Análisis del sistema contables de una Organización:

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad,

flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio, Control. Un buen sistema
de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la
empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un
negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la
exactitud de sus registros contables.

No existe actividad económica ajena al registro y aceptación de las técnicas de

contabilidad, desde la actividad económica más pequeña hasta las transacciones
económicas de grandes empresas.

Es por esto que se requiere el análisis dentro de un sistema contable hardware

y software, Recursos Humanos, Formularios, las políticas y normas contables
tomando como referencia la siguiente organización:

IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIAS DE LA ORGANIZACIÓN.

Nombre: DIFER, C.A.

Ubicación Geográfica: Av. principal local L-8 zona rental los curos. Mérida Edo

Mérida. Rif. J-31151662-4, teléfonos: 0274-2661327, fax 0274-2665988.

Correo electrónico: difereca@gmail.com

Pagina web: http//.www.diferca.com.ve

CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA.

 Actividad: Distribución y ventas de materiales de Construcción y

Afines con el Ramo Ferretero.

  Tamaño: Es considerada en el mercado como una mediana

empresa. Ubicada dentro de las PYMES.

 Procedencia del capital y números de propietarios: Es una

Compañía Anónima (C.A.) con dos socios cuya participación es de

50% cada uno.

 Departamento a analizar: Facturación y Compras, entrelazado con el

de Contabilidad.

Organigrama empresa DIFER, CA.

Gerencia

Coordinación de Coordinación de Administración

Mercadeo

Dpto. De Depto. De
Compras Facturación y Dpto. De
Ventas Dpto. De Dpto de Recursos
Administración Humanos Contabilidad

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Breve descripción de la Organización:

La empresa Ferretería Difer, C.A, fue creada el 26 de agosto de 2009, con

casi diez años en el mercado, es una organización con fines de lucro y tiene

como principal actividad la compra y venta de materiales de construcción y

afines con el ramo ferretero.

Está catalogada dentro del grupo de las pequeñas y medianas empresas,

(PYMES) es una mediana empresa. En la actualidad posee diez empleados, con

una infraestructura bastante amplia y cómoda, acorde con la actividad que se

dedica.

Podemos decir que DIFER, C.A posee un inventario bastante amplio, lo que

la hace muy competitiva con las demás ferreterías que se encuentran en sus

alrededores.

Pese a los cambios que se han suscitado en el País y las deficienciencias al

momento de reponer los inventarios, esta empresa se ha mantenido a flote,

yendo a la par con los cambios que se presentan día a día.

En la empresa funcionan varios departamentos. Tal como se indica en el

Organigrama. En base a esto el Departamento de estudio será el de Facturación

y Ventas

Este Departamento disponen de un sistema automatizado llamado

NSILOR, el cual fue diseñando por un ingeniero de Sistemas con ayuda de la

Gerencia. Para satisfacer las necesidades de la empresa, ya que anteriormente

se realizaba este trabajo manualmente.

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 Este sistema realiza: control de inventarios, notas de entrega, ordenes de

despacho, comprobantes de ingresos, cálculos de Retenciones de Impuesto

sobre la Renta (I.S.L.R) y va concatenado con la impresora fiscal y el punto de

venta.

Al momento de realizarse una compra se le entrega la factura formalmente al

cliente, según orden emitida por el Sistema Nacional Integrado de la

Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).

Análisis del Sistema Contable Hardware y software

El Hardware: son los equipos nos ayudan al buen funcionamiento del sistema,

del Departamento de Facturación y Ventas, este a su vez conforma una red

interna dentro de la Organización. A continuación algunos accesorios que

conforman el Hardware de esta organización:

Impresora Fiscal, marca Bixolon,

modelo xp

Cpu Core I3,8gb Ram 500 gb, Srp-812

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 Teclado HP K1500

Monitor de 19”, marca Led

Tplink-T1NwR941h, 300 MBPS

El Software: Es la parte intangible la que no se puede tocar, en esta parte

tenemos los programas, sistemas de internet y el sistema diseñado, entre otros.

Navegadores que se usan en la Organización:

Los navegadores que se usan la organización son Mozilla firefox, Google

Chrome e internet explorer. A través de estos navegadores se accede al sistema

diseñado.

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Control del Sistema Operativo Contable:

En este proceso se involucra el Gerente, Contador y Administrador, en lo que

se refiere al sistema contable es el responsable de instrumentar y operar

políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la

exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras,

presupuestarias y de consecución de metas de la empresa, en el sistema

operativo contable es responsable del control de gastos e ingresos y de la

situación financiera de la empresa, además de saber los cobros y pagos

pendientes.

Coordinación del Departamento de Facturación y Ventas con el resto de

los Departamentos:

El Departamento de facturación y ventas no funciona por su cuenta, sino, que

lo hace de forma coordinada con el resto áreas de la empresa. Ya los otros

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departamentos, le ofrecen una información necesaria para trabajar, el

departamento de facturación y ventas debe ser muy escrupuloso y solicitar

siempre datos y documentos precisos y confiables, si recibe información no real

realizará un mal trabajo, no gestionando la facturación de la empresa de forma

correcta.

El Departamento de contabilidad facturación y ventas de esta empresa, trabaja

en conjunto con los demás departamentos, es decir, el departamento de

compras se encarga del registro de las operaciones de compra de materiales de

construcción, además de gestionar los pagos al día acordado, este

departamento está entrelazado con el departamento de contabilidad y

administración.

Confiabilidad del sistema:

Al operar este sistema, se pueden realizar procesamiento de datos, dicho

procesamiento da como resultado el conocimiento y la existencia real de cada

producto, el conocimiento y volumen detallado de ventas por productos en

unidades, la identificación del ingreso proveniente de cada una de las

transacciones del punto de venta, conocer los movimientos de mercancía como

resultado de las transacciones, la identificación del estado de cada una de las

unidades de los diversos productos en el punto de venta e identificar faltantes o

sobrantes de mercancía o de dinero con todos estos datos la gerencia general

puede controlar todos los ingresos, transacciones del punto de venta y a su vez

inventarios de mercancías.

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 Cabe destacar que este sistema su base de datos donde se almacena toda la

información va directo a una nube, estando sus servidores en una página web,

accediendo a esta por medio de un usuario y clave que cada gerente y

trabajador posee.

Recomendaciones:

El sistema funciona a la perfección, solo se sugiere a los gerentes adquirir

una planta de mayor duración a la que actualmente poseen, ya que esta no

cubre todos los lapsos de tiempo que falla la energía eléctrica.

Trayendo como consecuencia una baja en sus ventas y por ende repercutiendo

en los ingresos de la organización.