
las tareas de cada uno de los empleados, asignando roles y responsabilidades de mejora en un
margen de tiempo establecido.

Así mismo es indispensable ejecutar un plan de programación que detalle de manera ordenada
las tareas de los empleados, para poder mantener y controlar la eficiencia del área de producción,
buscando asegurar el cumplimiento de las fechas establecidas con los clientes.

Una acción importante que también ayudará a la compañía es capacitar al personal en cada una
de sus áreas para el desarrollo de las tareas establecidas y no entrar en la perdida de tiempos
vitales en la operación por falta de conocimiento o inducción.
Se debe priorizar los recursos necesarios a la hora de programar las operaciones, por medio de
una buena planificación de tareas, Organización de recursos, dirección de operaciones y
generando a su vez control de procesos para el cumplimiento de fechas establecidas de entrega
para los clientes, lo cual garantizará la continuidad del mismo.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION PROBLEMICA

Hoy en día las empresas como Distribuyamos no tienen proyectado su crecimiento dentro del
mercado, local, nacional e internacional es allí en donde las compañías empiezan a tener
rupturas en sus procesos afectado su operación interna y externa.
En muchas ocasiones las compañías solo se preocupan por facturar y crecer en ventas, pero no
se dan cuenta que a ese ritmo y si no se tiene planteado un plan estratégico en donde abarque
el 100 % de la compañía no solo en ventas, sino también en productividad e inventarios, esta
entraría en crisis ya que su operación interna no lograría cubrir la demanda en ventas, por ende
en las empresas como estas presentan inconvenientes por no llevar acabo el control de los
procesos, se puede iniciar con un sistema de gestión de calidad SGC ya que nos permite a las
organizaciones ordenar y gestionar la forma en que las actividades vallan creando un valor para
el cliente, además para el enfoque en proceso permite una rápida y sencilla identificación de los
problemas.

El recurso humano o colaboradores dentro de las compañías son los mas importantes dentro de
la misma ya que son quienes realizan los procesos en cada una de las áreas para que la
compañía pueda responder al mercado y sus ventas es por esta razón que el proceso en el
reclutamiento de la compañía es vital para que el personal que ingrese a distribuyamos sea el
personal idóneo para cada área y cargo , pero adicional de ello sean capacitados continuamente
frente a los cambios que la industria requiere, ya que en distribuyamos no se identifica la
idoneidad de cada persona en su labor operativa, ya que su capacitación es la inducción directa
para la labor que fue contratado e iniciando su responsabilidad desde el primer día sin contar con
supervisión y capacitador al frente que le guie.

En distribuyamos existen diferentes cargos operativos y administrativos razón la cual y mas que
todo los cargos administrativos y de mayor peso dan opiniones e incluso llegan a intervenir en
área y procesos que no les compete, es allí en donde también se identifica una falla y error ya
que por este tipo de cosas en distribuyamos no hay una persona responsable de acuerdo a las
eventualidades que están sucediendo en cuento al manejo de control e inventarios, esto es
debido a nuevamente a falta del SGC el cual establece alcances para los cargos y procesos.

A la administración en general de distribuyamos hace falta generar una reestructuración y

capacitación interna en donde todo su personal administrativo tenga claro el objetivo principal de
la compañía y esto se realiza plasmando la PLANEACION ESTRATEGICA el cual será de los
altos mandos administrativos cumplirla y hacerla cumplir, adicional del personal administrativo
también es darle a conocer esta planeación estratégica a su personal operativo, logístico y de
planta con el fin de que sepan para donde va la compañía y que hacen parte de ella, esto en
Distribuyamos no se ve ya que como se evidencia es una compañía tan grande que no se
preocupane por hacer conocer la planeación estratégica al personal mas importante de la
compañía, si Distribuyamos hace este tipo de cosas el concepto del personal operativo inicia a
cambiar y los hace sentir diferentes, en una compañía propia que se preocupa por ellos y que
los tienen en cuenta.

En cuenta a todo el tema en el manejo de inventarios, políticas, niveles de stock, puntos de

reorden, mínimos y máximos, proyecciones en ventas para determinar estos mínimos, máximos
y puntos de reorden existen muchas las problemáticas que esta implícitas en el área logística,
almacenamiento, distribución, inventarios y es allí en donde la compañía Distribuyamos tiene la
problemática que cada día crece y crece sin poner un alto para identificar su posibles fayas y
escapes de mercancía descuadrando así significativamente los inventarios.

 No se realizan procesos de reclutamiento idóneos para el personal que trabaja en

logística, almacenamiento e inventarios para determinar la honestidad e idoneidad de
cada persona.
 El departamento de inventarios no tiene claridad de su proceso y que momento debe
intervenir realizando auditorias en cualquier momento y en diferentes estaciones del
proceso logístico y de almacenamiento.
 No se tiene una proyección en ventas para así determinar sus niveles del stock en cuanto
a los inventarios, teniendo ítems como mínimos, máximos y puntos de reorden, ya que
se trabaja con importaciones es muy importante para la compañía cumplir con este ítem.
 Al no tener niveles de stock en inventarios también afecta el almacenamiento,
demarcación y ubicación de estas, esto ocasiones un almacenamiento caotico y es allí
 en donde también se pueden presentar las perdidas en los inventarios de Distribuyamos,
en esta compañía no se tiene un layout en donde se evidencien las zonas del área
logística como almacenamiento, recibo, picking y packin, adicional la distribución de la
mercancía por calificación ABC.
 Distribuyamos no tiene un buen sistema logístico y de almacenamiento que monitoree
todos los movimientos de los artículos el cual no da claridad en cuento a la trazabilidad
en los movimientos y por ende responsables de los mismo, esta es una problemática que
ataca no solo a distribuyamos sino a demás compañías el cual no tienen un buen sistema
de información logístico y de almacenamiento como lo puede hacer un WMS, ERP y MRP,
MSP en donde se tenga toda la trazabilidad y movimientos de los materiales desde el
inicio en la cadena de abastecimiento y entrega efectiva al cliente.
 La compañía no cuenta con un estricto control de los inventarios al momento de ser
entregados al cliente o al transportista, ya que no se evidencia el control por parte de
algún responsable en verificar o tener mas de dos filtros en el conteo y entrega de los
pedidos, ya que por este medio se pueden producir perdidas y saqueos de mercancías.
 La compañía no cuenta con un buen y estricto procedimiento de seguridad en donde
tenga camaras en todos los rincones de la bodega en almacenamiento, eliminando los
espacios muertos y estricta vigilancia física al personal interno y externo que ingrese a la
compañía.
 En cuanto a la distribución de las mercancías si es un servicio tercerizado no se evidencia
el control en la entrega de los materiales que se les entrega realizando auditoria aleatoria
a los carros, incluso en el momento que estén ya cargado de realizar una auditoria y
descargar el vehículo nuevamente con el fin de verificar los inventarios que tiene
relacionados como pedidos a entregar, tampoco no se ve el control por via satelital sobre
las rutas, paradas y entregas que realizan con el fin de tener el control stricto y así no
permitir perdidas o malas entregas a clientes.

Son estos y muchos problemas que se evidencian en la compañía Distribuyamos y que si

la compañía adopta por iniciar con el proceso del sistema de gestión de calidad se va a mejorar
notable y significativamente la mejora en toda la compañía pero aun mas en el pulmón de la
misma el cual son los inventarios y almacenamiento, soluciones que se pueden realizar con las
herramientas como balanceos en línea, indicadores de gestión, análisis con las 7 herramientas
de calidad, heijunka, lean manufacturing y otras herramientas con personal calificado que pueden
ayudar a que Distribuyamos logre salir del impase para controlar sus inventarios.
 BIBLIOGRAFIA

 https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-

industrial/administracion-de-recursos-humanos/

 Material de apoyo modulo Distribucion en plantas.